Ok. Y ahora que el correo electrónico se ha instaurado como esa herramienta indispensable y de utilidad innegable, creo que ha llegado el momento de dejar claro para qué sirve el correo electrónico ;-)
El correo electrónico es una herramienta de comunicación. Punto.
Es la única utilidad que tiene el correo electrónico y, a la vez, este cumple su función de forma eficaz e inigualable, gracias en parte a esa característica casi única en el mundo de la comunicación bidireccional actual: la asincronía, es decir, yo te escribo, y tú me respondes (o lo lees) cuando quieras/puedas.
Pero vuelvo al principio: el correo electrónico es una herramienta de comunicación. Y nada más. Hoy en día se utiliza el correo electrónico para muchas otras actividades, ocasionando por esto, una mala gestión de estas actividades, y por tanto, una falta de efectividad y eficiencia de estas empresas. Os pongo algunos ejemplos de estas actividades, ordenadas para mi gusto por orden de gravedad:
- Utilización del correo electrónico como Gestor Documental (ECM): Quién no ha recibido o enviado un correo electrónico con un archivo adjunto para que nos lo validen o revisen? Este tipo de inocentes acciones tiene considerables efectos negativos en el global de la gestión documental. Por un lado, el correo se sobrecarga de copias de dicho documento: la que se envía, la que se recibe, las copias a todos los CC'ados, y los correspondientes Forward. Por otro lado se hace imposible saber en ciertos casos cuál es la última y correcta versión del documento, ya que cada cual tiene su copia en casa. Pero uno de los inconvenientes mayores que tiene hacer este tipo de cosas es que finalmente y sin que podamos hacer nada para remediarlo, el documento se pierde. No hay manera de buscarlo. Los asuntos de los correos electrónicos no suelen ayudar mucho en la búsqueda, y se pierden horas y horas al mes en la horrible tarea de encontrar un documento que tenía que revisar o enviar a mi asesor/auditor/proveedor/... Ejemplos de herramientas de gestión documental son Nuxeo, Alfresco o KnowledgeTree. Definitivamente, esta no es la función del correo electrónico. Esta es la función de un Gestor Documental. El correo electrónico es una herramienta de comunicación.
- Utilización del correo electrónico como Gestión de las Relaciones con los Clientes (CRM): Muchas son las empresas cuyos trabajadores mantienen sus listas de contactos en la libreta de direcciones de su cliente de correo electrónico favorito. El primer inconveniente de esto es que cada trabajador de la empresa tiene su propia base de datos de clientes. Quién no ha escuchado (¡¡ o enviado un correo electrónico !!) preguntando al compañero ¿Tienes el correo electrónico de fulanito?. En fin. Para más inri, hay quien utiliza el histórico del correo electrónico para saber cuándo fue la última vez que contactó con su cliente, cuándo le envió el último presupuesto o cuánto tiene que volver a llamar a cierta persona. Ejemplos de herramientas de Gestión de Relaciones con el Cliente especializadas son Hipergate o SugarCRM. Definitivamente, esta no es la función del correo electrónico. Esta es la función de un Gestor de las Relaciones con los Clientes o CRM. El correo electrónico es una herramienta de comunicación.
- Utilización del correo electrónico como Herramienta para estar al tanto de los avances en la compañía: Hay veces en que el correo electrónico en algunas compañías se convierte en una herramienta muy parecida a un cuadro de mando o a un cuaderno de bitácora, en el que se pretende llevar cuenta del ritmo resolutivo de la empresa. Quién no ha recibido/enviado un correo electrónico para preguntar ¿Qué tal fue el evento talycual? o ¿Cómo va el proyecto nosecual? Para todas estas cosas existen herramientas colaborativas. Esas cosas tan chulas que están tan de moda y que a todo el mundo le gusta etiquetar como herramientas 2.0 ? La empresa 2.0 está en boca de todos y es extraordinariamente útil hacer uso de sus herramientas para estas cuestiones. Estamos hablando del correo electrónico ? Obviamente no. Estamos hablando de Twitter, estamos hablando de Blogs (internos y/o externos), estamos hablando de Lectores de feeds (como feedburner, google reader, etcétera).
Definitivamente, esta no es la función del correo electrónico. Esta es la función de las herramientas colaborativas. El correo electrónico es una herramienta de comunicación. - Utilización del correo electrónico como Agenda: hay quien utiliza el correo electrónico para enviarse recordatorios de determinados eventos, o para saber a qué hora era la reunión de dirección o de departamento. Es bastante habitual recibir correos electrónicos con el asunto "Reunión de departamento", cuyo objetivo es avisar a todo el mundo de la hora fecha y lugar del evento. Esto está muy bien. Pero el correo se pierde de nuevo, entre las mareas de spam y de otros correos que recibimos diariamente. De nuevo, el correo es una herramienta de comunicación. Si recibimos alertas de este tipo, automáticamente hay que trasladarla a otra aplicación de gestión de citas o eventos o similar, preferiblemente compartida, de forma que se pueda actuar de forma colaborativa, permitiendo acciones como invitar a otras personas de la organización directamente desde la herramienta. Ejemplos de esto son aplicaciones como Google calendar o Mozilla sunbird. Definitivamente, esta no es la función del correo electrónico. Esta es la función de las agendas colaborativas. El correo electrónico es una herramienta de comunicación.
Quieren consejos y buenas prácticas para la gestión del correo electrónico y de sus documentos asociados ? No dejen de contactar con nosotros ;-)
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