miércoles, 26 de octubre de 2016

Gestión Documental Cloud: oportunidades y retos


Gestión Documental Cloud

Hoy en día, parece complicado diseñar una estrategia de gestión de la información sin tener en cuenta las ventajas de la nube. En todas las industrias, las plataformas cloud han dejado de verse como una tecnología emergente convirtiéndose en una opción de coste asequible, altamente eficiente y escalable que permite diseñar estrategias avanzadas de gestión de contenidos empresariales

En determinados sectores, como el de las finanzas, la salud o la documentación legal, las características de la nube se alinean muy bien con las necesidades de una gestión de la documentación con alta disponibilidad y fiabilidad, y el control de la información. 

Dado que en estos y otros sectores, la información oportuna (en el momento en que se necesita) y precisa es crítica para todas las áreas de sus operaciones, las estrategias de gestión de los documentos son más efectivas cuando se aplican los principios de transparencia, disponibilidad y retención - tres áreas en las que los entornos cloud superan a los entornos on-premise. 

Como vimos en el artículo El futuro de la gestión documental está en el Cloud, hay varias razones principales que llevan a las empresas a elegir una solución de gestión documental en la nube: 
  • Trabajar con toda la funcionalidad empresarial de gestión de documentos con una mayor facilidad de uso y de acceso
  • Mayor autonomía del cliente 
  • Ahorro de costes y de las tareas de mantenimiento de una plataforma ECM. 
  • Tiempos de implementación más cortos

Oportunidades y retos de la Gestión Documental en la nube

Las estrategias de gestión documental se ajustan bastante bien a aquellas organizaciones que: 
  • necesitan almacenar grandes volúmenes de datos que además crecen con gran rapidez
  • necesitan acceder a la información con alta disponibilidad, y
  • necesitan usar la información para realizar análisis e inteligencia de negocio.
Normalmente, la nube prevalece como la alternativa más eficiente a nivel de coste puesto que evita tener que realizar costosas inversiones en infraestructuras, acorta los tiempos ya que no se tienen que realizar largos procesos de compra de hardware o de instalación de software, y elimina la necesidad de destinar recursos al mantenimiento del sistema. Esto se traduce en una reducción drástica del proceso de puesta en marcha de un Sistema de Gestión Documental. Además, el espacio disponible en los servidores cloud es casi ilimitado de forma que ofrece a las empresas flexibilidad y capacidad inmediata de adaptación a las necesidades de crecimiento que demande su negocio. 

A la hora de trabajar con los documentos la gestión documental en la nube permite acceder a todos los archivos desde cualquier lugar y trabajar de forma colaborativa de forma fácil e intuitiva, simplificando el proceso para versionar documentos o trabajar en workflows de revisión de documentos. 

Y, además, hoy en día trabajar en la nube no significa renunciar a funcionalidad ni a toda la potencia de la integración de la gestión de la información con las herramientas corporativas de negocio. Por ejemplo, con Athento es posible centralizar la gestión de todos los documentos corporativos, integrar la gestión de documentos con el resto de herramientas críticas del negocio mediante nuestra API REST, embeber funcionalidad de Athento en las aplicaciones de negocio para búsqueda de documentos o captura de datos de forma automatizada, servicios web para activar funcionalidad específica como OCR, reconocimiento facial o anonimización. 

Y en cuanto a la seguridad, uno de los argumentos primarios para no adoptar la nube, un estudio de 2014 de Ponemon Institute puso de relieve que un 70% de los profesionales de la información y de la seguridad de la información creen que las medidas para conservar la privacidad y protección de los datos son mejores en la nube que en una instancia on-premise. De hecho, en sectores como la banca/finanzas donde existe una estricta regulación de los accesos a la información, los protocolos de identificación y autenticación que ofrece la nube facilitan la definición de roles y accesos y aseguran que sólo las personas adecuadas están accediendo y editando los documentos. 

Compañías como Páginas Amarillas, Barclaycard o Inditex ya trabajan con Athento, pruébalo ahora gratis durante 30 días y comienza a transformar tus procesos documentales. 


Basado en el artículo Document Management in the Cloud de Alex Choy en CIOReview.


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