Mi Aniversario en Yerbabuena

Un miércoles, hace exactamente un año – hoy 24 de febrero-, comenzó un enorme reto para mi.

Yo estaba asustada. Empezaba una beca en una empresa dedicada al desarrollo software, según me habían comentado. Tenía mucho miedo de no estar a la altura, de que mis conocimientos, que por mi trayectoria académica son más amplios en otras áreas del saber, fueran escasos e irrisorios ante los de un equipo de brillantes ingenieros. Tenía miedo, pero también tenía todo el empeño, las ganas y las fuerzas para dar un vuelco a mi vida y virar mi trayectoria profesional hacía un sector con muchísima más salida.

En Yerbabuena Software, hicieron un voto de confianza conmigo, y me pusieron a trabajar codo a codo con los demás técnicos aunque mi experiencia era escasa, y aunque mis estudios lejos estaban del campo informático, sino más bien en el campo de las ciencias sociales y económicas.

He de decir, que mi miedo se confirmó, mis conocimientos no estaban a la altura; pero eso era parte de estar ahí: Mis conocimientos nunca van a estar a la altura.

Ese es el espíritu de los Yerbabuenos, saber que todos los días hay algo nuevo que aprender, que los retos vienen conforme el sol aparece en el horizonte y que , sobretodo en este sector, nunca acabas de aprender algo cuando ya tienes que empezar a enterarte de otra cosa nueva.

Hoy sé más que ayer, o soy más capaz, pero hoy sé, también, que estar al lado de este equipo humano, - y ya no sólo de los técnicos, porque tenemos calidad profesional y humana en todos nuestros departamentos- me obliga a mirar hacía adelante y no ver nunca horizonte finito.

De una año para acá, se han ido algunos compañeros, gente que me exigió, que me enseñó, y que han continuado su camino. También, después de mi, han llegado otros, a los que miro y no puedo decirme más que: Qué suerte tiene Yerbabuena, qué suerte tengo!; porque gracias a ellos, levantarme e ir a trabajar no es un sacrificio, es una bendición.

Gracias compañeros por este año y espero seguir teniéndolos a todos muy cerca, y más alto, porque sé que este camino que emprendimos juntos sólo puede ser de ascenso.

Aliados en la gestión documental del Ayto. de San Sebastián

Estos días hemos publicado una nota sobre la alianza de nuestra empresa con Zylk, una consultora tecnológica vasca con muchas similitudes (tecnologías como Java, orientación a software libre o firma digital) con nosotros, y por tanto, muchos puntos en común sobre los que colaborar.

Una buena parte de la nota:

El Ayuntamiento de Donostia-San Sebastían, que proporciona cobertura y servicios a alrededor de 200.000 ciudadanos, implanta un potente sistema de gestión documental open source, mediante la colaboración de las empresas Yerbabuena Software y Zylk, ubicadas en Andalucía y País Vasco, y ambas pertenecientas a ASOLIF (Patronal de las Empresas de Software Libre).

El sistema cubre la necesidad principal del Ayuntamiento, que no es otra sino la de reducir la duplicación de datos provenientes de los diferentes departamentos. En el área de Bienestar Social, por ejemplo, se tenían distintas aplicaciones de servicio al ciudadano que requerían difentes entradas de información; pero si un mismo ciudadano era beneficiario de varios programas del Ayuntamiento, sus datos y documentos eran solicitados por duplicado y guardados también por duplicado. Esto se traducía en una molestia para el ciudadano y, por supuesto, en un consumo doble de recursos, como espacio para almacenar documentos u horas de trabajo de quienes tenían que ocuparse de los datos de los ciudadanos.

La solución era tener un mismo repositorio de documentos que sirviera de soporte a las diferentes aplicaciones del ayuntamiento. En palabras más simples, guardar una sola vez los documentos y que las aplicaciones individuales sólo tuvieran que consultar a la base de datos del gestor para saber dónde encontrar dichos documentos. En adelante, si un ciudadano ya había sido beneficiario de los programas ofrecidos por cualquier área y deseaba serlo de cualquier otro programa, el Ayuntamiento ya no tenía que volver a solicitarle la misma información.

La nota fue publicada en CMS-Spain junto con otra nota sobre la implantación en el Ajuntament de Barcelona de Documentum (casualmente ambas publicadas con una diferencia de 4 minutos).
Ya he escrito sobre lo que nos parecen este tipo de decisiones tan incongruentes.
No se trata de que "nos compran a nosotros o nos enfadamos".
Hay muchas opciones en el mercado, y esto es bueno para todos.
Pero también es importante exigir a quienes malgastan nuestro dinero (dinero público en licencias de software privativo como es EMC Documentum). Máxime cuando Europa, la ONU o la Casablanca ya han dado pasos y apoyos hacia el software de código abierto en la administración pública.
¿Hasta cuándo van a seguir nuestros gobernantes actuando con poca inteligencia y conocimiento de qué políticas realmente benefician a nuestra sociedad?

