Gestión Documental Inteligente en Perú

Si te preguntas en qué consiste esto de la Gestión Documental Inteligente, nuestros partners de Perú, JJC Computers, presentan un completo vídeo explicándolo.
Básicamente, y como hemos explicado hablando de Qué es Athento, se trata de razonar sobre el contenido no estructurado de documentos para poder realizar tareas de manera automática que de otro modo suponen incontables horas de gestión administrativa en empresa: etiquetar documentos, establecer flujos de trabajo para validación (por ejemplo), procesar facturas de forma automática etc.


Yerbabuena Software y JJC Computers han firmado un acuerdo estratégico para acercar este tipo de soluciones, que consiguen agilizar los precesos de gestión documental en las empresas con respecto a las soluciones de gestión documental tradicionales, que si bien resuelven el problema de tener los documentos en formato digital (con ahorros en espacio al reducir el papel y en la búsqueda), no conllevan una automatización completa de procesos documentales que pueden ser mejorados de forma  espectacular.
PD: La mención a Yerbabuena se produce en el minuto 22:28 ;-)

Athento LIMS: ERP+Gestión Documental para Laboratorios

¿Qué es Athento LIMS?

Athento LIMS es un sistema informático que busca tener en una sola aplicación, de manera integral y centralizada toda la gestión de los procesos llevados a cabo al interior de un laboratorio, como por ejemplo, almacenar resultados de los tests, gestión de equipos, facturar, gestionar el stock etc. mediante la norma ISO 17025.

El objetivo de implementar en un laboratorio un sistema como Athento LIMS es la automatización de los procesos del laboratorio y la centralización de toda la documentación generada en los mismos.

Whitepaper: La DGT elige Athento para su gestión documental

Los productos Athento y Nuxeo han sido elegidos por la Dirección General de Tráfico, mediante concurso, para implantar un sistema de gestión documental conforme a los requerimientos del organismo y pudiendo llegar a soportar más de 150 millones de documentos y expedientes, con un importe superior al medio millón de euros.

Existen otros sistemas de gestión de laboratorio, pero la fortaleza de Athento LIMS es su integración con la gestión documental y el ERP; ya que esto permite que tanto el contenido generado por los procesos propios del laboratorio, como las entradas de documentos necesarias para el funcionamiento del sistema se almacenen automáticamente y gestionen de manera digital y centralizada.

Ejemplo de la gestión de una muestra en Athento LIMS

Vamos a hacer el seguimiento de una muestra que ingresa en el sistema para ser analizada, desde el momento en que se da de alta hasta el momento en que se entregan los resultados al usuario:

1.Un usuario o cliente trae al laboratorio una muestra de agua para realizar un análisis químico.
2.Athento LIMS genera automáticamente un presupuesto, utilizando la tarifa adecuada para el servicio solicitado,
3.Tras la aceptación del presupuesto por parte del usuario se generan una o varias órdenes de servicio y un expediente, dentro del gestor documental, asociado a la orden. Todos los informes y resultados vinculados a la muestra se almacenarán en dicho expediente.
4.Las distintas unidades de laboratorio tienen asociadas distintas técnicas o análisis (los servicios que prestan) que llevan a cabo. Una vez que se indique el tipo de análisis o prueba a realizar, por ejemplo, “Alcalinidad de los Carbonatos”, en el caso de la muestra de agua; la muestra es asociada automáticamente a una unidad de laboratorio en particular.
5.Todos los resultados de análisis o pruebas van pasando al expediente, lo que garantiza total accesibilidad y disponibilidad de la información de manera permanente.
6.Una vez que se completa la orden, es decir, que se llevan a cabo todas las pruebas solicitadas, el sistema lo detecta y genera una alerta para que la orden sea validada.
7.Una vez validados los resultados de las pruebas o análisis, el informe con los resultados puede ser enviado por correo electrónico o se genera un fichero digital con la información.
8.Por ultimo, se lleva a cabo el proceso de facturación.

¿Para quién está diseñado Athento LIMS?

Athento LIMS está diseñado para Laboratorios de tamaño medio y grande que desean extraer el potencial de una herramienta que integra todos los procesos dentro de un laboratorio, desde la parte de documentación de los procesos (gestión documental) a la propia gestión del laboratorio (ERP para facturación, stock etc.).
Habitualmente los laboratorios de menor tamaño realizan estas pruebas de forma manual, gestionando las pruebas en papel o utilizando diversas herramientas sin una integración propiamente dicha.
En este sentido, Athento LIMS consigue rendimientos muy superiores al agilizar los tiempos y reducir el uso de papel o la redundancia de datos en distintos sistemas no conectados entre sí.

¿Qué procesos es capaz de gestionar Athento LIMS?

Athento LIMS integra módulos funcionales que atacan procesos críticos de la gestión de un laboratorio. La ventaja del diseño modular es permitir el crecimiento de la aplicación según las necesidades particulares de cada laboratorio.
Todos los módulos de Athento LIMS se dividen en dos grandes grupos, los que atacan a los procesos administrativos y los que atacan específicamente a la gestión de muestras. Sin embargo, estos dos grupos son como las dos caras de una misma moneda, y de su interconexión depende la gestión integral del laboratorio. Veamos los principales módulos y sus características.

Módulos de Gestión Administrativa :

• Gestión de Compras: Catálogo de proveedores. Ordenes de compra

• Gestión de Personal: Altas, bajas, actualizaciones de personal de laboratorio y su respectiva asociación de puestos. Gestión de sus curriculums y carencias de formación.

• Gestión de Usuarios: Altas, bajas, actualizaciones de usuarios (clientes). Diferentes niveles de acceso a resultados de análisis de muestras. Asignación de diferentes tarifas asociadas a usuarios.

• Gestión de Existencias: Manejo de inventarios.

