miércoles, 18 de enero de 2017

Cómo hacer un buen RFP de Gestión Documental


Muchas compañías se enfrentan a tener que hacer un RFP de Gestión Documental. Algunas tienen plantillas de RFPs (Request For Proposal) que reutilizan, otras empiezan de cero.

De una u otra forma, sacar un RFP implica mucho trabajo:

  • Previo a la elaboración del RFP
  • En la elaboración del RFP
  • Durante la selección del adjudicatario

Ya que los equipos técnicos o de negocio tienen que enfrentarse a tanto trabajo, como mínimo habría que esperar que dicho trabajo diera su fruto: Escoger la herramienta que mejor satisfaga las necesidades que nos llevan a querer afrontar un RFP de Gestión Documental.

Sin embargo, la realidad es que muchas empresas fracasan tratando de encontrar ese proveedor que les brinde el mayor beneficio posible dentro de una inversión asumible. ¿Por qué? Bajo mi punto de vista, porque no consiguen transmitir a los proveedores las verdaderas necesidades del negocio.

Muchas empresas fracasan tratando de encontrar ese proveedor que les brinde el mayor beneficio posible dentro de una inversión asumible. ¿Por qué? Bajo mi punto de vista, porque no consiguen transmitir a los proveedores las verdaderas necesidades del negocio.

Investigando sobre este tema, me he encontrado con artículos interesantes, por ejemplo, el de Carrie Hane, que habla de 5 razones que hacen que los RFPs den pena:


  1. No se enfocan en el problema(s) que hay que resolver
  2. Es una lista de requerimientos
  3. Se publica sin haber investigado antes
  4. Piden cosas que no se pueden comprar con el presupuesto disponible
  5. Piden cosas ideas innovadoras, valores añadidos, etc.


Leyendo esta lista, tuve la sensación de que Hane se dedica a las ventas y ha tenido que responder a unos cuantos RFPs. Para mí, especialmente las 3 primeras son las que determinan el fracaso de un concurso.

Ya que quiero escribir este artículo en positivo, voy a describir de acuerdo con mi experiencia, las 3 cosas que debe hacer cualquier equipo de trabajo que hacer un buen RFP de Gestión Documental, en lugar de deciros que no hacer.


1. Averigua y pon por escrito por qué necesitas un gestor documental

Uno no compra –o no debería- comprar/alquilar un gestor documental porque toda empresa necesita tener una gestión documental y punto.

Un proyecto basado en un criterio como ese está destinado a ser relegado cada que salga una necesidad más imperiosa en la empresa.

Se adquiere un software de gestión documental porque se tiene una necesidad concreta:


  • Legal, auditorias, calidad. (compliance)
  • Un proceso en el que se pierde dinero o donde hay margen claro de optimización y ahorro de costes.
  • Tenemos ya un gestor documental que en cualquier momento colapsa.
  • La seguridad de la información está en riesgo.


Esa necesidad tiene que estar bien definida y justificada. Pero no ya sólo de cara a la defensa interna del proyecto, sino porque si esto no está claro y no conseguimos transmitirlo a aquellos a los que invitemos a participar en el RFP, estos proveedores no van a poder ayudarnos a resolver nuestro problema.

Si la necesidad que nos lleva a elaborar el RFP no está clara y no conseguimos transmitirla a aquellos a los que invitemos a participar en el RFP, estos proveedores no van a poder ayudarnos a resolver nuestro problema.

La mayoría de equipos se centran en la búsqueda de funcionalidad concreta, mi recomendación, centraros en ver cómo una herramienta puede resolver vuestro problema.


2. Conviértete en un Comprador Informado

Hay decisiones que se pueden tomar de acuerdo con sensaciones: compro una Coca-Cola porque tengo sed y ganas de Coca-Cola. Una Coca-Cola, como mucho nos va a costar 3 euros (en un aeropuerto), así que el no detenernos a pensar si comprar una Coca-Cola es o no una buena decisión es un riesgo asumible.

Sin embargo, cuando sacamos un RFP de Gestión Documental, normalmente estamos hablando de presupuestos superiores a 50.000 euros. 17.000 Coca-colas. Merece la pena, antes de sacar un RFP, enterarnos de qué queremos comprar y qué hay en el mercado.

Algunas cosas que se pueden hacer:


  • Buscar comparativas de productos
  • Mirar pricing públicos
  • Pedir presupuestos
  • Leer artículos de expertos en Gestión Documental
  • Preguntar a empresas de nuestro sector u otro que ya hayan pasado por un proceso de selección de gestión documental.
  • Probar demos de productos o pedir demostraciones.


La idea es que antes de sacar el RFP sepamos:


  • En qué rango de precio nos movemos
  • A quienes queremos invitar o qué productos nos gustan o encajan.


3. En lugar de lista de requisitos, haz una lista de casos de uso

Un 80% de las funcionalidades que se piden en un RFP no son críticas para los usuarios.
Un 80% de las funcionalidades que se piden en un RFP no son críticas para los usuarios. Además, tienen el problema de que la funcionalidad se define en una línea y cada cual interpreta dicha línea como buenamente puede o quiere. Esto pasa especialmente cuando la lista de requisitos viene en un Excel. En este caso, ni siquiera nosotros como proveedores, tenemos el espacio suficiente para explicar nuestra interpretación de dicha funcionalidad, así que ni cliente ni proveedor pueden tener la certeza de haber llegado a entenderse.

Mi recomendación es explicar casos concretos de uso: “Necesitamos recopilar documentación e información de Prevención de Blanqueo de Capitales de nuestros posibles compradores. Necesitamos saber en cada momento, qué nos falta recibir para que la documentación esté completa. Recibimos los documentos por correo electrónico”.

Este es un caso de uso –muy resumido, por supuesto- pero que va a dar una idea clara al proveedor de cuál es la necesidad. Es su trabajo explicarte cómo su herramienta puede ayudarte a solucionar ese reto tecnológico que tienes.


4. Pídele al proveedor que te ayude a ver cómo otros clientes suyos han solucionado problemas como el tuyo

Creo que uno de los retos más importantes al que se enfrentan las personas que realizan un RFP, es que no tienen claro cómo pueden solucionar con una herramienta problemas concretos que tienen.

Uno de los retos más importantes al que se enfrentan las personas que realizan un RFP, es que no tienen claro cómo pueden solucionar con una herramienta problemas concretos que tienen.

No saben qué puede hacer la herramienta o si lo que están planteando es factible.

Ante estos casos, lo mejor que se puede hacer, es explicarle al proveedor el problema y preguntarle: ¿Tienes un cliente al que le hayáis ayudado a resolver un problema como el nuestro?

Las referencias normalmente se piden para evaluar la seriedad y fiabilidad del proveedor. Yo os invito a pedir referencias para comprender cómo una herramienta puede solucionar un problema concreto.

Espero que este artículo os haya resultado de interés y fácil lectura.

Hasta la próxima. 









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