Varios artículos de otros temas interesantes esta semana:
Artículo en Expansión sobre la realidad europea y el fracaso reciente (y continuado) de Nokia. Me sorprendió gratamente que Sergio Montoro lo analizara, el artículo (yo lo leí en el Mundo) es realmente interesante. También me sorprendió la cifra que dice que USA invierte 15.000 millones en startups, mientras que Europa invierte 1.000 -quince veces más!-.
Artículos en Barrapunto, sobre la división de roles y sobre todo, de cobros en el mundo del software (diferencias USA vs España en cuanto al papel del analista por encima del programador en nuestro país) y sobre la precariedad de la informática (este algo más antiguo).
Un listado de los clientes de movilidad para Alfresco (entre los que está nuestro ECM Mobile gracias al estándar CMIS) en el blog de Toni de la Fuente.

Glosario de Gestión Documental, Letra C

Hoy les traemos la tercera entrega de nuestro glosario de gestión documental. Les dejamos con las palabras que empiezan por la letra C.

Letra A

Letra B

C.

Captura

Dentro del ciclo de vida del contenido (Según la teoría del “Enterprise Content Management”) la “Captura” (Capture) es la primera de las etapas.

Al querer introducir contenidos dentro de un sistema de gestión podemos encontrarnos con 2 situaciones: tenemos los contenidos en papel físico o tenemos los documentos en formato digital, pero no están estructurados. En el primero de los casos, para aplicar ECM necesitaremos convertir nuestros documentos en papel a documentos electrónicos, ayudándonos de tecnologías OCR o ICR.

Una vez ya tenemos todos los documentos en formato digital nos enfrentamos al siguiente problema; debemos recogerlos dentro de una estructura lógica y coherente que permita su gestión eficiente. Tener una estructura adecuada de los contenidos significa que tendremos que categorizar dichos contenidos, agrupándolos según un criterio que normalmente es su contenido. Para automatizar este proceso de clasificación de los documentos, suelen emplearse los metadatos, que no son más que información sobre atributos específicos del documento. Las aplicaciones de gestión de contenidos, se encargaran pues, de ubicar a cada documento en el lugar que corresponda según la información proveída por los metadatos.

Una vez tenemos los documentos o contenidos dentro de nuestro sistema de gestión de contenidos y ubicados en él de manera lógica, podemos decir que el proceso de captura ha finalizado.

Podéis ver este vídeo de Athento en el que se muestra las distintas maneras en las que se puede efectuar la captura de documentos en nuestro sistema.

Categorización

Dentro de la fase de Captura en ECM(Enterprise Content Management) existe un paso llamado Categorización. Este paso se refiere a la organización de los contenidos en grupos lógicos , de acuerdo, normalmente, en sus contenidos.

Nuestra plataforma Athento, ofrece interesantes prestaciones en cuanto a la captura y categorización de documentos, no sólo un módulo de OCR, sino también, un módulo de Auto-etiquetado, que permite la utilización de etiquetas (conceptos o palabras) para agrupar documentos. Es decir, si etiquetamos bajo un mismo concepto a diferentes documentos, una búsqueda por esa etiqueta, nos devolverá todos los documentos que fueron etiquetados con ella. Lo interesante es que el módulo de Auto-etiquetado, obtiene las etiquetas de manera automática extrayéndolas del contenido de los documentos y evitando al usuario el trabajo y el tiempo de establecer el mismo las etiquetas.

CMS(Content Management System)

Seguro que ha escuchado algunas vez el nombre de un CMS. Drupal, Joomla, WordPress, eZ, Mambo, son sólo algunos pocos.

Y es que el término CMS ha tomado mucha fuerza durante los últimos años dentro de las distintas tecnologías web. En español significa Sistema de Gestión de Contenidos. Un CMS no es otra cosa que una aplicación informática que envuelve una estructura que permite la creación y posterior gestión de contenidos web (publicación, edición, clasificación, etc.). Los contenidos generados con ayuda del gestor se van almacenando en una base de datos que se actualiza cada vez que editamos, borramos o creamos nuevo contenido. Los CMS facilitan a los usuarios el trabajo porque ofrecen estructuras funcionales, eficientes y customizables. El trabajo tedioso y pesado ya está hecho en los CMS, un usuario de esta aplicación sólo tendrá que preocuparse por adaptar el diseño a sus necesidades y generar contenidos.

