Los Reyes magos recomiendan Un Gestor Documental

Apunte 1: Este post es una adaptación del post "8 Reasons why Santa Claus Needs Cloud-Based Document Management" proporcionado por la Asocciation for Information and Imaging  Management

Apunte 2: El equipo de Yerbabuena Software ha encontado a Melchor, Gaspar y Baltasar, en Lanzarote cargando las pilas para realizar la entrega anual de regalos. 

Apunte 3: Esta venta estoy seguro que le hubiera hecho mucha ilusión al mejor comercial del mundo.

1 - Reducción de papel.

Sus Majestades los reyes de Oriente reciben millones y millones de cartas al año y aunque ellos reciclan han pensado que será mejor que todos ahorremos papel. Para ello se han reunido con Yerbabuena  para que podamos implantarles Athento, un sistema de gestión de documentos on-line e Inteligente, que aceptará las cartas y correos electrónicos esto supondrá un gran avance en el cuidado del planeta. El impacto que esto supone para la reducción del calentamiento global hará que los osos polares están más felices!

2 - Eliminación de la infraestructura de TI.

Los reyes como todos saben durante el año viven en distintas partes, con climas extremos algunos viven en el desierto con mas de 40 º de media, otros en el Norte con temperaturas en invierno en torno  a -30 °. Mantener estos tres centros de datos sería un caos brutal para sus majestades. Donde la mayoría de los servidores deben mantenerse en un rango concreto de temperatura para operar de manera eficiente esto tendría un costo muy alto para los reyes. Con un ECM en la nube, los reyes pueden reducir sus costos de energía, evitar la obsolescencia de la tecnología, y reducir la carga de apoyo de TI de sus ayudantes.

3 - Acceso a los Documentos.

Aunque los reyes se mantiene cerca de su casa durante la mayor parte del tiempo, tienen una agenda de viajes asesina  la noche del 5 de Enero. En lugar de tener que estallar en una oficina de correos para recibir un fax en la víspera de Navidad, Sus majestades podrán recuperar cualquier documento que necesiten del ECM mientras están de viaje desde los terminales móviles que usan, Android para Melchor y Baltasar y iPhone para Gaspar (siempre fue el más pijo)

4 - Integración de la exploración y capacidades de captura.

Los Reyes ya no solo reciben cartas, las cuales escanean, sino que necesitan poder recibir información desde los e-mails, formularios webs, y distintos programos informáticos que utilizan los niños de todo el mundo.Por eso desde Yerbabuena le hemos recomendado a sus majetades que utilicen Athento ya que gracias a su inteligencia el sistema no solo capturará documentos sino que podrá extraer la información de los documentos que ellos necesitan. La información capturada puede rellenar los campos de metadatos y poner en marcha los procesos de flujo de trabajo para la fabricación y planificarle a sus majestades la ruta más eficiente para el reparto.

5 - Compartir Información con las autoridades.

Es bien sabido que el viaje de Los Reyes es seguido por el Sistema de Galileo a través de sistemas de satélites, radares de alta potencia y aviones de combate. Lo que es menos conocido es que Los Reyes también coordinan sus planes de vuelo con las autoridades de aviación civil para que los pilotos de avión y los pasajeros no se sorprendan al ver a los camellos voladores. Con la gestión de documentos on-line, El departamento de Comunicación de sus Majestades puede compartir la versión más reciente de sus planes de vuelo con las autoridades de aviación de diversas partes del mundo, evitando sobresaltos de pasajeros y pilotos.

6 - Mejor ámbiente de trabajo, pajes más productivos.

La automatización de procesos manuales utilizando los flujos de documentos hace posible que los pajes tengan que pasar menos tiempos en tareas administrativas repetitivas y más tiempo en el empaquetado y perfeccionamiento de los juguetes. Los reyes comentan que los pajes serán más eficientes, felices y estarán  satisfechos con su trabajo, además de tener tiempo para ensayar nuevos villancicos..

7 - Aumento de la satisfacción del cliente.

Los pajes al estar felices y ser más eficientes cometen menos errores en la especificación, fabricación y recorrido de los juguetes para que las entregas sean correctas. Con las tareas rutinarias que se ejecutan sin problemas, la calidad del trabajo se incrementará, con un efecto directo en la satisfacción de los niños a medida que más niños reciban exactamente lo que pedían (sí, los reyes también se equivocan).

8 - Una mejor colaboración e intercambio de información.

La capacidad de compartir documentos con cualquier persona hace que sea posible para el taller de los reyes comunicarse y colaborar más estrechamente con los proveedores y transportistas. Facturas, órdenes de compra y peticiones desde la web, pueden ser atendidas rápidamente por los pajes del almacén.

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El post de hoy será publicado en los próximos días en el blog de Yerbabuena y es para nosotros  una implantación que nos llena de orgullo y satisfacción que sus majestades apuesten por Athento para la gestión de documentos, el almacenamiento y la colaboración.

Si bien la gestión de documentos de las empresas están asociadas a problemas contables, legales, ventas, sus majestades tienen problemas de organización que no son diferentes o menos exigentes.

Los Reyes nos comentaron que están muy contentos con la posibilidad de utilizar el ECM desde sus terminales móviles para así tener siempre la información con ellos.

Al dejarlos pudimos oir como los pajes ensayaban para el concurso de Villancicos "Hacia Belen va una burra rin rin..." no se fueron sin desearnos "Feliz Navidad a todos, nos vemos en la nube!"


Más rapidez a la hora de encontrar documentos: Sobra decir que los mecanismos de búsqueda de Nuxeo son más potentes que los ofrecidos por Moodle, de manera que a largo plazo o en cursos con gran cantidad de material es más fácil encontrar algún documento en particular que si lo guardásemos todo en un DropBox o en un disco duro. El encontrar de manera eficiente documentos fomenta la reutilización de recursos lo que se traduce en un aumento global de la eficiencia.


Al integrar Moodle con Nuxeo mediante CMIS, nos acercamos un poco más a conseguir que esta sea una capacidad del propio Athento, independientemente del gestor documental que se utilice como repositorio.

Pronto liberaremos el código de la integración para que podáis disfrutar de los beneficios de Moodle y Nuxeo.