lunes, 31 de octubre de 2016

Automatización del enrutamiento de contenidos


En Athento, es posible definir flujos de trabajo ligados contenidos y a otras entidades. Por ejemplo, se puede definir una cadena de automatización, para que la creación de un determinado tipo documental -por ejemplo, una solicitud de un nuevo cliente- sea un trigger o desencadenante del inicio de un flujo de trabajo determinado.

Estos flujos ya tienen una lógica de enrutamiento definida, de modo que los usuarios no tienen que configurar nada y su desencadenamiento es automático.


Definición de tareas en los flujos de trabajo
En los flujos que vienen con la plataforma, la tarea por defecto es la revisión de un documento. Sin embargo, en flujos específicos desarrollados para la plataforma, las tareas a definir pueden ser variadas:

  • Completar metadatos.
  • Generación de una nueva versión.
  • Consultas a sistemas externos.
  • Comentar.
  • Transicionar entre estados.
  • Cambiar el estado del ciclo de vida de un documento.
  • Publicar documentos.

En realidad, es posible asociar cualquier acción que se pueda llevar a cabo dentro de la plataforma. Además, el sistema permite asociar directamente una acción nueva implementada en la plataforma.

Athento cuenta con un motor BPMN que proporciona los medios para aplicar la mayoría de los conceptos de procesos:
  • Bifurcaciones (Forks).
  • Unión (Merge).
  • Puntos de decisión (decision).
  • Ramas (branching point).
  • Exclusividad (exclusivity).
  • Inclusividad (inclusiveness).
  • Repeticiones (looping).
  • Tareas manuales.
  • Tareas de integración.
  • Tareas automáticas.
  • Instanciación múltiple.
  • Eventos.
  • Objetos.
  • Subprocesos.
  • Joins.

    Asignación de tareas en los flujos de trabajo

    Existen distintos tipos de asignación de tareas:
    • Manual (individual/múltiple): durante la creación del flujo el usuario define qué usuarios individuales o grupos de usuarios han de participar en el flujo.
    configuracion-flujo.PNG
    • Automática: Flujos pre-creados normalmente tienen sus tareas asociadas a grupos, por lo que cada flujo nuevo asignará tareas automáticas a grupos de usuarios. En la siguiente captura de pantalla vemos, por ejemplo, cómo el flujo empieza en el departamento de Recursos Humanos.
      https://lh4.googleusercontent.com/DKeX-U7ZGhmwOYWNFGJ0GmASCTcpZc2r3p9mOTm9oBPKehQiIeJwh2jE5V8IkC_CRWYyYuOd-IjU0ISUeazFITJfc4bByzmfRvkrFFAoSw1EtFxvw_1aA4Q2ZHnUih1uAWYyieBF
      Reglas de negocio en los flujos de trabajo

      Es posible implementar reglas de negocio con o sin programación.

      Control de estados en los flujos de trabajo

      Una máquina de estados no es otra cosa que distintos estados en que pueda encontrarse un contenido, y las transiciones habilitadas entre ellos. En Athento Rhombus es posible definir estos estados, transiciones condicionadas, transiciones automáticas, etc.

      En Rhombus tanto los ciclos de vida en contenidos, como la implementación de flujos de trabajo, son modelados como máquinas de estados, relacionadas entre sí.

      Alarmas automatizadas y control de caducidades

      Los flujos de trabajo cuentan por defecto con notificaciones automáticas que se generan en el momento de asociar los usuarios al flujo en el caso de flujos manuales. En el caso de flujos automáticos también pasa igual, pero se envían en el momento de inicio del flujo o cuando se haya establecido que se envíen las notificaciones.

      notificaciones.PNG


      En el caso del flujo paralelo con permisos permanentes, es posible que el usuario que inicie el flujo defina la fecha en la que quiere que los usuarios reciban un recordatorio de que se va a vencer la tarea.
      configuracion-flujo.PNG
      Las notificaciones en cualquier caso, forman parte de las acciones que pueden definirse durante el diseño del flujo de trabajo.

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      miércoles, 26 de octubre de 2016

      Gestión Documental Cloud: oportunidades y retos


      Gestión Documental Cloud

      Hoy en día, parece complicado diseñar una estrategia de gestión de la información sin tener en cuenta las ventajas de la nube. En todas las industrias, las plataformas cloud han dejado de verse como una tecnología emergente convirtiéndose en una opción de coste asequible, altamente eficiente y escalable que permite diseñar estrategias avanzadas de gestión de contenidos empresariales

      En determinados sectores, como el de las finanzas, la salud o la documentación legal, las características de la nube se alinean muy bien con las necesidades de una gestión de la documentación con alta disponibilidad y fiabilidad, y el control de la información. 

