Yerbabuena ha estado presente hoy en DocuBarcelona 08, un evento organizado por la AEDOC (Asociación Española de la Documentación) y en el que se ha visto a varias empresas presentar soluciones interesantes en distintos ámbitos, que van desde la facturación electrónica, la gestión documental, el escaneado legal de documentos...
El evento ha estado bastante bien y aunque en Barcelona hace un frío importante ha sido un bello día soleado, en el Museo Marítimo, en el que principalmente una charla nos ha interesado más que el resto, la de LEGAL SCAN SNAP.
Se trata de una herramienta para escanear documentos, de forma que quedan firmados digitalmente (y además con una firma electrónica "de larga duración" de hasta 15 años).
Aparte de tener este tema resuelto a nivel de Hardware y Software, surgen algunos temas menos triviales y a los que tendremos que acostumbrarnos. Vamos a ilustrar uno de ellos con un caso de uso:
Imaginemos que recibimos una factura por parte de un proveedor nuestro, digamos (como ha dicho hoy el ponente Jordi Albareda), de 10 equipos informáticos (por supuesto con Ubuntu o alguna otra distribución LIBRE y si es posible GRATUITA como Sistema Operativo :P).
Recibimos la factura física, la escaneamos con nuestro nuevo Scanner OCR Legal Scan Snap, y claro, destruímos la factura recibida, ultrafelices nosotros de estar usando la última tecnología legal.
Al mes nos da por abrir un equipo, y vemos que el hardware, en concreto el disco duro, no es de un TeraByte, sino de 500 GB (la mitad).
Nuestro proveedor, conocedor de nuestros adelantos tecnológicos, nos presenta una factura con 10 equipos, legalmente firmada con puño y letra y con sus 500 GB (osea que no es la que me dió en su día.. pero sabe que la mía me la he cargado).
Ante un juez, ¿qué pasaría? pues bien, yo cumplo la ley: he generado una factura con un software que permite almacenarla con total validez.
Pero es que la otra parte también: tienen una factura realizada a mano y guardada (despues de haberla cambiado por la que sí era auténtica.. pero dígame usted como comprobamos ahora eso...), con firma, datos legales de vendedor y comprador etc..
¿Qué hace ante esta situación un juez? Nada, sencillamente no puede determinar que yo puedo reclamar los discos duros. No tiene datos que justifiquen que mi proveedor ha falsificado esa factura. No tiene PRUEBAS.
¿Y la solución? Porque nosotros estamos centrados en soluciones!! No en los problemas!!
Pues la solución es que mi proveedor debe firmar DIGITALMENTE la factura si yo la quiero conservar en este formato (digital), que guarda en la propia firma digital del documento (que existe físicamente aunque sea digital.. igual que una firma física existe como.. sucesión de puntos de tinta...) la fecha en que se firmó y que sea legal y aceptado por las autoridades competentes.
En fin, que nos tenemos que ir acostumbrando a estos avances, que la firma al final va a ser algo como la tarjeta de crédito: Puede ser REVOCADA.
Por ejemplo, que ocurre si me roban la tarjeta de crédito? La puedo revocar, llamo al banco y la cancelo para que no hagan gastos con ella que se me atribuyan a mi.
Pero, que pasa si me "piratean" mi firma digital... pues que a día de hoy la revocación de la firma digital tarda su tiempo... osea que todos estos temas no están "pulidos" todavía...
Lo que si tenemos muy claro es que ya hay gente encaminada en eliminar el papel por completo.
¿Lo estás tu ya? ¿Y tu empresa?
O vas a dejar que te pase el tren por encima... :P
Pues eso, que no basta con hacer las cosas bien yo, la otra parte, en el caso de una factura, debe hacerlas. Y para estar tranquilos, debemos asegurarnos de que la otra parte cumple. Y si no nos podemos asegurar, no podemos destruir las facturas, por mucho que tengamos el mejor Scanner, el mejor Software de Gestión Documental (que dicho sea de paso es 100% Open Source y el mejor del mercado, basado en Nuxeo), la mejor red, los mejores equipos... ay que andar con ojo.
Total, y volviendo al hilo del post, que el evento de DocuBarcelona 08, máxime cuando Documation 09 no se va a celebrar, ha sido muy ilustrativo y me ha encantado.
Me ha gustado a mí y a todos los ponentes. Y a Jordi, y a Isidre, y a María Palma de la AEDOC... a todos jeje :)
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