Conozca un poco sobre Gestión Documental

Desde el surgimiento de las primeras grandes empresas e instituciones contemporáneas, el hombre se ha visto avocado a superar las nada superfluas dificultades que entraña la gestión de la información.

Sabemos la importancia de la información en la administración de empresas y todos sus procesos, pues ésta no es sólo un insumo necesario para operar, sino también un output constante de todos los procesos y operaciones que se llevan a cabo dentro de una organización. Es decir, las empresas e instituciones no sólo necesitan de información para funcionar, sino que también producen toneladas de ella.

Si una empresa descuida sus flujos de información, seguramente, su gestión esté destinada al fracaso. Pero el manejo de todo lo que representa información no es tarea fácil, máxime cuando las empresas alcanzan un determinado tamaño y cierto grado de burocratización. Los documentos comienzan en este punto a tomar un papel fundamental en la vida de las organizaciones, no sólo para operar y controlar todo proceso a nivel interno, sino también porque las legislaciones de los países exigen a las empresas cierto control sobre toda la documentación producida por ellas. Por tanto, la información, y la documentación como su contenedora, exigen que se las gestione.

La gestión de dicha documentación, por supuesto, genera costes y no sólo en el ámbito económico, sino que también representa un gasto de tiempo y hasta bien entrado el siglo XX, costos grandiosos en espacio. Imagine cómo sería para empresas como diarios, hospitales, y otras grandes organizaciones hasta finales del siglo XIX organizar y disponer de todos sus documentos: Toneladas y toneladas de folios almacenados en filas interminables de archivadores que alguien tenía recorrer a diario para organizar y clasificar su contenido. Habitaciones surcadas por pasillos de papeles almacenados en los que encontrar un determinado documento era toda una odisea.

Imagine también, lo que podría pasar a una empresa, si por causa del infortunio, años y años de documentación sucumbían ante, por ejemplo, un incendio o frente a algo tan natural como el acecho de las polillas o el paso del tiempo. Cuánto dinero debían disponer aquellas empresas para el mantenimiento de los locales de archivo, para pagar al personal que lo gestionaba, y sobretodo, ¡cuánto dinero gastarían antaño en papel!

Las empresas pedían a gritos soluciones. Gracias a Dios, no nos quedamos en la era del papel más tiempo del necesario. Los ordenadores, las bases de datos, los sistemas de almacenamiento digital en general, y, sobre todo, la introducción de un verdadero concepto de Gestión Documental, significaron un cambio dramático en la manera de hacer el trabajo sucio detrás de la diaria operación de las empresas.

Lo que no ha cambiado significativamente desde la época de los oscuros cuartos de archivo, son las necesidades que buscan solventar los sistemas de gestión documental:

• Los documentos, necesariamente, no proveen información estructurada, lo que dificulta su organización y clasificación.

• Los documentos físicos, al poseer una estructura corpórea son susceptibles de desgaste y desaparición, ya sea por el paso del tiempo o por la acción de agentes externos.

• A mayor producción de información, mayores dificultades de almacenamiento y de acceso a cada uno de ellos.

Pero, como decíamos, aparecieron la gestión documental y cada vez más avances tecnológicos que le eran aplicables. ¿Pero qué es la Gestión Documental? Pues no es más que un conjunto de normas técnicas y prácticas que se utilizan para administrar el flujo de documentos en una organización; lo que viene a traducirse en sencillez, rapidez y ahorro en el acceso y almacenamiento de la información de la empresa.

Los gurús de la Gestión documental, se las arreglaron para que pudiéramos contar con sistemas mucho menos aparatosos que permiten un mayor control en la entrada de la documentación; al tiempo que reducen, mediante la digitalización de los documentos físicos, el espacio geográfico desperdiciado en la almacenamiento tradicional de documentos y los gastos derivados de su mantenimiento y cuidado.

Sin embargo, por razones de seguridad y de exigencias legislativas, hasta hace poco el deshacerse de tanto papel parecía una utopía. Aunque se empleaban documentos digitales, estos no llegaban a tener la suficiente fuerza probatoria ni la misma legitimidad que los tradicionales. Surgieron entonces empresas dedicadas a hacerse cargo del trabajo de almacenamiento, ubicadas normalmente en la periferia de las ciudades, en las que los costes del espacio resultaban menores.

Por supuesto, había mucho que mejorar y las soluciones pasaban por cambiar el rol de mera “copia” que jugaban los documentos digitales. Hubo que trabajar mucho en seguridad, en legislación y en cultura para cambiar esta concepción y para que cada vez más personas tuviesen acceso a documentos digitales de este tipo. En la actualidad, los esfuerzos siguen dirigiéndose en este sentido al no estar totalmente difundidos. Sin embargo, en el caso de España, que desde 1995 se encuentra inmersa en un proceso de digitalización impulsado por el Estado, contamos hoy en día con un marco legal que permite que el uso de los documentos digitales con igual validez que los tradicionales se extienda desde el ciudadano de a pie, hasta todas las grandes instituciones que comprende el entramado de la gestión pública. Hoy en día, en este país (con avances como el DNI electrónico, los Certificados electrónicos, y todo aquello que representa la Firma Digital) ciudadano y administración obtienen un flujo de información más rápido, flexible y seguro. En el ámbito privado, también hay diversos avances, en empresas, por ejemplo como las de telefonía móvil, tiende a desaparecer la facturación tradicional en pro de las facturas digitales.

En Yerbabuena Software, hace mucho tiempo que nos sumamos a esta ola de modernización, para poder ofrecer a nuestros clientes sistemas de gestión de documentación de tecnología punta, y lo más importante, adaptados a sus necesidades. La pregunta es ¿sigue su empresa en la era del papel? Si la respuesta es sí, no dude en que nosotros sabremos ayudarle.