      Dado que en estos y otros sectores, la información oportuna (en el momento en que se necesita) y precisa es crítica para todas las áreas de sus operaciones, las estrategias de gestión de los documentos son más efectivas cuando se aplican los principios de transparencia, disponibilidad y retención - tres áreas en las que los entornos cloud superan a los entornos on-premise. 

      Como vimos en el artículo El futuro de la gestión documental está en el Cloud, hay varias razones principales que llevan a las empresas a elegir una solución de gestión documental en la nube: 
      • Trabajar con toda la funcionalidad empresarial de gestión de documentos con una mayor facilidad de uso y de acceso
      • Mayor autonomía del cliente 
      • Ahorro de costes y de las tareas de mantenimiento de una plataforma ECM. 
      • Tiempos de implementación más cortos

      Oportunidades y retos de la Gestión Documental en la nube

      Las estrategias de gestión documental se ajustan bastante bien a aquellas organizaciones que: 
      • necesitan almacenar grandes volúmenes de datos que además crecen con gran rapidez
      • necesitan acceder a la información con alta disponibilidad, y
      • necesitan usar la información para realizar análisis e inteligencia de negocio.
      Normalmente, la nube prevalece como la alternativa más eficiente a nivel de coste puesto que evita tener que realizar costosas inversiones en infraestructuras, acorta los tiempos ya que no se tienen que realizar largos procesos de compra de hardware o de instalación de software, y elimina la necesidad de destinar recursos al mantenimiento del sistema. Esto se traduce en una reducción drástica del proceso de puesta en marcha de un Sistema de Gestión Documental. Además, el espacio disponible en los servidores cloud es casi ilimitado de forma que ofrece a las empresas flexibilidad y capacidad inmediata de adaptación a las necesidades de crecimiento que demande su negocio. 

      A la hora de trabajar con los documentos la gestión documental en la nube permite acceder a todos los archivos desde cualquier lugar y trabajar de forma colaborativa de forma fácil e intuitiva, simplificando el proceso para versionar documentos o trabajar en workflows de revisión de documentos. 

      Y, además, hoy en día trabajar en la nube no significa renunciar a funcionalidad ni a toda la potencia de la integración de la gestión de la información con las herramientas corporativas de negocio. Por ejemplo, con Athento es posible centralizar la gestión de todos los documentos corporativos, integrar la gestión de documentos con el resto de herramientas críticas del negocio mediante nuestra API REST, embeber funcionalidad de Athento en las aplicaciones de negocio para búsqueda de documentos o captura de datos de forma automatizada, servicios web para activar funcionalidad específica como OCR, reconocimiento facial o anonimización. 

      Y en cuanto a la seguridad, uno de los argumentos primarios para no adoptar la nube, un estudio de 2014 de Ponemon Institute puso de relieve que un 70% de los profesionales de la información y de la seguridad de la información creen que las medidas para conservar la privacidad y protección de los datos son mejores en la nube que en una instancia on-premise. De hecho, en sectores como la banca/finanzas donde existe una estricta regulación de los accesos a la información, los protocolos de identificación y autenticación que ofrece la nube facilitan la definición de roles y accesos y aseguran que sólo las personas adecuadas están accediendo y editando los documentos. 

      Compañías como Páginas Amarillas, Barclaycard o Inditex ya trabajan con Athento, pruébalo ahora gratis durante 30 días y comienza a transformar tus procesos documentales. 


      Basado en el artículo Document Management in the Cloud de Alex Choy en CIOReview.


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      jueves, 13 de octubre de 2016

      Migración de un gestor documental: qué tener en cuenta y cómo realizarla


      Cualquier proyecto de gestión documental pasa por una serie de fases, las cuales serán más o menos costosas dependiendo de la capacidad del producto implantado y de la experiencia del equipo de personas que lo pongan en marcha.

