jueves, 26 de enero de 2017

Nuevo whitepaper gratuito: División de Lotes de Documentos con Athento

Hoy os traemos un caso de uso para el que podéis usar Athento: División de Lotes de Documentos. Algunos clientes como Inditex, Renault, Hormigón (Panamá), PRD (España) y otros, utilizan Athento para entre otras cosas, dividir lotes de documentos.

Escaneando documentos en lotes, normalmente, se persigue agilizar el proceso de digitalización o de incorporación de la documentación a un repositorio o a un Sistema de Gestión Documental con el que se trabaja. Sin embargo, a nivel práctico, es bastante frecuente que se requiera poder almacenar los documentos de forma independiente para poder acceder, consultar o extraer la información que contienen.

En este whitepaper, veremos cómo Athento con su módulo de captura de documentos (Athento SE) es capaz de clasificar las páginas de un lote de documentos y dividir o fragmentar el lote en PDFs independientes.

En este whitepaper veremos:
  • Cómo funciona la división de lotes
  • Usos prácticos
  • Cómo se configura
  • Posibilidades extra

¡No te lo pierdas!



Descarga nuestro whitepaper: División de Lotes de Documentos

martes, 24 de enero de 2017

Personaliza el aspecto de tu ECM desde Athento Rhombus


En otras entradas hemos visto cómo es posible personalizar la apariencia de Athento.
Como veis en ese artículo, es posible cambiar los colores del gestor documental y poner el logo de nuestra compañía. Estos cambios de apariencia requerían de intervención de nuestro equipo técnico. Sin embargo, esto ha cambiado con Rhombus. Ahora es posible que, sin ningún tipo de conocimiento técnico, personalices el aspecto de tu ECM desde Athento Rhombus.

Desde Rhombus, puedes personalizar la apariencia del gestor documental desde el menú configuración.


Desde la opción Skin es posible configurar esto. Athento Rhombus nos va a pedir el logo que queremos usar en la plataforma.



A partir del logo, el propio Rhombus extraerá los colores corporativos para usar en los diferentes elementos de la pantalla.


Si no nos gustan estos colores, podemos cambiarlos y guardar.

En el siguiente GIF se muestra lo fácil que es configurar el skin: http://g.recordit.co/sc7Umxnl1B.gif




miércoles, 18 de enero de 2017

Cómo hacer un buen RFP de Gestión Documental


Muchas compañías se enfrentan a tener que hacer un RFP de Gestión Documental. Algunas tienen plantillas de RFPs (Request For Proposal) que reutilizan, otras empiezan de cero.

De una u otra forma, sacar un RFP implica mucho trabajo:

  • Previo a la elaboración del RFP
  • En la elaboración del RFP
  • Durante la selección del adjudicatario

Ya que los equipos técnicos o de negocio tienen que enfrentarse a tanto trabajo, como mínimo habría que esperar que dicho trabajo diera su fruto: Escoger la herramienta que mejor satisfaga las necesidades que nos llevan a querer afrontar un RFP de Gestión Documental.

Sin embargo, la realidad es que muchas empresas fracasan tratando de encontrar ese proveedor que les brinde el mayor beneficio posible dentro de una inversión asumible. ¿Por qué? Bajo mi punto de vista, porque no consiguen transmitir a los proveedores las verdaderas necesidades del negocio.

Muchas empresas fracasan tratando de encontrar ese proveedor que les brinde el mayor beneficio posible dentro de una inversión asumible. ¿Por qué? Bajo mi punto de vista, porque no consiguen transmitir a los proveedores las verdaderas necesidades del negocio.

Investigando sobre este tema, me he encontrado con artículos interesantes, por ejemplo, el de Carrie Hane, que habla de 5 razones que hacen que los RFPs den pena:


  1. No se enfocan en el problema(s) que hay que resolver
  2. Es una lista de requerimientos
  3. Se publica sin haber investigado antes
  4. Piden cosas que no se pueden comprar con el presupuesto disponible
  5. Piden cosas ideas innovadoras, valores añadidos, etc.


Leyendo esta lista, tuve la sensación de que Hane se dedica a las ventas y ha tenido que responder a unos cuantos RFPs. Para mí, especialmente las 3 primeras son las que determinan el fracaso de un concurso.

Ya que quiero escribir este artículo en positivo, voy a describir de acuerdo con mi experiencia, las 3 cosas que debe hacer cualquier equipo de trabajo que hacer un buen RFP de Gestión Documental, en lugar de deciros que no hacer.


1. Averigua y pon por escrito por qué necesitas un gestor documental

Uno no compra –o no debería- comprar/alquilar un gestor documental porque toda empresa necesita tener una gestión documental y punto.

Un proyecto basado en un criterio como ese está destinado a ser relegado cada que salga una necesidad más imperiosa en la empresa.

