Glosario de Gestión Documental, Letra B

Hoy les traemos una nueva entrega de nuestro Glosario de Gestión Documental, esta vez, nos ocuparemos de la letra “B”.

Recuerden que este camino de aprendizaje acerca del mundo de la Gestión de Contenidos Empresariales lo hacemos todos en equipo, por lo que podéis dirigir cualquier consulta que tengáis sobre el tema a nuestra página de Contacto.

Un saludo para todos nuestros lectores.

GLOSARIO

Letra A.

Letra B.

Baja o Depuración Documental:

Se dice, en esta disciplina de la gestión documental, que los documentos tienen funciones o valores primarios y secundarios. Las funciones primarias, son aquellas que giran en torno a su valor como documentos exigidos por la Administración, la ley, el fisco, etc. En cuanto a los valores secundarios, debemos considerar el papel de dichos documentos a nivel histórico; es decir, si constituyen documentos evidenciales (ejemplo: primeras escrituras de constitución de la sociedad), testimoniales o informativos.

Una vez que un documento ha perdido sus valores primarios y secundarios se procede a su correspondiente baja o destrucción. Dicha eliminación documental deberá estar siempre acompañada de un análisis y proceso lógicos y eficientes que garanticen la no pérdida de documentación importante para la organización.

BarCode

Lo conocemos todos en los países hispanohablantes como “Código de Barras” y nos acompaña desde hace nada menos que casi 60 años, cuando 3 americanos registraron la patente.

Los códigos de barras, actualmente, se encuentran en casi cada cosa que tocamos, cada cosa comerciada por los seres humanos. Pero ¿qué es realmente un barcode? Los códigos de barras se forman con un conjunto de líneas verticales de distinto grosor y con diferentes amplitudes de espacio entre ellas. Estas líneas, junto con los espacios entre ellas, representan caracteres , generalmente, alfanuméricos. Con estas cadenas, o agrupación de caracteres, se garantiza que el objeto portador de el código de barras pueda ser distinguido inequívocamente en todo el mundo.

Y ahora, se preguntarán ustedes, ¿qué tienen que ver los barcodes con la gestión documental? Les responderíamos, sin miedo a mentirles, que casi todo tiene que ver con la gestión documental; pero vamos a daros una respuesta más precisa. Algunas empresas, ante la potencia del sistema, implementan los códigos de barras para gestionar expedientes o documentos. Los códigos de barra permiten reconocer y distinguir los documentos, pero, además, facilitan, un seguimiento del flujo de dicho documento a través de la empresa e incluso, reconocerlos de forma segura cuando en su devenir han tenido que salir fuera de ella. En realidad, esto es sólo un ejemplo, la importancia y la función de los códigos de barras dependen directamente de los procesos que lleva a cabo cada empresa; la gestión documental y, más concretamente, los sistemas informáticos de gestión documental, brindan a las organizaciones la posibilidad de gestionar con eficiencia y de forma automática la documentación (y entiéndase por documentación un sin número de contenidos, cuyo carácter documental se lo otorga su importancia para el funcionamiento de los procesos de la empresa) basada en barcodes.

Nuestro gestor documental, Athento, se encuentra preparado para gestionar flujos documentales basados en códigos de barras. Sólo hay que subir un documento equipado con un barcode, nuestro OCR analiza la información contenida en el código y la extrae para que podamos reconocer a qué (producto, objeto, expediente, etc.) se encuentra asociado dicho código. Es incluso capaz, de buscar en internet una imagen del elemento asociado.

Vamos a ver en vivo y en directo cómo interactúa Athento con los barcodes.

Business Intelligence

Este enfoque lo conocemos en castellano como “inteligencia Empresarial” o “Inteligencia de Negocios” y su objetivo ultimo es perfeccionar el proceso de toma de decisiones generando condiciones de menor incertidumbre. Para llegar a este objetivo, el o la BI, utiliza datos desestructurados recogidos en torno al funcionamiento externo e interno de la organización, los procesa, convirtiéndolos en información y, posteriormente, en conocimiento que ayude a conseguir decisiones de negocio más acertadas.

El proceso de BI responde secuencialmente a 5 preguntas:

¿Qué está ocurriendo en mi empresa?

¿Por qué ocurre de esta manera?

¿Qué podría ocurrir mañana?

¿Que debería hacer nuestro equipo?

Y, finalmente,

¿Qué camino debemos seguir?

Algunos elementos o herramientas del BI son:

Cuadros de Mando Integrales (CMI)

Sistemas de Soporte a la Decisión (DSS)

Sistemas de Información Ejecutiva (EIS)

Para la Inteligencia Empresarial, la gestión documental es de vital importancia, ya que el proceso de extracción y procesamiento de datos hasta conseguir conocimiento, va a depender en gran medida de que se consiga estructurar toda la información contenida en los documentos empresariales y esto no puede lograrse sin un análisis inteligente de su flujo.

De hecho, Nuxeo-Athento, contiene soluciones como “El Cuadro de Mando” que permite monitorizar el estado actual del sistema, en concreto tareas por resolver, flujos de trabajo empezados, documentación modificada, espacios de trabajo, etc.

