Algunos Datos Sobre Gestión Documental (I)

A continuación os presentamos una recopilación de hechos y cifras sobre la gestión de documentos.
Los datos provienen de importantes fuentes, principalmente de Estados Unidos e incluyendo Gobiernos Estatales, Federal, Universidades y Asociaciones de Gestión de la Información como la AIIM (Association for Information and Image Management).

10 Datos Rápidos sobre el Valor de la Gestión Documental:

El valor del Software de Gestión Documental es particularmente relevante dado el endurecimiento de la inversión en Tecnologías de la Información (y la crisis económica en general que vivimos):

1.      Las empresas gastan $ 20, unos 15 €, en la mano de obra para presentar un documento, $ 120, unos 85 €, en mano de obra para encontrar un documento mal archivado, y $ 220, unos 180 € en mano de obra para reproducir un documento perdido.
   
   
2.      El 7,5 por ciento de todos los documentos se pierden, el 3 por ciento del resto se archiva de forma incorrecta (lo que imposibilita su rápida consulta).
   
   
3.      Los trabajadores emplean de un 5 a un 15 por ciento de su tiempo en la lectura de información, pero hasta un 50 por ciento buscándola.
   
   
4.      Un documento es fotocopiado como promedio 19 veces a lo largo de su "vida" (este dato parece algo menos realista o menos parecido a la situación que conocemos habitualmente).
   
   
5.      Hay más de 4 billones de documentos en papel, sólo en los EE.UU. y están creciendo a un ritmo del 22% por año (PricewaterhouseCoopers).
   
   
6.      Los usuarios corporativos recibieron un promedio de 18 megabytes (MB) de e-mail por día en 2007. Esta cantidad de peso de los e-mail se espera que crezca a más de 28 MB por día en 2011.
   
   
7.      Los trabajadores envían y reciben una media de 133 mensajes de correo electrónico por día (Radicati Group).
   
   
8.      Una una sóla máquina de fax de una sola cuesta $ 6.200 por año, unos 4.300 € (Captaris), el tiempo medio de envío de un documento mediante fax de forma manual es de 8 minutos.
   
   
9.      El coste medio de enviar un paquete por mensajería es de entre $ 8 y $ 15 (aún se envían muchísimos documentos en papel via mensajería rápida).
   
   
10.      El costo de espacio de oficina se ha incrementado un 19% (Oficinas a través del Mundo 2008).