La mayoría de los CMS se han desarrollado con marcadas filosofías de usabilidad, para que usuarios sin mayores conocimientos informáticos puedan emplearlos sin mayores inconvenientes. Por ello los CMS constituyen una excelente opción para muchos usuarios, sin embargo, en el momento de cubrir necesidades muy particulares de uso, pueden resultar una camisa de fuerza, ya que están pensados de la manera más genérica posible para poder dar soluciones a un gran cúmulo de problemas habituales a los que se enfrentan los usuarios que generan contenidos en la web.

La gestión de contenidos o gestión documental, también debe interactuar en muchos casos con información producida en la web, u ofrecer interfaces para que usuarios externos (a quienes no queremos permitir el acceso a nuestro gestor documental interno) puedan subir contenidos o documentación a su gestor. Athento le ofrece integración de su gestor documental con una interfaz web que puede ser la puerta de entrada de documentos proveídos por terceras partes. Piense en una web, con todas las características multimedia que requiera, que sus clientes o proveedores podrán usar para interactuar con su empresa y generar contenido que automáticamente sea incluido dentro de su gestor. Podrán subir documentación mediante sencillos formularios, obtener información sobre sus servicios y en general, todos los servicio que una web puede prestar a una empresa.

Otros gestores documentales sólo le ofrecen integración con conocidos CMS del mercado, nosotros le ofrecemos un desarrollo a medida que cubra todas sus necesidades particulares. La tecnología usada para ofrecerle esta interfaz web es Django, un potentísimo framework utilizado por empresas y proyectos como WashingtonPost, The Lawrence Journal World, Lanzanos.com, etc.

Puede encontrar más información sobre Django en http://es.wikipedia.org/wiki/Django.

CMIS(Content Management Interoperability Services)

Significa Servicios de Interoperabilidad de Gestión de Contenidos y llega a ser casi el estándar que permite la interacción entre aplicaciones DMS(Document Mangement System).

CMIS ofrece un conjunto de web services que permiten compartir datos e información entre repositorios de contenidos y facilitan la interoperabilidad entre gestores documentales.

De modo que si un día quiere migrar de un gestor documental a otro, le convendrá que ambos gestores hayan contemplado las especificaciones CMIS.

CMIS también facilita la interoperabilidad entre CMS(Content Management System) y DMS. En palabras más simples, el cumplimiento de las directrices CMIS nos permiten poder realizar integraciones sin mayores inconvenientes entre aplicaciones web como Drupal, eZ y Joomla con nuestra aplicación de gestión documental.

Actualmente, conocidas empresas del sector están trabajando para convertir CMIS en un estándar para software ECM.

Nuxeo, que es el gestor documental base sobre el que se desarrolla nuestro producto, soporta CMIS 1.0 al completo desde su versión 5.4. CMIS 1.0 es la especificación de OASIS para la interoperabilidad de gestores de contenido. Esta especificación, permite a clientes y servidores compartir el mismo idioma en HTTP (SOAP or REST/AtomPub) usando un unificado modelo de dominio.

Vea más acerca de CMIS aquí

Collaboration Tools

Permite a varios usuarios trabajar sobre el mismo contenido en un entorno común. Básicamente, las herramientas colaborativas permiten a varios usuarios trabajar juntos en un entorno virtual compartido aunque no se encuentren físicamente en el mismo lugar. Es uno de los regalos más grandes e interesantes de la web 2.0. Ejemplos de colaboration tools son los foros, los RSS, google Docs, etc.

Athento ofrece un Módulo de Colaboración que permite el trabajo coordinado de equipos mediante el uso de herramientas como foros, suscripciones vía correo electrónico, RSS, Atom y espacios de trabajo compartidos.

Cuadro de Mando

Es como el salpicadero del coche, donde tenemos toda la información sobre el estado de nuestro vehículo en ese momento. Temperatura, combustible, velocidad, revoluciones del motor, kilometraje, etc; pero orientado a la empresa. Es pues, un conjunto de indicadores que nos hablan del estado actual de nuestra organización o de nuestros procesos. Los cuadros de mando pueden incluir indicadores financieros, de producción, de ventas, de marketing, de compras, de calidad, de RRHH, etc. Es un monitor del estado de la empresa y una herramienta estrella dentro del Bussinees Inteligence (http://blog.yerbabuena.es/2011/02/glosario-de-gestion-documental-letra-b.html) .

Nuxeo-Athento, contiene soluciones como “El Cuadro de Mando” que permite monitorizar el estado actual del sistema, en concreto tareas por resolver, flujos de trabajo empezados, documentación modificada, espacios de trabajo, etc.

