jueves, 31 de mayo de 2018

Repensar el retorno de la inversión en la nube: no sólo es por el ahorro, también es por la agilidad

El retorno de la inversión en la nube va más allá de un simple cálculo financiero. La agilidad empresarial juega un papel muy importante en la decisión de invertir en la nube.
Según una encuesta realizada a CIO por la Asociación de Control y Auditoría de Sistemas de Información (ISACA), las empresas se están alejando del modelo de Retorno de la Inversión (ROI) tradicional orientado a las operaciones y comenzando a apuntar hacia otros parámetros, como la agilidad empresarial, para determinar el valor real de la inversión en la nube.

¿Debe mi organización calcular el retorno de la inversión en la nube?

La mayoría de las empresas que invierten en la nube lo hacen con el objetivo de ahorrar costes. Sin embargo, se encuentran con otros beneficios que traen como consecuencia que el cálculo de ROI correspondiente pase a un segundo plano de importancia. La encuesta de ISACA asegura que el 32% de las organizaciones que invierten en la nube no calculan un ROI.

Así, aunque el 68% de las empresas aún calculan el ROI de inversión en la nube, este porcentaje está descendiendo de manera considerable ya que, en una encuesta similar realizada en 2014, era del 88%, lo que demuestra la tendencia creciente de no calcular el retorno de la inversión en la nube.

¿Qué motivos causan que el retorno de la inversión en la nube no sea tan importante?

Las posibles razones para que las empresas no calculen el retorno de la inversión en la nube incluyen lo siguiente:
  • Los profesionales de TI se familiarizan cada vez más con la nube.
  • Los beneficios obtenidos en aspectos no financieros se consideran suficientes para validar la inversión en la nube.
  • Los resultados mostrados por los estudios de ROI en la nube se consideran innecesarios para validar la inversión.
  • Cambios en la financiación de gastos de capital por gastos operativos.

¿Cómo medir el retorno de inversión en la nube?

Más allá de los métodos acostumbrados para el cálculo de retorno de la inversión, existen herramientas y modelos muy útiles para calcular el ROI de la agilidad que la nube puede ofrecer. Además es necesario comprender la importancia de factores como el mercado vertical, el tamaño del negocio y el grado de innovación antes de poder determinar el ROI.

Se pueden construir algoritmos reutilizables que permitan comparar parámetros históricos. Por ejemplo, se pueden tomar como referencia empresas similares a la nuestra que hayan invertido en la nube y que hayan alcanzado ese nivel de retorno de la inversión gracias a la agilidad generada por la nube.

El método más común utilizado por las empresas es un modelo híbrido entre factores cualitativos y cuantitativos, que incluyen el impacto en gastos de capital y operativos, así como el impacto comercial, específicamente, la agilidad empresarial, tiempo de penetración en el mercado, ahorro de tiempo para los empleados, etc.

El retorno de la inversión en la nube de la Gestión Documental

Un factor importante a destacar en cuanto a ahorro de costes se refiere, es que adquiriendo gestión documental en la nube, aplazamos una inversión considerable. Por varios motivos: primero porque suele ser más económico en el corto plazo y segundo, porque nos permite aprovecharnos de los beneficios de la escalabilidad. Es decir, podemos empezar con pocos usuarios y/o almacenamiento, e ir creciendo a medida que lo hagan nuestras necesidades.

Por otro lado, y en cuanto a agilidad se refiere, cabe destacar:
  • Tiempos de despliegue: Suelen ser un 70% inferiores a los de instalaciones onpremise. Si queremos gestión documental en la nube, no vamos a tener que esperar largos tiempos de implantación.
  • Escalabilidad: Crecer o decrecer, es mucho más automático que cuando se hace en una instalación local. Podemos ir añadiendo o quitando cosas que ya no usamos sobre la marcha.
  • Planes de salida: Cuando empezamos con gestión documental en la nube, de partida sabemos qué nos ofrece el proveedor para el momento en que deseemos terminar la relación con él. Es decir, tenemos más garantías a nivel de información ante un eventual proceso de desmonte del software.

