Comenzamos un nuevo proyecto para compartir nuestras experiencias en Gestión Documental

A lo largo de estos más de 10 años que han transcurrido desde que iniciamos el proyecto de Athento, hemos vivido multitud de experiencias en materia de Gestión Documental que nos han modelado a través del aprendizaje. Tras este largo camino, de aciertos y errores, de pruebas y cerca de 250 experiencias reales con usuarios, hemos ido evolucionando y adquiriendo una experiencia que queremos compartir con todos vosotros.

Por este motivo, nos mudamos a un nuevo blog en el que, sin dejar de lado el producto, buscamos compartir con vosotros las lecciones que nos ha dejado la experiencia de trabajar los últimos 13 años En Gestión Documental.

Nuestro nuevo blog: Gestión Documental desde las trincheras

Hoy sabemos que ciertos conocimientos críticos marcan la diferencia en un proyecto de Gestión Documental. Y es esta experiencia la que queremos trasmitiros para apoyaros en vuestra misión dentro de vuestras organizaciones.

En el nuevo blog, os ofrecemos información sobre algunos temas que os resultarán interesantes:

• Metodologías de trabajo.
• Gestores documentales.
• Tipos documentales y metadatos.
• Procesos automáticos y procesos masivos.
• Inteligencia, clasificación y semántica.
• Migraciones.
• Integración.
• Rendimiento y escalabilidad.
• Seguridad.
• Mantenimiento y automatización.

Si también sois guerrilleros en este combate por convertir en una realidad la Gestión Documental, si vuestros desafíos y pasiones se vinculan a ella, estamos convencidos de que en este nuevo blog encontraréis un aliado incondicional.

Puedes seguir nuestras nuevas publicaciones y artículos en nuestro nuevo blog:

"Gestión Documental desde las trincheras"

3 Retos para modernizar tu ECM

La organizaciones necesitan desarrollar una nueva estrategia de gestión de la información alrededor de tres grandes desafíos. En este post te contamos cuáles son. Si quieres modernizar tu sistema ECM, quédate y lee.

A finales de la década de 1990, la Gestión de Contenido Empresarial o Enterprise Content Management (ECM) se convirtió en una tecnología de gran importancia para aquellos usuarios que deseaban automatizar procesos de gran valor y con una intensiva carga documental, por ejemplo, en sectores como la banca, seguros e industria farmacéutica.

Posteriormente, las organizaciones aplicaron plataformas ECM en la resolución de desafíos de automatización administrativa, en unidades de finanzas, recursos humanos y asuntos legales, creando lo que parecía una convergencia corporativa en torno a una única plataforma de ECM. Sin embargo, la realidad resultó ser muy distinta. Según una encuesta realizada por AIIM y Forrester, el 70% de las organizaciones utiliza dos o más soluciones de ECM de manera simultánea, y el 29% de las empresas tiene al menos cuatro soluciones de ECM. Esto ha hecho que sea prácticamente imposible contar con un único repositorio de datos.

Las nuevas y modernas soluciones basadas en la nube no pueden simplemente apartar de un golpe lo que las organizaciones tienen y utilizan actualmente; por lo tanto, en el momento de decidir migrar hacia la nube, también se debe decidir qué hacer con respecto al gran volumen de documentos contenido en los sistemas heredados existentes.

¿Cómo modernizar tu ECM?

Las organizaciones necesitan desarrollar una nueva estrategia de gestión de la información alrededor de tres desafíos:

1. Interoperabilidad

Impulsadas por la continua transformación que sufre el mundo tecnológico, las organizaciones se ven tentadas a realizar cambios globales en sus plataformas. Esto equivaldría a cambiar la instalación eléctrica de una casa sin apagar los electrodomésticos. La recomendación es pues, tener una planificación adecuada y abordar por fases proyectos de implicaciones globales.

La mayoría de las empresas necesitan que la información se encuentre siempre disponible y sea comprensible para los usuarios. Por ello, es recomendable que, ante la existencia de múltiples repositorios de datos, exista una capa de abstracción en la cual interactúen los distintos orígenes de datos, y que permita obtener acceso contextual y curado a la información.

La incapacidad de comunicación eficiente entre sistemas heredados y nuevas aplicaciones, puede provocar disminución de la productividad, pérdida de información y finalmente pérdidas económicas considerables. Imaginemos el problema en el que se vería envuelta una empresa que maneje petabytes de información almacenada, para encontrar la información correcta de sus clientes al ejecutar procedimientos con ANSs bastante estrictas. Si no se cuenta con una capa de abstracción en la que los sistemas puedan interactuar de manera armónica, y que se obtenga una federación de contenido, se hace complejo conseguir resultados aceptables en lo que a tiempo se refiere, y como todos sabemos, el tiempo es dinero.

De igual manera, este lugar común donde se almacena la información acelera tareas de cumplimiento y supervisión en procesos de auditoría y de regulaciones (a los que toda organización se encuentra sujeta), además de generar una importante reducción en los costes asociados a almacenamiento.

