Comparativa de herramientas ECM (Gestión Documental)

En ella aparecen 6 de los sistemas de gestión documental más contrastados en la actualidad: IBM FileNet, OpenText, Sharepoint, Documentum, Alfresco y Nuxeo.

Son notables las ausencias de otros grandes "players" como Laserfiche, Knowledgetree (open source, hecho en PHP) y Oracle UCM.

Algunos detalles a destacar:

-Nuxeo consigue el Best Practice (círculo completo) por la competitividad en los costes. Es un logro bastante interesante, y más en los tiempos actuales de incertidumbre económica, y puede deberse a utilizar el modelo productivo más abierto de todos los contendientes.

-OpenText + Livelink parece ser la herramienta más completa y madura, aunque sólo obtiene un "moderate" en una categoría tan importante como el precio, posicionándose junto a Documentum como las suites ECM prohibitivas en precio (mucho más si hablamos del mercado español).

-Sharepoint consigue una evaluación superior a Nuxeo en cuanto a facilidad de uso, algo en lo que no podemos estar nada de acuerdo. Las experiencias con usuarios nos han revelado que Nuxeo es bastante más intuitivo que Sharepoint, y mucho más si nos metemos en la parte de desarrollo.

-Integración: En los apartados de "Integrazioni con altri sistemi", tanto Alfresco como Nuxeo están por debajo de OpenText o Sharepoint, algo también sorprendente dados los esfuerzos que ambas empresas de gestión documental open source están haciendo grandes esfuerzos en la integración del estándar CMIS (Alfresco y Nuxeo), integraciones con herramientas WCM como Drupal (Alfresco) e integraciones con herramientas colaborativas como Open Social (Nuxeo).

Teniendo en cuenta que no están todos los que son, y que ya de por sí con estas herramientas tenemos una variedad bastante amplia y muchos valores por los que decantarnos por una u otra, podemos concluir que hoy en día es realmente divertido el panorama de la gestión documental.

Además, la tendencia en los sistemas open, como Alfresco y Nuxeo es claramente alcista, tanto en funcionalidad como en potencia en escenarios de uso exigentes y con varios millones de documentos y miles de usuarios concurrentes.

Nota:

Aunque un ECM no es exactamente un Gestor Documental (sino una herramienta algo menos vertical y que realmente incluye otras más específicas como los gestores documentales, los DAM o Gestores de Activos Digitales o los WCM orientados a la creación y gestión de portales) en España es frecuente la utilización de Gestión Documental y ECM indistintamente. De la misma forma ocurre en algunos productos comerciales como el propio Documentum, que siendo un ECM, tiene un nombre asociado a documentos.

Podemos verlo gráficamente consultando esta imagen de la AIIM, en la que aparecen distintos aspectos dentro del universo ECM, como la gestión de archivos, gestión de contenidos web (portales) o aspectos como la entrada de datos en los sistemas (OCR, ICR, formularios web, e-mail etc...).