      A lo largo de nuestros más de 10 años de experiencia especializados en ayudar a nuestros clientes con sus problemas de gestión documental, en Athento hemos podido comprobar que uno de los pasos más críticos al implantar un gestor documental es la migración de los documentos y sus metadatos

      En este sentido, nos podemos encontrar con distintas situaciones:
      1. El cliente ya dispone de un gestor documental implantado.
      2. El cliente no dispone de un gestor documental, pero dispone de los documentos o sus metadatos en ficheros de un sistema de ficheros compartidos u hojas de cálculo con sus metadatos.
      Ciertamente, por nuestra experiencia, la situación más complicada es la primera, aunque pueda parecer lo contrario, ya que es necesario asegurar la compatibilidad hacia atrás de todo lo existente. Es decir, tenemos que asegurarnos de que el cliente pueda seguir accediendo a sus datos antiguos -sin perder información- desde la nueva herramienta.

      Al realizar una migración de documentos a un nuevo gestor documental se deben efectuar una serie de tareas clave:
      1. Hacer un primer análisis para detectar la situación de la documentación, qué metadatos tiene, formato de los ficheros originales, volumen de documentación.
        En este punto es clave realizar un análisis como si de un proyecto de Business Intelligence se tratase. Es necesario obtener información del volumen de documentos desde distintas perspectivas, por tipología documental, por ubicación, por autor, por fechas. Esto permite posteriormente un proceso de calidad más liviano. Después podremos comprobar por distintos medios que se ha migrado la totalidad de la información, pues los volúmenes arrojados por el análisis coinciden con los volúmenes en el nuevo software. Igualmente, es necesario disponer de las “tablas maestras” que se utilizan para nutrir de información los metadatos de los documentos, sobre todo, si posteriormente se realiza algún tipo de transformación de estos datos.
      2. El diseño y desarrollo de los scripts de migración, que se encargarán de realizar las operaciones de:
        • Obtener la información de la fuente origen.
        • Almacenarla en un punto intermedio para poder explotarla y no depender de la fuente origen.
        • Realizar los procesos de transformación en los metadatos.
        • Y finalmente, la carga de documentos.
      3. El diseño y desarrollo de los scripts que medirán la calidad de dicha migración.
      4. Se deben realizar las mediciones necesarias para controlar la velocidad de migración, transformación de metadatos y procesos de calidad.
        Normalmente, todos los proyectos tienen un tiempo ajustado que, con procesos grandes de migración, se vuelve más crítico. La migración de 2 millones de documentos puede durar un tiempo mínimo de 4 semanas, dependiendo siempre de las infraestructuras disponibles. Es clave en este proceso: velocidades de red y velocidades de lectura y escritura en disco.
      5. Pruebas de calidad en modo “UAT”
      Otras consideraciones de interés a la hora de migrar un sistema de gestión documental son:
      • Es conveniente elegir bien el tamaño de los paquetes de documentos a migrar. Esto dependerá del volumen total de documentos, aunque un buen tamaño es 50.000 documentos por paquete.
      • Métodos de carga masiva de documentos y metadatos al gestor documental. En la serie de artículos "Como cargar documentos y sus metadatos de forma masiva al gestor documental" os contamos cómo funcionan el método de carga mediante CSV y el método de carga desatendida mediante CSV, ventajas de cada método y casos prácticos en los que cada uno aplica.  
      • Realizar una planificación realista tras el análisis de los datos. Es importante conocer las circunstancias reales, riesgos y retos a los que se va a enfrentar la migración para poder planificarla con certeza. Es complejo realizar una planificación de una migración ajustada a la realidad conociendo únicamente los volúmenes porque existen otros factores como las velocidades de trasferencia que van a impactar de forma directa a la migración.
      • Es recomendable "fasear" la migración. Por ejemplo, empezar por la documentación más actual, expedientes abiertos, contratos actuales, etc. Es decir, darle prioridad a la información que es critica para el negocio. Si hay mucha información por migrar, la estrategia debería ser migrar primero la documentación más nueva, de manera que el sistema pueda ponerse en producción antes de la finalización de la migración y sin impactar en el trabajo de los usuarios.
      • Conservar la fuente de origen (o una réplica de la misma) por al menos un mes. Esto es una medida de control de contingencia en caso de que los usuarios echen en falta algún documento o alguna información.
      Espero que este post os ayude a todos los que os estáis planteando realizar una migración de documentos a un nuevo sistema. Aunque las migraciones son complejas, siguiendo buenas prácticas como las anteriores, podemos llevarlas a cabo con éxito y dentro de los plazos estimados.


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