Gestionando Expedientes Electrónicos

Empresas de educación, del sector financiero, asesorías, empresas de seguros, etc., organizan sus documentos mediante expedientes. Un expediente no es más que un conjunto de documentos que se encuentran relacionados por algún asunto en común. Es frecuente también, que dichos expedientes se encuentren asociados a determinados trámites o procesos que siempre deberían llevarse a cabo de la misma manera.

Como veis, los expedientes tienen sus particularidades, y estas particularidades, generan para las empresas que manejan expedientes problemas organizativos concretos. Vamos a ver algunos:

• Gestionar expedientes significa, normalmente, trabajar con un volumen elevado de documentos. Los problemas relacionados con la gran cantidad de documentos empeora exponencialmente si dichos documentos se encuentran en formato papel.

• Los trámites a los que se someten expedientes se componen de tareas interdependientes. Cualquier error durante el flujo de ejecución de tareas desemboca en un trámite que entrega resultados no deseados.

Por supuesto, empresas con estas características saben de sobra que requieren la ayuda de un sistema de gestión documental y muchas ya cuentan con ellos; pero aquí nace el siguiente problema:“No todos los gestores documentales se han desarrollado para el manejo específico de expedientes”

Y esto, cómo no, significa que dichas empresas y sus gestores, tendrán que realizar toda clase de apaños para adaptar las posibilidades del gestor al manejo de su estructura lógica de expedientes. Entre apaño y apaño, estarán dejando escapar esfuerzos en tareas sin valor añadido y perdiéndose de toda la potencia que un gestor de gestión de expedientes podría ofrecerles.

Nuestro Athento Expedientes Electrónicos puede ayudar a las empresas a ganar eficiencia en la gestión de expedientes y a no tener que preocuparse por descubrir la manera de adaptar el gestor al sistema; pues nosotros le entregamos una plataforma con la que podrán:

• Tener la estructura de expediente que se adapte a sus necesidades y manejar varios tipos de expedientes

• Acceder a sus expedientes mediante una plataforma web adaptada a su imagen corporativa.

• Navegar por distintos niveles: Por la estructura física en la que han sido almacenados los expedientes, visualizar todos los documentos en el sistema en un momento concreto, o navegar por categorías (Por ejemplo: contratos, actas, pólizas, etc.)

• Buscar en el interior de un expediente o a nivel de todos los documentos almacenados en el gestor

• Definir flujos de trabajo asociados a expedientes: Se pueden especificar tareas que componen un proceso al que se encuentren asociados expedientes, de manera que el proceso o trámite siempre se efectúe de la misma forma. Los miembros del equipo serán notificados de tareas pendientes y podrán deshacer tareas ya efectuadas.

• Mantener el control de los expedientes mediante históricos de cambios.

• Almacenar de manera fácil y rápida nuevos documentos, ya que el sistema es capaz de sugerir las posibles ubicaciones. Esto es muy útil, cuando se tienen estructuras complejas de expedientes y un gran volumen de documentación.

• Digitalizar documentos desde la plataforma, sin tener que acceder a la aplicación propia del escáner.

• Subir al gestor documental vía correo electrónico. Sólo hay que indicar en el asunto el número de expediente al que pertenece el documento y enviarlo al gestor.