INDICE DE NAVEGACIÓN

Letra A. Glosario de Gestión Documental

Letra B. Glosario de Gestión Documental

Letra C. Glosario de Gestión Documental

Letra D. Glosario de Gestión Documental

Letra E. Glosario de Gestión Documental

Athento for Beginners

Hoy empezamos una serie de artículos en los que explicaremos, paso a paso y en palabras sencillas, qué es Athento y lo que puede hacer por su empresa. Trataremos de proporcionar también contenido audiovisual para aquellos que habéis decidido zambullirse en el profundo ,y aveces confuso, mundo de la gestión documental. Esta aventura, sin duda, llevará a su empresa a la búsqueda continuada de mejoras. Nosotros queremos acompañarle en ese camino y asegurarnos de que se mantenga informado para que pueda elegir la mejor solución o, por lo menos, la que mejor se adapte a las necesidades de su negocio.

Les dejamos con el primero de la serie.

Conociendo Athento

Athento debe su nombre a la unión de dos palabras: “Athena”, diosa de la sabiduría y “documento”. Así pues, cuando hablamos de Athento, hablamos de Gestión Documental Inteligente. Ahora mismo se estará preguntando, ¿qué es la gestión documental inteligente? No desespere, iremos paso a paso.

La gestión documental tradicional busca una administración eficiente del flujo de documentos al interior de las organizaciones, desde que estos surgen hasta que son eliminados. La importancia de la gestión documental para las empresas es conseguir que todos los procesos empresariales obtengan el suministro adecuado de información que requieren y, en un estadio más avanzado, integrándola con otras metodologías, se busca poder generar conocimiento a partir de la eficiente gestión de la información.

La gestión documental inteligente busca lo mismo, pero introduce nuevas herramientas, tecnologías y técnicas para conseguirlo que incrementan exponencialmente los resultados.

Fundamentalmente, la gestión documental inteligente emplea la Tecnología Semántica.

Si, un nuevo concepto. Vamos allá.

Las tecnologías semánticas se basan en las “relaciones entre datos” y las utilizan para obtener una asignación más eficiente entre necesidades de los usuarios y los recursos informativos disponibles. Se tata de extraer significados para lograr la automatización en la clasificación y procesamiento de la información que se encuentra aislada y desestructurada en los documentos.

Athento se construye sobre una excelente aplicación de gestión documental tradicional llamada Nuxeo, pero incorpora a ésta soluciones basadas en tecnología semántica.

Una aplicación tradicional de gestión documental es como un gran archivo virtual, que mejora a los viejos sistemas de archivado porque nos ahorra espacio físico, gasto en papel, tinta y, sobretodo, en tiempo y seguridad. Un gestor documental nos permite acceder a un documento en distintas versiones, hacer búsquedas más rápidas y eficientes de los documentos por sus contenidos que si tuviéramos los documentos en físico. Otra gran ventaja es que estos sistemas permiten tener acceso a toda la documentación de la empresa sin barreras geográficas ni temporales. Dónde quiera y 24 horas al día los documentos a su disposición.

Para tener control sobre los documentos, los sistemas tradicionales de gestión de contenido permiten a los usuarios de la aplicación introducir “meta-datos”, que identifican a los documentos y a su contenido. Son precisamente los meta-datos quienes permiten las búsquedas, la clasificación de los documentos, flujos más eficientes, etc.

Se preguntará, cuales son concretamente, entonces, los beneficios de tener un sistema de gestión documental inteligente sobre uno tradicional. Aquí está la respuesta:

Con un gestor inteligente de documentos como Athento, ya no somos los humanos – o usuarios- quienes tenemos que ocuparnos de introducir los meta-datos que distinguen un documento de otro, lo hace el gestor por si mismo!

Con un gestor semántico, sólo debemos preocuparnos por subir los documentos, ya que la misma aplicación se encargará de generar los meta-datos y de almacenarlos de forma automática en el lugar en el que previamente hayamos indicado que deben ir los documentos de este tipo. Un ejemplo menos etéreo: suponga que necesita gestionar todas las facturas de su empresa. Con un gestor como Athento, usted podría subir una imagen pdf de cada una de sus facturas, el gestor con su módulo de ICR extraería datos como CIFs, nombre del cliente o proveedor, cuantías, fechas, etc. y enviarlos a su software ERP(Enterprise Resource Planning) para que sean contabilizados sin intervención humana.

Otro aspecto a destacar sobre Athento es la calidad del producto y la garantía sobre ella. La base de Athento, Nuxeo, es software libre, lo que se traduce para las empresas usuarias del sistema en disfrute inmediato de mejoras y nuevas versiones. Los módulos añadidos que constituyen Athento, han sido desarrolladas por Yerbabuena Software, una empresa con sedes y partnerts en Europa y el continente americano.