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lunes, 28 de mayo de 2018

3 Formas en las que la Captura de Documentos está cambiando


El objetivo de la captura de documentos ya no se limita a la reducción de papel en las empresas, ahora el objetivo es aprovechar los beneficios de tener información digital que permita una mejor toma de decisiones.
En palabras simples, podemos definir la captura de documentos como la acción de escanear documentos físicos (en papel) para generar sus versiones digitales equivalentes y almacenarlas en formatos comunes como PDF, JPG, BMP, TIFF, etc., en un sistema informático.

Este proceso de captura de imágenes puede parecer simple, pero ha sufrido una gran evolución en los últimos años. En este artículo, describimos 3 maneras en las cuales la captura de documentos ha pasado de ser un simple procedimiento de eliminación del papel a un proceso que ofrece mayores beneficios a las empresas.

1. Cambios en procedimientos de back end

Para la mayoría de las organizaciones, los procedimientos de back end se encuentran desorganizados, especialmente aquellos que tienen que ver con áreas financieras, como Contabilidad o Administración, por ejemplo. Según una encuesta sin publicar de la AIIM en los departamentos financieros la mayoría de los documentos se trabajan en sus versiones en papel.
De estos documentos dentro del departamento financiero, se trabajan en papel por porcentajes:
  • Cuentas por Cobrar: 38%
  • Proceso de cierre financiero: 40%
  • Cuentas por pagar: 39%
  • Adquisiciones y compras: 32%
  • Gestión de proveedores: 32%
Esto no es algo nuevo, sin embargo, organizaciones de todos los tamaños están tomando medidas al respecto, usando Software de Gestión Documental para apoyar en el proceso de digitalización y gestión electrónica de la documentación. Esto permite que los documentos sean accedidos de forma rápida, en línea y con permisos de acceso bien definidos.

2. De la Digitación a la Digitalización

Es importante que las empresas reconozcan las diferencias entre Digitación y Digitalización. La primera se refiere a la conversión de datos analógicos (imágenes, texto, etc.) en su equivalente digital. Mientras que la Digitalización engloba un concepto más amplio ya que no solo comprende la conversión de datos analógicos a digitales, sino que también persigue poder aprovechar los datos escaneados con el fin de analizarlos, procesarlos y sacarles el mayor provecho posible.

El objetivo de una verdadera transformación digital no se trata solo de reducir espacio físico al eliminar documentos en papel, sino más bien en poder analizar los datos digitalizados para tomar decisiones en beneficio de la organización. Es así como lo están entendiendo la mayoría de las empresas en la actualidad.

3.Explotación de la Información

Las organizaciones han comprendido que la captura de documentos es el primer paso para alcanzar una verdadera transformación digital, no sólo la reducción del uso del papel. Existe una firme convicción de que en los próximos años los negocios que operan a la “velocidad de papel” estarán en desventaja con respecto a aquellos que han decidido optar por la tecnología.

Las empresas que ya operan en digital, se están encontrando frente a un escenario tecnológico idóneo. Tecnologías como el BigData y otras similares que permiten el manejo de datos ingentes, les brindan la posibilidad de extraer verdadera información de los documentos y no sólo datos aislados. Las empresas pueden extraer datos de los documentos en sus procesos de captura y enviarlos a otras plataformas para su análisis. Mediante la aplicación de estas nuevas tecnologías puede por ejemplo detectar cuellos de botella en sus procesos, fraude y otros elementos que les generan costes.

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martes, 8 de mayo de 2018

¿Cómo ocultar los botones que aparecen bajo los metadatos?



                 Mejoras en la interfaz de producto: Disponible nuevo botón para ocultar los botones de                                                               gestión de los metadatos.


Como sabéis, bajo los campos de los metadatos en Athento aparecen distintos botones. Estos botones permiten múltiples funciones:

  • Editar la configuración del metadato.
  • Extraer información del texto del documento.
  • Editar la visualización del metadato.
Estos botones permiten a los usuarios configurar los metadatos de forma autónoma y sin intervención del equipo de Athento.

