Seguramente rara vez mientras firma un documento con su puño y letra se detiene a pensar el dinero que dicha firma le supone a su empresa. Posiblemente, también, en su organización usted mismo o sus empleados y/o compañeros, firmen un montón de documentos a diario. Y es que, tradicionalmente las firmas manuscritas han constituido una parte fundamental dentro de los procesos organizacionales. Es la forma que tienen las personas dentro de las empresas de aprobar o autorizar gestiones y de dar validez y veracidad a los documentos que así lo requieran.
Documentos de dirección, documentos de seguros, documentos de personal, contratos, ordenes de trabajo, informes, correspondencia externa, presupuestos, propuestas de ventas, solicitudes y trámites con Hacienda, Seguridad Social, liquidaciones de impuestos en general, facturas, peticiones de subvenciones. Realmente son muchos los documentos que requieren de una firma para ser considerados legítimos.
Pero firmar documentos cuesta, y cuesta más de lo que se imagina. Piense que los documentos firmados a mano tienen que ser impresos, escaneados para ser almacenados de forma digital llegado el momento, a veces también enviados por correo cuando el destinatario del documento trasciende los limites espaciales de nuestra empresa, archivados en forma física si existe la obligatoriedad de su conservación durante determinado tiempo, enviados por fax, etc; y todas estas operaciones tienen un coste.
Los costes obvios: tóner, papel, mensajería tradicional. Los no tan obvios: costos de adquisición de hardware como impresoras, mantenimiento de estos equipos, mantenimiento de redes, costo derivados del uso del espacio físico para almacenamiento de archivos y equipos de impresión, tiempo perdido mientras se imprimen o se escanean documentos e incluso, costes derivado de posible perdida de documentación.
Piense en cifras fáciles de calcular. Aproximadamente, la impresión de una página de papel por una sola cara tiene un coste de 0,02 euros. ¿Cuanto papel se imprime en su oficina a diario? Si imprime 200 páginas diarias se estará gastando cerca de 1500 euros sólo papel y tinta al año!
Pero... ¿y si tiene que enviar por correo documentos? El envío de una carta con peso de un gramo nos cuesta en Correos 0,35 euros, si envía tan sólo 10 cartas diarias se estaría gastando al año al rededor de 1200 euros al año en papel y más papel!
Por supuesto, estas son sólo cifras para ayudarle a hacerse una idea de lo que usted se gasta en documentos de papel firmados a mano; pero lo más probable es que usted se gaste muchos más. De hecho, se estima que las empresas se gastan entre el 3 y el 4% de su facturación anual en manejo de documentación en papel.
Si usted no tiene un sistema de gestión documental digitalizado, sin lugar a dudas está perdiendo mucho dinero; pero si usted tiene uno y aún no le ha integrado un sistema de Firma Digital, puede tener la seguridad de que no está explotando al 100% las posibilidades de ahorro de costes que puede significarle su gestor. Además, si piensa en el vuelco que está dando la Administración Pública hacía el e-government, pronto para su empresa el uso de un gestor documental + firma digital no será un lujo; será una necesidad.
En Yerbabuena, para asegurar la fiabilidad, seguridad e interoperabilidad de nuestro módulo de Firma Digital -lo que no significa otra cosa que garantizar su tranquilidad-, hemos integrado Athento con la plataforma de firma digital ViaFirma, una de las más robustas del mercado (con una excepcional matriz de compatibilidad); también con @Firma, la plataforma usada por las Administraciones Públicas y con CryptoApplet usada por empresas como ING Direct y una de las mejores opciones de software libre en cuanto a firma digital se refiere desarrolladas en España (Universitat Jaume I de Castelló de la Plana).
Documentos de dirección, documentos de seguros, documentos de personal, contratos, ordenes de trabajo, informes, correspondencia externa, presupuestos, propuestas de ventas, solicitudes y trámites con Hacienda, Seguridad Social, liquidaciones de impuestos en general, facturas, peticiones de subvenciones. Realmente son muchos los documentos que requieren de una firma para ser considerados legítimos.
Pero firmar documentos cuesta, y cuesta más de lo que se imagina. Piense que los documentos firmados a mano tienen que ser impresos, escaneados para ser almacenados de forma digital llegado el momento, a veces también enviados por correo cuando el destinatario del documento trasciende los limites espaciales de nuestra empresa, archivados en forma física si existe la obligatoriedad de su conservación durante determinado tiempo, enviados por fax, etc; y todas estas operaciones tienen un coste.
Los costes obvios: tóner, papel, mensajería tradicional. Los no tan obvios: costos de adquisición de hardware como impresoras, mantenimiento de estos equipos, mantenimiento de redes, costo derivados del uso del espacio físico para almacenamiento de archivos y equipos de impresión, tiempo perdido mientras se imprimen o se escanean documentos e incluso, costes derivado de posible perdida de documentación.
Piense en cifras fáciles de calcular. Aproximadamente, la impresión de una página de papel por una sola cara tiene un coste de 0,02 euros. ¿Cuanto papel se imprime en su oficina a diario? Si imprime 200 páginas diarias se estará gastando cerca de 1500 euros sólo papel y tinta al año!
Pero... ¿y si tiene que enviar por correo documentos? El envío de una carta con peso de un gramo nos cuesta en Correos 0,35 euros, si envía tan sólo 10 cartas diarias se estaría gastando al año al rededor de 1200 euros al año en papel y más papel!
Por supuesto, estas son sólo cifras para ayudarle a hacerse una idea de lo que usted se gasta en documentos de papel firmados a mano; pero lo más probable es que usted se gaste muchos más. De hecho, se estima que las empresas se gastan entre el 3 y el 4% de su facturación anual en manejo de documentación en papel.
Si usted no tiene un sistema de gestión documental digitalizado, sin lugar a dudas está perdiendo mucho dinero; pero si usted tiene uno y aún no le ha integrado un sistema de Firma Digital, puede tener la seguridad de que no está explotando al 100% las posibilidades de ahorro de costes que puede significarle su gestor. Además, si piensa en el vuelco que está dando la Administración Pública hacía el e-government, pronto para su empresa el uso de un gestor documental + firma digital no será un lujo; será una necesidad.
En Yerbabuena, para asegurar la fiabilidad, seguridad e interoperabilidad de nuestro módulo de Firma Digital -lo que no significa otra cosa que garantizar su tranquilidad-, hemos integrado Athento con la plataforma de firma digital ViaFirma, una de las más robustas del mercado (con una excepcional matriz de compatibilidad); también con @Firma, la plataforma usada por las Administraciones Públicas y con CryptoApplet usada por empresas como ING Direct y una de las mejores opciones de software libre en cuanto a firma digital se refiere desarrolladas en España (Universitat Jaume I de Castelló de la Plana).
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