Glosario de Gestión Documental, Letra E ~ Blog de Gestión Documental y Captura Inteligente

Presentamos una nueva edición, en este caso con la letra E, del Glosario de Gestión Documental.

E-factura:
Tiene la misma función que una factura de papel, pero posibilita que las facturas puedan ser generadas y trasmitidas por medios electrónicos con total confiabilidad y seguridad. Las facturas electrónicas o e-Facturas, obtienen su validez a través de plataformas de firma electrónica que garantizan la integridad del documento e identifican a quien las ha emitido.
La factura electrónica comienza a ser de frecuente uso debido al auge de e-commerce; además, están recibiendo un gran respaldo por parte de las autoridades europeas.
Existen herramientas como Kofax, EMC Captiva etc. que realizan OCR zonal para capturar las facturas.
También existen productos más avanzados como Athento, que permite la llamada factura electrónica inteligente, que aporta automatización al proceso mediante la tecnología semántica, el uso de patrones sintácticas etc.
Podéis ver el siguiente vídeo:

Electrónic Record Management System (EDRMS o ERMS):
Son sistemas informáticos diseñados para manejar y mantener documentos. Estos sistemas mantienen el contenido de los documentos, los contextos, las estructuras y las relaciones entre datos para permitir mantener los documentos siempre accesibles.

Email management (EMM):
Cuando se reciben cientos de e-mail diarios que contienen documentos o información importante para la empresa, es necesario llevar a cabo una gestión de e-mails. Existe software especializado para gestionar correos electrónicos enviados y recibidos por el personal de la empresa. Estos sistemas pueden capturar metadatos asociados a e-mails, además, pueden gestionar el acceso a los mismos y clasificarlos según contenidos.
Lo cierto es que la masificación en el uso del correo electrónico para las comunicaciones empresariales internas y externas, están obligando a que los sistemas de gestión de contenidos empresariales incluyan a los correos electrónicos dentro del contenido a gestionar. En el caso de Athento, este cuanta con un módulo llamado POP-MAIL, que permite ingresar al gestor de manera automática documentos adjuntos en e-mails.

ERP:
Enterprise Resource Planning , o software de Planificación de Recursos Empresariales son aplicaciones informáticas integrales que permiten gestionar información relacionada con los aspectos productivos de una empresa, de manera que se automaticen tareas relacionadas con el quehacer diario de estas. Suelen utilizarse para gestionar procesos contables, logísticos, financieros, de recursos humanos, etc; . Los gestores documentales deben ser capaces de integrarse con estas aplicaciones, ya que ellas constituyen puertas de entradas de documentación y a la vez son receptoras de información contenida en el gestor. Un ejemplo concreto es, por ejemplo, cuando el gestor recibe una factura. Este extrae los datos necesarios contenidos en la factura , de forma automática en el caso de Athento, y se lo proporciona a un software de facturación o ERP como SAP, Navision, Open Bravo u Open ERP.

Esquema de metadatos:

Los metadatos son datos que describen otros datos. Los metadatos hablan sobre el contexto, la calidad, las condiciones de un recurso digital, y otros items que permiten identificar y categorizar dicho recurso. Los metadatos son información estructurada y muy importante para las búsquedas, la autenticación e identificación de los documentos, y la capacidad de compartirlos los propios metadatos entre distintos sistemas o aplicaciones. Para que nos hagamos una idea, metadatos sobre un documento pueden ser un resumen del contenido del mismo o las palabras claves contenidas en él. Los esquemas de metadatos, que es lo que queremos explicar, no son otra cosa que un instrumento en el que se definen un conjunto de metadatos y las reglas de uso para un propósito en particular. Los esquemas de metadatos proporcionan información a un sistemas de gestión documental tal como, el significado de los datos, cómo deben seleccionarse los mismos y el formato de intercambio que debe dárseles para que puedan compartirse con otras aplicaciones.
En la mayoría de los sistemas gestores de contenido, los metadatos deben ser fijados por los usuarios; pero gracias al uso de la semántica, en el caso de Athento, estos metadatos pueden ser razonados por el propio sistema de manera automática.
Podemos verlo en el siguiente vídeo:

Etiquetas (Tag):

Una etiqueta es una marca que se deja dentro de un determinado elemento para identificarlo. Podemos entenderlo un poco como si se tratase, en el caso de documentos, de “palabras claves”. Su función es facilitar la navegación y las búsquedas por documentos. Representa una considerable ventaja a la hora de categorizar documentos, pues es mucho más flexible que las típicas clasificaciones de acuerdo a categorías. Athento tiene un módulo de Auto-etiquetado que ahorra al usuario el tiempo de tener que añadir etiquetas por si mismo a cada documento.

Expediente o Unidad Documental Compuesta:
Unidad de información constituida por varios documentos que guardan alguna relación lógica; cualquiera que esta sea; por ejemplo, hacer referencia a un mismo individuo, asunto, actividad, trámite, etc.
Athento puede trabajar con expedientes, y de hecho lo hace ya en reconocidos organismos como ICOGAM, Ilustre Colegio de Gestores Administrativos de Madrid. Su módulo de OCR tiene una potente funcionalidad que permite separar por expediente lotes de expedientes escaneados.