2. Experiencia de usuario

Una encuesta realizada por AIIM reveló que el 60% de los encuestados piensa que el principal desafío en las implementaciones de ECM es la usabilidad. Esto no resulta un dato sorprendente si se tiene en cuenta que, en los proyectos de implementación de ECM, la mayoría de las pruebas son realizadas por un grupo reducido de usuarios, que luego serían los encargados de distribuir la información correspondiente al resto de los usuarios. Este procedimiento fue útil en algún momento, pero a medida que los sistemas ECM fueron creciendo y haciéndose más complejos, los vacíos en la transferencia de información se hacen evidentes, provocando importantes problemas de usabilidad.

Así mismo, la industria del software debe reconocer la necesidad de modernizar sus interfaces de usuario y permitir al usuario un uso más natural de sus plataformas.

En cuanto a las empresas que emprenden el reto de modernizar su ECM, deben comprender que el término «usabilidad» no es un resumen sobre «cómo usar» un sistema, sino que ocurre en el contexto de flujos de trabajo y procesos específicos. Simplificar la experiencia del usuario puede provocar aumentos significativos tanto en la productividad como así como un continuo ahorro de costes / maximización de beneficios.

3. Prepararse para el futuro

En la actualidad, la diferencia entre datos y contenido está desapareciendo; esto se debe a que los problemas centrados en el cliente requieren competencias y tecnologías tanto en la gestión de datos como en la gestión de contenidos para su correspondiente resolución.

En el futuro cercano no todos tendrán que ser expertos en análisis de datos, pero muchos usuarios deberán ser emprendedores de la información. A medida que el mundo de los datos se combina con el mundo del contenido, las organizaciones comienzan a notar que la materia prima necesaria para capitalizar oportunidades basadas en nuevas tecnologías de análisis se encuentra cautiva en sistemas ECM heredados.

Muchas organizaciones desean capitalizar oportunidades de Transformación Digital, pero necesitan una forma de estandarizar la búsqueda, manejo y organización de toda esta información dispersa en sistemas ECM heredados.

Además, es necesario tener en cuenta que la Transformación Digital no ocurre a través de un «Big Bang»; la mayoría de las veces se trata de un procedimiento progresivo, que va implementándose a través de fases, dependiendo de los procesos puntuales de las organizaciones. En cada una de estas fases es imprescindible que los propietarios de procesos individuales tengan acceso a la información que se mantiene cautiva en sistemas heredados.

Una estrategia eficiente de federación de contenido permitirá abordar de manera inteligente la información proveniente de distintos repositorios. Asimismo, permitirá el hallazgo y corrección de los problemas en el contenido existente con el objetivo de posicionar a la compañía hacia un futuro que incluya inteligencia contextual y cómputo cognitivo, automatizando múltiples flujos de trabajo de procesos pequeños (que muchas veces, resultan ser los más críticos para el compromiso y satisfacción del cliente).

Athento cuenta con un potente gestor documental que puede ayudar a modernizar tu ECM. Puedes probar Athento por 30 días de manera gratuita.

Descarga gratis nuestro Checklist: implementación de proyectos ECM

El éxito de la implementación de un sistema ECM depende en gran medida de una buena planificación. Por eso, en nuestro e-book te presentamos los pasos a seguir para que los resultados al implementar un ECM sean óptimos. A continuación, te ofrecemos un adelanto de lo que puedes encontrar en él.

La Gestión Documental o ECM (Enterprise Content Management - ECM) hace referencia a la tecnología utilizada para capturar, administrar, almacenar, preservar y entregar contenido y documentos relacionados con procesos organizativos. El objetivo del ECM es facilitar la gestión de la información en un entorno corporativo.

Muchas organizaciones en la actualidad se enfrentan al reto de, o bien, cambiar su software actual o implementar una solución de 0. En cualquier caso, que funcione la implementación de un sistema ECM requiere una buena planificación, así como identificar los objetivos y prioridades de la organización.

En este ebook gratuito que hoy te traemos, recorremos paso a paso los elementos que nuestra experiencia nos indica imprescindibles a la hora de acometer un proyecto de esta naturaleza:

1. Definir el alcance del proyecto: decidir hasta dónde vamos a llegar al menos en una fase inicial.
2. Reunir el equipo adecuado: involucrar a todos los miembros afectados con los cambios de proceso y la inclusión de la nueva herramienta.
3. Conocer y hacer más eficiente el proceso seleccionado: normalizar el proceso y aprovechar la implementación de una herramienta para ganar en eficiencia.
4. Comunicarse con los interesados en el proyecto: conseguir el apoyo incondicional del proyecto por parte de dirección y de aquellos que se ven directamente afectados.
5. Elaborar un Documento de Requisitos: poner por escrito las expectativas que se tienen del software.
6. Definir la(s) herramienta(s) a utilizar: examinar, evaluar y decidir sobre la herramienta a usar con una base objetiva de expectativas.
7. Definir un Plan de Implementación: definir tiempos, responsables y recursos necesarios para implementar el software.

