jueves, 22 de septiembre de 2016

OpenText adquiere la División de Contenidos Empresariales de Dell EMC

A principio de este mes, estuvimos analizando La Visión tras el desarrollo de LEAP y el giro del mercado de la gestión documental . En estos artículos veíamos cómo, la industria del ECM está apostando por ofrecer aplicaciones basadas en la nube, con el foco puesto en la usabilidad para los usuarios, en que cada vez puedan ser más autónomos, y en que las empresas puedan obtener valor de la información que contienen sus documentos y contenidos empresariales para mejorar sus procesos clave de negocio.

Hace tan sólo unos días, tuvimos un terremoto en nuestra industria -que se veía venir- pero que sin duda sacude un poco este mercado. OpenText ha llegado a un acuerdo definitivo para adquirir la División de Contenidos Empresariales de Dell EMC, incluyendo Documentum. 

En palabras del CEO y CTO de OpenText -Mark J. Barrenechea-: "...la adquisición refuerza aún más a OpenText como líder en la gestión de la información empresarial, haciendo posible que nuestros clientes transformen sus negocios en empresas basadas en la información...".

Si echamos la vista atrás, no hace ni un año que Dell inició el proceso para adquirir EMC en lo que se esperaba una macro operación para que el gigante tecnológico entrase en el negocio del Enterprise Content Management con una propuesta de potencia en la analítica y en la gestión de la información. Pero parece que las cosas han cambiado. Muchos analistas ya habían previsto que el negocio del ECM tendría poco encaje dentro del negocio global de Dell. Por otro lado, Documentum lleva bastante tiempo como un juguete abandonado de EMC que no siguió desarrollando e introduciendo innovaciones en el producto.

La escasez de sinergias entre Dell y la División de Contenidos Empresariales (EDC) de EMC ha acabado con este división en las manos de OpenText, abriéndose una nueva etapa de incertidumbre. 

¿Qué va a ocurrir ahora con Documentum?

Los expertos debaten acerca de si la adquisición de Documentum por OpenText supone una nueva vida o una muerte segura para el producto. 

Pelz-Sharpe - analista en Digital Clarity Group- es optimista afirmando que "por primera vez en una década, van a estar en un lugar que entiende lo que hace y aprecia tanto la tecnología como la fuerza de la marca Documentum. Con suerte, Documentum continuará siendo semi-autónoma dentro de OpenText y recibirá el apoyo necesario para volver a un fuerte crecimiento". 

La mayoría de analistas sin embargo son bastante pesimistas con respecto al futuro de Documentum.  Tony Byrne -fundador de Olney, Md.- dijo a CMSWire que la adquisición "confirma como nunca antes la estrategia de OpenText de convertirse en un centro de convalecencia para viejas tecnologías". Muchos analistas apuntan a que OpenText explotará por un periodo de tiempo las renovaciones de soporte de Documentum, pero no invertirá en la plataforma.

¿Y con los clientes de Documentum?

Rohit Ghai - presidente de la División de Contenidos Empresariales de Dell EMC- ha tratado de frenar la ola de pánico afirmando que en el transcurso de la transacción van a seguir proporcionando la habitual atención al cliente y que OpenText y Dell EMC tienen la intención de seguir una estrategia comercial conjunta para ampliar las oferta a los clientes y servir mejor a las necesidades de los clientes. 

Esto contrasta con una encuesta informal de CMSWire, en la que el 60% de los encuestados opina que OpenText sólo está interesado en el beneficio por producto y que no van a invertir en nuevos desarrollos. 

Technology Services Group, empresa que desarrolla software empresarial para Documentum, Alfresco o Hadoop, también ha especulado con el futuro de Documentum, afirmando que OpenText tiene una confusa mezcla de productos ECM y recomendando a los clientes de Documentum (en el artículo Documentum Sale - What Now?) que: 

"Dada la erosión de la marca de Documentum en los últimos 10 años, cualquier empresa que la adquiera va a encontrar dificultades en el restablecimiento de Documentum como una empresa de crecimiento, siendo más probable que se continúe tratando como una división que aporta efectivo y sobre la que se va a realizar mantenimiento en el futuro previsible. Estamos recomendando a los clientes de Documentum que tengan una actitud de "esperar y observar" pero a su vez busquen alternativas y tengan identificada una estrategia si están preocupados por el potencial del comprador (OpenText)". 

