Glosario de Gestión Documental, Letra F ~ Blog de Gestión Documental y Captura Inteligente

Más vale tarde que nuca reza el viejo y conocido refrán. Por ello, retomamos nuestra tarea de compartir nuestro conocimiento y les traemos una nueva entrega de nuestro Glosario de Gestión Documental.

GLOSARIO

F.

Fichero:
Un fichero, cualquiera que sea su formato, no es más que un conjunto organizado de datos que pueden ser recuperados o accedidos. Los ficheros, normalmente, se clasifican en ficheros automatizados y no automatizados.
Por ficheros no automatizados entendemos aquellos que tienen que ser organizados y clasificados por personas y sin intervención de computadores. Los ficheros no automatizados tienden a tener un crecimiento exponencial que se traduce en grandes espacios físicos utilizados y en los que la información está a la merced de elementos físicos como incendios o simplemente el paso del tiempo, lo que significa que los documentos se encuentran sujetos a deterioro e incluso pérdida.

Los avances informáticos pusieron a disposición de las personas y empresas ficheros electrónicos, los cuales podían contener la misma información que un fichero en papel, sólo que la información era codificada en el lenguaje entendido por las computadoras.
Estos ficheros automatizados vinieron a solucionar dos graves problemas de los ficheros en papel: la ocupación de espacio físico y el deterioro de la documentación. Las empresas e instituciones podían almacenar en carpetas dentro de sus ordenadores toda la documentación de la que disponían. Sin embargo, con el paso del tiempo este tipo de ficheros automatizados tradicionales ha dejado al descubierto otro tipo de dificultades. Con volúmenes importantes de documentación encontrar un documento en particular se torna en una tarea difícil y que consume bastante tiempo. Además, los sistemas tradicionales electrónicos por si mismos no otorgan el suficiente respaldo a la información contenida en ordenadores, de manera que muchas empresas han perdido documentación crítica por fallos en discos duros de sus ordenadores.

Por fortuna, el mundo siguió avanzando y con el paso del tiempo las empresas tuvieron a su disposición Gestores Documentales Electrónicos que no sólo daban respuesta a las dificultades anteriormente enunciadas, sino que además, significaban una drástica reducción en tiempos de recuperación y un avance cuantioso en materia de seguridad y compartición de documentos.

File System (Sistema de ficheros):
Es simplemente, la manera en que conjuntos de archivos o ficheros son llamados, ordenados y almacenados para sus posterior recuperación. Normalmente, dentro de los ordenadores, los archivos se organizan de cara al usuario en estructuras jerárquicas, por ejemplo tipo árboles.

Firma Digital:
Una firma digital no es otra cosa que una secuencia de caracteres que se adjunta al final del cuerpo del mensaje que se pretende transmitir bajo firma. Nos ofrece la posibilidad de informar, dar fe y/o manifestar una voluntad con total validez y seguridad, sin necesidad de encontrarnos de cuerpo presente para estampar sobre un papel nuestra firma manuscrita.
Además, la firma digital permite identificar inequívocamente a la persona que emite el mensaje, tener la certeza de que el mensaje se encuentra exactamente igual que como fue emitido al momento de su recepción y que el firmante no tenga la posibilidad de negar el haber firmado el documento. Es decir, una firma digital otorga identidad e integridad a un documento y evita su repudiación en origen.

Vea también:

Conceptos Sobre Firma Digital
El Coste de la Firma Manuscrita Para su Empresa
Actualidad de la Firma Digital en Europa 2011
Firma Digital en un Gestor Documental

Formato
Es la estructura física que contiene a un documento. Un documento puede estar contenido en hojas de papel, pero también en un conjuntos de bits que sólo pueden ser accedidos mediante un ordenador. Podemos utilizar la palabra soporte también, en lugar de formato. Así pues, podemos hablar de formato papel o soporte electrónico.

Flujos de Documentos:
Podemos definir como flujo de documentos el proceso al que normalmente da inicio un documento una vez que es recibido o generado en la empresa. Por ejemplo, en un departamento comercial, una “propuesta de venta” a un cliente puede dar origen a un “pedido” y un pedido a una “factura”. También puede hacer referencia al camino que recorre un documento, es decir, las manos por las que debe pasar una vez es generado o recibido. Este concepto está ampliamente vinculado con el siguiente.

Flujos de Trabajo
Las tareas y documentos suelen estar estrechamente relacionados; ya sea porque un documento de origen a una tarea o porque el documento sea en si mismo el soporte o la prueba de que se ha realizado determinada tarea. Las tareas también hacen parte de procesos que tienen objetivos concretos. Los Flujos de Trabajo buscan automatizar estos procesos de negocios, en los que documentos, tareas e información van pasando de persona en persona del equipo a la espera de que se realice una determinada acción. Para automatizar estos procesos deben establecerse regla claras que eviten confusión y que otorguen claridad en cuanto a responsabilidades y procedimientos.

Las herramientas informáticas para el manejo de Flujos de Trabajo (workflow) buscan la automatización de secuencia de acciones, actividades o tareas utilizadas para la ejecución de procesos de negocio, incluyendo el seguimiento del estado de cada una de sus etapas y la aportación de funcionalidades necesarias para gestionarlo.