Para que puedas conocer más a fondo todos estos aspectos, en Athento hemos puesto a tu disposición el e-book Checklist: Implementación de proyectos ECM, que te enseñará todos los pasos que tu organización debe tener en cuenta para llevar a cabo con éxito una implementación de ECM. No te lo pienses dos veces y léelo, los resultados merecen la pena.

También puedes descargar nuestro gestor documental inteligente y probarlo durante 30 días.

¿Cómo hacer comentarios sobre documentos en Athento?

Ahora es posible que dejes comentarios para tus compañeros sobre información relativa al documento

Como parte de la mejora continua de nuestra Solución de Gestión Documental, Athento ha incorporado una nueva funcionalidad que será de gran utilidad para los usuarios, pues ahora podrán añadir comentarios directamente sobre documentos de trabajo.

Esta nueva característica permitirá que los usuarios puedan dejar comentarios en cualquier tipo de documentos, lo cual resulta útil en situaciones como, por ejemplo, explicar la razón por la cual no se ha aprobado una factura, para dejar constancia de cualquier anormalidad hallada en un documento, notificar instrucciones específicas sobre acciones a tomar con respecto a un documento o, simplemente, compartir comentarios antes de que se emita la versión final del mismo, entre otras tantas aplicaciones de utilidad corporativa.

La manera de hacerlo es muy sencilla, desde el documento con el cual se está trabajando, en la sección “Comments” hay un botón “Add comment”. Al presionarlo aparecerá una ventana emergente “New comment” con un campo de texto, además de dos botones, uno de color azul identificado como “Send” y otro de color rojo identificado como “Cancel”. Para guardar el nuevo comentario, se deben hacer clic en Send. Si por el contrario, se desea abortar el proceso de añadir un nuevo comentario al documento, se elige la opción Cancel.

La funcionalidad es bastante fácil de usar. si se quiere insertar un comentario, solo basta con escribir el texto deseado en el campo de texto dispuesto para ello, y presionar el botón “Send”.

Al culminar el proceso, en la sección “Comments”, se podrá visualizar el comentario insertado en una tabla de tres columnas, la primera de ellas titulada como “Author” en donde aparecerá el nombre del usuario que añadió el comentario, la segunda de ellas es “Creation Date”, que corresponde a la fecha y hora en que se insertó el comentario y, finalmente, la columna “Comment” mostrará el contenido del comentario.

Adicionalmente, desde el listado de documentos, también se podrá leer el contenido del comentario, con tan solo posicionar el cursor del ratón sobre el icono que aparece en la columna “Comment”.

Si deseas conocer más sobre esta y otras funcionalidades útiles para tu organización, puedes probar Athento de manera gratuita por 30 días.

Ciberseguridad y Gestión Documental. Una estrecha relación para prevenir fugas de datos.

Existe una íntima relación entre ciberseguridad y gestión documental. A continuación presentamos algunos consejos para mantener la información a salvo de los delincuentes informáticos a partir de una buena gestión documental.

En los últimos años, la gestión documental se ha convertido en un tema de gran importancia para muchas organizaciones, sin importar su tamaño o el tipo de negocio al que se dedican. Un pronóstico del sector realizado por ReportLinker muestra que el mercado de sistemas de gestión documental alcanzará los 6.78 USD mil millones en el año 2023. Esto supone un crecimiento de anual del 11,17% (comparado con los 3.59 USD mil millones reportados en el año 2017).

Probablemente, en este crecimiento tenga un peso importante la preocupación cada día más acuciante de las empresas por la prevención de fugas de datos, que en los últimos dos años han tenido una repercusión mediática tremenda. No nos olvidemos de casos como el de Equifax, Uber, Facebook, entre otros.

Nuevas legislaciones como el GDPR también están aportando presión a la causa de la seguridad de la información.

Ciberataques a la orden del día

Lamentablemente, a medida que la tecnología avanza, también lo hace la inventiva de los cibercriminales. Estos buscan aprovechar cualquier punto débil de los sistemas informáticos con el fin de obtener algún tipo de información valiosa o, simplemente, con el objeto de destruir todo lo posible.

En el año 2017, el mundo entero presenció el impacto del ataque del virus WannaCry, una variedad de ransomware que dejó víctimas en al menos 150 países. Entre ellos se encontraban Rusia, China, Reino Unido, Francia, India, Japón, España, etc.

Este virus actuó como un secuestrador de archivos, encriptándolos para luego pedir un «rescate»; es decir, se pedía una suma de dinero a cambio de desencriptar los archivos afectados.

Importantes empresas, hospitales y entidades gubernamentales se vieron perjudicados por este potente ataque informático. El 12 de Mayo de 2017, el Centro Criptológico Nacional (CCN) de España informó de que empresas de la talla de Telefónica, Iberdrola o Gas Natural, habían sido víctimas de un ataque masivo de ransomware.