De acuerdo con Mike Aslup, el modelo que ha seguido OpenText con las numerosas adquisiciones que ha realizado en los últimos años es tratar de migrar a los clientes de éstas a sus plataformas primarias, Content Server y Archive Server. Aslup también opina que tratar de migrar a los usuarios de Documentum a Content Server abre la puerta a la revisar las opciones disponibles y migrar a una plataforma ECM alternativa, al fin y al cabo, van a tener que cambiar lo que están usando, puede ser un buen momento para revisar cuál es la alternativa que mejor se adapta a las necesidades de cada empresa. 

John Newton -CTO en Alfresco y fundador de Documentum 25 años atrás- también cree que OpenText no va a invertir en Documentum y que tratará de migrar a los clientes de Documentum a OpenText en su artículo "OpenText swallows the Documentum pill"

Parece que hay muchas posibilidades para el fin de Documentum, sin embargo, como dijo nuestro CEO en Mi visión personal sobre el ECMNext, no hay que subestimar a la industria del ECM tradicional, porque tienen al menos 25 años de experiencia haciendo software ECM. Veremos lo que acontece...


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lunes, 19 de septiembre de 2016

¿Por qué implantar Gestión Documental toma tanto tiempo?


En otros artículos os hemos contado "¿Por dónde comenzar tu proyecto de Gestión Documental?" o cuáles son las "Estrategias ECM de las compañías", hoy hablaremos un poco sobre tiempos para poner en marcha un proyecto de Gestión Documental.

Hace unos días encontré un artículo de Joe Shepley -consultor de estrategia, Vicepresidente y Practice Leader en Doculabs-, llamado Why does ECM take so long? en el que contaba como estando en una reunión, una ejecutiva le preguntó precisamente eso, ¿por qué el ECM toma tanto tiempo? Y le ponía de ejemplo, que había conseguido desplegar SAP a nivel global en una compañía del sector energético con una facturación de 30 billones de dólares en seis meses.

En su artículo, Shepley, plantea algunas posibles respuestas acerca de por qué implantar Gestión Documental toma tanto tiempo haciendo una comparativa con una aplicación para gestión del negocio como SAP. 

Razones por las que implantar Gestión Documental toma tanto tiempo


1. No se dedican muchos recursos a los proyectos de gestión documental

Shepley menciona que, normalmente, las aplicaciones de negocio cuentan con más recursos que los proyectos ECM. Por ejemplo, para una implementación a nivel global de una herramienta como SAP se movilizan decenas - a veces, cientos- de consultores, analistas y programadores que ocupan plantas enteras de edificios -lo que se traduce en una gran dedicación de esfuerzo y tiempo- y tienen acceso a todos los recursos que pueden necesitar para sacar adelante la implementación del software, contando con el apoyo de altos directivos que se involucran en el proceso.

Lo anterior contrasta con el esfuerzo que normalmente se hace en un proyecto ECM: por lo general, no se contrata nuevos empleados para el proyecto, no suele estar entre los proyectos prioritarios y la formación -incluso para los usuarios finales- suele hacerse online y sin tutorizarse.

En este sentido, NO estamos de acuerdo con Shepley. Es un tema de software. El software de gestión documental debería ser tan sencillo de usar que no se necesite meter una gran cantidad de analistas al proyecto, y los usuarios deberían poder aprender por sí mismos sobre la marcha a usar el software.

2. No se involucran directamente a procesos de negocio 

Shepley expone que herramientas como SAP tienen que ver con la automatización de procesos de negocio como gestionar cobros y pagos y, al fin y al cabo, que haya cash es lo que mantiene el negocio adelante. Las implicaciones de que esos procesos funcionen de forma óptima o no -y cuanto antes-, pueden tener una repercusión de miles de euros.

Según Shepley, lo anterior contrasta con el impacto directo de un proyecto ECM para que el negocio siga adelante y, por lo general, la continuidad, viabilidad o rentabilidad del negocio no se ve afectada directamente por la gestión de documentos.

En este punto, tenemos que tener en cuenta que los sistemas de gestión documental son cada vez más críticos en las empresas por un motivo que no puede pasar desapercibido: la información es un elemento vital para las organizaciones y usar el ECM como un centro de información soluciona muchos de los actuales problemas que tienen las organizaciones para poder explotar sus datos de forma fiable, sincronizada y en tiempo real y transformar esa información en una ventaja competitiva.

De modo que, aquellas organizaciones que den prioridad a gestionar sus datos de negocio críticos, también lo darán a sus proyectos ECM, Páginas Amarillas, Reanault o Aktua ya han integrado sus aplicaciones de gestión de negocio con el gestor documental Athento.