Athento se encuentra cimentado sobre una fuerte política de servicio integral, en la que el soporte a clientes y usuarios es uno de los pilares, junto con una vocación de vanguardia que se traduce en aplicaciones punteras en tecnología, desarrolladas a partir de necesidades reales.

Actualmente, los módulos que componen la gestión documental ofrecida por Athento son los siguientes:

• Módulo de ICR(Intelligent Character Recognition)
• Clasificación Inteligente de documentos o Módulo de Autotaging
• Módulo de Firma Digital
• Módulo de Gestión Documental Móvil
• Módulo de Correo Electrónico
• Módulo de Gestión de Planos
• Gestión Documental mediante BarCode

Athento se encuentra en constante crecimiento.

Esto es sólo el principio, otros módulos que podrán ofrecer grandes soluciones a sectores como el de la salud y el de la banca se encuentran en desarrollo.

Esperamos haberle sido de utilidad. Permitanos saber cualquier duda o consulta a través de nuestro formulario de contacto.

Yerbabuena y el Ilustre Colegio Oficial de Gestores Administrativos de Madrid llevan acabo un importante proyecto

Tenemos el orgullo y el placer de contarles, que Yerbabuena Software ha implementado un sistema de Gestión Documental Inteligente (Athento) en una institución tan prestigiosa como lo es el Ilustre Colegio Oficial de Gestores Administrativos de Madrid. El proyecto se ocupa de la gestión de cerca de medio millón de expedientes de tráfico al mes. Con la implantación de Athento se ha conseguido reducir el tiempo de gestión de expedientes en más del 50 por ciento.

Pronto les haremos llegar más detalles de esta importante operación para nuestra empresa.

Glosario de Gestión Documental, Letra B

Hoy les traemos una nueva entrega de nuestro Glosario de Gestión Documental, esta vez, nos ocuparemos de la letra “B”.

Recuerden que este camino de aprendizaje acerca del mundo de la Gestión de Contenidos Empresariales lo hacemos todos en equipo, por lo que podéis dirigir cualquier consulta que tengáis sobre el tema a nuestra página de Contacto.

Un saludo para todos nuestros lectores.

GLOSARIO

Letra A.

Letra B.

Baja o Depuración Documental:

Se dice, en esta disciplina de la gestión documental, que los documentos tienen funciones o valores primarios y secundarios. Las funciones primarias, son aquellas que giran en torno a su valor como documentos exigidos por la Administración, la ley, el fisco, etc. En cuanto a los valores secundarios, debemos considerar el papel de dichos documentos a nivel histórico; es decir, si constituyen documentos evidenciales (ejemplo: primeras escrituras de constitución de la sociedad), testimoniales o informativos.

Una vez que un documento ha perdido sus valores primarios y secundarios se procede a su correspondiente baja o destrucción. Dicha eliminación documental deberá estar siempre acompañada de un análisis y proceso lógicos y eficientes que garanticen la no pérdida de documentación importante para la organización.

BarCode

Lo conocemos todos en los países hispanohablantes como “Código de Barras” y nos acompaña desde hace nada menos que casi 60 años, cuando 3 americanos registraron la patente.

Los códigos de barras, actualmente, se encuentran en casi cada cosa que tocamos, cada cosa comerciada por los seres humanos. Pero ¿qué es realmente un barcode? Los códigos de barras se forman con un conjunto de líneas verticales de distinto grosor y con diferentes amplitudes de espacio entre ellas. Estas líneas, junto con los espacios entre ellas, representan caracteres , generalmente, alfanuméricos. Con estas cadenas, o agrupación de caracteres, se garantiza que el objeto portador de el código de barras pueda ser distinguido inequívocamente en todo el mundo.

Y ahora, se preguntarán ustedes, ¿qué tienen que ver los barcodes con la gestión documental? Les responderíamos, sin miedo a mentirles, que casi todo tiene que ver con la gestión documental; pero vamos a daros una respuesta más precisa. Algunas empresas, ante la potencia del sistema, implementan los códigos de barras para gestionar expedientes o documentos. Los códigos de barra permiten reconocer y distinguir los documentos, pero, además, facilitan, un seguimiento del flujo de dicho documento a través de la empresa e incluso, reconocerlos de forma segura cuando en su devenir han tenido que salir fuera de ella. En realidad, esto es sólo un ejemplo, la importancia y la función de los códigos de barras dependen directamente de los procesos que lleva a cabo cada empresa; la gestión documental y, más concretamente, los sistemas informáticos de gestión documental, brindan a las organizaciones la posibilidad de gestionar con eficiencia y de forma automática la documentación (y entiéndase por documentación un sin número de contenidos, cuyo carácter documental se lo otorga su importancia para el funcionamiento de los procesos de la empresa) basada en barcodes.