Sabemos que las personas trabajamos mejor cuando tenemos menos elementos distractores, por lo que, para no sacrificar la autonomía de los usuarios y no limitar sus capacidades de configuración, hemos creado un nuevo botón que permite mostrar y ocultar a demanda los botones de control de estos metadatos.
Este botón está presente en la cabecera del panel Metadata (Metadatos).



Por defecto este nuevo botón hace que no se muestren los botones de los metadatos. Para poder ver los botones, es necesario hacer clic sobre el.


A continuación, podéis ver en este vídeo la forma en la que funciona el botón:


New Call-to-action

jueves, 3 de mayo de 2018

Medir el éxito de la implementación de un Gestor Documental


Cualquier inversión en software debe perseguir el objetivo de obtener mejoras en la productividad de los equipos. La implementación de un Sistema de Gestión Documental no es diferente. En este artículo veremos cómo medir el éxito de la implementación de un gestor documental.
Cuando se implementa un Gestor Documental, debemos evaluar si realmente el nuevo software está teniendo el éxito esperado o no. Algunos expertos sugieren que se debe realizar seguimiento a indicadores KPI que comparen la utilización del nuevo sistema con respecto al anterior software o método de trabajo, en el caso de procesos inicialmente manuales. Aunque medir el nivel de adopción es importante, estos KPI de utilización, no terminan de mostrarnos si se está cumpliendo con el objetivo propuesto.

¿Cuál es la razón para implementar un nuevo sistema?

Normalmente, un nuevo sistema se implementa para automatizar algún proceso que hasta el momento se ha realizado manualmente, o para sustituir un sistema automatizado que por alguna razón ya no está haciendo su trabajo de manera eficiente. Pero, ¿cómo podemos saber si un sistema realmente cumple con su objetivo?
La respuesta a esta pregunta podemos resumirla en una sola palabra: “Productividad”.

Medir el éxito de la implementación del Gestor Documental

Para medir el impacto de la implantación de un Gestor Documental en la productividad, será necesario determinar indicadores concretos a medir. Dependiendo del proceso con el que esté relacionada la implantación, podrías hacerte preguntas concretas como:
  • ¿Cuántos incidentes procesa exitosamente un analista del help-desk?
  • ¿Cuál es el tiempo que se necesita para hacer el onboarding digital del cliente?
  • ¿Cuánto tiempo se tarda en dar de alta al nuevo empleado?
  • ¿Cuánto tiempo tarda la aprobación de una solicitud de compra o adquisición de bienes o servicios?
Lo importante es encontrar la manera de saber cómo medir la productividad en el/los procesos afectados, ya que de esta manera es posible encontrar los medios adecuados para mejorarlos.

¿Qué pasa cuando el objetivo es mejorar la seguridad de la información o el cumplimiento de normas?

Cuando se implementa un Gestor Documental para mejorar la gobernanza de la información, resulta un poco más complicado medir el impacto de la implantación. Sin embargo, sigue siendo posible definir indicadores claros:
  • Nivel de cumplimiento de normas y regulaciones específicas.
  • Reducción del número de penalizaciones o reclamaciones.
  • Tiempos de recuperación de la información.
En cualquier caso, cuando se tienen objetivos de este tipo, sigue siendo importante, medir el impacto en la productividad. No debería sacrificarse ésta en aras de la gobernanza de la información o de la seguridad.

Heredar problemas viejos en sistemas nuevos

Se deben identificar de manera correcta los problemas existentes y la causa de los mismos antes de implementar un nuevo sistema. En algunas oportunidades se reemplaza un software por otro y los problemas continúan, demostrando que no se trataba de un problema técnico.

Los procesos afectados deben ser analizados minuciosamente para identificar la raíz de los problemas actuales y cómo se pueden resolver con el fin de mejorar la métrica que importa: la productividad.

En Athento contamos con un Software de Gestión Inteligente con el cual puedes incrementar los niveles de productividad en tu organización, puedes probarlo gratuitamente por 30 días.


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