En este punto, tampoco podemos estar de acuerdo con Shepley. En otros artículos hemos contado como una de las estrategias de uso del ECM puede ser precisamente la automatización de un proceso de negocio. Es más, hemos resaltado que "lo positivo de usar el gestor documental en procesos de negocios concretos es que los cambios y eficiencias suelen ser muy notorios en cuanto a:
  • Duración del proceso
  • Costes del proceso
  • Explotación de la información"
Algunos de nuestros clientes han conseguido reducir de a 2 días procesos que en papel tardaban 20.

Otro factor clave que resalta Shepley a la hora de acelerar la implementación de un proyecto es que compañías como SAP ya tienen muy trillado el camino de la implementación: además de ser un único proveedor, cuenta con casos de uso muy bien definidos (gestión de cobros, gestión de pagos, gestión de la cadena de suministro, etc.) y cuentan con muchos integradores de sistemas con mucha experiencia.

Sin embargo, el ECM se compone de una serie de proveedores con un conjunto vagamente definido de casos de uso: la gestión de documentos, trabajo colaborativo, etc. Sólo recientemente en el mundo del ECM se comenzó a desplegar verticalmente con respecto a casos de uso o aplicaciones de negocio en lugar de horizontalmente como una plataforma genérica. Según Shepley, este cambio puede significar un despliegue más rápido, pero por ahora, las plataformas ECM por lo general se despliegan como una plataforma general para la empresa en lugar de una aplicación de negocio específica.

Es cierto que el software de gestión documental suele verse más como una solución horizontal a todos los procesos y no vertical a procesos específicos, pero no porque el software no lo permita. Por otro lado, hemos de resaltar también que la conexión de el software de negocio a la plataforma de gestión documental suele dar beneficios importantes a las compañías.

Para finalizar, coincido con Shepley en que una implementación de Gestión Documental tarda mucho tiempo en el caso de muchas empresas. Este ha sido el modelo tradicional de esta industria, con proyectos que nacen con la preconcepción de que deben durar 12 meses, 36 o más.

Sin embargo, este es uno de los virajes que está dando la industria, en especial con la predominancia de las aplicaciones cloud, que exigen un despliegue rápido y una adopción rápida del sofware.

Las razones a nuestro juicio por las que los proyectos de implantación de gestión documental tardan tanto

  • Dificultades en los accesos que tienen los equipos de implantación en instalaciones onpremise: Las trabas al acceso a la infraestructura y el exceso de celo por parte de las compañías a veces es tan poco operativo que frena la velocidad de instalación de las aplicaciones, que en realidad no tarda más de dos horas. El cloud está solucionando este aspecto.
  • La customización de las herramientas de gestión documental requiere de intervención técnica casi siempre: Esto es precisamente lo que ocasiona que deba involucrarse tantos perfiles en un proyecto de gestión documental (consultores, analistas, jefes de proyecto, programadores), ya que el cliente no puede adaptar la plataforma sin ayuda de técnicos que modifiquen el código del software, implementen nuevos XMLs, etc.  Esto se soluciona, permitiendo que los administradores de la plataforma puedan customizar el software, crear uevos tipos documentales, programar nuevos flujos de trabajo, etc, todo desde la interfaz de la herramienta. Sólo así logramos un setup veloz.
  • La adopción es un reto de la implantación: Si en el punto anterior hablabamos de configuración fácil y rápida desempeñada por los administradores, aquí hablamos de uso diario simple y compresible para los usuarios finales. Esto reduce el proceso de adopción y permite que las entradas en producción no se dilaten en el tiempo. 
Como veis, la mayor parte de los limitantes a una implantación rápida pasan por los defectos de diseño del propio software de gestión documental que ha sido una constante en este mercado por años. 

Imagen tomada de www.unplash.com

Caso de Uso: Clasificación Automática de Documentos Legales

martes, 6 de septiembre de 2016

La visión tras el desarrollo de LEAP


En el artículo "LEAP el sucesor de Documentum", os contamos estas tres cosas: 
  • EMC no va a seguir incorporando nuevas funcionalidades a Documentum sino que van a tratar de hacer más asequible su mantenimiento y mejorar el rendimiento de lo que ya tienen. 
  • La nueva plataforma de gestión de contenidos empresariales que EMC está impulsando es LEAP, específicamente desarrollado para la era digital y con el foco puesto en la usabilidad a nivel de usuario.
  • La propuesta de EMC es que Documentum y LEAP trabajan mejor juntos, de forma que Documentum es la plataforma que sustenta la innovación que aporta LEAP. 

Hoy vamos a profundizar en la visión que hay detrás del desarrollo de LEAP. 

