Hoy les traemos la tercera entrega de nuestro glosario de gestión documental. Les dejamos con las palabras que empiezan por la letra C.
C.
Captura
Dentro del ciclo de vida del contenido (Según la teoría del “Enterprise Content Management”) la “Captura” (Capture) es la primera de las etapas.
Al querer introducir contenidos dentro de un sistema de gestión podemos encontrarnos con 2 situaciones: tenemos los contenidos en papel físico o tenemos los documentos en formato digital, pero no están estructurados. En el primero de los casos, para aplicar ECM necesitaremos convertir nuestros documentos en papel a documentos electrónicos, ayudándonos de tecnologías OCR o ICR.
Una vez ya tenemos todos los documentos en formato digital nos enfrentamos al siguiente problema; debemos recogerlos dentro de una estructura lógica y coherente que permita su gestión eficiente. Tener una estructura adecuada de los contenidos significa que tendremos que categorizar dichos contenidos, agrupándolos según un criterio que normalmente es su contenido. Para automatizar este proceso de clasificación de los documentos, suelen emplearse los metadatos, que no son más que información sobre atributos específicos del documento. Las aplicaciones de gestión de contenidos, se encargaran pues, de ubicar a cada documento en el lugar que corresponda según la información proveída por los metadatos.
Una vez tenemos los documentos o contenidos dentro de nuestro sistema de gestión de contenidos y ubicados en él de manera lógica, podemos decir que el proceso de captura ha finalizado.
Podéis ver este vídeo de Athento en el que se muestra las distintas maneras en las que se puede efectuar la captura de documentos en nuestro sistema.
Categorización
Dentro de la fase de Captura en ECM(Enterprise Content Management) existe un paso llamado Categorización. Este paso se refiere a la organización de los contenidos en grupos lógicos , de acuerdo, normalmente, en sus contenidos.
Nuestra plataforma Athento, ofrece interesantes prestaciones en cuanto a la captura y categorización de documentos, no sólo un módulo de OCR, sino también, un módulo de Auto-etiquetado, que permite la utilización de etiquetas (conceptos o palabras) para agrupar documentos. Es decir, si etiquetamos bajo un mismo concepto a diferentes documentos, una búsqueda por esa etiqueta, nos devolverá todos los documentos que fueron etiquetados con ella. Lo interesante es que el módulo de Auto-etiquetado, obtiene las etiquetas de manera automática extrayéndolas del contenido de los documentos y evitando al usuario el trabajo y el tiempo de establecer el mismo las etiquetas.
CMS(Content Management System)
Seguro que ha escuchado algunas vez el nombre de un CMS. Drupal, Joomla, WordPress, eZ, Mambo, son sólo algunos pocos.
Y es que el término CMS ha tomado mucha fuerza durante los últimos años dentro de las distintas tecnologías web. En español significa Sistema de Gestión de Contenidos. Un CMS no es otra cosa que una aplicación informática que envuelve una estructura que permite la creación y posterior gestión de contenidos web (publicación, edición, clasificación, etc.). Los contenidos generados con ayuda del gestor se van almacenando en una base de datos que se actualiza cada vez que editamos, borramos o creamos nuevo contenido. Los CMS facilitan a los usuarios el trabajo porque ofrecen estructuras funcionales, eficientes y customizables. El trabajo tedioso y pesado ya está hecho en los CMS, un usuario de esta aplicación sólo tendrá que preocuparse por adaptar el diseño a sus necesidades y generar contenidos.
La mayoría de los CMS se han desarrollado con marcadas filosofías de usabilidad, para que usuarios sin mayores conocimientos informáticos puedan emplearlos sin mayores inconvenientes. Por ello los CMS constituyen una excelente opción para muchos usuarios, sin embargo, en el momento de cubrir necesidades muy particulares de uso, pueden resultar una camisa de fuerza, ya que están pensados de la manera más genérica posible para poder dar soluciones a un gran cúmulo de problemas habituales a los que se enfrentan los usuarios que generan contenidos en la web.