• Gestión de Facturación: Creación de albaranes, cuentas de cobro, presupuestación, etc.

• Gestión de WorkFlows: Seguimiento y sincronización de tareas. Permite el establecimiento de distintos estados para las tareas; muy útiles para pedidos y órdenes de muestras.

Módulos de Gestión de Muestras:

• Gestión de equipos: Generación de alertas de mantenimiento de equipos e instrumentos. Control de estado de instrumental.

• Gestión de espacios: Reserva y asignación de espacios, sean salas de reuniones , laboratorios, etc.

• Gestión de eventos: Programación de cursos de formación, reuniones, entregas, etc.

• Seguimiento de muestras: Control sobre alicuotas de una misma muestra. Asignación automática de muestras a unidades o servicios.

• Integración con instrumentos y software de laboratorio: Gestión centralizada en el sistema de los resultados e informes producidos por equipos o software específico de laboratorio.

• Gestión móvil Athento LIMS: Acceso a la documentación y al sistema desde distintos tipos de terminales móviles.

• Integración con BarCode: Nuestro gestor documental es capaz de reconocer códigos de barras y recuperar la información asociada a dicho código de barras.

Aspectos Técnicos de Athento LIMS

Athento LIMS presenta una arquitecura modular y flexible, utilizando estándares abiertos y Open Source en sus fundamentos.
De hecho, Athento LIMS utiliza tecnologías Python (OpenERP) y J2EE (Nuxeo), interconectados a través del protocolo RESTlet.
Además Athento LIMS puede funcionar en cualquier plataforma (Microsoft, Linux) y con las Bases de Datos más utilizadas, tales como PostgreSQL, MySQL, SQLServer, Oracle o DB2.

Athento LIMS puede funcionar como aplicación de escritorio; pero también se puede acceder vía web al sistema.

Aquí tienes un Listado de Recursos como Whitepapers, Comparativas etc. que puedes descargar de forma gratuita:

• Whitepaper: Gestión Documental Inteligente en la Empresa y la Administración
  Descubre qué es la gestión documental inteligente y qué le aporta a tu empresa. Descubre también que le aporta a una Administración Electrónica, osea una Administración moderna que trata de deshacerse del papel implementando flujos de trabajo y una solución de firma electrónica.
  
• Comparativa: Comparativa Soluciones De Captura de Documentos
  Descubre cómo mejorar las prestaciones de gestión documental con un Software de Captura, que permite extraer contenidos relevantes de documentos de forma automática para generar grandes aumentos de eficiencia y productividad en procesos documentales intensivos. Analiza entre varias soluciones, la más eficiente y avanzada tecnológicamente.
  
• Whitepaper: 6 pasos para la Digitalización
  Emprender la digitalización o captura de los documentos en papel de tu empresa requiere una estrategia a seguir que garantice un buen resultado. Si bien, el manejo masivo de papel es un lastre para la eficiencia de los procesos, la implementación inadecuada de un sistema de digitalización puede terminar siendo un gasto inútil... descubre cómo hacerlo de forma eficiente.
  
• Informe: ¿Es el Cloud (la nube) una buena opción para mi empresa?
  Analiza por qué el Cloud aporta ventajas no sólo económicas, sino también de Seguridad, a la hora de realizar una estrategia de Gestión Documental.
  
• Caso práctico: El ROI De Mi Proyecto De Digitalización Un estudio detallado de los ahorros a conseguir con un proyecto de digitalización bien llevado a la práctica.
  
• Whitepaper: La nube simplicidad inmediatez y eficiencia La nube (Cloud Computing) es un concepto mucho más tangible de lo que parece y más cercano. Descubre qué ventajas te aporta.
  
• Whitepaper Análisis de Seguridad: ¿Podemos fiarnos de la nube? Estudio sobre por qué una estructura de Cloud Computing puede ser más segura que tener tus documentos en tus servidores de forma local.
• Caso de Éxito: La Diputación de Málaga se pasa al Cloud con Athento. El organismo malagueño pasa a ser el Cloud del resto de municipios de menor tamaño de la provincia, dotando de una estructura de gestión documental y Administración Electrónica a más de un millón de ciudadanos.

Entendamos Athento

Durante el trascurso de este año, hemos ido publicando una serie de posts cuyo objetivo es que conozcáis más de Athento. Hoy les ofrecemos una entrega más que pretende dejar claros algunos conceptos.

¿Qué es Athento?

Athento es una potente plataforma de gestión de contenidos empresariales, cuya principal característica es la de buscar la automatización de tareas que hasta ahora han tenido que realizar personas dentro de las organizaciones.

La manera más fácil de entender Athento es pensar en un set de piezas de lego. Primero, tenemos una base ancha y robusta sobre la que se encajarán las demás piezas. Esta base es un software de gestión documentas, llámese Nuxeo, Alfresco, Documentum o SharePoint. En realidad, esta base puede ser cualquier gestor que soporte CMIS, pues allí está el secreto de la interoperabilidad.



La pieza base de la que les hablamos, se encarga de proveer los servicios básicos. Ofrece la conexión con la DB, el repositorio y, en general, es la que provee prestaciones tales como el versionado de documentos, la trazabilidad y, sobretodo, la que permite que pasemos de un almacenamiento físico(en papel), a un almacenamiento digital con todas sus posibilidades.

Sobre este bloque base se implanta Athento. Athento sería la pieza cuya característica básica es el uso de tecnología semántica para generar relaciones entre datos que permitan automatizar ciertas tareas dentro del contexto de la gestión documental.




A partir de esta nueva “capa” o pieza, que hemos añadido sobre un gestor de contenidos tradicional, se han desarrollado determinados componentes modulares que añaden a Athento funcionalidades.
Los módulos, son piezas más pequeñitas que por sí solas aportan una funcionalidad concreta; pero cuyo sentido y potencia está en la integración con otros módulos que permite Athento.

