Hoy empezamos una serie de artículos en los que explicaremos, paso a paso y en palabras sencillas, qué es Athento y lo que puede hacer por su empresa. Trataremos de proporcionar también contenido audiovisual para aquellos que habéis decidido zambullirse en el profundo ,y aveces confuso, mundo de la gestión documental. Esta aventura, sin duda, llevará a su empresa a la búsqueda continuada de mejoras. Nosotros queremos acompañarle en ese camino y asegurarnos de que se mantenga informado para que pueda elegir la mejor solución o, por lo menos, la que mejor se adapte a las necesidades de su negocio.
Les dejamos con el primero de la serie.
Conociendo Athento
Athento debe su nombre a la unión de dos palabras: “Athena”, diosa de la sabiduría y “documento”. Así pues, cuando hablamos de Athento, hablamos de Gestión Documental Inteligente. Ahora mismo se estará preguntando, ¿qué es la gestión documental inteligente? No desespere, iremos paso a paso.
La gestión documental tradicional busca una administración eficiente del flujo de documentos al interior de las organizaciones, desde que estos surgen hasta que son eliminados. La importancia de la gestión documental para las empresas es conseguir que todos los procesos empresariales obtengan el suministro adecuado de información que requieren y, en un estadio más avanzado, integrándola con otras metodologías, se busca poder generar conocimiento a partir de la eficiente gestión de la información.
La gestión documental inteligente busca lo mismo, pero introduce nuevas herramientas, tecnologías y técnicas para conseguirlo que incrementan exponencialmente los resultados.
Fundamentalmente, la gestión documental inteligente emplea la Tecnología Semántica.
Si, un nuevo concepto. Vamos allá.
Las tecnologías semánticas se basan en las “relaciones entre datos” y las utilizan para obtener una asignación más eficiente entre necesidades de los usuarios y los recursos informativos disponibles. Se tata de extraer significados para lograr la automatización en la clasificación y procesamiento de la información que se encuentra aislada y desestructurada en los documentos.
Athento se construye sobre una excelente aplicación de gestión documental tradicional llamada Nuxeo, pero incorpora a ésta soluciones basadas en tecnología semántica.
Una aplicación tradicional de gestión documental es como un gran archivo virtual, que mejora a los viejos sistemas de archivado porque nos ahorra espacio físico, gasto en papel, tinta y, sobretodo, en tiempo y seguridad. Un gestor documental nos permite acceder a un documento en distintas versiones, hacer búsquedas más rápidas y eficientes de los documentos por sus contenidos que si tuviéramos los documentos en físico. Otra gran ventaja es que estos sistemas permiten tener acceso a toda la documentación de la empresa sin barreras geográficas ni temporales. Dónde quiera y 24 horas al día los documentos a su disposición.
Para tener control sobre los documentos, los sistemas tradicionales de gestión de contenido permiten a los usuarios de la aplicación introducir “meta-datos”, que identifican a los documentos y a su contenido. Son precisamente los meta-datos quienes permiten las búsquedas, la clasificación de los documentos, flujos más eficientes, etc.
Se preguntará, cuales son concretamente, entonces, los beneficios de tener un sistema de gestión documental inteligente sobre uno tradicional. Aquí está la respuesta:
Con un gestor inteligente de documentos como Athento, ya no somos los humanos – o usuarios- quienes tenemos que ocuparnos de introducir los meta-datos que distinguen un documento de otro, lo hace el gestor por si mismo!
Con un gestor semántico, sólo debemos preocuparnos por subir los documentos, ya que la misma aplicación se encargará de generar los meta-datos y de almacenarlos de forma automática en el lugar en el que previamente hayamos indicado que deben ir los documentos de este tipo. Un ejemplo menos etéreo: suponga que necesita gestionar todas las facturas de su empresa. Con un gestor como Athento, usted podría subir una imagen pdf de cada una de sus facturas, el gestor con su módulo de ICR extraería datos como CIFs, nombre del cliente o proveedor, cuantías, fechas, etc. y enviarlos a su software ERP(Enterprise Resource Planning) para que sean contabilizados sin intervención humana.
Otro aspecto a destacar sobre Athento es la calidad del producto y la garantía sobre ella. La base de Athento, Nuxeo, es software libre, lo que se traduce para las empresas usuarias del sistema en disfrute inmediato de mejoras y nuevas versiones. Los módulos añadidos que constituyen Athento, han sido desarrolladas por Yerbabuena Software, una empresa con sedes y partnerts en Europa y el continente americano.
Athento se encuentra cimentado sobre una fuerte política de servicio integral, en la que el soporte a clientes y usuarios es uno de los pilares, junto con una vocación de vanguardia que se traduce en aplicaciones punteras en tecnología, desarrolladas a partir de necesidades reales.
Actualmente, los módulos que componen la gestión documental ofrecida por Athento son los siguientes:
- Módulo de ICR(Intelligent Character Recognition)
- Clasificación Inteligente de documentos o Módulo de Autotaging
- Módulo de Firma Digital
- Módulo de Gestión Documental Móvil
- Módulo de Correo Electrónico
- Módulo de Gestión de Planos
- Gestión Documental mediante BarCode
Athento se encuentra en constante crecimiento.
Esto es sólo el principio, otros módulos que podrán ofrecer grandes soluciones a sectores como el de la salud y el de la banca se encuentran en desarrollo.
Esperamos haberle sido de utilidad. Permitanos saber cualquier duda o consulta a través de nuestro formulario de contacto.
No hay comentarios:
Publicar un comentario