Nuestro gestor documental, Athento, se encuentra preparado para gestionar flujos documentales basados en códigos de barras. Sólo hay que subir un documento equipado con un barcode, nuestro OCR analiza la información contenida en el código y la extrae para que podamos reconocer a qué (producto, objeto, expediente, etc.) se encuentra asociado dicho código. Es incluso capaz, de buscar en internet una imagen del elemento asociado.

Vamos a ver en vivo y en directo cómo interactúa Athento con los barcodes.

Business Intelligence

Este enfoque lo conocemos en castellano como “inteligencia Empresarial” o “Inteligencia de Negocios” y su objetivo ultimo es perfeccionar el proceso de toma de decisiones generando condiciones de menor incertidumbre. Para llegar a este objetivo, el o la BI, utiliza datos desestructurados recogidos en torno al funcionamiento externo e interno de la organización, los procesa, convirtiéndolos en información y, posteriormente, en conocimiento que ayude a conseguir decisiones de negocio más acertadas.

El proceso de BI responde secuencialmente a 5 preguntas:

¿Qué está ocurriendo en mi empresa?

¿Por qué ocurre de esta manera?

¿Qué podría ocurrir mañana?

¿Que debería hacer nuestro equipo?

Y, finalmente,

¿Qué camino debemos seguir?

Algunos elementos o herramientas del BI son:

Cuadros de Mando Integrales (CMI)

Sistemas de Soporte a la Decisión (DSS)

Sistemas de Información Ejecutiva (EIS)

Para la Inteligencia Empresarial, la gestión documental es de vital importancia, ya que el proceso de extracción y procesamiento de datos hasta conseguir conocimiento, va a depender en gran medida de que se consiga estructurar toda la información contenida en los documentos empresariales y esto no puede lograrse sin un análisis inteligente de su flujo.

De hecho, Nuxeo-Athento, contiene soluciones como “El Cuadro de Mando” que permite monitorizar el estado actual del sistema, en concreto tareas por resolver, flujos de trabajo empezados, documentación modificada, espacios de trabajo, etc.

Otra herramienta importante que puede brindar Athento en cuanto a BI es el módulo de Cuadro de Clasificación y Organigrama. Este módulo permite clasificar la documentación siguiendo los estándares de la gestión documental (15.489:2.001), lo que es sin duda un factor clave para la estructuración de la información que circula a través de la empresa.

BPM

"Business Process Management" o "Gestión de Procesos de Negocio". Es una metodología empresarial que busca optimizar y coordinar el flujo de procesos y tareas, el acceso a los recursos y el intercambio de información entre los clientes internos y externos de la organización.

Para entender el concepto de BPM hay que entender en primer lugar el concepto de proceso de negocio. Un proceso empresarial es una secuencia de acciones estructuradas en las que interfieren varias áreas organizacionales que buscan como resultado un objetivo compartido. Todas las empresas tienen procesos, el problema es que en la mayoría de ellas, los procesos se han construido al calor de la práctica y no han sido evaluados, analizados y diseñados para obtener mejores resultados empleando menores recursos. Aplicar BPM significa rediseñar, repensar, replantear la mejor forma de hacer las cosas y enfocar cada proceso dentro de una estrategia empresarial global. Es decir, todos los procesos e individuos caminando hacia un mismo objetivo colectivo.

Las empresas implementan BPM porque reduce costes, y elimina desperdicios. Actualmente, muchas empresas buscan certificarse llevando a cabo esta metodología.

En general, podemos decir que las ventajas de BPM para las empresas son las siguientes:

Elimina las tareas innecesarias

• Evita que repitamos tareas que podrían suprimirse

• Previene y elimina errores que ocurren con determinada frecuencia dentro de un proceso

• Hace más ágiles los procesos.

• Asegura que no haya ambigüedad en la ejecución de procesos y tareas.

• Brinda a la empresa control y seguimiento de los procesos

• Posibilita la mejora continua

• Otorga instrumentos reales para medir la productividad de los procesos

Definir flujos de trabajo inteligentes es uno de los pilares del BPM. Un flujo de trabajo permite identificar la manera en que se estructuran las tareas de una actividad de trabajo. También conocidos como workflows, el diseño de estos flujos permite a la empresa captar la manera en que fluye el flujo de información que soporta las tareas. Para poder implementar conceptos como los flujos de trabajo, BPM se apoya en el uso de herramientas informáticas. Así pues, BPM se encuentra íntimamente ligado con las tecnologías de información, ya que requiere herramientas de ultima generación que le permitan automatizar y monitorizar los procesos llevados a cabo por la empresa.