Algunos de nuestros módulos son: OCR, PopMail, Firma Digital, etc.

De acuerdo a necesidades específicas de distintos sectores , hemos desarrollado paquetes integrados de módulos que ofrecen soluciones verticales para problemáticas específicas de sectores.

Algunas de nuestras soluciones son: Farmacia Sin Papel, Gestión de Expedientes Electrónicos, Gestión de Activos, etc.

¿Athento es lo mismo que Nuxeo?

No. Nuxeo es el bloque base sobre el que nuestra empresa siempre ha preferido trabajar, por ser un sistema de gestión documental robusto, con una gran comunidad y que ofrece funcionalidades muy completas dentro de los gestores de contenidos de software libre. Sin embargo, Athento es capaz de implantarse sobre otras plataformas, como hemos aclarado en la pregunta anterior; siempre que dicha plataforma se desarrolle siguiendo la especificación CMIS para conseguir la interoperabilidad entre sistemas de gestión de contenidos.

¿Qué diferencias puede significar para una empresa tener Athento como sistema de gestión de contenido, frente a un DMS tradicional?

Básicamente, la automatización de tareas y procesos. Los módulos de Athento se desarrollan con la filosofía de evitar que las personas tengan que desarrollar tareas repetitivas que pueden ser efectuadas por las máquinas. Con esto, no sólo se consigue liberar a las personas, sino también, reducir los tiempos que consumen los procesos, al igual que sus costes.
Según las estimaciones realizadas después de la implantación de nuestro sistema en diferentes empresas, Athento reduce hasta en un 90% el consumo de recursos.

¿A qué empresas está orientado Athento?

Athento puede funcionar en cualquier organización. Funciona en nuestra empresa que tiene una estructura bastante horizontal; pero quizás en dónde más se puede sacar provecho de las funcionalidades de Athento es en empresas grandes en las que se maneja un volumen elevado de documentación y muchas empresas tienen que trabajar sobre los mismo documentos.
Athento se encuentra implantado en la actualidad en ayuntamientos como el de Donosti, Córdoba, Arrecife, en empresas financieras como BNP Paribás, Caja Sol y Caja Sur; en instituciones sanitarias como El Hospital Virgen de La Victoria de Málaga, en industria como Golmar, en logística como Vasco Catalana Group, Grupo Itinere y MercaCórdoba; en empresas de sector de la educación como LesRoches, La Salle, etc.

¿Existen productos similares en el mercado?

Actualmente existen gran número de gestores documentales en el mercado, algunos ya añaden funcionalidades como OCR zonales; pero Athento es una plataforma pionera en la utilización de la semántica, que consigue razonar sobre documentos y disminuir considerablemente la intervención humana.

En esta presentación explicamos todo con más detalle:

Más rapidez a la hora de encontrar documentos: Sobra decir que los mecanismos de búsqueda de Nuxeo son más potentes que los ofrecidos por Moodle, de manera que a largo plazo o en cursos con gran cantidad de material es más fácil encontrar algún documento en particular que si lo guardásemos todo en un DropBox o en un disco duro. El encontrar de manera eficiente documentos fomenta la reutilización de recursos lo que se traduce en un aumento global de la eficiencia.


Al integrar Moodle con Nuxeo mediante CMIS, nos acercamos un poco más a conseguir que esta sea una capacidad del propio Athento, independientemente del gestor documental que se utilice como repositorio.

Pronto liberaremos el código de la integración para que podáis disfrutar de los beneficios de Moodle y Nuxeo.


Contáctanos ahora! Podemos ayudarte y mejorar la gestión documental de tu empresa.

Gestión Documental Móvil: Entrevista en Documentalistas.org a nuestro CEO

El viernes se publicaba una excelente entrevista al CEO y co-fundador de nuestra empresa, Jose Luis de la Rosa. La entrevista, bastante extensa, explica las ventajas de la gestión documental móvil y habla sobre posibles casos de uso concretos: ejemplos de utilización en los que esta tecnología será muy utilizada a corto plazo por los beneficios que conlleva.

Ponemos aquí las primeras 3 preguntas, también podéis acceder a la entrevista completa.

Cuéntenos un poco más sobre Usted para que nuestros lectores puedan conocerle mejor

En 2005, tras estudiar Ingeniería Informática, fundé la empresa Yerbabuena Software directamente desde la Universidad y como un proyecto Spin Off. Desde entonces no hemos parado, hemos estado en Vietnam y, también, hemos abierto una sede en Silicon Valley (California).

Además, hemos conseguido clientes como BNP Paribas, el Ejército de Tierra, BBVA, Cajasol, Ayuntamiento de San Sebastian (Donosti) o Leroy Merlin. Todo ello, empezando desde cero y en cinco años. Un periodo en el que la empresa ha pasado de la nada a estar en camino de conseguir una facturación de un millón de euros, prevista para finales de este año 2011.

La Fundación Ciencias de la Documentación organiza los días 23, 24 y 25 de noviembre de 2011 la Jornada profesional MOBILE DOCUMENT MANAGEMENT, tema en el que su empresa es especialista. ¿Podría explicar a nuestros lectores en qué consiste la Gestión Documental/Gestión de Contenidos Móvil y qué ventajas aporta?

Las ventajas son las propias de la utilización del móvil, y van implícitas en esta palabra: movilidad.

Podemos ser capaces de visualizar, modificar y reenviar documentos utilizando, únicamente, el móvil. De igual forma, también podemos crear documentos desde un móvil, utilizando la cámara y un software OCR sobre un papel directamente (tras una reunión); o digitalizando, sobre un periódico directamente, algo que nos interese y queramos compartir en nuestro gestor documental con la gente de nuestra organización, por ejemplo.

