martes, 8 de mayo de 2018

¿Cómo ocultar los botones que aparecen bajo los metadatos?



                 Mejoras en la interfaz de producto: Disponible nuevo botón para ocultar los botones de                                                               gestión de los metadatos.


Como sabéis, bajo los campos de los metadatos en Athento aparecen distintos botones. Estos botones permiten múltiples funciones:

  • Editar la configuración del metadato.
  • Extraer información del texto del documento.
  • Editar la visualización del metadato.
Estos botones permiten a los usuarios configurar los metadatos de forma autónoma y sin intervención del equipo de Athento.

Sabemos que las personas trabajamos mejor cuando tenemos menos elementos distractores, por lo que, para no sacrificar la autonomía de los usuarios y no limitar sus capacidades de configuración, hemos creado un nuevo botón que permite mostrar y ocultar a demanda los botones de control de estos metadatos.
Este botón está presente en la cabecera del panel Metadata (Metadatos).



Por defecto este nuevo botón hace que no se muestren los botones de los metadatos. Para poder ver los botones, es necesario hacer clic sobre el.


A continuación, podéis ver en este vídeo la forma en la que funciona el botón:


New Call-to-action

jueves, 3 de mayo de 2018

Medir el éxito de la implementación de un Gestor Documental


Cualquier inversión en software debe perseguir el objetivo de obtener mejoras en la productividad de los equipos. La implementación de un Sistema de Gestión Documental no es diferente. En este artículo veremos cómo medir el éxito de la implementación de un gestor documental.
Cuando se implementa un Gestor Documental, debemos evaluar si realmente el nuevo software está teniendo el éxito esperado o no. Algunos expertos sugieren que se debe realizar seguimiento a indicadores KPI que comparen la utilización del nuevo sistema con respecto al anterior software o método de trabajo, en el caso de procesos inicialmente manuales. Aunque medir el nivel de adopción es importante, estos KPI de utilización, no terminan de mostrarnos si se está cumpliendo con el objetivo propuesto.

¿Cuál es la razón para implementar un nuevo sistema?

Normalmente, un nuevo sistema se implementa para automatizar algún proceso que hasta el momento se ha realizado manualmente, o para sustituir un sistema automatizado que por alguna razón ya no está haciendo su trabajo de manera eficiente. Pero, ¿cómo podemos saber si un sistema realmente cumple con su objetivo?
La respuesta a esta pregunta podemos resumirla en una sola palabra: “Productividad”.

Medir el éxito de la implementación del Gestor Documental

Para medir el impacto de la implantación de un Gestor Documental en la productividad, será necesario determinar indicadores concretos a medir. Dependiendo del proceso con el que esté relacionada la implantación, podrías hacerte preguntas concretas como:
  • ¿Cuántos incidentes procesa exitosamente un analista del help-desk?
  • ¿Cuál es el tiempo que se necesita para hacer el onboarding digital del cliente?
  • ¿Cuánto tiempo se tarda en dar de alta al nuevo empleado?
  • ¿Cuánto tiempo tarda la aprobación de una solicitud de compra o adquisición de bienes o servicios?
Lo importante es encontrar la manera de saber cómo medir la productividad en el/los procesos afectados, ya que de esta manera es posible encontrar los medios adecuados para mejorarlos.

¿Qué pasa cuando el objetivo es mejorar la seguridad de la información o el cumplimiento de normas?

Cuando se implementa un Gestor Documental para mejorar la gobernanza de la información, resulta un poco más complicado medir el impacto de la implantación. Sin embargo, sigue siendo posible definir indicadores claros:
  • Nivel de cumplimiento de normas y regulaciones específicas.
  • Reducción del número de penalizaciones o reclamaciones.
  • Tiempos de recuperación de la información.
En cualquier caso, cuando se tienen objetivos de este tipo, sigue siendo importante, medir el impacto en la productividad. No debería sacrificarse ésta en aras de la gobernanza de la información o de la seguridad.

Heredar problemas viejos en sistemas nuevos

Se deben identificar de manera correcta los problemas existentes y la causa de los mismos antes de implementar un nuevo sistema. En algunas oportunidades se reemplaza un software por otro y los problemas continúan, demostrando que no se trataba de un problema técnico.

Los procesos afectados deben ser analizados minuciosamente para identificar la raíz de los problemas actuales y cómo se pueden resolver con el fin de mejorar la métrica que importa: la productividad.

En Athento contamos con un Software de Gestión Inteligente con el cual puedes incrementar los niveles de productividad en tu organización, puedes probarlo gratuitamente por 30 días.


Descarga nuestra plantilla: Recogida de Requisitos de Proyecto de Gestión Documental

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