Gestionando Documentos (casi) en el Mar

Como ya se adelantó hace algún tiempo en un acuerdo de intenciones, hemos firmado un acuerdo definitivo de colaboración con Portel (empresa participada por la OPPE -Organismo Público de Puertos del Estado- y Telefónica) que permitirá implantar Athento, el software de gestión documental inteligente, para mejorar la gestión documental en los puertos y organizaciones con las que Portel trabaja, tanto a nivel nacional como internacional.

Más información sobre la nota en nuestra recién estrenada Sala de Prensa:

Presentación de Athento e-Sanidad

Como comentábamos en el anterior post, hemos realizado un Webinar de Athento e-Sanidad, la solución vertical de software de gestión documental para el sector sanitario.

Aquí podéis ver el Dossier del producto:

Athento e-Sanidad

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Para todos los que no pudisteis asistir a la misma, aquí tenéis la presentación que se utilizó, faltaría la parte de demostración de producto que se hizo en vivo sobre la aplicación real.

Enjoy!

Presentación Athento e-Sanidad

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Webinars de Athento, Gestión Documental Inteligente aplicada a distintos sectores

Durante los próximos meses llevaremos a cabo algunos Webinars (seminarios on-line) de carácter gratuito, para presentar y explicar un poco el funcionamiento de nuestras soluciones de gestión documental inteligente construídas sobre Athento.

Para quienes no lo sepáis, un Webinar es una conferencia que se imparte vía internet en la que los participantes tendréis la oportunidad de formular vuestras preguntas o, simplemente, compartir con el resto de usuarios vuestros comentarios.

Las fechas:

• Webinar “Athento e-Sanidad” 21 de junio de 2011
  Hora: 18:00 a 20:00 Madrid (CET) || 1:00 PM Buenos Aires || 12:00 PM Santiago de Chile || 11:00 AM México, Lima ||
  
• Webinar “Athento LIMS” 4 de julio de 2011
  Hora: 17:00 a 18:00 Madrid (CET) || 12:00 PM Buenos Aires || 11:00 AM Santiago de Chile || 10:00 AM México, Lima ||
  
• Webinar “Athento Gestores Administrativos” 6 de septiembre de 2011
  Hora: 18:00 a 20:00 Madrid (CET) || 1:00 PM Buenos Aires || 12:00 PM Santiago de Chile || 11:00 AM México, Lima ||
  
• Webinar "Athento e-Administración Pública" 15 de septiembre de 2011
  Hora: 18:00 a 20:00 Madrid (CET) || 1:00 PM Buenos Aires || 12:00 PM Santiago de Chile || 11:00 AM México, Lima ||
  
• Webinar "Athento iDM" 4 de octubre de 2011
  Hora: 18:00 a 20:00 Madrid (CET) || 1:00 PM Buenos Aires || 12:00 PM Santiago de Chile || 11:00 AM México, Lima ||
  
• Webinar "Athento Expedientes Electrónicos" 11 de octubre de 2011
  Hora: 18:00 a 20:00 Madrid (CET) || 1:00 PM Buenos Aires || 12:00 PM Santiago de Chile || 11:00 AM México, Lima ||

Para inscribirte en nuestro primer webinar, el de Athento Sanidad , pincha sobre la imagen; ella te llevará a nuestro formulario de inscripción.



Más rapidez a la hora de encontrar documentos: Sobra decir que los mecanismos de búsqueda de Nuxeo son más potentes que los ofrecidos por Moodle, de manera que a largo plazo o en cursos con gran cantidad de material es más fácil encontrar algún documento en particular que si lo guardásemos todo en un DropBox o en un disco duro. El encontrar de manera eficiente documentos fomenta la reutilización de recursos lo que se traduce en un aumento global de la eficiencia.


Al integrar Moodle con Nuxeo mediante CMIS, nos acercamos un poco más a conseguir que esta sea una capacidad del propio Athento, independientemente del gestor documental que se utilice como repositorio.

Pronto liberaremos el código de la integración para que podáis disfrutar de los beneficios de Moodle y Nuxeo.



Contáctanos ahora! Podemos ayudarte y mejorar la gestión documental de tu empresa.

Gestionando Expedientes Electrónicos

Empresas de educación, del sector financiero, asesorías, empresas de seguros, etc., organizan sus documentos mediante expedientes. Un expediente no es más que un conjunto de documentos que se encuentran relacionados por algún asunto en común. Es frecuente también, que dichos expedientes se encuentren asociados a determinados trámites o procesos que siempre deberían llevarse a cabo de la misma manera.

Como veis, los expedientes tienen sus particularidades, y estas particularidades, generan para las empresas que manejan expedientes problemas organizativos concretos. Vamos a ver algunos:

• Gestionar expedientes significa, normalmente, trabajar con un volumen elevado de documentos. Los problemas relacionados con la gran cantidad de documentos empeora exponencialmente si dichos documentos se encuentran en formato papel.

• Los trámites a los que se someten expedientes se componen de tareas interdependientes. Cualquier error durante el flujo de ejecución de tareas desemboca en un trámite que entrega resultados no deseados.

Por supuesto, empresas con estas características saben de sobra que requieren la ayuda de un sistema de gestión documental y muchas ya cuentan con ellos; pero aquí nace el siguiente problema:“No todos los gestores documentales se han desarrollado para el manejo específico de expedientes”

Y esto, cómo no, significa que dichas empresas y sus gestores, tendrán que realizar toda clase de apaños para adaptar las posibilidades del gestor al manejo de su estructura lógica de expedientes. Entre apaño y apaño, estarán dejando escapar esfuerzos en tareas sin valor añadido y perdiéndose de toda la potencia que un gestor de gestión de expedientes podría ofrecerles.

