Glosario de Gestión Documental: Una Nueva Herramienta Para Entender La Gestión Documental

Seguramente, todo este tema de la gestión documental le resulte un poco confuso y complicado. No se desanime si al buscar respuestas acerca de cómo gestionar el flujo de información de su empresa termina un poco aturdido con un sinnúmero de siglas y conceptos nuevos para usted que se le antojan un poco a chino. Usted no es el único, a todos nos ha pasado.

¿ECR, DMS, CRM, CMS? -Pero qué esto esto?- podrá decirse usted mismo para sus adentros. No se preocupe, vamos a ayudarlo. No sólo lo haremos porque en Yerbabuena Software nos va eso de “compartir el conocimiento”, sino porque para nuestro negocio, ofrecerle un completo DMS -no se asuste, en breve le explicaremos lo que es- llamado Athento, es de vital importancia que usted entienda los conceptos y las posibilidades de la gestión de contenidos empresariales para que visualice todo lo que nuestros servicios pueden hacer por su empresa.

Por estas razones, hemos decido trabajar en un Glosario sobre gestión documental y vamos a necesitar su ayuda para seguirlo construyendo. Si existe algún término sobre el que necesite aclaración, escribanos a yerbabuena@yerbabuena.es y nosotros lo incluiremos en nuestro glosario de gestión documental.

Mes a mes, le entregaremos más conceptos para que la próxima vez que alguien le hable sobre gestión documental no quede hecho un lío.

Esperamos, en unos meses y con la ayuda de nuestros lectores, poder tener un completo glosario que pueda servirnos a todos de referencia.

GLOSARIO

Aquí va nuestra primera entrega que incluye los términos en la letra A.

A.

Aggregation:

La Gestión de Contenido Empresarial (ECM) son las estrategias, métodos y herramientas usados para la captura, gestión, almacenamiento, preservación y la distribución de documentos relativos a procesos organizacionales. Dentro la parte concerniente a la captura en el ciclo de vida de un documento, que se refiere obtener y recopilar los documentos en una estructura que permita su gestión, enocntramos la “Aggregation” en español “agregación” o “unión”, que no es otra cosa que combinar documentos provenientes de distintas aplicaciones para unificar los datos y transmitirlos a sistemas de almacenamiento y procesamiento en una estructura uniforme y con igual formato.

Vea también ECM

Alfresco

Alfresco es un sistema de administración de contenidos libre, basado en estándares abiertos y de escala empresarial para sistemas operativos tipo Unix y Otros. Se distribuye en dos variantes diferentes: Alfresco Community Edition es software libre, con licencia LGPL de código abierto y estándares abiertos. Alfresco Enterprise Edition se distribuye bajo licencia de código abierto y estándares abiertos con soporte comercial y propietario a escala empresarial.

Vea también una comparación entre Nuxeo (gestor sobre el que se desarrolla Athento) y Alfresco.

API (Application Programming Interface o Interfaz de Programación de Aplicaciones):

En palabras técnicas, conjunto de funciones y procedimientos (o métodos, en la programación orientada a objetos) que ofrece cierta biblioteca para ser utilizado por otro software como una capa de abstracción. Son usados generalmente en las bibliotecas.

En castizo, las APIs permiten integrar aplicaciones dentro de aplicaciones para compartir contenido y una nueva aplicación pueda aprovechar la funcionalidad y la información de la que dispone otra. Así, por ejemplo, si utilizamos en nuestra web la API de Youtube podemos disponer de funcionalidades como una galería de vídeos personalizada que tome los datos de Youtube y no tener que construir nuestro propio sistema de gestión de vídeos (almacenarlos, programar el código para mostrarlo, para clasificarlos, buscarlos, etc.) Otro ejemplo, es el Módulo de Geolocalización de Athento que utiliza la API de Google Maps para mostrarnos en un mapa a través de nuestro móvil los documentos que se encuentran en el gestor y que han sido capturados en una localización (una latitud y longitud determinadas) cercana a la que se encuentra el usuario (por ejemplo comerciales que trabajan de ciudad en ciudad) para ahorrarle el trabajo de tener que buscarlos.

vea también esta definición en wikipedia

Archivo (Record):
Conjunto de documentos, reunidos por las personas juridicas, públicas o privadas en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa.

ARM (Archives and Records Management ):

Permite a una empresa definir un ciclo de vida específico a una pieza específica de información o record. En este punto, debido a que no existe un término en castellano equivalente a “record”, hay mucha confusión. Un documento se puede entender como record en cuanto la información que contiene tenga verdadera importancia para los procesos de la empresa. La palabra “archives” se ha añadido para ampliar el concepto de la clase de información que maneja el Records Managemente. En conclusión, la ARM nos ayuda a gestionar el proceso de un documento con valor para la empresa desde que se crea o se recibe hasta que se destruye, pasando por su mantenimiento.

Vea también en ARM en la wikipedia

Athento:

Plataforma de gestión documental desarrollada a partir del gestor documental Nuxeo. Athento otorga nuevas funcionalidades a Nuxeo, permitiendo funcionalidades tales como indexación de documentos a través de OCR, identificación del tipo de documento recibido en el gestor (por ejemplo, distinguir si el archivo es una factura o un contrato), insertar etiquetas en los documentos para su clasificación y acceso más eficientes, elaboración de flujo de trabajos a partir de los distintos tipos de documentos (por ejemplo, describir el camino que debe seguir un contrato de trabajo en cuanto se sube al gestor, pasar por el departamento de RRHH, Finanzas, etc.), uso de herramientas que permitan un mejor acceso a los documentos por parte de personas con discapacidad, gestor documental accesible vía móvil, recepción de documentos vía email, auto-almacenamiento inteligente de los documentos, etc. Athento es software libre y es una excelente solución que permite una total adaptación a diferentes tipos de organizaciones. La versión que se distribuye de Athento es la más completa, ya que no existen distintas versiones tipo Enterprise y Comunity.

