Más Cerca de Una Farmacia Sin Papeles

Informes, recetas, albaranes, prescripciones médicas, etc., son sólo algunos de los distintos tipos de documentos con los que tienen que lidiar a diario las personas que trabajan en una farmacia. Máxime si se maneja un volumen de ventas importante.

Con el paso de los días, esta cantidad de documentos se convierte en una montaña de papel difícilmente gestionable . Ante este panorama, un sistema manual de gestión de documentos se vuelve inmanejable. Al tiempo que avances tecnológicos y legales como la LOPD o el uso cada vez más extendido de la receta electrónica van empujando al sector farmacéutico y sanitario en general hacía el empleo de las TI en busca de sistemas más eficientes que controlen los aspectos problemáticos de la gestión de documentación en este tipo de entidades.

Algunas farmacias han dado el salto del archivo físico de documentos al archivado digital; pero este sistema, aún carente de automatización suficiente supone sólo un cambio de ocupar espacio físico a ocupar espacio virtual y no llega a traducirse en ahorro de tiempo, seguridad y eficiencia. Y es que estos sistemas no permiten una indexación completa del contenido de documentos lo que dificulta encontrarlos cuando son cantidades ingentes de ellos, no permiten un control de versiones lo que se traduce en información duplicada, no ofrecen herramientas para gestionar flujos de trabajo y, uno de sus mayores problemas, no soportan encryptación ni ofrecen garantías necesarias en materia de seguridad que se encuentren en línea con las normativas de protección de datos cada vez más exigentes.

Las empresas que ofrecen servicios sanitarios requieren sistemas de información internos que:

• Garanticen el manejo de volúmenes elevados de documentos y la no pérdida de los mismos en su flujo por los distintos procesos. En otras palabras: Eliminar el desorden documental.

• Ofrezcan seguridad y protección en cuanto al acceso y tratamiento de información confidencial (por ejemplo, historiales médicos y datos de pacientes en general.)

• Eliminen cualquier duplicidad de datos que pueda presentarse debido al alto volumen de los mismos

• Permitan la aprobación de documentos, revisión y control de los mismos;

• Mantengan los documentos accesibles y faciliten la consulta de sus contenidos mediante herramientas potentes de búsqueda. O lo que es lo mismo, ahorro de tiempo en búsquedas.

• Sean intuitivos y de fácil uso para que pueda utilizarlo todo el personal de farmacia.

• Se ajuste a las normativas y regulaciones concretas para el sector en materia de tratamiento de datos confidenciales.

Que ofrece Athento al Sector Farmacéutico y Sanitario en general

Athento puede ofrecerle las soluciones tradicionales que aportan los gestores documentales modernos:

• Almacenamiento digital y preservación de los documentos y, con él, el correspondiente ahorro de espacio físico y sus costes derivados.

• Acceso controlado a la documentación, proporcionando distintos nivel de acceso customizables.

• Permite el trabajo colaborativo de equipos humanos sobre los mismo documentos.

• Creación de nuevos documentos

• Creación de flujos de trabajo que mantengan una trayectoria controlada de cada documento por todos los procesos a los que este se someta

• Versionado de documentos que permitan saber qué cambios se han ejecutado sobre documentos y volver a versiones anteriores del mismo.

• Trazabilidad (registro completo de las acciones llevadas a acabo por los usuarios sobre un documento)

• Información disponible 24 horas en cualquier lugar.

Pero la fortaleza de Athento es que integra a estas soluciones tradicionales, módulos basados en gestión documental inteligente. En particular, el módulo de Farmacia Sin Papeles le permitirá:

• Auto-Categorización y Almacenamiento: Los documentos introducidos en el gestor se categorizan y clasifican de manera automática según una tipología de documentos. Es decir, el sistema es capaz de reconocer por si mismo si se trata de un albarán, una receta o un informe; y según esta información, envía -sin intervención humana- el documento al lugar virtual que hayamos determinado para el almacenamiento de los documentos de su tipo.

• Autoetiquetado basado en Snomed CT: Los documentos se autoetiquetan – lo hace el propio sistema- según los términos agrupados bajo Snomed CT (Systematized Nomenclature of Medicine – Clinical Terms). Snomed CT es la terminología clínica más ampliamente aceptada y utilizada y que permite representar la información clínica de forma inequívoca y precisa. Esto nos permite, por ejemplo, encontrar todos los documentos que contengan determinado término clínico y establecer relaciones semánticas entre ellas. Etiquetar documentación clínica con SNOMED-CT es el primer paso para la interoperabilidad semántica de la documentación clínica.

• Reconocimiento de códigos de barras: Nuestro gestor inteligente es capaz de reconocer en los documentos códigos de barras y extraer los códigos asociados que podrán ser contrastados contra cualquier base de datos propia o externa, Mainacle -entre otras-. Los códigos de barras posibilitan conocer la procedencia de los documentos, acceder a datos demográficos de pacientes, recuperar datos sobre cualquier producto farmacéutico, etc.

• Compatibilidad con mensajes HL7: Athento es compatible con el uso de mensajes HL7 (Health Level Seven International), estándar en el ámbito de la salud para el intercambio electrónico de información médica.

• Gestión de Alertas Farmacéuticas: Nuestro gestor es bastante útil en cuanto a alertas farmacéuticas se refiere. El sistema es capaz de documentar las alertas farmacéuticas recibidas por correo electrónico y reconocer cuales llegan repetidas para que no se duplique la información en el gestor.

• Integración con Firma Digital: Athento también permite la integración con Firma Digital, para gestión de la documentación regulada que requiere revisiones, controles y aprobación. Athento es compatible con varias plataformas de firma digital, entre ellas, con @Firma, la plataforma que utilizan la mayoría de los organismos que componen la Administración Pública en España.

• Interfaz Web: Los usuarios del sistema no tendrán que enfrentarse al uso de una nueva herramienta, ni de una complicada aplicación. Athento tiene una capa superior totalmente escalable, customizable e intuitiva; pensada para que todos el personal de farmacia pueda hacer uso de ella.