Bienvenidos a una entrega más de nuestro Glosario de Gestión Documental. Hoy les traemos todos los términos relacionados con gestión documental que empiezan por la letra D.
Letra D
DBPedia:
DBPedia es un buscador semántico. La
DBPedia toma información de la
Wikipedia y la convierte en web
semántica, o lo que es lo mismo, construye relaciones entre datos para crear nuevos significados y así permitir búsquedas mucho más complejas. Los datos de wikipedia son categorizados y etiquetados de manera automatizada en Dbpedia.
La DBPedia adquiere gran importancia en la gestión documental cuando hablamos de etiquetado automático de documentos según su contenido. Gestores documentales inteligentes, como
Athento, son capaces de comunicarse con Dbpedia, u otros sistemas como OpenCalais, para realizar anotaciones automáticas en los documentos. (Ver autoetiquetado de documentos en
Letra A)
Delivery(Deliver):
Delivery es ese paso de la Gestión de Contenidos Empresariales en el que entregamos, distribuimos o repartimos la información que se encuentra documentada en nuestro sistema.
Delivery engloba, básicamente, a todas esas salidas de información que produce nuestro sistema de gestión documental; es decir, Delivery se trata de entregar información a los usuarios del sistema.
Dentro de
Deliver deben considerarse 3 grandes tipos de acciones sobre los documentos - Transformación, Seguridad y Distribución-. La transformación se refiere a dar un formato material a la información contenida en el sistema, por ejemplo archivos PDF o XML. La seguridad está relacionada con la capacidad de garantizar la integridad y el origen de la información generada. En este aspecto, podemos hablar de importantes herramientas de ayuda en la materia como
Firma Digital. En cuanto a distribución, suele referirse a la forma en que esa información es trasmitida a terceros, por ejemplo, a través de e-mail, portales web, etc.
Digital Signature:
O
Firma Digital en castellano. Una Firma Digital no es otra cosa que una secuencia de caracteres que se adjunta al final del cuerpo del mensaje que se pretende transmitir bajo firma. Nos ofrece la posibilidad de informar, dar fe y/o manifestar una voluntad con total validez y seguridad, sin necesidad de encontrarnos de cuerpo presente para estampar sobre un papel nuestra firma manuscrita. En la actualidad, la integración de los gestores documentales con firmas digitales o es imprescindible, ya que al generarse documentos o recibir documentos digitales, se requiere un mecanismo que garantice la validez de los mismos.
Athento, por ejemplo, ofrece integración con plataformas como
ViaFirma.
Para sabes sobre la importancia actual que han cobrado este tipo de sistemas, puede consultar todos nuestros post sobre firma digital
aqui.
Digitalización:
Es el proceso que, mediante la intervención de tecnología, permite convertir un documento de papel en otro cuyo formato es electrónico y que contiene una imagen codificada fiel e integra del documento original.
Disponibilidad:
Un documento disponible es aquel que puede ser localizado, recuperado, presentado e interpretado. Su presentación debería mostrar la actividad u operación que lo produjo. Se deberían mantener los vinculos existentes entre los documentos que reflejan una secuencia de actividades.
DMS(Document Management System):
Sistema de Gestión Documental, o
Gestor Documental, para que nos entendamos. Un gestor documental es un software o aplicación que permite a las organizaciones manejar todos sus flujos de documentos. Dota a los documentos organizacionales una estructura lógica para su almacenamiento y posterior utilización. Este tipo de aplicaciones permiten a empresas ganar en rapidez y eficiencia a la hora de buscar documentos, almacenarlos y generar nuevos contenidos. Existe una gran variedad de gestores documentales en el mercado, algunos de pago y otros gratuitos, algunos con más posibilidades que otros, pero todos tienen como objetivo ayudar a las empresas a deshacerse de papel y a hacer más eficiente y rápido todo el manejo de documentos que necesita para su funcionamiento.
Athento es un ejemplo de gestor documental.
Un sistema de gestión documental permite a una empresa u organización: creación de contenidos, colaboración de equipos, preservar documentos, generar flujos de control, agilizar la búsqueda de documentos, versionar documentos, gestionar el acceso a la información, entre otras cosas.
Existen diversos términos para referirse al software que hace este tipo de trabajo, aunque con pequeños matices. Es el caso del software
ECM que se supone más amplio, pues además de incluir las funciones de un
DMS también permite el uso herramientas colaborativas y la gestión de diferentes tipos de contenidos incluidos los generados vía web. Sin embargo, en la actualidad, gestores documentales modernos permiten este tipo de características; sin embargo, en España ha calado más el término
“Gestión Documental” -
DM- que “
Gestión de Contenidos Empresariales” -
ECM-.
Documento:
Documento en gestión documental es un registro de información en cualquier formato -papel, digital-, que tiene importancia para el adecuado funcionamiento de los procesos de una organización.
Documento Electrónico:
Es información contenida en un formato electrónico, susceptible de identificación y de tratamiento.
Document Imaging:
Se conoce como Document Imaging al software utilizado para capturar, almacenar y recuperar documentos, independientemente de su formato original. Forma parte de la
Enterprise Content Management (
Gestión de Contenidos Empresariales). Entre los ejemplos más conocidos de Document Imaging podemos citar a las aplicaciones
OCR
Document Management:
Conjunto de normas técnicas y prácticas que se utilizan para administrar el flujo de documentos en una organización; lo que viene a traducirse en sencillez, rapidez y ahorro en el acceso y almacenamiento de la información de la empresa. La gestión documental ayuda a las empresas a hacer una adecuada gestión del ciclo de vida de los documentos.
Drag and drop:
Drag and Drop significa en español
“Arrastrar y Soltar”. Esta funcionalidad nos permite añadir archivos a aplicaciones con tan solo hacer clic, arrastrar el archivo y soltarlo.
Nuxeo, por ejemplo, soporta esta funcionalidad de los navegadores. Sólo tiene que descargar una extensión o plug-in para su navegador,
FireFox o Internet Explorer en un par de segundos y ya dispondrá de la facilidad de arrastrar desde su Escritorio, o desde cualquier carpeta, directamente un archivo a la ventana de Nuxeo para poder almacenarlo. Para mayor información sobre este plugin o para descargarlo haga clic
aquí
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