Athento brinda soluciones pensadas para posibilitar metodologías empresariales como el Business Process Management, entre ellas destaca el Módulo de Flujos de Trabajo, que permite crear workflows de revisión de documentos, flujos en serie, paralelos y de aprobación. Este módulo ha sido diseñado teniendo en cuenta normas como la ISO 9.001.27.001

Para conocer más sobre BPM visite BPM Spain

INDICE DE NAVEGACIÓN

Letra A. Glosario de Gestión Documental

Letra B. Glosario de Gestión Documental

Letra C. Glosario de Gestión Documental

Letra D. Glosario de Gestión Documental

Letra E. Glosario de Gestión Documental

Aquí tienes un Listado de Recursos como Whitepapers, Comparativas etc. que puedes descargar de forma gratuita y sobre Gestión Documental. Además, y por tiempo limitado, disponibles sin cumplimentar formularios, con un link directo al PDF.

• Caso de Éxito: La Diputación de Málaga se pasa al Cloud con Athento. El organismo malagueño pasa a ser el Cloud del resto de municipios de menor tamaño de la provincia, dotando de una estructura de gestión documental y Administración Electrónica a más de un millón de ciudadanos.
• Caso de Éxito: Zady Gestores se convierte en la primera gestoría inteligente de España.
  El Reto: Conseguir digitalizar el proceso de gestión de expedientes de trámites de tráfico para ofrecer a sus casi 300 clientes un servicio telemático ágil.
  La Solución: Digitalizar 3104 expedientes de tráfico e implantar Athento como sistema de gestión documental inteligente encargado de dar respaldo a los servicios de su Oficina Virtual.
• Whitepaper: Gestión Documental Inteligente en la Empresa y la Administración
  Descubre qué es la gestión documental inteligente y qué le aporta a tu empresa. Descubre también que le aporta a una Administración Electrónica, o sea una Administración moderna que trata de deshacerse del papel implementando flujos de trabajo y una solución de firma electrónica.
• Comparativa: Comparativa Soluciones De Captura de Documentos
  Descubre cómo mejorar las prestaciones de gestión documental con un Software de Captura, que permite extraer contenidos relevantes de documentos de forma automática para generar grandes aumentos de eficiencia y productividad en procesos documentales intensivos. Analiza entre varias soluciones, la más eficiente y avanzada tecnológicamente.
• Whitepaper: 6 pasos para la Digitalización
  Emprender la digitalización o captura de los documentos en papel de tu empresa requiere una estrategia a seguir que garantice un buen resultado. Si bien, el manejo masivo de papel es un lastre para la eficiencia de los procesos, la implementación inadecuada de un sistema de digitalización puede terminar siendo un gasto inútil... descubre cómo hacerlo de forma eficiente.
• Informe: ¿Es el Cloud (la nube) una buena opción para mi empresa?
  Analiza por qué el Cloud aporta ventajas no sólo económicas, sino también de Seguridad, a la hora de realizar una estrategia de Gestión Documental.
• Caso práctico: El ROI De Mi Proyecto De Digitalización Un estudio detallado de los ahorros a conseguir con un proyecto de digitalización bien llevado a la práctica.
• Whitepaper: La nube simplicidad inmediatez y eficiencia La nube (Cloud Computing) es un concepto mucho más tangible de lo que parece y más cercano. Descubre qué ventajas te aporta.
• Whitepaper Análisis de Seguridad: ¿Podemos fiarnos de la nube? Estudio sobre por qué una estructura de Cloud Computing puede ser más segura que tener tus documentos en tus servidores de forma local.

Puertas de Entrada de Documentación en Athento

En nuestro último post, prometimos dejaros ver en vivo y en directo cómo subir documentos a Athento, y como lo prometido es deuda, aquí os va, en poco más de 4 minutos, una muestra muy pequeña de algunas de las posibilidades que os brinda nuestra plataforma.

Las Distintas Formas de Añadir Contenidos a Athento y a Nuxeo

Sabemos que Athento (basado en Nuxeo) es una plataforma de gestión documental, o, en palabras más sencillas, una potente herramienta software que permite el manejo eficiente de todos los contenidos (diferentes tipos de información como por ejemplo, documentos escaneados, documentos creados con herramientas ofimáticas, elementos gráficos o multimedia, correos electrónicos, etc.) que fluyen al interior de una organización y que pueden provenir del interior de dicha organización o del exterior, y que, muy probablemente, tengan algún uso no sólo dentro de ella.

