lunes, 19 de septiembre de 2016

¿Por qué implantar Gestión Documental toma tanto tiempo?


En otros artículos os hemos contado "¿Por dónde comenzar tu proyecto de Gestión Documental?" o cuáles son las "Estrategias ECM de las compañías", hoy hablaremos un poco sobre tiempos para poner en marcha un proyecto de Gestión Documental.

Hace unos días encontré un artículo de Joe Shepley -consultor de estrategia, Vicepresidente y Practice Leader en Doculabs-, llamado Why does ECM take so long? en el que contaba como estando en una reunión, una ejecutiva le preguntó precisamente eso, ¿por qué el ECM toma tanto tiempo? Y le ponía de ejemplo, que había conseguido desplegar SAP a nivel global en una compañía del sector energético con una facturación de 30 billones de dólares en seis meses.

En su artículo, Shepley, plantea algunas posibles respuestas acerca de por qué implantar Gestión Documental toma tanto tiempo haciendo una comparativa con una aplicación para gestión del negocio como SAP. 

Razones por las que implantar Gestión Documental toma tanto tiempo


1. No se dedican muchos recursos a los proyectos de gestión documental

Shepley menciona que, normalmente, las aplicaciones de negocio cuentan con más recursos que los proyectos ECM. Por ejemplo, para una implementación a nivel global de una herramienta como SAP se movilizan decenas - a veces, cientos- de consultores, analistas y programadores que ocupan plantas enteras de edificios -lo que se traduce en una gran dedicación de esfuerzo y tiempo- y tienen acceso a todos los recursos que pueden necesitar para sacar adelante la implementación del software, contando con el apoyo de altos directivos que se involucran en el proceso.

Lo anterior contrasta con el esfuerzo que normalmente se hace en un proyecto ECM: por lo general, no se contrata nuevos empleados para el proyecto, no suele estar entre los proyectos prioritarios y la formación -incluso para los usuarios finales- suele hacerse online y sin tutorizarse.

En este sentido, NO estamos de acuerdo con Shepley. Es un tema de software. El software de gestión documental debería ser tan sencillo de usar que no se necesite meter una gran cantidad de analistas al proyecto, y los usuarios deberían poder aprender por sí mismos sobre la marcha a usar el software.

2. No se involucran directamente a procesos de negocio 

Shepley expone que herramientas como SAP tienen que ver con la automatización de procesos de negocio como gestionar cobros y pagos y, al fin y al cabo, que haya cash es lo que mantiene el negocio adelante. Las implicaciones de que esos procesos funcionen de forma óptima o no -y cuanto antes-, pueden tener una repercusión de miles de euros.

Según Shepley, lo anterior contrasta con el impacto directo de un proyecto ECM para que el negocio siga adelante y, por lo general, la continuidad, viabilidad o rentabilidad del negocio no se ve afectada directamente por la gestión de documentos.

En este punto, tenemos que tener en cuenta que los sistemas de gestión documental son cada vez más críticos en las empresas por un motivo que no puede pasar desapercibido: la información es un elemento vital para las organizaciones y usar el ECM como un centro de información soluciona muchos de los actuales problemas que tienen las organizaciones para poder explotar sus datos de forma fiable, sincronizada y en tiempo real y transformar esa información en una ventaja competitiva.

De modo que, aquellas organizaciones que den prioridad a gestionar sus datos de negocio críticos, también lo darán a sus proyectos ECM, Páginas Amarillas, Reanault o Aktua ya han integrado sus aplicaciones de gestión de negocio con el gestor documental Athento.

En este punto, tampoco podemos estar de acuerdo con Shepley. En otros artículos hemos contado como una de las estrategias de uso del ECM puede ser precisamente la automatización de un proceso de negocio. Es más, hemos resaltado que "lo positivo de usar el gestor documental en procesos de negocios concretos es que los cambios y eficiencias suelen ser muy notorios en cuanto a:
  • Duración del proceso
  • Costes del proceso
  • Explotación de la información"
Algunos de nuestros clientes han conseguido reducir de a 2 días procesos que en papel tardaban 20.

Otro factor clave que resalta Shepley a la hora de acelerar la implementación de un proyecto es que compañías como SAP ya tienen muy trillado el camino de la implementación: además de ser un único proveedor, cuenta con casos de uso muy bien definidos (gestión de cobros, gestión de pagos, gestión de la cadena de suministro, etc.) y cuentan con muchos integradores de sistemas con mucha experiencia.

Sin embargo, el ECM se compone de una serie de proveedores con un conjunto vagamente definido de casos de uso: la gestión de documentos, trabajo colaborativo, etc. Sólo recientemente en el mundo del ECM se comenzó a desplegar verticalmente con respecto a casos de uso o aplicaciones de negocio en lugar de horizontalmente como una plataforma genérica. Según Shepley, este cambio puede significar un despliegue más rápido, pero por ahora, las plataformas ECM por lo general se despliegan como una plataforma general para la empresa en lugar de una aplicación de negocio específica.

Es cierto que el software de gestión documental suele verse más como una solución horizontal a todos los procesos y no vertical a procesos específicos, pero no porque el software no lo permita. Por otro lado, hemos de resaltar también que la conexión de el software de negocio a la plataforma de gestión documental suele dar beneficios importantes a las compañías.

Para finalizar, coincido con Shepley en que una implementación de Gestión Documental tarda mucho tiempo en el caso de muchas empresas. Este ha sido el modelo tradicional de esta industria, con proyectos que nacen con la preconcepción de que deben durar 12 meses, 36 o más.

Sin embargo, este es uno de los virajes que está dando la industria, en especial con la predominancia de las aplicaciones cloud, que exigen un despliegue rápido y una adopción rápida del sofware.

Las razones a nuestro juicio por las que los proyectos de implantación de gestión documental tardan tanto

  • Dificultades en los accesos que tienen los equipos de implantación en instalaciones onpremise: Las trabas al acceso a la infraestructura y el exceso de celo por parte de las compañías a veces es tan poco operativo que frena la velocidad de instalación de las aplicaciones, que en realidad no tarda más de dos horas. El cloud está solucionando este aspecto.
  • La customización de las herramientas de gestión documental requiere de intervención técnica casi siempre: Esto es precisamente lo que ocasiona que deba involucrarse tantos perfiles en un proyecto de gestión documental (consultores, analistas, jefes de proyecto, programadores), ya que el cliente no puede adaptar la plataforma sin ayuda de técnicos que modifiquen el código del software, implementen nuevos XMLs, etc.  Esto se soluciona, permitiendo que los administradores de la plataforma puedan customizar el software, crear uevos tipos documentales, programar nuevos flujos de trabajo, etc, todo desde la interfaz de la herramienta. Sólo así logramos un setup veloz.
  • La adopción es un reto de la implantación: Si en el punto anterior hablabamos de configuración fácil y rápida desempeñada por los administradores, aquí hablamos de uso diario simple y compresible para los usuarios finales. Esto reduce el proceso de adopción y permite que las entradas en producción no se dilaten en el tiempo. 
Como veis, la mayor parte de los limitantes a una implantación rápida pasan por los defectos de diseño del propio software de gestión documental que ha sido una constante en este mercado por años. 

Imagen tomada de www.unplash.com

Caso de Uso: Clasificación Automática de Documentos Legales

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