Además, el futuro es 100% móvil, con aplicaciones que también sirven para los tablets en Android y iOS (iPad e iPhone de Apple) y que, cada vez más, van a tender hacia la ejecución de comandos por voz.

Tanto Google como Microsoft o Apple ya tienen grandes desarrollos en el reconocimiento de voz, lo que facilitará interactuar con documentos y no enfrentarse a interfaces de usuario pequeñas y trabajosas para gestionar documentos.

Imagine las facilidades que esta tecnología puede ofrecer a un comercial que tiene una reunión en Sevilla, por poner un ejemplo real y cercano. Durante la reunión, este comercial puede fotografiar los documentos documentos (georeferenciados), guardarlos en el gestor, según el contenido y el lugar en el que nos encontremos, y, a partir de aquí, el gestor decidirá automáticamente donde deben ir los documentos. Así, durante el viaje de vuelta, dicho comercial podrá editar los documentos, añadiendo nuevas notas y utilizando, únicamente, la voz.

Ahora mismo los interfaces son táctiles en la mayoría de aplicaciones de gestión documental móvil, pero pronto dejará de ser así.

Imagine, también, cómo sería poder añadir, a toda esta funcionalidad, las ventajas de la firma digital, para poder autorizar una compra o cualquier trámite desde el móvil. Este tipo de tecnologías benefician, incluso, las tramitaciones electrónicas entre los ciudadanos y la administración pública.

Parece que todo apunta a que el futuro de la gestión de contenidos pasa por la movilidad (como indica el estándar CMIS), pero el desarrollo de la tecnología 4G supone una inversión costosa para las empresas de telecomunicaciones, y por tanto reacias a realizar. ¿Será esto un problema para el desarrollo de la Gestión Documental Móvil?

Los documentos son ligeros en comparación con otros tipos de contenidos, como, por ejemplo, el audio o, no digamos, el vídeo. El 4G está para quedarse, y supondrá un avance significativo en la velocidad de la gestión de los datos en el móvil, pero en los documentos ya es, hoy día, factible trabajar con una buena conexión 3G, por lo que con 4G sería instantáneo.

No sería un problema porque la Gestión Documental Móvil ya está instaurada en organizaciones, que son pocas, pero poco a poco se está extendiendo sin necesidad del 4G.

El 4G ayudará, como cualquier avance tecnológico, en la velocidad a nivel de infraestructura, pero no será determinante. Además, como cualquier tecnología nueva y al igual que le pasó al 3G, al principio será relativamente cara y luego irá bajando su precio.

De todos modos, para las empresas y organizaciones que consideren su información como algo vital, el tener un acceso rápido no será visto nunca como un gasto, sino como una buena inversión.

Yerbabuena Software cuenta con una solución de Gestión Documental Móvil ¿nos podría contar algo más de ella? ¿Qué destacaría de la misma como interesante para los profesionales de la información y documentación?

Como usted mencionaba, el estándar CMIS está siendo determinante en las aplicaciones de Gestión Documental Móvil y nuestra aplicación se basa en este estándar, por lo que puede servir para acceder a los sistemas ECM más importantes del mercado, como Nuxeo, Documentum, Alfresco, Sharepoint y OpenText.

En nuestro producto, ECM Mobile, hemos tratado de hacer muy sencillo el interfaz, con iconos atractivos y una interactuación muy rápida.

La aplicación tiene miles de descargas en el Marketplace de Google para Android y en la tienda iTunes para iPhone/iPad.

Podéis consultar el resto de la entrevista en:
http://www.documentalistas.org/entrevistas/joseluis_delarosa.php

Glosario de Gestión Documental, Letra E

Presentamos una nueva edición, en este caso con la letra E, del Glosario de Gestión Documental.

E-factura:
Tiene la misma función que una factura de papel, pero posibilita que las facturas puedan ser generadas y trasmitidas por medios electrónicos con total confiabilidad y seguridad. Las facturas electrónicas o e-Facturas, obtienen su validez a través de plataformas de firma electrónica que garantizan la integridad del documento e identifican a quien las ha emitido.
La factura electrónica comienza a ser de frecuente uso debido al auge de e-commerce; además, están recibiendo un gran respaldo por parte de las autoridades europeas.
Existen herramientas como Kofax, EMC Captiva etc. que realizan OCR zonal para capturar las facturas.
También existen productos más avanzados como Athento, que permite la llamada factura electrónica inteligente, que aporta automatización al proceso mediante la tecnología semántica, el uso de patrones sintácticas etc.
Podéis ver el siguiente vídeo:

Electrónic Record Management System (EDRMS o ERMS): 
Son sistemas informáticos diseñados para manejar y mantener documentos. Estos sistemas mantienen el contenido de los documentos, los contextos, las estructuras y las relaciones entre datos para permitir mantener los documentos siempre accesibles.

Email management (EMM): 
Cuando se reciben cientos de e-mail diarios que contienen documentos o información importante para la empresa, es necesario llevar a cabo una gestión de e-mails. Existe software especializado para gestionar correos electrónicos enviados y recibidos por el personal de la empresa. Estos sistemas pueden capturar metadatos asociados a e-mails, además, pueden gestionar el acceso a los mismos y clasificarlos según contenidos.
Lo cierto es que la masificación en el uso del correo electrónico para las comunicaciones empresariales internas y externas, están obligando a que los sistemas de gestión de contenidos empresariales incluyan a los correos electrónicos dentro del contenido a gestionar. En el caso de Athento, este cuanta con un módulo llamado POP-MAIL, que permite ingresar al gestor de manera automática documentos adjuntos en e-mails.