ASCII (American Standard Code for Information Interchange):

Es un código de caracteres basado en el alfabeto latino y usado por muchas lenguas occidentales. Recordemos que los ordenadores no leen letras como los humanos, sólo entienden de bits que es un dígito utilizado para representar un estado bajo el sistema binario de numeración. ASCII codifica los caracteres en números que puedan más tarde ser entendidos por la máquina. Esto es fácil de ilustrar con el Módulo OCR de Athento. El gestor documental recibe una imagen digitalizada (entiéndase un archivo PDF, jpg, TIFF) en el que nosotros – los humanos - vemos caracteres, pero la máquina sólo entiende que es un mapa de bits (una imagen rasterizada); entonces, para poder obtener caracteres con los que se pueda trabajar (ya sea para editarlo, o para obtener determinada información, por ejemplo el nombre de un cliente en una factura en formato PDF), el módulo OCR analiza las zonas oscuras y claras hasta identificar números y letras presentes en la imagen y la traduce a código ASCII, permitiendo a la máquina que ya pueda entender el documento como un conjunto de caracteres y no como una imagen.

Vea también Módulo de OCR y ACSII en la wikipedia.

Atom:

Es una alternativa a los RSS. Se desarrolló a partir del XML. Permite la distribución de contenidos y noticias de sitios web. Un documento Atom puede contener información más compleja y consistente que un documento RSS. El Módulo de Colabolarión de la plataforma Athento permite suscripciones a ATOM, pero también a RSS

Autenticacion SSO:

Single sign-on (SSO) es un procedimiento de autenticación que habilita al usuario para acceder a varios sistemas con una sola instancia de identificación. La plataforma de gestión documental Athento, permite el uso de componentes como Ja-sig y Open SSO.

Autotaging o Etiquetado Automático:

Módulo de la plataforma Athento que permite la anotación automática de cualquier tipo de documento en el momento de su creación, esto implica la agrupación de documentos por etiquetas (TAGs) sin intervención del usuario, dando como valor añadido un enlace directo a la wikipedia de los TAGs obtenidos. Este módulo es perfecto para la clasificación y digitalización de Archivos Documentales, Bibliotecas, Archivos Históricos, Diarios y Periódicos, etc.

INDICE DE NAVEGACIÓN
Letra A. Glosario de Gestión Documental
Letra B. Glosario de Gestión Documental
Letra C. Glosario de Gestión Documental
Letra D. Glosario de Gestión Documental
Letra E. Glosario de Gestión Documental
Letra F. Glosario de Gestión Documental

Aquí tienes un Listado de Recursos como Whitepapers, Comparativas etc. que puedes descargar de forma gratuita y sobre Gestión Documental. Además, y por tiempo limitado, disponibles sin cumplimentar formularios, con un link directo al PDF.

• Caso de Éxito: La Diputación de Málaga se pasa al Cloud con Athento. El organismo malagueño pasa a ser el Cloud del resto de municipios de menor tamaño de la provincia, dotando de una estructura de gestión documental y Administración Electrónica a más de un millón de ciudadanos.
• Caso de Éxito: Zady Gestores se convierte en la primera gestoría inteligente de España.
  El Reto: Conseguir digitalizar el proceso de gestión de expedientes de trámites de tráfico para ofrecer a sus casi 300 clientes un servicio telemático ágil.
  La Solución: Digitalizar 3104 expedientes de tráfico e implantar Athento como sistema de gestión documental inteligente encargado de dar respaldo a los servicios de su Oficina Virtual.
• Whitepaper: Gestión Documental Inteligente en la Empresa y la Administración
  Descubre qué es la gestión documental inteligente y qué le aporta a tu empresa. Descubre también que le aporta a una Administración Electrónica, o sea una Administración moderna que trata de deshacerse del papel implementando flujos de trabajo y una solución de firma electrónica.
• Comparativa: Comparativa Soluciones De Captura de Documentos
  Descubre cómo mejorar las prestaciones de gestión documental con un Software de Captura, que permite extraer contenidos relevantes de documentos de forma automática para generar grandes aumentos de eficiencia y productividad en procesos documentales intensivos. Analiza entre varias soluciones, la más eficiente y avanzada tecnológicamente.
• Whitepaper: 6 pasos para la Digitalización
  Emprender la digitalización o captura de los documentos en papel de tu empresa requiere una estrategia a seguir que garantice un buen resultado. Si bien, el manejo masivo de papel es un lastre para la eficiencia de los procesos, la implementación inadecuada de un sistema de digitalización puede terminar siendo un gasto inútil... descubre cómo hacerlo de forma eficiente.
• Informe: ¿Es el Cloud (la nube) una buena opción para mi empresa?
  Analiza por qué el Cloud aporta ventajas no sólo económicas, sino también de Seguridad, a la hora de realizar una estrategia de Gestión Documental.
• Caso práctico: El ROI De Mi Proyecto De Digitalización Un estudio detallado de los ahorros a conseguir con un proyecto de digitalización bien llevado a la práctica.
• Whitepaper: La nube simplicidad inmediatez y eficiencia La nube (Cloud Computing) es un concepto mucho más tangible de lo que parece y más cercano. Descubre qué ventajas te aporta.
• Whitepaper Análisis de Seguridad: ¿Podemos fiarnos de la nube? Estudio sobre por qué una estructura de Cloud Computing puede ser más segura que tener tus documentos en tus servidores de forma local.