martes, 19 de julio de 2016

LEAP el sucesor de Documentum


Recientemente, Rohit Ghai - presidente de la División de Contenidos Empresariales (ECD) en EMC - afirmó acerca de Documentum que "nadie nos está pidiendo más características o funcionalidades". Es decir, que por decirlo de alguna forma, EMC Documentum ya ha evolucionado lo que tenía que evolucionar. Y hay informes que hablan de la intención de EMC de vender Documentum. 

Aún así, la mayoría de la gente asocia la División de Contenidos Empresariales (ECD) de EMC con Documentum, una de las plataformas de ECM más utilizadas en el mundo y muy arraigada en muchas arquitecturas empresariales. De modo que, es poco probable que las empresas quieran dejar de trabajar con Documentum porque sí. Es incluso probable que haya empresas que aún se decidan por comprarlo. 

El futuro de Documentum

¿Qué va a pasar ahora? Mientras a nivel de producto, Documentum parece que ya está "completo", EMC plantea seguir mejorándolo a través de actualizaciones que hagan que la plataforma de ECM sea más productiva pero también más barata. 

Para ello, aprovecharán tecnologías de código abierto y menos costosas con las que estiman que el coste total de trabajar con Documentum se traduzca en una reducción del 30-40% en costes de infraestructura, un 60-70% en el coste de la base de datos y un 30-40% en el coste de actualización de la plataforma. 

De modo que, por un lado, para aquellas empresas que ya trabajan con Documentum es poco probable que estén pensando en buscar otras alternativas de ECM debido a la profunda interrelación de la plataforma con sus aplicaciones de negocio. Y, por otro, un mejor precio de implementación y mantenimiento de la plataforma, puede ser otro motivo para seguir trabajando con ella. 

Además, la propuesta de EMC de que Documentum y LEAP (el nuevo nombre del anterior Project Horizon) trabajan mejor juntos puede hacer que esta plataforma tenga aún un largo recorrido. 

El lanzamiento de LEAP

Para incentivar a los clientes actuales de Documentum con licencias de mantenimiento, EMC está ofreciendo LEAP - su nueva plataforma de gestión de contenidos empresariales- de forma gratuita dentro de un programa "Saltemos juntos". Este paso podría ser clave para reconquistar los corazones de los usuarios finales de Documentum que se resisten al cambio si la experiencia de usuario con LEAP es tan buena como EMC o los analistas sugieren. 

Según Ghai, "LEAP es un conjunto de aplicaciones desarrolladas específicamente para las empresas en la era digital. Con el contenido en la nube y el propósito de dar respuesta a las necesidades cotidianas de los usuarios finales". 

Así, mientras que las soluciones tradicionales de EMC como Documentum se diseñaron para uso interno de las empresas por usuarios altamente cualificados, LEAP se ha diseñado para que pueda usarlo cualquier trabajador en su día a día, incluidos colaboradores externos que trabajan fuera de la empresa. 

Ese conjunto de aplicaciones engloba una aplicación para el intercambio seguro y estructurado de contenido (LEAP Courier); una aplicación para la captura y clasificación de documentos (LEAP Snap) basada en la funcionalidad de EMC Captiva; una aplicación para editar documentos de forma colaborativa (LEAP Concert) con la novedad de que permite crear flujos de trabajo para editar o aprobar sólo secciones individuales asignadas a individuos y de esta forma proteger el contenido; y varias aplicaciones para navegar, acceder o aprobar contenidos de forma fácil, desde cualquier dispositivo móvil y desde cualquier lugar (LEAP Express y LEAP Focus).

Además, Ghai anunció que van a invitar a los mejores desarrolladores de aplicaciones para que creen otras aplicaciones LEAP y llenen los vacíos. Y han iniciado un programa para resellers, al que esperan que se apunten los actuales partners de Documentum. 

La analista de Forrester Cheryl McKinnon considera que el nuevo producto "cubre la brecha existente entre la gestión colaborativa de contenidos y las necesidades de los usuarios" y que "está diseñado para solucionar los puntos débiles específicos a los que se enfrentan los trabajadores de la información en el día a día". 

McKinnon espera que los clientes actuales de Documentum sean los primeros en adoptar LEAP, tanto porque es gratis como por ofrecer la experiencia moderna y digital que los usuarios de Documentum han estado esperando durante años. 

Cuál es la estrategia de la División de Contenidos Empresariales de EMC

Por un lado, Documentum es una plataforma confiable por su seguridad. cumplimiento de normas y robustez, y es esta la plataforma que sustenta el nuevo producto, LEAP, que aporta la innovación que las empresas necesitan para afrontar los nuevos retos digitales. 

De modo que, en palabras de John Newton - co-fundador de Documentum, co-fundador y CTO de Alfresco-: "No hay innovación sin interrupción, pero no hay progreso sin estabilidad". Y esto parece ser justo lo que EMC pretende llevar a cabo.

 El giro del mercado de la gestión documental


Este artículo nos muestra el claro cambio de eje que está teniendo el mundo de la gestión documental, desde un punto de vista centrado en grandes infraestructuras empresariales, a un punto de vista centrado en los usuarios. Ya hemos analizado estas cuestiones en artículos como el de nuestro CEO, Mi visión personal sobre el ECM.

Por otro lado, es el cloud computing uno de los mayores motores del cambio en la gestión documental. Los usuarios esperan que las aplicaciones puedan usarse igual que usan sus aplicaciones de usuario del día a día (Google, Gmail, redes sociales, Dropbox, etc.)

Nosotros venimos incorporando estos cambios en el producto desde hace más de un año ya. Seguro que pronto tendremos la ocasión de comprobar el performance de Athento SE frente al de LEAP Snap. Recordad que Athento incorpora funcionalidad de captura de documentos bajo la misma licencia del gestor documental desde hace ya tiempo a diferencia de la mayoría de proveedores.


lunes, 4 de julio de 2016

Comparar documentos y versiones de documentos de forma automática en Athento

Athento ECM cuenta con un plugin llamado Diff. El plugin Diff permite comparar dos documentos o dos versiones de un mismo documento para ver sus diferencias.

Esta funcionalidad suele ser de mucha utilidad por ejemplo para departamentos jurídicos o departamentos de compras que necesitan tener la garantía de que un contrato no ha cambiado en el proceso de negociación o, al menos, tener controladas las distintas modificaciones del contrato. 

Cuando se comparan dos documentos o versiones de un documento con el plugin Diff, los elementos que se tienen en cuenta son:

  • los metadatos (título , la cobertura , la fecha de modificación , etc. )
  • el contenido (fichero principal)
  • los archivos adjuntos

    Para que la plataforma pueda llevar a cabo comparaciones de documentos, sus ficheros principales y adjuntos deben poder convertirse a TXT o HTML (por ejemplo PDF indexable y archivos ofimáticos), mediante los conversores por defecto de la plataforma.

    Los campos que se muestran en la captura son aquellos en los que hay diferencias. En este caso, se están comparando dos versiones del mismo documento.





    También es posible ver los cambios realizados en el contenido de una manera mucho más detallada, como se muestra en la siguiente imagen. El texto resaltado en rojo es exto borrado y el texto en verde es el texto añadido.




    La Inteligencia de Athento Libera del Papel al Proceso de Contratación de Empleados

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