ERP: 
Enterprise Resource Planning , o software de Planificación de Recursos Empresariales son aplicaciones informáticas integrales que permiten gestionar información relacionada con los aspectos productivos de una empresa, de manera que se automaticen tareas relacionadas con el quehacer diario de estas. Suelen utilizarse para gestionar procesos contables, logísticos, financieros, de recursos humanos, etc; . Los gestores documentales deben ser capaces de integrarse con estas aplicaciones, ya que ellas constituyen puertas de entradas de documentación y a la vez son receptoras de información contenida en el gestor. Un ejemplo concreto es, por ejemplo, cuando el gestor recibe una factura. Este extrae los datos necesarios contenidos en la factura , de forma automática en el caso de Athento, y se lo proporciona a un software de facturación o ERP como SAP, Navision, Open Bravo u Open ERP.

Esquema de metadatos: 
Los metadatos son datos que describen otros datos. Los metadatos hablan sobre el contexto, la calidad, las condiciones de un recurso digital, y otros items que permiten identificar y categorizar dicho recurso. Los metadatos son información estructurada y muy importante para las búsquedas, la autenticación e identificación de los documentos, y la capacidad de compartirlos los propios metadatos entre distintos sistemas o aplicaciones. Para que nos hagamos una idea, metadatos sobre un documento pueden ser un resumen del contenido del mismo o las palabras claves contenidas en él. Los esquemas de metadatos, que es lo que queremos explicar, no son otra cosa que un instrumento en el que se definen un conjunto de metadatos y las reglas de uso para un propósito en particular. Los esquemas de metadatos proporcionan información a un sistemas de gestión documental tal como, el significado de los datos, cómo deben seleccionarse los mismos y el formato de intercambio que debe dárseles para que puedan compartirse con otras aplicaciones.
En la mayoría de los sistemas gestores de contenido, los metadatos deben ser fijados por los usuarios; pero gracias al uso de la semántica, en el caso de Athento, estos metadatos pueden ser razonados por el propio sistema de manera automática.
Podemos verlo en el siguiente vídeo:



Etiquetas (Tag): 
 Una etiqueta es una marca que se deja dentro de un determinado elemento para identificarlo. Podemos entenderlo un poco como si se tratase, en el caso de documentos, de “palabras claves”. Su función es facilitar la navegación y las búsquedas por documentos. Representa una considerable ventaja a la hora de categorizar documentos, pues es mucho más flexible que las típicas clasificaciones de acuerdo a categorías. Athento tiene un módulo de Auto-etiquetado que ahorra al usuario el tiempo de tener que añadir etiquetas por si mismo a cada documento.


Expediente o Unidad Documental Compuesta: 
Unidad de información constituida por varios documentos que guardan alguna relación lógica; cualquiera que esta sea; por ejemplo, hacer referencia a un mismo individuo, asunto, actividad, trámite, etc.
Athento puede trabajar con expedientes, y de hecho lo hace ya en reconocidos organismos como ICOGAM, Ilustre Colegio de Gestores Administrativos de Madrid. Su módulo de OCR tiene una potente funcionalidad que permite separar por expediente lotes de expedientes escaneados.

En esta curiosa imagen se puede ver un híbrido entre expediente físico (en papel) y digítal.

INDICE DE NAVEGACIÓN

Letra A. Glosario de Gestión Documental

Letra B. Glosario de Gestión Documental

Letra C. Glosario de Gestión Documental

Letra D. Glosario de Gestión Documental

Letra E. Glosario de Gestión Documental

Facturación Electrónica Inteligente

Ayer se publicó un artículo de nuestro CEO, Jose Luis de la Rosa,  sobre Facturación Electrónica Inteligente.
Aquí podéis ver un extracto con lo más interesante del mismo:

Departamentos completos en grandes empresas se especializan en este tipo de administración y gestión de facturas, realización de asientos contables, custodia, etc., suponiendo para las empresas enormes gastos anuales que pueden ser disminuidos de forma drástica.

Una primera aproximación para resolver este problema, llevada a cabo por distintas empresas como Kofax o EMC Captiva, supone la utilización de un sistema de OCR zonal que permite extraer los campos importantes de las facturas, como la Base Imponible, el Total, los respectivos CIF de comprador y vendedor, así como el Nombre (razón social) y la Dirección.

Este sistema, basado en plantillas sobre las propias facturas, presenta el hándicap de que existen miles de modelos distintos de facturas, y las empresas tienden a renovar sus plantillas de documentos cada vez que modifican su imagen corporativa. De esta forma, si conseguimos un nuevo proveedor o un proveedor modifica su plantilla de factura, debemos reconfigurar el sistema para poder realizar esta extracción de datos basada únicamente en la posición de los mismos, convirtiendo a las facturas, prácticamente, en un documento estructurado y fijo, cuando realmente no lo son.

Hoy en día, y gracias a la gestión documental inteligente del producto Athento, este segundo problema en la gestión de facturas ya tiene solución. Desde Yerbabuena Software, hemos desarrollado un sistema que de forma automática razona sobre los contenidos de la factura, de forma que es capaz de entender todo el contenido (como si de un humano se tratara) y, por tanto, clasificar de forma automática la factura guardándola en la carpeta correcta dentro de un gestor documental, etiquetarla (añadiendo metadatos) y además extraer los campos relevantes para pasar (de forma automática, otra vez) los datos relevantes a la aplicación de contabilidad o al ERP que al empresa tenga.

Tenemos más que comprobado que el futuro de la gestión documental pasa por reducir tiempos en los procesos que los propios gestores documentales (Dropbox, Alfresco, Sharepoint) aún no han conseguido resolver, utilizando tecnología semántica para mejorar el grado de automatización del tratamiento de los documentos.
Y aquí vale todo, desde un albarán, un contrato, una memoria técnica a un presupuesto o una nómina, e incluso un expediente completo compuesto por decenas de documentos (un expediente completo para tramitar una hipoteca, documentar la estancia de un barco en un atraque en un puerto del estado etc...).