Así pues, vemos que cualquier empresa puede ser víctima de ataques informáticos. Además, se puede observar que el número de ataques continúa creciendo. En España, según cifras de INCIBE, se registraron más de 123.000 incidentes relacionados con la seguridad informática en el año 2017. Lo más asombroso es que en el año 2014 la cifra de ataques registrados en España era bastante menor (18.000). Esto evidencia el crecimiento acelerado del número de ataques año tras año.

¿Existen otras amenazas de ciberseguridad?

Los ataques de seguridad no provienen solamente de softwares maliciosos (virus, malwares, etc.). Del mismo modo, no proceden exclusivamente del exterior de las organizaciones.

Existen puntos débiles provocados por configuraciones erróneas de permisos de acceso a la información, perfiles y roles de usuarios. Una configuración equivocada, producto de un error humano, podría dejar información valiosa al alcance de usuarios que normalmente no deberían tener acceso a la misma; entre estos usuarios se incluyen terceros, con todas las posibles consecuencias que esto supone.

Entonces ¿cómo pueden protegerse las organizaciones?

Es fundamental contar con una política de seguridad que no sólo se centre en los componentes tecnológicos, sino también en los procedimientos de los usuarios.

Tan importante como un firewall, y mucho más que gestores de contraseñas, o incluso que directorios de usuarios, es contar con la documentación debidamente almacenada en sistema de gestión documental.

NO se puede tener documentación en PCs o en servidores de ficheros

Las personas en las compañías siguen teniendo los documentos corporativos en PCs de escritorio, portátiles, discos duros extraíbles, pen drives, etc. Esto hace que los documentos sean suceptibles a:

• Ataques de ransomware
• Acceso no controlado a la información
• Pérdida de documentos en caso de fallo del hardware, infecciones, etc.

La documentación corporativa tiene que estar en un gestor documental protegida como mínimo con mecanismos como:

• Gestión de usuarios y permisos
• Trazabilidad del acceso a los documentos
• Sistema de autenticación de usuarios
• Copias de seguridad
• Protocolos seguros de transmisión de datos

Actualizaciones frecuentes de servidores o equipos

Las amenazas informáticas como el ransomware siempre buscan algún punto débil para comenzar a atacar. Por esta razón, los fabricantes de soluciones de gestión documental trabajan constantemente para reducir y eliminar posibles brechas de seguridad en sus productos; de esta manera, las organizaciones pueden mantenerlos actualizados e inmunes a posibles ataques de seguridad. En este sentido, las soluciones de gestión documental basadas en la nube tienen ventaja sobre las soluciones locales, ya que pueden recibir actualizaciones de forma más rápida y oportuna.

Someter a los gestores documentales al cumplimiento de medidas de seguridad

Como compañía, debemos tener un check list de seguridad adaptado a la naturaleza de la información a almacenar. Las soluciones que escojamos de seguridad deben adaptarse a ella. Es importante que a nuestro proveedor de gestión documental:

• Le exijamos a priori que nos diga si cumple con las medidas de seguridad necesaria
• Valoremos la existencia de ceritificaciones de seguridad
• Sometamos el software a ataques éticos periódicos si contamos con los recursos técnicos necesarios, sino, exigir al proveedor que ellos mismos incluyan este servicio. Hay herramientas informáticas cloud en el mercado que pueden hacer esto por nosotros.

Aplicación de métodos de seguridad inteligentes

Debido a que los algoritmos y métodos de acción de las amenazas informáticas evolucionan muy rápidamente, es recomendable contar con soluciones de gestión documental que ofrezcan características novedosas y al mismo tiempo potentes. De este modo, podrán actuar de manera preventiva ante posibles ataques de seguridad.

Un gestor documental orientado a proteger la información de las organizaciones debe ofrecer distintos niveles de protección contra ataques externos. Por ejemplo, cortafuegos (firewall) que eviten el acceso por parte de intrusos a la información. De igual manera, la solución documental debe estar preparada para protegerse contra ataques de denegación de servicio (DDoS). Así se evitarán interrupciones en la operatividad y pérdidas de datos.

Un gestor documental concienciado con la seguridad debe, igualmente, estar capacitado para aplicar protocolos seguros en el momento de transferir información; asimismo tiene que poder encriptar los datos, utilizando certificados SSL y mecanismos de encriptación del repositorio en caso de que se trate de datos sensibles. Y, por último, es necesario realizar pruebas de hacking y penetración preventivas que permitan tener la seguridad de que la información se encuentra protegida antes de que ocurra cualquier ataque.

Copias de seguridad

Aunque un gestor documental se encuentre preparado para enfrentarse a los problemas de seguridad con herramientas de tecnología avanzada, es recomendable tener preparados planes de emergencia. Así, se podrá afrontar cualquier eventual fuga o pérdida de información.

Un gestor documental debe ofrecer la oportunidad de realizar respaldos de la información en medios locales y también en la nube. Que los datos de las empresas se almacenen en distintas localizaciones (replicación), permite a las mismas recuperar sus datos y documentos en caso de que ocurra algún desastre extremo.

Si contamos con un gestor documental que tenga una política adecuada de copias de seguridad de la información podemos evitar muchísimos problemas; si se produjese un secuestro de datos se podría restaurar la información que se haya perdido. Esto prevendría problemas más graves.