Nuestro Athento Expedientes Electrónicos puede ayudar a las empresas a ganar eficiencia en la gestión de expedientes y a no tener que preocuparse por descubrir la manera de adaptar el gestor al sistema; pues nosotros le entregamos una plataforma con la que podrán:

• Tener la estructura de expediente que se adapte a sus necesidades y manejar varios tipos de expedientes

• Acceder a sus expedientes mediante una plataforma web adaptada a su imagen corporativa.

• Navegar por distintos niveles: Por la estructura física en la que han sido almacenados los expedientes, visualizar todos los documentos en el sistema en un momento concreto, o navegar por categorías (Por ejemplo: contratos, actas, pólizas, etc.)

• Buscar en el interior de un expediente o a nivel de todos los documentos almacenados en el gestor

• Definir flujos de trabajo asociados a expedientes: Se pueden especificar tareas que componen un proceso al que se encuentren asociados expedientes, de manera que el proceso o trámite siempre se efectúe de la misma forma. Los miembros del equipo serán notificados de tareas pendientes y podrán deshacer tareas ya efectuadas.

• Mantener el control de los expedientes mediante históricos de cambios.

• Almacenar de manera fácil y rápida nuevos documentos, ya que el sistema es capaz de sugerir las posibles ubicaciones. Esto es muy útil, cuando se tienen estructuras complejas de expedientes y un gran volumen de documentación.

• Digitalizar documentos desde la plataforma, sin tener que acceder a la aplicación propia del escáner.

• Subir al gestor documental vía correo electrónico. Sólo hay que indicar en el asunto el número de expediente al que pertenece el documento y enviarlo al gestor.

Athento e-Administración

La e-Administración (o Administración Electrónica) supone mejorar la eficiencia en la gestión de los organismos públicos mediante la incorporación de tecnologías de dos formas:
Desde el punto de vista externo, supone disponer de una vía electrónica como medio de atención al ciudadano, con la consiguiente reducción de colas y tiempos en la gestión de trámites administrativos.

Desde el punto de vista interno, supone cambiar los tediosos y largos procesos en papel por procedimientos electrónicos.

Athento e-Administración es un producto de gestión documental desarrollado específicamente para el sector público, por lo que se centra en atacar problemáticas particulares de la Administración Pública, además de ofrecer las características básicas de un gestor documental inteligente.
VENTAJAS

Algunas de las ventajas de Athento e-Administración:
Aumenta eficiencia: Reduce tiempos de gestión de documentos y costes derivados del almacenamiento físico.
Sostenibilidad: Reduce el uso del papel, elemento altamente usado en la Administración Pública.
Facilidad en el acceso: Elimina la necesidad del trámite presencial.
Elimina el desorden documental: Garantiza el manejo de volúmenes de documentos y la no pérdida de los mismos en su flujo por los distintos procesos.
Seguridad y protección en cuanto al acceso de información confidencial del ciudadano.
Elimina duplicidad de datos que pueda presentarse debido al alto volumen documental.
Control Documental: Permite la aprobación, revisión y control de los documentos.
Aumenta la velocidad: Mantiene los documentos accesibles mediante búsquedas rápidas.

Además, Athento e-Administración...

Es interoperable: Capaz de integrarse con otras aplicaciones de e-Administración.
Permite la integración con Firma Digital, para gestión de la documentación regulada que requiere revisiones, controles y aprobación.
¿Quién puede hacer uso de Athento e-Administración?

Cualquier Ayuntamiento, Diputación, Ministerio o Consejería que requiera un mecanismo más eficiente de manejo de sus procesos administrativos.

Actualmente, Athento e-Administración es usado en más de cien instituciones públicas, entre ellas:

Ejército Español de Tierra
Ayuntamiento de San Sebastián
Ayuntamiento de Córdoba
Diputación Provincial de Málaga


Aquí teneis un Dossier de producto de Athento e-Administración

 

Contando nuestra experiencia empresarial en Espaitec

Hace unos días participamos invitados por Espaitec en un "esuc", una reunión de las empresas del Parque de Tecnológico de la Universidad Jaume I (Castellón), para contar la experiencia de nuestra empresa, y el paso de ser un Spin-Off universitario a ser internacional y tener clientes en América Latina, Estados Unidos y Europa, así como 4 sedes (Madrid, Sevilla, Málaga y Silicon Valley).

Más información sobre el evento en el blog de Espaitec:
Nuevo esuc sobre crecimiento empresarial.
Y fotos del evento en Facebook:
Presentación Yerbabuena esuc.
Así como una nota en la web de Espaitec:
esuc Espaitec sobre rápido crecimiento empresarial.

 Una imagen del evento, que contó con una presentación remota via Skype llevada a cabo por Jose Luis de la Rosa, nuestro CEO:

Yerbabuena en el CEO Showcase del TOP 100 OnDemand 2011

Está disponible nuestra presentación en el CEO Showcase del evento TOP 100 OnDemand Companies 2011, celebrado en a finales de Marzo en la sede global de HP, en Palo Alto.
Una experiencia interesante al estar conectados con CEOs de las empresas de SaaS y Cloud Computing que revolucionarán el mercado en los próximos años.
Podéis ver el vídeo aquí:
http://www.aonetwork.com/AOStory/CEO-Showcase-Yerbabuena-Software
Y aquí tenéis la presentación que iba con el vídeo:

Top100 On Demand Companies Yerbabuena

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