Más abajo podéis ver un vídeo sobre procesamiento automático de facturas:

Acuerdo Estratégico Yerbabuena Software y JJC Computers Para Ofrecer Soluciones Al Mercado Peruano

Hoy tenemos el agrado de hacer pública nuestra firma de acuerdo de partners estratégicos con JJC Computers del Perú.
Esta firma limeña se encargará de la distribución y comercialización de nuestro producto Athento en el mercado peruano.
JJC Computers es una empresa con una trayectoria de más de 5 años ofreciendo servicios de tecnologías de la información a grandes y medianas empresas de los sectores público y privado del Perú.

Recordemos que la economía peruana es una de las más pujantes actualmente en América Latina, con una tasa de crecimiento actual del 7,80%. Sin duda una economía floreciente en la que gran número de empresas necesitarán un software de gestión documental potente que les permita afrontar los retos del presente.

Para dar a conocer nuestra alianza y también a Athento en el mercado peruano, JJC Computers y Yerbabuena Software serán los anfitriones, el día 18 de Abril en Lima Perú, de la “Primera Conferencia Internacional de Gestión Documental Inteligente: Oficina Sin Papel”.

Empresas líderes del sector como Cannon o Lenovo contarán a los asistentes las ultimas tendencias y soluciones disponibles en materia de digitalización y gestión documental. En el encuentro, también habrá representación oficial a cargo de la Oficina Nacional de Gobierno Electrónico del Perú.

Para obtener información más detallada sobre la conferencia, pueden visitar la web de JJC Computers.

Farmacia Sin Papeles en el Clínico de Málaga

La semana pasada les contamos que durante el VIII Congreso Andaluz de Farmacia Hospitalaria presentamos nuestro módulo de Athento “Farmacia Sin Papeles”.
Pues bien, hoy les traemos un vídeo que nos narra la experiencia de la implantación de dicho módulo en el Hospital Clínico Virgen de La Victoria de Málaga.

Presentación en OnDemand 2011

Como hemos comentado ya en este blog, el miércoles 30 de Marzo presentamos, en el evento On Demand 2011 realizado en la sede original y global headquarters de HP nuestra empresa y producto Athento.
Delante nuestra, partners potenciales, VCs (Venture Capital, empresas de Capital Riesgo) y Business Angels.
La verdad es que la experiencia fue un éxito, la conferencia completa estuvo a reventar y "la afición" quedó contenta.
Aquí podéis ver la presentación, la iremos puliendo y mejorando.

Top100 On Demand Companies Yerbabuena

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PD: La prioridad de la empresa en Estados Unidos no es la de conseguir fundings ("levantar pasta") ni la de vender la empresa, sino la de abrir mercado en este país.
PD2: La empresa viene experimentando en este primer trimestre de 2011 un crecimiento superior al 400% en ventas, comparado con el primer trimestre de 2010. Osea que definitivamente este va a ser nuestro año :-)

Más Cerca de Una Farmacia Sin Papeles

Informes, recetas, albaranes, prescripciones médicas, etc., son sólo algunos de los distintos tipos de documentos con los que tienen que lidiar a diario las personas que trabajan en una farmacia. Máxime si se maneja un volumen de ventas importante.

Con el paso de los días, esta cantidad de documentos se convierte en una montaña de papel difícilmente gestionable . Ante este panorama, un sistema manual de gestión de documentos se vuelve inmanejable. Al tiempo que avances tecnológicos y legales como la LOPD o el uso cada vez más extendido de la receta electrónica van empujando al sector farmacéutico y sanitario en general hacía el empleo de las TI en busca de sistemas más eficientes que controlen los aspectos problemáticos de la gestión de documentación en este tipo de entidades.

Algunas farmacias han dado el salto del archivo físico de documentos al archivado digital; pero este sistema, aún carente de automatización suficiente supone sólo un cambio de ocupar espacio físico a ocupar espacio virtual y no llega a traducirse en ahorro de tiempo, seguridad y eficiencia. Y es que estos sistemas no permiten una indexación completa del contenido de documentos lo que dificulta encontrarlos cuando son cantidades ingentes de ellos, no permiten un control de versiones lo que se traduce en información duplicada, no ofrecen herramientas para gestionar flujos de trabajo y, uno de sus mayores problemas, no soportan encryptación ni ofrecen garantías necesarias en materia de seguridad que se encuentren en línea con las normativas de protección de datos cada vez más exigentes.

Las empresas que ofrecen servicios sanitarios requieren sistemas de información internos que:

• Garanticen el manejo de volúmenes elevados de documentos y la no pérdida de los mismos en su flujo por los distintos procesos. En otras palabras: Eliminar el desorden documental.

• Ofrezcan seguridad y protección en cuanto al acceso y tratamiento de información confidencial (por ejemplo, historiales médicos y datos de pacientes en general.)

• Eliminen cualquier duplicidad de datos que pueda presentarse debido al alto volumen de los mismos

• Permitan la aprobación de documentos, revisión y control de los mismos;

• Mantengan los documentos accesibles y faciliten la consulta de sus contenidos mediante herramientas potentes de búsqueda. O lo que es lo mismo, ahorro de tiempo en búsquedas.

• Sean intuitivos y de fácil uso para que pueda utilizarlo todo el personal de farmacia.

• Se ajuste a las normativas y regulaciones concretas para el sector en materia de tratamiento de datos confidenciales.

Que ofrece Athento al Sector Farmacéutico y Sanitario en general

Athento puede ofrecerle las soluciones tradicionales que aportan los gestores documentales modernos:

• Almacenamiento digital y preservación de los documentos y, con él, el correspondiente ahorro de espacio físico y sus costes derivados.

• Acceso controlado a la documentación, proporcionando distintos nivel de acceso customizables.

• Permite el trabajo colaborativo de equipos humanos sobre los mismo documentos.