Implementar una buena clasificación de la información

Un buen sistema de gestión documental permite que la información sea clasificada convenientemente (los documentos se ordenan y segmentan en diferentes grupos de etiquetas y descripciones, aprovechando la ventaja del uso de metadatos).

Una buena clasificación de la información permite que asegurar el control de acceso a los datos sea más sencillo y la recuperación de la los datos antes eventuales pérdidas:

• Las copias de seguridad pueden realizarse de una manera más organizada (y, por tanto, llegado el momento, sería mucho más sencillo restaurar la información).
• Se puede vincular la clasificación a grupos de usuarios con determinados derechos de acceso.
• Es más fácil mantener un sistema de gestión de permisos vinculado a la clasificación de documentos que uno que no siga un sistema comprensible y predecible.

Para esta clasificación pueden utilizarse distintos criterios: departamento, nivel del cargo del usuario, importancia de los documentos... Las posibilidades son ilimitadas.

Evitar brechas de información debidas al error humano

Un error humano podría, en cuestión de segundos, tirar por la borda la seguridad proporcionada por las herramientas de seguridad implementadas. Por esta razón, resulta imprescindible concienciar a los usuarios y educarlos en seguridad. Hay que hacerles comprender el riesgo que se corre con una fuga de datos y también que ellos juegan un papel fundamental en la seguridad de la información.

Aunque esto permitiría reducir ligeramente las pérdidas de datos debidas al error humano, seguiría habiendo usuarios que, de una manera u otra, pondrían en riesgo la información de la organización. Por ello, un gestor documental seguro debe ser capaz de mitigar los riesgos asociados a errores humanos. Puede hacerlo, por ejemplo, aplicando controles que eviten el acceso no autorizado a la información.

Protegerse contra el acceso no autorizado

Estudios realizados por Crowd Research Partners confirman que la mayoría de ataques informáticos provienen del interior de las organizaciones y no de fuera de las mismas (como se pensó durante mucho tiempo).

Un usuario malintencionado podría causar graves problemas con una acción tan simple como conectar un dispositivo USB en su ordenador. Si dicho dispositivo se encuentra infectado con algún virus, este podría propagarse por toda la red con consecuencias impensables. De igual manera, podría extraer, destruir o exponer información de repositorios a los cuales no debería poder acceder.

Un gestor documental seguro debe centrarse en medidas como la utilización de contraseñas complejas (y requerir el cambio de las mismas de forma regular). También debe ofrecer la posibilidad de integrarse en el Directorio Activo de las empresas; esto puede facilitar la gestión de permisos en distintos repositorios de documentos. Por último, tiene que utilizar seguros de autenticación (como NTLM, Kerberos, CAS, entre otros).

Herramientas de auditoría

Es muy importante que un sistema de gestión documental ofrezca la posibilidad de aplicar medidas de auditoría y trazabilidad. Esto se hace reportando logs y eventos importantes (por ejemplo, acciones que se realicen sobre un documento determinado). La trazabilidad puede permitir conocer qué sucede con la información desde el momento en que esta es generada hasta el momento en que es eliminada o modificada. Facilita, de esta forma, detalles sobre los usuarios que han manipulado los datos, así como del momento en que lo hicieron. Incluso ofrece alarmas preventivas, que puedan alertar de manera oportuna a los responsables de la información.

Teniendo en cuenta todos los puntos anteriores, queda claro que las organizaciones deben entender que la seguridad en la gestión documental es un aspecto imprescindible para evitar la fuga de datos.

Athento cuenta con un potente sistema de gestión documental orientado a proteger la información de las organizaciones. Emplea métodos de seguridad avanzados tecnológicamente y cubre eficazmente los aspectos que hemos descrito en este documento. Puedes probar Athento de manera gratuita durante 30 días.

¿Sabías que cada uno de tus documentos tiene un valor específico?

Cada uno de tus documentos tiene un valor cuantificable. En dinero, sí. Muchas organizaciones se preguntan cómo medir el valor de sus documentos. En este artículo presentamos algunos puntos a tener en cuenta para encontrar el verdadero valor de los documentos de una organización.

Muchas veces tendemos a pensar que los documentos son simplemente piezas de papel o ficheros digitales que guardan algún tipo de información. Pero la realidad es que tienen un valor específico.

¿Cómo identificar el valor de los documentos?

No es fácil dar el valor justo a los documentos. Sin embargo, se puede identificar el valor aproximado de los mismos al evaluar los aspectos como:

• Costes para reproducir el documento
• Multas asociadas a regulaciones o leyes
• Responsabilidad por documentos extraviados
• Exposición en el mercado a partir de la divulgación de documentos

Incluso, si vuestro negocio son los seguros, el valor de un documento podría ser por ejemplo, el de pagar o no un siniestro.

Los documentos son pruebas y, de ahí, que se puedan traducir en valores específicos.