Por un lado, desde EMC se habla de que LEAP es una forma totalmente nueva de acercarse a la gestión de contenidos empresariales y que lo han desarrollado desde cero. Algo disruptivo frente a lo que hasta ahora se estaba haciendo. Y, por otro lado, el mensaje de EMC es que los actuales usuarios de Documentum no tienen que deshacerse de sus actuales inversiones ya que Documentum y LEAP trabajan mejor juntos.

Esto es un poco natural, considerando el gran reto que tenía EMC por delante, con todos aquellos usuarios de un software con tanto tiempo en el mercado. No pueden decirle a sus usuarios, que hay que tirar Documentum a la basura y hacerse con una nueva plataforma.

Seguramente, también te preguntas, ¿no estaban partiendo de cero? Su punto de vista es que conocen el mercado y, a partir de ahí, están innovando. Para entenderlo mejor, el desarrollo de LEAP se basa en lo siguiente: 
  • Consiste en dos componentes: Aplicaciones y una plataforma sobre las que estas funcionan. 
  • Es una plataforma basada en la nube. En este artículo te contamos "Por qué el futuro de la gestión documental está en el Cloud". 
  • Aporta innovación (respecto a lo que antes hacían que era Documentum) de forma que la información está disponible en cualquier lugar y momento; es una plataforma flexible que pueden usar cualquier tipo de organización pública y privada y en entornos de aplicación híbrida; es interoperable, permite a los usuarios aplicar las aplicaciones en los entornos de negocio que necesiten; y es creciente con las necesidades de los usuarios ya que habrá un ecosistema de aplicaciones y desarrolladores que desarrollen nuevas aplicaciones que llenen los vacíos. 
  • No está diseñado como un repositorio de archivos o un lugar para conservar el contenido en la nube. 
  • Es híbrido. 
  • Está centrado en el contenido y la forma en que las organizaciones pueden obtener valor de la información que contiene sus documentos y contenidos empresariales. 
  • Está centrado en el usuario, al contrario que Documentum, al menos en un principio diseñado para ser usado por perfiles técnicos. Ahora la experiencia del usuario es lo primero
  • Las aplicaciones son verticales y están diseñadas para que sean fáciles de configurar
En definitiva, la propuesta de EMC con LEAP es software SaaS (as a service) en la nube, fácil de usar para los usuarios finales, donde cada organización pueda configurar su propia solución añadiendo aplicaciones, integrable con otras aplicaciones de negocio y con el foco en obtener valor de los contenidos empresariales que ayuden a gestionar de forma más eficiente procesos de negocio clave.

Este camino tomado por ECM es bastante similar al que en su momento abordó  con SAP Fiori y SAP HANA. Por ejemplo, SAP Fiori vino a poner a la disposición de SAP (aunque no de todos) un conjunto de aplicaciones centradas en la experiencia de usuario y que resuelven casos de uso muy específicos al tiempo que aportan mobilidad a los usuarios de la plataforma tradicional. Era una manera de acer SAP más usable y más atractivo. El otro salto, quizás el de más embergadura histórica en SAP, es el vuelco de SAP hacia la nube.

¿Es esto tan distinto de lo que ya hacemos en Athento?

Esta nueva visión que ha tratado de plasmar EMC en LEAP va en el mismo sentido que la visión que tiene Athento del software de gestión documental. Sin embargo, en la implementación de esta visión, tenemos algunas diferencias:

  • Plataforma vs Aplicaciones: Creemos que no podemos llenar a los usuarios de aplicaciones. Necesitamos una plataforma sencilla que se pueda acceder desde móviles y tablets, pero que proporcione cobertura a las necesidades de los usuarios.
  • Empoderar al usuario: Nuestra visión del producto es que como en cualquier aplicación cloud, los  usuarios entren, toquen y prueben todo lo que puedan antes de comprar el producto. LEAP de momento no tiene ese nivel de apertura.
  • Herramientas colaborativas como LEAP Concert: Esta es una guerra en la que Athento no quiere entrar porque ya hay aplicaciones -como Google Drive- que cubren muy bien el tema de la edición colaborativa de documentos. Nosotros queremos centrarnos de forma pura en lo que es la gestión documental y la captura de documentos. 
También por supuesto hay puntos en los que coincidimos, por ejemplo, el comenzar a acercar las soluciones de captura automática de datos a los usuarios, que es el objeto de LEAP Snap que es algo que nosotros venimos haciendo ya desde hace varios años con Athento SE.

Conoce todo lo que Athento puede hacer por ti en este Resumen de Funcionalidades de Athento ECM o pruébalo tu mismo durante 30 días :)
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