• Creación de nuevos documentos

• Creación de flujos de trabajo que mantengan una trayectoria controlada de cada documento por todos los procesos a los que este se someta

• Versionado de documentos que permitan saber qué cambios se han ejecutado sobre documentos y volver a versiones anteriores del mismo.

• Trazabilidad (registro completo de las acciones llevadas a acabo por los usuarios sobre un documento)

• Información disponible 24 horas en cualquier lugar.

Pero la fortaleza de Athento es que integra a estas soluciones tradicionales, módulos basados en gestión documental inteligente. En particular, el módulo de Farmacia Sin Papeles le permitirá:

• Auto-Categorización y Almacenamiento: Los documentos introducidos en el gestor se categorizan y clasifican de manera automática según una tipología de documentos. Es decir, el sistema es capaz de reconocer por si mismo si se trata de un albarán, una receta o un informe; y según esta información, envía -sin intervención humana- el documento al lugar virtual que hayamos determinado para el almacenamiento de los documentos de su tipo.

• Autoetiquetado basado en Snomed CT: Los documentos se autoetiquetan – lo hace el propio sistema- según los términos agrupados bajo Snomed CT (Systematized Nomenclature of Medicine – Clinical Terms). Snomed CT es la terminología clínica más ampliamente aceptada y utilizada y que permite representar la información clínica de forma inequívoca y precisa. Esto nos permite, por ejemplo, encontrar todos los documentos que contengan determinado término clínico y establecer relaciones semánticas entre ellas. Etiquetar documentación clínica con SNOMED-CT es el primer paso para la interoperabilidad semántica de la documentación clínica.

• Reconocimiento de códigos de barras: Nuestro gestor inteligente es capaz de reconocer en los documentos códigos de barras y extraer los códigos asociados que podrán ser contrastados contra cualquier base de datos propia o externa, Mainacle -entre otras-. Los códigos de barras posibilitan conocer la procedencia de los documentos, acceder a datos demográficos de pacientes, recuperar datos sobre cualquier producto farmacéutico, etc.

• Compatibilidad con mensajes HL7: Athento es compatible con el uso de mensajes HL7 (Health Level Seven International), estándar en el ámbito de la salud para el intercambio electrónico de información médica.

• Gestión de Alertas Farmacéuticas: Nuestro gestor es bastante útil en cuanto a alertas farmacéuticas se refiere. El sistema es capaz de documentar las alertas farmacéuticas recibidas por correo electrónico y reconocer cuales llegan repetidas para que no se duplique la información en el gestor.

• Integración con Firma Digital: Athento también permite la integración con Firma Digital, para gestión de la documentación regulada que requiere revisiones, controles y aprobación. Athento es compatible con varias plataformas de firma digital, entre ellas, con @Firma, la plataforma que utilizan la mayoría de los organismos que componen la Administración Pública en España.

• Interfaz Web: Los usuarios del sistema no tendrán que enfrentarse al uso de una nueva herramienta, ni de una complicada aplicación. Athento tiene una capa superior totalmente escalable, customizable e intuitiva; pensada para que todos el personal de farmacia pueda hacer uso de ella.

Software, Coches, Aviones y Cloud Computing

El "Software" es un término bastante abstracto y lejano (aunque cada vez menos) de la realidad cotidiana de muchas personas. O al menos muchas personas no son conscientes de lo realmente cotidiano que es hoy la tecnología, no sólo cuando compramos el último gadget, sino cuando encendemos un enchufe , utilizando desde centrales térmicas a paneles fotovoltaicos o parques eólicos.. todos monitorizados y dirigidos mediante software; cuando cogemos el coche (con ordenador a bordo); o cuando cogemos cualquier otro medio de transporte como tren o avión, altamente gestionados mediante sistemas de software (y por supuesto hardware en el que este software "corre").

En este post vamos a ver ejemplos en los que el "software", su forma de venta/alquiler, licenciamiento etc. se puede explicar trasladándolo a ejemplos o modelos mucho más cotidianos como los coches, que son mucho más terrenales y familiares para la mayoría de personas a las que tratamos de explicarles lo que hacemos:

1. Software libre Software libre implica libertad, no bajo coste (ni mucho menos 'gratis').
   En este caso, el software libre es como cuando compras un coche y puedes tocar el motor. Esto implica poder arreglártelo tu mismo si eres un manitas (si tienes conocimientos tecnológicos) o elegir quien te lo arregla (de ahí lo de la libertad).
   El software propietario (o privativo) = motor cerrado, no puedes elegir el mecánico sino que el fabricante del vehículo te impone quien puede tocarlo (la red de partners del fabricante de software propietario de turno).
   
   
2. Desarrollo de módulos Software de Valor Añadido e Integradores de Sistemas.El desarrollo de módulos sobre un producto (como Moodle, Nuxeo, Alfresco, Magento o cualquier otra solución) es como desarrollar ruedas, radio etc. (extras) de gama alta en un coche. Al final somos como los personalizadores de vehículos (McLaren, Williams) que cogemos un coche, le ponemos los mejores extras y le hacemos el tunning para clientes que quieren ese trato más personal. Sin embargo, Google Docs, Dropbox o Box.net serían como los coches de baja gama, en los que no hay personalización.
   Esta personalización suelen realizarla los Integradores de Sistemas, pero el desarrollo de módulos (productos en sí mismo) correspondería a otros fabricantes de software propiamente dicho, lo que ocurre es que cada uno trabaja en diferentes capas (así como las ruedas, el motor o la radio de un vehículo están un nivel más abajo del propio vehículo, ya que forman parte de él).
   