El valor de algunos documentos puede resultar obvio de acuerdo con su naturaleza. Por ejemplo, un documento de marketing, cuyo fin es ser presentado al público, requiere de menos controles de acceso que un documento de ingeniería asociado al diseño de un producto innovador que aún no ha salido al mercado.

En otros casos, es posible que se necesite profundizar más en los documentos. Por ejemplo, en una colección de contratos, puede haber algunos de alto valor que necesiten controles especiales.

¿Qué tiene que ver que un documento sea físico o digital con el valor de los documentos?

El hecho de tratarse de un documento físico o un documento digital también influye en el valor de los documentos. Por ejemplo, un documento físico es más difícil de reproducir. Algunos son realmente muy importantes, y en algunos casos exclusivos, y, por tanto, susceptibles de perderse de forma definitiva.

He oído de casos en los que una compra de una empresa no ha podido llevarse a cabo en la fecha prevista porque se habían extraviado las escrituras de constitución de una de las sociedades, cuando habían volado todos los firmantes a un punto geográfico específico para poder firmar el negocio. Por más ridículo que el ejemplo parezca, pasa en la vida real.

Los documentos electrónicos, por el contrario, son mucho más fáciles de reproducir. Esto ocasiona que se reduzca el riesgo de su pérdida, especialmente con el respaldo adecuado (aunque, desde luego, no están exentos de ser eliminados de forma accidental o intencional).

Los documentos físicos pueden protegerse aplicando controles físicos. Sin embargo, los documentos digitales representan un desafío para la seguridad; con un simple incidente, pueden exponerse miles o millones de datos. En conclusión, los controles para proteger estos documentos se vuelven críticos.

Por ello, las organizaciones deben mantener un equilibrio en los controles de acceso a los documentos en función del valor que este representa, sin importar si se trata de un documento físico o digital. Al final todo pasa por determinar adecuadamente el valor que tiene cada documento para la organización, considerando las consecuencias negativas que pudiera traer el hecho de que un documento determinado resultara alterado, extraviado o desactualizado.

¿Infonomía? ¿Cómo puede contribuir a identificar el valor de los documentos?

En la actualidad, se utiliza el concepto de economía de la información o “infonomía” para hablar de la disciplina que gestiona la información de la misma manera que cualquier otro activo tradicional de las organizaciones (físico, humano, financiero, o de capital).

De esta forma, es posible cuantificar y aprovechar el valor comercial de todo el conjunto de activos de datos que posee la organización. La relación que hay entre este proceso y los documentos es obvia: la especialización en la gestión de la información nos ayuda a conocer el valor concreto de un documento a partir de los datos recogidos en él.

En Athento entendemos el valor de los documentos en las organizaciones, por eso ponemos a la disposición de las empresas la versión demo de nuestro potente gestor documental. Puedes probarlo durante 30 días.

Un viaje largo e inesperado: cómo ha cambiado la gestión de contenidos empresariales en una década

La gestión de contenido empresarial ha evolucionado considerablemente en los últimos años. Aquí destacamos los aspectos más importantes de esta evolución.

En la última década, la gestión documental y el ECM han evolucionado al mismo ritmo que la tecnología y los procedimientos a nivel mundial. Las necesidades propias de cada organización han contribuido a que la gestión de contenidos empresariales sea un asunto que concierne a toda la empresa. De esta manera, la información es considerada un valioso activo (y debe ser tratada como tal).

A continuación, destacamos los principales cambios que ha experimentado la gestión documental en los últimos 10 años:

La nube

La nube es una realidad; así lo han entendido la mayoría de las organizaciones y, por supuesto, los fabricantes de sistemas de ECM. Estos últimos han desarrollado eficaces soluciones aprovechando todas las ventajas que ofrece esta tecnología.

Según un estudio realizado por MarketsandMarkets, se espera que el tamaño del mercado de la nube ECM crezca de USD 9.77 mil millones en 2017 a USD 34.42 mil millones para el 2022, con una Tasa de Crecimiento Anual Compuesto (en inglés CAGR) del 28.6%.

El almacenamiento de la información ha dejado de ser una tarea exclusiva de las instalaciones locales de las organizaciones. En la actualidad, existen plataformas basadas en la nube que permiten acceder a la información prácticamente desde cualquier sitio.

También existen implementaciones híbridas en las que la responsabilidad de almacenar la información se comparte entre ambientes locales y ambientes en la nube.

Proyectos de gestión documental liderados por negocio, no por IT

En el pasado, los especialistas de IT eran los encargados de definir las necesidades del Sistema de Gestión Documental. Hoy en día, son los usuarios finales los que llevan a cabo esta tarea, basándose en sus propias necesidades.

Así mismo, son ellos los que lideran los proyectos. En los proyectos mejor planteados, incluso existen usuarios finales del software implicados desde el momento 0, ayudando en el levantamiento de requisitos y en las pruebas UAT.

Este cambio, asegura que el software se adapte mejor a las necesidades reales de los usuarios que van a trabajar con la herramienta.