¿Pero cómo hacemos llegar todos esos contenidos a Athento?

En primer lugar, al ser una herramienta software, Athento requiere que estos contenidos se encuentren en formato digital. Muchos de los documentos generados en la empresa ya son de carácter digital, pero otros muchos aún se encuentran en papel. Para esos documentos, es necesario llevar a cabo una digitalización vía scanner y si se requieren datos concretos de dichos documentos para ser procesados, tendrá que intervenir un OCR. (Para saber qué es un OCR, vea OCR en la wikipedia y OCR Yerbabuena)

Una vez que ya contamos con los contenidos en formato digital (cualquier tipo de archivo), es la hora de hacerlos llegar a Athento, o publicarlos -como diríamos en jerga técnica- y para ello, nuestro gestor nos ofrece variadas posibilidades

Las típicas

Examinando Archivos

Por supuesto, el tradicional botón de Añadir o Examinar no podría faltar en un software para almacenar documentos! Nuxeo, que es, por llamarlo de alguna manera, el padre de Athento (pues sobre él se desarrolla nuestra plataforma), ya nos ofrece esta posibilidad. Sólo tenemos que crear un nuevo documento y buscar en nuestro equipo el archivo que queremos almacenar en el gestor.

Usando Drag And Drop

Drag and Drop significa en español “Arrastrar y Soltar”. Nuxeo soporta esta funcionalidad de los navegadores. Sólo tiene que descargar una extensión o plug-in para su navegador, FireFox o Internet Explorer en un par de segundos y ya dispondrá de la facilidad de arrastrar desde su Escritorio, o desde cualquier carpeta, directamente un archivo a la ventana de Nuxeo para poder almacenarlo. Para mayor información sobre este plugin o para descargarlo haga clic aquí

Las novedosas...

Fotografiando documentos

Una de nuestras más interesantes funcionalidades es la de Gestión Documental Móvil. Este módulo puede ser vital para el personal cuyo trabajo requiere desplazamiento físico. Pero el punto específico de este módulo que queremos explicarles, es que los usuarios de Athento Móvil, usando la cámara de su teléfono móvil, podrán fotografiar documentos que el módulo añadirá al gestor.

Una foto con su móvil a un contrato cerrado por un comercial en otra ciudad, por ejemplo, y voilá, ya toda la empresa dispone del documento en el gestor documental!

Enviando un E-mail

Con el Módulo de Gestión de Correo dotamos a los usuarios de Athento de la posibilidad de no tener que acceder directamente al gestor para añadir contenidos. Para los empleados de una empresa esto puede convertirse en un factor de eficiencia que les permita gran movilidad y flexibilidad, ya que con enviar un adjunto por correo electrónico podrán publicar documentos. Pero tal vez, el mayor provecho que puede sacarsele a este módulo es cuando los documentos nos los hacen llegar terceros, externos a la empresa.

¿Quiere que le envíen un curriculum vitae vía e-mail y que su gestor lo descargue y lo lleve directamente a la carpeta “Curriculums”? No se preocupe, Athento se ocupa. Los usos son infinitos, esto es sólo un ejemplo más.

El funcionamiento del sistema es muy sencillo. Si en su bandeja de entrada hay correos con un campo “Asunto” que contiene un formato predeterminado- por ejemplo, las palabras “Curriculum Vitae” , Athento identifica el correo como un correo con documentos adjuntos que debe descargar y almacenar.

No nos podrá negar que actualmente Athento le ofrece varias formas de facilitar su trabajo y de aumentar la eficiencia de su negocio; pero en Yerbabuena Software seguiremos trabajando para que si aún no cubrimos alguna de sus necesidades, juntos podamos conseguirlo, no olvide contactar con nosotros.

Por si quedan dudas acerca de la manera en qué Nuxeo y Athento reciben los documentos, próximamente publicaremos un vídeo explicativo. No se lo pierda.

¿Quiere adaptarse a la factura electrónica?

¿La calidad de los documentos más antiguos es pobre?

¿Necesita que sus trabajadores trabajen desde otra oficina, o desde su casa?

¿Sabe donde están los papeles cuando tienen que pasar por varias personas?

¿Gasta mas dinero en tener a los clientes al teléfono porque no encuentra la información que le quiere dar al cliente?

Estos son algunos de los motivos que han hecho que nuestros clientes clientes se decidieran por un sistema de Gestión Documental.

Cada vez más la necesidad de información que reside en los documentos en papel es más importante.

Dependiendo de sus necesidades individuales y de su negocio, hay muchas posibilidades y para eso Yerbabuena pone a su disposición Athento y todos sus módulos de valor añadido como son, OCR, Firma digital entre otros.