miércoles, 8 de febrero de 2017

Alarmas automatizadas y control de caducidades de documentos

Contar con alertas que avisen a los usuarios sobre acciones que deben realizar sobre documentos, es una necesidad recurrente en materia de Gestión Documental.

Por ejemplo, un caso típico, es querer ser avisado de cuando un documento deja de ser válido o caduca. Esta situación puede darse por razones de negocio (un contrato que vence en una determinada fecha) o por razones de políticas de gestión documental (se cumple el plazo de conservación de un documento que sólo estábamos obligados a guardar 5 años).

Las alertas en Athento son llamadas notificaciones y son correos electrónicos que se envían a los usuarios de la plataforma.



Diversas funcionalidades del gestor documental se apoyan en las notificaciones, por ejemplo, los calendarios de conservación, que sirven para implementar políticas de conservación y archivo o los flujos de trabajo. 

En su caso, los flujos de trabajo cuentan por defecto con notificaciones automáticas que se generan en el momento de asociar los usuarios al flujo o porque se ha definido que los usuarios deben recibir una notificación determinada cuando suceda algo. Las notificaciones forman parte de las acciones que pueden definirse durante el diseño del flujo de trabajo. Por ejemplo, en el caso del flujo paralelo con permisos permanentes, el usuario que inicia el flujo define una fecha en la que quiere que los usuarios reciban un recordatorio de que se va a vencer la tarea que tienen asignada.



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