Usabilidad y movilidad

Con el transcurso de los años, que la información sea accesible mediante cualquier dispositivo y desde cualquier lugar ha adquirido crucial relevancia. Esto contrasta con las estrategias del pasado, en las que la movilidad de los datos era prácticamente la última opción a la que se recurría.

El trabajo deslocalizado, la cantidad de dispositivos y aplicaciones móviles, así como la amplia adopción de internet, han sido los impulsores de esta tendencia.

Por otro lado, los desarrolladores de software son cada vez más cuidadosos con el diseño de interfaces de usuario. Si el software no es fácil de usar, habrá una menor adopción de las herramientas.

Seguridad

En materia de seguridad, la tendencia ha llevado a dejar de pensar tanto en la seguridad perimetral para centrarse principalmente en la seguridad individual de la información a través de controles de acceso a carpetas y archivos, utilización de grupos de usuarios y roles. La seguridad perimetral es aquella que se aplica a nivel de la Infraestructura TI con el fin de que ningún intruso pueda vulnerarla, por ejemplo: firewalls,DMZ, etc.

Este cambio, demuestra un entendimiento diferente del valor de la información para los responsables de la tecnología y gestión documental. Estamos hablando de proteger la información no sólo de agentes externos, sino también al interior de las organizaciones.

Análisis de datos

Los documentos y contenidos han pasado de tener valor sólo como activos digitales en sí mismos. La línea divisoria entre los conceptos de Datos y Contenido ha ido desapareciendo progresivamente. Los sistemas de ECM actuales permiten describir los contenidos mediante metadatos, así como tener estructuras taxonómicas para producir y almacenar contenido apto para el procesamiento o la automatización.

Hace algunos años, los archivos eran identificados y organizados a través de criterios manuales vía carpetas (como por ejemplo, el departamento generador de la información). Hoy en día, con el apoyo de los sistemas de Gestión Documental o ECM, se aprovecha el uso de metadatos para clasificar cada archivo como un activo independiente. Algunos de estos metadatos son extraídos de forma automática, provienen de otros sistemas, o se pueden completar de forma manual.

La posibilidad de vincular datos con contenidos, abrió así mismo las puertas para que podamos explotar la información contenida en documentos y activos digitales: búsquedas, informes, control de procesos, etc.

Otro elemento vital para el avance del ECM en este sentido, ha sido la aparición de Big Data. Con el aumento en la cantidad de datos, se requerían tecnologías capaces de procesar grandes cantidades de estos, de modo que fuera posible extraer verdadera información.

El análisis de contenido se ha establecido finalmente como una técnica importante para el descubrimiento de tendencias e indicadores que permitan tomar decisiones acertadas para las organizaciones.

¿Desarrollos o configuración?

Anteriormente, los esfuerzos se centraban en desarrollos alrededor del Sistema de Gestión Documental (basados en las necesidades de los usuarios). Las plataformas ECM eran robustas y con muchas posibilidades, pero adaptarlas a las necesidades de los usuarios requería la intervención de programadores o equipos técnicos. Esto significaba así mismo, mayores costes de proyecto y tener que esperar más tiempo para tener un sistema de gestión documental funcional.

Hoy en día, los usuarios de negocio piden más autonomía: el usuario espera poder configurar sus casos de uso, sin tener que recurrir a desarrollos adicionales.

Esta es una etapa que aún no alcanza su máxima expresión en el mercado del ECM. Posiblemente, porque hacer configurables los sistemas tradicionales de gestión documental es un reto tecnológico dado las limitaciones a nivel de diseño o a nivel de las propias tecnologías como JAVA, que aunque son muy robustas, carecen de la flexibilidad y rapidez de las tecnologías nativas web.

Sin embargo, este es una camino que se está empezando a caminar, y que se espera que no tenga vuelta atrás.

Tamaño de la organización

La Gestión Documental ha dejado de ser un asunto exclusivo de grandes organizaciones. A día de hoy, empresas de cualquier tamaño se introducen con éxito en el campo del ECM. Es posible tener gestión documental por menos de 100 USD al mes. Este es un coste asumible para casi cualquier organización. La nube ha abierto estas posibilidades a las empresas, que pueden pagar de acuerdo a sus necesidades y no un coste de licencia fijo, usualmente, muy elevado.

Conclusión

Como hemos podido observar, la Gestión dDocumental es un campo en constante cambio. Por eso, es de suma importancia contar con una solución que sea fácilmente adaptable, que evolucione rápido y que permita el crecimiento de las organizaciones paralelamente con la evolución de las tendencias y adelantos tecnológicos.

Athento cuenta con un potente Gestor Documental que ofrece una prueba gratuita durante 30 días. Este software ayuda a las organizaciones a alcanzar una adecuada gestión del contenido, alineado con los cambios tecnológicos y listo para el cumplimiento de funciones regulatorias.

Cómo abordar los nuevos desafíos de Gestión de la Información

Las organizaciones deben prepararse para asumir nuevos desafíos en el manejo de la información, aprovechando las bondades de los sistemas actuales y en conjunto con las nuevas tecnologías de Gestión de la Información.

