viernes, 1 de octubre de 2010

Firma Electrónica en un Gestor Documental

La firma digital supone (según Wikipedia) un método criptográfico que asocia la identidad de una persona o de un equipo informático al mensaje o documento. En función del tipo de firma, puede, además, asegurar la integridad del documento o mensaje.

Podemos ver en este vídeo la definición y casos de uso, así como un ejemplo de uso en el gestor documental Nuxeo:



La firma digital en gestión documental aumenta su potencia, ya que unida a las ventajas de la firma (identificar autor, señalar conformidad con el documento,  comprobar que ha sido leído y mostrar el tipo de firma y garantizar que el documento no se pueda modificar) tenemos también la ventaja de que el documento puede ser firmado de forma colaborativa, vinculando un documento y su proceso de firma a un Workflow o Flujo de trabajo.

De esta forma, dentro de una organización (empresa u organismo público) que tenga varias sedes, podemos realizar una firma colaborativa de un documento, entre personas que pueden estar en diversos países.

Por ejemplo, una compraventa de una empresa, o una escritura de una vivienda, que son contratos en los que típicamente pueden aparecer varias personas y de los que deben hacerse varias copias, se puede realizar de modo mucho más eficiente en un gestor documental, en el que los usuarios leen el documento y lo firman desde cualquier lugar a cualquier hora, cómodamente cada uno desde su ordenador (o incluso desde un móvil).

Hay muchos ámbitos de aplicación de este tipo de aplicaciones, y si un envío (a nivel nacional) de una factura por mensajero puede suponer un coste total de 7 a 12 euros (incluyendo tiempo de trabajo + sello + sobre + impresión de la factura + papel), las reducciones de material (que pasa a ser 0) y una reducción estimada en un 90% del tiempo de generación de una factura firmada digitalmente (factura electrónica) hace que podamos realizar este proceso por menos de 1 euro total de coste para la empresa.
Por supuesto una ganancia en eficiencia no sólo en ahorro de costes, sino en control, seguridad y en tiempo (podemos atender mejor a nuestros clientes si les enviamos las facturas de forma instantánea, o los contratos firmados que necesitan, etc.).

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