Otra herramienta importante que puede brindar Athento en cuanto a BI es el módulo de Cuadro de Clasificación y Organigrama. Este módulo permite clasificar la documentación siguiendo los estándares de la gestión documental (15.489:2.001), lo que es sin duda un factor clave para la estructuración de la información que circula a través de la empresa.

BPM

"Business Process Management" o "Gestión de Procesos de Negocio". Es una metodología empresarial que busca optimizar y coordinar el flujo de procesos y tareas, el acceso a los recursos y el intercambio de información entre los clientes internos y externos de la organización.

Para entender el concepto de BPM hay que entender en primer lugar el concepto de proceso de negocio. Un proceso empresarial es una secuencia de acciones estructuradas en las que interfieren varias áreas organizacionales que buscan como resultado un objetivo compartido. Todas las empresas tienen procesos, el problema es que en la mayoría de ellas, los procesos se han construido al calor de la práctica y no han sido evaluados, analizados y diseñados para obtener mejores resultados empleando menores recursos. Aplicar BPM significa rediseñar, repensar, replantear la mejor forma de hacer las cosas y enfocar cada proceso dentro de una estrategia empresarial global. Es decir, todos los procesos e individuos caminando hacia un mismo objetivo colectivo.

Las empresas implementan BPM porque reduce costes, y elimina desperdicios. Actualmente, muchas empresas buscan certificarse llevando a cabo esta metodología.

En general, podemos decir que las ventajas de BPM para las empresas son las siguientes:

Elimina las tareas innecesarias

• Evita que repitamos tareas que podrían suprimirse

• Previene y elimina errores que ocurren con determinada frecuencia dentro de un proceso

• Hace más ágiles los procesos.

• Asegura que no haya ambigüedad en la ejecución de procesos y tareas.

• Brinda a la empresa control y seguimiento de los procesos

• Posibilita la mejora continua

• Otorga instrumentos reales para medir la productividad de los procesos

Definir flujos de trabajo inteligentes es uno de los pilares del BPM. Un flujo de trabajo permite identificar la manera en que se estructuran las tareas de una actividad de trabajo. También conocidos como workflows, el diseño de estos flujos permite a la empresa captar la manera en que fluye el flujo de información que soporta las tareas. Para poder implementar conceptos como los flujos de trabajo, BPM se apoya en el uso de herramientas informáticas. Así pues, BPM se encuentra íntimamente ligado con las tecnologías de información, ya que requiere herramientas de ultima generación que le permitan automatizar y monitorizar los procesos llevados a cabo por la empresa.

Athento brinda soluciones pensadas para posibilitar metodologías empresariales como el Business Process Management, entre ellas destaca el Módulo de Flujos de Trabajo, que permite crear workflows de revisión de documentos, flujos en serie, paralelos y de aprobación. Este módulo ha sido diseñado teniendo en cuenta normas como la ISO 9.001.27.001

Para conocer más sobre BPM visite BPM Spain

INDICE DE NAVEGACIÓN

Letra A. Glosario de Gestión Documental

Letra B. Glosario de Gestión Documental

Letra C. Glosario de Gestión Documental

Letra D. Glosario de Gestión Documental

Letra E. Glosario de Gestión Documental

Aquí tienes un Listado de Recursos como Whitepapers, Comparativas etc. que puedes descargar de forma gratuita y sobre Gestión Documental. Además, y por tiempo limitado, disponibles sin cumplimentar formularios, con un link directo al PDF.

• Caso de Éxito: La Diputación de Málaga se pasa al Cloud con Athento. El organismo malagueño pasa a ser el Cloud del resto de municipios de menor tamaño de la provincia, dotando de una estructura de gestión documental y Administración Electrónica a más de un millón de ciudadanos.
• Caso de Éxito: Zady Gestores se convierte en la primera gestoría inteligente de España.
  El Reto: Conseguir digitalizar el proceso de gestión de expedientes de trámites de tráfico para ofrecer a sus casi 300 clientes un servicio telemático ágil.
  La Solución: Digitalizar 3104 expedientes de tráfico e implantar Athento como sistema de gestión documental inteligente encargado de dar respaldo a los servicios de su Oficina Virtual.
• Whitepaper: Gestión Documental Inteligente en la Empresa y la Administración
  Descubre qué es la gestión documental inteligente y qué le aporta a tu empresa. Descubre también que le aporta a una Administración Electrónica, o sea una Administración moderna que trata de deshacerse del papel implementando flujos de trabajo y una solución de firma electrónica.
• Comparativa: Comparativa Soluciones De Captura de Documentos
  Descubre cómo mejorar las prestaciones de gestión documental con un Software de Captura, que permite extraer contenidos relevantes de documentos de forma automática para generar grandes aumentos de eficiencia y productividad en procesos documentales intensivos. Analiza entre varias soluciones, la más eficiente y avanzada tecnológicamente.
• Whitepaper: 6 pasos para la Digitalización
  Emprender la digitalización o captura de los documentos en papel de tu empresa requiere una estrategia a seguir que garantice un buen resultado. Si bien, el manejo masivo de papel es un lastre para la eficiencia de los procesos, la implementación inadecuada de un sistema de digitalización puede terminar siendo un gasto inútil... descubre cómo hacerlo de forma eficiente.
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