Se adquiere un software de gestión documental porque se tiene una necesidad concreta:


  • Legal, auditorias, calidad. (compliance)
  • Un proceso en el que se pierde dinero o donde hay margen claro de optimización y ahorro de costes.
  • Tenemos ya un gestor documental que en cualquier momento colapsa.
  • La seguridad de la información está en riesgo.


Esa necesidad tiene que estar bien definida y justificada. Pero no ya sólo de cara a la defensa interna del proyecto, sino porque si esto no está claro y no conseguimos transmitirlo a aquellos a los que invitemos a participar en el RFP, estos proveedores no van a poder ayudarnos a resolver nuestro problema.

Si la necesidad que nos lleva a elaborar el RFP no está clara y no conseguimos transmitirla a aquellos a los que invitemos a participar en el RFP, estos proveedores no van a poder ayudarnos a resolver nuestro problema.

La mayoría de equipos se centran en la búsqueda de funcionalidad concreta, mi recomendación, centraros en ver cómo una herramienta puede resolver vuestro problema.


2. Conviértete en un Comprador Informado

Hay decisiones que se pueden tomar de acuerdo con sensaciones: compro una Coca-Cola porque tengo sed y ganas de Coca-Cola. Una Coca-Cola, como mucho nos va a costar 3 euros (en un aeropuerto), así que el no detenernos a pensar si comprar una Coca-Cola es o no una buena decisión es un riesgo asumible.

Sin embargo, cuando sacamos un RFP de Gestión Documental, normalmente estamos hablando de presupuestos superiores a 50.000 euros. 17.000 Coca-colas. Merece la pena, antes de sacar un RFP, enterarnos de qué queremos comprar y qué hay en el mercado.

Algunas cosas que se pueden hacer:


  • Buscar comparativas de productos
  • Mirar pricing públicos
  • Pedir presupuestos
  • Leer artículos de expertos en Gestión Documental
  • Preguntar a empresas de nuestro sector u otro que ya hayan pasado por un proceso de selección de gestión documental.
  • Probar demos de productos o pedir demostraciones.


La idea es que antes de sacar el RFP sepamos:


  • En qué rango de precio nos movemos
  • A quienes queremos invitar o qué productos nos gustan o encajan.


3. En lugar de lista de requisitos, haz una lista de casos de uso

Un 80% de las funcionalidades que se piden en un RFP no son críticas para los usuarios.
Un 80% de las funcionalidades que se piden en un RFP no son críticas para los usuarios. Además, tienen el problema de que la funcionalidad se define en una línea y cada cual interpreta dicha línea como buenamente puede o quiere. Esto pasa especialmente cuando la lista de requisitos viene en un Excel. En este caso, ni siquiera nosotros como proveedores, tenemos el espacio suficiente para explicar nuestra interpretación de dicha funcionalidad, así que ni cliente ni proveedor pueden tener la certeza de haber llegado a entenderse.

Mi recomendación es explicar casos concretos de uso: “Necesitamos recopilar documentación e información de Prevención de Blanqueo de Capitales de nuestros posibles compradores. Necesitamos saber en cada momento, qué nos falta recibir para que la documentación esté completa. Recibimos los documentos por correo electrónico”.

Este es un caso de uso –muy resumido, por supuesto- pero que va a dar una idea clara al proveedor de cuál es la necesidad. Es su trabajo explicarte cómo su herramienta puede ayudarte a solucionar ese reto tecnológico que tienes.


4. Pídele al proveedor que te ayude a ver cómo otros clientes suyos han solucionado problemas como el tuyo

Creo que uno de los retos más importantes al que se enfrentan las personas que realizan un RFP, es que no tienen claro cómo pueden solucionar con una herramienta problemas concretos que tienen.

Uno de los retos más importantes al que se enfrentan las personas que realizan un RFP, es que no tienen claro cómo pueden solucionar con una herramienta problemas concretos que tienen.

No saben qué puede hacer la herramienta o si lo que están planteando es factible.

Ante estos casos, lo mejor que se puede hacer, es explicarle al proveedor el problema y preguntarle: ¿Tienes un cliente al que le hayáis ayudado a resolver un problema como el nuestro?

Las referencias normalmente se piden para evaluar la seriedad y fiabilidad del proveedor. Yo os invito a pedir referencias para comprender cómo una herramienta puede solucionar un problema concreto.

Espero que este artículo os haya resultado de interés y fácil lectura.

Hasta la próxima. 









Instalación automática de tu proyecto personalizado desde Athento Rhombus



Rhombus es la interfaz gráfica desde la cual es posible personalizar Athento ECM: Añadir tipos documentales, flujos de trabajo, añadir metadatos, construir listas de valores predefinidos para metadatos, modificar la apariencia del gestor documental, definir traducciones, etc.