CMIS En la actualidad, las organizaciones se enfrentan a importantes desafíos en lo que respecta a la interacción de personas, procesos y tecnología con la gestión de la información. Algunos de estos retos son:

• ¿Cómo adaptar los sistemas de información actuales a la nueva ola de datos masivos?
• ¿Cómo entender y aprovechar los beneficios de los sistemas actuales para resolver problemas de próxima generación?
• ¿Cómo evolucionar de forma estratégica de los sistemas de contenidos heredados a otros más modernos sin interrumpir la operatividad de la organización?
• ¿Cómo ofrecer a nuestros empleados y socios de negocio la información y las herramientas necesarias para complacer a sus clientes?

Uno de los problemas más comunes que afrontan las organizaciones en la construcción de una estrategia de información coherente es la existencia de múltiples repositorios de contenido.

Según datos recopilados por AIIM, el 52% de las organizaciones tienen más de tres ECM (Enterprise Content Management), DM (Document Management) o RM (Records Management), mientras que el 22% tienen al menos cinco sistemas de este tipo.

La llegada de una nueva generación de sistemas de contenido basados en la nube, así como la intención de racionalizar el número de sistemas de contenido, están obligando a las organizaciones a pensar seriamente en estrategias que les permitan actualizar su infraestructura de contenido.

En este sentido, resulta imprescindible que las organizaciones puedan unificar el acceso al contenido y a la información en general. De lo contrario, se mantendrán la existencia de repositorios múltiples, la dificultad para encontrar la información deseada y la inconsistencia en la integridad de los datos de la empresa.

Podemos mirar hacia los desafíos asociados al desarrollo de una estrategia moderna de Gestión de la Información desde tres puntos distintos:

Interoperabilidad

La mayoría de las organizaciones se enfrentan al desafío de hacer que la información se encuentre disponible y sea comprensible desde una amplia variedad de departamentos y unidades.

Para que esto sea posible, es necesario que exista una capa de consolidación y abstracción, donde los sistemas empresariales con múltiples repositorios puedan interactuar de forma armónica, con el objetivo de ofrecer un acceso contextual y curado a la información.

En este sentido, CMIS ha sido un gran avance. Este estándar ha permitido que los sistemas ECM se comuniquen entre sí. Aunque la implementación CMIS no siempre nos brinda toda la potencia necesaria, siempre existe la posibilidad de una integración vía servicios web (APIs).

Por otro lado, también hay que considerar las opciones de agregación de repositorios mediante herramientas que permitan aunar o centralizar las búsquedas de contenido. Para que ello sea posible, sin embargo, normalmente ha de realizarse un esfuerzo de estandarización.

En cualquier caso, es necesario definir una estrategia que permita al mismo tiempo aprovechar los beneficios de los ECM existentes e invertir en nuevas iniciativas enfocadas hacia el cliente, es decir, identificar qué se puede conservar de los ECM actuales para que puedan interactuar con sistemas y plataformas más modernos.

Experiencia del Usuario

En una encuesta realizada por AIIM se determinó que el desafío principal al implementar un ECM es la usabilidad, pues, según el 60% de los encuestados, representa un problema.

En el caso de la encuesta, la mayoría de sistemas ECM se implementaron para solucionar bloqueos concretos causados por una intensa carga documental y voluminosos procesos, y los usuarios eran un grupo reducido de especialistas. En ese contexto, suponía una opción útil que cubría lo necesario. Sin embargo, con el paso del tiempo, fue aumentando el número de usuarios en los sistemas de gestión documental, y se hizo evidente que muchos de estos sistemas presentaban puntos débiles en lo referente a ese aspecto, la usabilidad.

Para mejorar la experiencia del usuario, es importante que las organizaciones entiendan que la usabilidad no es algo abstracto, sino que sucede en un contexto de procesos y flujos de trabajo específicos.

Otra recomendación es siempre incluir desde el momento 0 a los usuarios finales en el proceso de diseño de la solución.

Información antes que documentos o datos aislados

En el pasado hemos observado la gestión de datos y la gestión de contenidos de forma independiente. Sin embargo, en la actualidad, los datos y el contenido se acercan cada vez más, hasta el punto de unificarse en la gestión de la información.

Muchas organizaciones están dándose cuenta de que la Transformación Digital no es un proceso que deba ocurrir de manera repentina, sino que ha de avanzar progresivamente.

Si bien existen procesos de gran envergadura, con millones de documentos y procedimientos, la realidad es que los procesos cotidianos tampoco se quedan atrás en el volumen de información que manejan, por lo tanto, la automatización de estos procesos del día a día debe verse como una condición crítica para la transformación digital en los negocios.

Para poder sacar provecho de estos procesos, los propietarios de los mismos deben tener acceso a la información y los datos que actualmente se mantienen cautivos en los sistemas heredados. Así mismo, deben entender que los nuevos desafíos del negocio, basados en la agilidad, movilidad y experiencia del cliente requieren de tecnologías de gestión de la información más eficientes, por lo cual es imprescindible evolucionar en esta dirección.

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