   
   
   
   
   
3. La "Gasolina" de las EmpresasLa gasolina en las empresas es como el "dinero" y el coche como la propia empresa. Cuando una empresa empieza a quedarse sin dinero, la sensación es la misma. Puedes tener un buen motor (buenos recursos humanos) un buen piloto (un CEO y en general una dirección brillante), buenas piezas a nivel tecnológico-aerodinámico (buenas ideas) que si te quedas sin gasolina estás clavado en el arcén. Y al igual que con las empresas, cuanto mejor es el coche mayor es la sensación de frustración: "Si lo teníamos todo para triunfar.. ¿cómo hemos podido quedarnos a medio camino?"
   
   
   
4. La Polivalencia del Software Libre
   El software libre es como los "coches específicos de bajo coste y alto valor", en vez de comprar un software que lo haga casi todo (tipo SAP) que sería como un Hummer.. te vale una pasta y realmente sólo es excelente para una cosa concreta, puedes elegir tener diferentes herramientas e interconectarlas, que sería como tener un Ferrari para el domingo (el CRM para llevar a los clientes) un Jeep para el sábado (el ERP para el trabajo más accidentado y duro) y un BMW para uso diario durante la semana (un potente gestor documental inteligente).
   
   
   
   
   
   
   
   
5. El Cloud computing 'son los aviones'El Cloud Computing serían los aviones, mientras que las soluciones instaladas "en casa" (on site, on premise) serían los coches. Esta idea es de un post con el mísmo título de Error 500:
   ... Los errores en el cloud computing, a veces es una cuestión de perspectiva: un problema en Gmail es muy noticiable porque afecta a decenas de miles de usuarios, lo que nos puede hacer perder de vista de si realmente tienen más problemas de pérdida de datos o de caídas que soluciones administradas localmente o dentro de la empresa.
   
   
Osea que aunque los accidentes de Cloud sean más aparatosos, por supuesto es mucho más seguro ir en avión que en cualquier otro medio de transporte. Aunque al igual que nos pasa con el avión, estamos mucho más seguros muchas veces en nuestro coche por la "sensación de control" teniendo todo cerca y pudiendo dirigir donde vamos, y todo esto a pesar de saber que realmente a nivel de números en cuanto a Disponibilidad, Seguridad, Escalabilidad... nuestra infraestructura no puede competir con el Cloud de Amazon, Rackspace o Google. De la misma forma, nuestro coche (por muy Ferrari que sea) no puede competir con un avión comercial.

Más Cerca De Una "Farmacia Sin Papeles"

El día 7 de Abril de 2011 dará comienzo el VIII Congreso de La Sociedad Andaluza de Farmacia Hospitalaria.

En este congreso se darán cita especialistas andaluces en materia de farmacoterapia y farmacogénica. También estaremos nosotros, Yerbabuena, o mejor, también estará presente Athento en dicho congreso.

Durante el día 8 de Abril llevaremos a cabo la presentación de nuestro nuevo módulo de Athento, “Farmacia Sin Papeles” que constituye una solución importante en materia de gestión documental para este sector.

Para mostrar cómo funciona Athento y sus posibilidades, daremos a conocer algunos de los detalles de su reciente implantación en la Farmacia del Hospital Universitario Virgen de La Victoria de Málaga.

Para que aquellos que no podáis asistir a este congreso os enteréis de las novedades que ofrece este módulo de Athento, en el transcurso de esta semana realizaremos un post explicativo de Farmacia Sin Papeles que esperamos os guste.

Alfresco y sus mejoras

Hace más de dos años realizamos una comparativa sobre Alfresco y Nuxeo en la que Alfresco quedaba en bastante mal lugar.

Como dos años son una eternidad para el mundo de la tecnología -Android practicamente no existía, estaba en su versión 1.1 y casi sin cuota de mercado como SO para móviles y ahora es el número 1, por poner un ejemplo- y Alfresco ha mejorado mucho como producto y comunidad, nos parece oportuno realizar un artículo reconociendo estos méritos:

-Soporte de CMIS. Alfresco ha sido de los primeros productos (junto con Nuxeo) en dar soporte a CMIS. Nuxeo además es el primero producto Nuxeo DAM (Gestión de Activos Digitales, referidos habitualmente a multimedia) en dar soporte a este estándar del que venimos hablando varias veces desde este blog.

-Clientes de movilidad. Desde hace ya bastante tiempo salió al mercado un cliente móvil (para iPhone en origen) denominado Freshdocs. Nosotros mismos realizamos (y publicamos el código) un cliente denomiando ECM Mobile, en este caso además utilizando CMIS, y hemos incluído en la versión de demo repositorios de prueba para Nuxeo y para Alfresco. Podéis ver una completa lista de clientes de móviles para Alfresco desde el blog de Toni de la Fuente.

-Soporte de Firma Digital. Muchas empresas entre ellas Zylk, una empresa con la que venimos colaborando, ofrecen soluciones de firma digital en Alfresco.

-Comunidad: Una comunidad activa trabajando sobre la versión open source, denominada Alfresco Community, de su producto. Algunos datos relevantes:

• Tamaño de Comunidad: 140.000 personas activas y mas de 70.000 instalaciones permanentes de la version comunitaria (Alfresco Community)
• Descargas: 2,3 millones (alrededor de 35.000 mensuales)

-Partners (App builders y system integrators): Un ecosistema amplio de partners que integran el producto, construyen módulos o directamente realizan soluciones verticales utilizando Alfresco por debajo, con funcionalidad y módulos de todo tipo, como Activiti BPM, Reconocimiento Óptico (OCR) etc. Algo parecido a lo que nosotros hemos hecho con HUGO, un gestor de incidencias basado en Nuxeo o con los distintos módulos de OCR, Firma o movilidad que ya hemos mencionado.

En definitiva, Alfresco y Nuxeo son productos open source cada vez más potentes, estables y maduros.

Y a nuestro juicio, alternativas muy válidas y una "sexta razón" por la que no recomendamos utilizar otros productos privativos como Sharepoint 2010.