Hasta la pasada versión, Rhombus era capaz de generar un fichero ZIP con las personalizaciones de Athento ECM que los usuarios podían subir de forma manual a la plataforma para su instalación.

En esta nueva versión, Rhombus incorpora conexión directa con el gestor documental. Sólo hace falta definir la URL de Athento y credenciales de acceso con permisos de Administración. Con esta nueva funcionalidad, desde el botón “Instalar”, los usuarios pueden desplegar la nueva funcionalidad en el gestor documental, que además, se instala con su propia versión de plugin.

En el siguiente vídeo se puede ver en acción la nueva funcionalidad del producto: http://recordit.co/aAJYEj9foz

Esta funcionalidad nos permite además, como se ve en el vídeo testear de forma rápida la nueva funcionalidad añadida a la plataforma.


lunes, 9 de enero de 2017

Escalabilidad de Athento

"Se entiende por escalabilidad a la capacidad de adaptación y respuesta de un sistema con respecto al rendimiento del mismo a medida que aumentan de forma significativa el número de usuarios del mismo. Aunque parezca un concepto claro, la escalabilidad de un sistema es un aspecto complejo e importante del diseño."
Esta es la definición de escalabilidad que ofrece la Junta de Andalucía. Si bien, en materia de gestión documental y escalabilidad, no se puede considerar únicamente el número de usuarios, sino que además, han de considerarse otros aspectos que también pueden afectar la capacidad de respuesta del gestor documental, como por ejemplo, el número de documentos o la cantidad de peticiones que hacen vía API.
En el caso de Athento, el escalamiento de la herramienta se puede llevar a cabo en dos sentidos, como veremos a continuación.
  • Horizontalmente: Se consigue incrementando los recursos con los que trabajan las instancias de Athento, es decir, se crece aumentando nodos de Athento, MongoDB o Elastic como se muestra en la parte inferior de la siguiente imagen.
Queue Management.png
  • Verticalmente: En este caso, se añaden instancias o nodos de Athento. Es decir, se clusteriza el sistema. Estos nodos trabajan con balanceadores de carga que permiten distribuir el trabajo entre los distintos nodos. El clúster se puede ampliar según se requiera.
Screen Shot 2016-11-30 at 21.16.24.png

En el caso de Athento cloud, las ampliaciones del clúster se pueden considerar el uso de varios datacenters, de modo que si las peticiones van a llegar desde distintas zonas geográficas, se pueda distribuir el trabajo de acuerdo con la proveniencia de dichas zonas geográficas. Los nodos se distribuirán en el entorno cloud de manera que cubran de forma óptima las comunicaciones. En otras palabras, el balanceo de carga se puede derivar a los distintos nodos de cada data center según la región.


Prueba 30 días gratis Athento

martes, 3 de enero de 2017

La nueva normativa de firma electrónica en Europa



El eIDAS que se hizo efectivo el pasado julio, tiene como objeto regular la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado de la Unión Europea

La idea es potenciar la transformación digital, eliminado la desconfianza de los ciudadanos en la realización de transacciones comerciales por medios electrónicos.

La desconfianza, en particular debida a la inseguridad jurídica percibida, hace que los consumidores, las empresas y las administraciones públicas duden a la hora de realizar transacciones por vía electrónica y adoptar nuevos servicios.

Este reglamento va a reemplazar las leyes de 28 naciones en materia de firmas electrónicas.

Industrias como la banca, las aseguradoras, las empresas de telecomunicaciones y otras que prestan servicios intracomunitarios se van a ver muy beneficiadas con esta normativa. El reglamento va a echar abajo barreras de identificación electrónica, firma digital, aceptación de usuarios, etc., que habían sido detectadas en el pasado y que ocasionaban que los procesos electrónicos no pudieran ser 100% paperless o que las empresas tuvieran cierto recelo en este sentido.

Procesos como los de Customer Onboarding, en los que los clientes tienen que aceptar y firmar contratos para acceder a un producto o a la prestación de un servicio, se van a beneficiar de la desaparición de barreras a la firma y aceptación electrónica por parte de los consumidores. Al eliminar la logística asociada al papel (transporte, digitalización, archivo, procesamiento), van a ver también sus tiempos y costes reducidos.

Athento en este sentido cuenta con el caso de éxito de Barclaycard, que redujo su proceso de customer onboarding para la venta de tarjetas de crédito de 14 a 4 días. En este caso, la firma de documentos se realiza desde tablets y los documentos no se generan en papel durante el proceso.

El gestor documental, cuenta con diversas posibilidades a la hora de firmar documentos, su plugin de firma básica es una buena forma de empezar para cualquier empresa.

Registro de Entrada con Athento

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