La gestión de contenidos o gestión documental, también debe interactuar en muchos casos con información producida en la web, u ofrecer interfaces para que usuarios externos (a quienes no queremos permitir el acceso a nuestro gestor documental interno) puedan subir contenidos o documentación a su gestor. Athento le ofrece integración de su gestor documental con una interfaz web que puede ser la puerta de entrada de documentos proveídos por terceras partes. Piense en una web, con todas las características multimedia que requiera, que sus clientes o proveedores podrán usar para interactuar con su empresa y generar contenido que automáticamente sea incluido dentro de su gestor. Podrán subir documentación mediante sencillos formularios, obtener información sobre sus servicios y en general, todos los servicio que una web puede prestar a una empresa.
Otros gestores documentales sólo le ofrecen integración con conocidos CMS del mercado, nosotros le ofrecemos un desarrollo a medida que cubra todas sus necesidades particulares. La tecnología usada para ofrecerle esta interfaz web es Django, un potentísimo framework utilizado por empresas y proyectos como WashingtonPost, The Lawrence Journal World, Lanzanos.com, etc.
Puede encontrar más información sobre Django en http://es.wikipedia.org/wiki/Django.
CMIS(Content Management Interoperability Services)
Significa Servicios de Interoperabilidad de Gestión de Contenidos y llega a ser casi el estándar que permite la interacción entre aplicaciones DMS(Document Mangement System).
CMIS ofrece un conjunto de web services que permiten compartir datos e información entre repositorios de contenidos y facilitan la interoperabilidad entre gestores documentales.
De modo que si un día quiere migrar de un gestor documental a otro, le convendrá que ambos gestores hayan contemplado las especificaciones CMIS.
CMIS también facilita la interoperabilidad entre CMS(Content Management System) y DMS. En palabras más simples, el cumplimiento de las directrices CMIS nos permiten poder realizar integraciones sin mayores inconvenientes entre aplicaciones web como Drupal, eZ y Joomla con nuestra aplicación de gestión documental.
Actualmente, conocidas empresas del sector están trabajando para convertir CMIS en un estándar para software ECM.
Nuxeo, que es el gestor documental base sobre el que se desarrolla nuestro producto, soporta CMIS 1.0 al completo desde su versión 5.4. CMIS 1.0 es la especificación de OASIS para la interoperabilidad de gestores de contenido. Esta especificación, permite a clientes y servidores compartir el mismo idioma en HTTP (SOAP or REST/AtomPub) usando un unificado modelo de dominio.
Vea más acerca de CMIS aquí
Collaboration Tools
Permite a varios usuarios trabajar sobre el mismo contenido en un entorno común. Básicamente, las herramientas colaborativas permiten a varios usuarios trabajar juntos en un entorno virtual compartido aunque no se encuentren físicamente en el mismo lugar. Es uno de los regalos más grandes e interesantes de la web 2.0. Ejemplos de colaboration tools son los foros, los RSS, google Docs, etc.
Athento ofrece un Módulo de Colaboración que permite el trabajo coordinado de equipos mediante el uso de herramientas como foros, suscripciones vía correo electrónico, RSS, Atom y espacios de trabajo compartidos.
Cuadro de Mando
Es como el salpicadero del coche, donde tenemos toda la información sobre el estado de nuestro vehículo en ese momento. Temperatura, combustible, velocidad, revoluciones del motor, kilometraje, etc; pero orientado a la empresa. Es pues, un conjunto de indicadores que nos hablan del estado actual de nuestra organización o de nuestros procesos. Los cuadros de mando pueden incluir indicadores financieros, de producción, de ventas, de marketing, de compras, de calidad, de RRHH, etc. Es un monitor del estado de la empresa y una herramienta estrella dentro del Bussinees Inteligence (http://blog.yerbabuena.es/2011/02/glosario-de-gestion-documental-letra-b.html) .
Nuxeo-Athento, contiene soluciones como “El Cuadro de Mando” que permite monitorizar el estado actual del sistema, en concreto tareas por resolver, flujos de trabajo empezados, documentación modificada, espacios de trabajo, etc.
INDICE DE NAVEGACIÓN
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