“En las siguientes líneas te contamos la importancia de gestionar el contenido de tus correos electrónicos y de cómo Athento puede ayudarte a ello”
Cada día es más frecuente que las empresas empiecen a preocuparse por la gestión de la información contenida en correos electrónicos. Según la AIIM en su informe “Estado de la Industria ECM 2010”, junto con la implementación de un sistema de Records Management y la integración con múltiples repositorios, la gestión de los correos electrónicos (como records) es una de las principales prioridades en materia de ECM en la actualidad. El mismo informe nos dice que de 65.000 empresas entrevistadas, el 56% muestra serías dudas acerca de la capacidad que tienen sus empresas de registrar y recuperar la información contenida en correos electrónicos.
Los correos electrónicos son un tipo especial de contenidos, que tienen la particularidad de records en el sentido en que una vez enviados y/o recibidos no deben ser modificados. Por otro lado, al ser cada vez más usados por los empleados de las empresas en su trabajo diario, la información contenida en ellos comienza a ser en muchos casos de carácter crítico. Según Radicati Group, el usuario corporativo promedio envía y recibe al día cerca de 110 correos electrónicos. Sin duda, con estos datos, no suena raro que hoy en día comience a considerarse a los e-mails en diversos países como documentos probatorios. Las regulaciones en este sentido, al menos en España no se encuentran muy avanzadas y no existe una descripción de los requisitos exigibles a un correo electrónico; pero ya son admitidos en juicios.
¿Cómo puede Athento iDM ayudarte en la gestión de la información contenida en tus e-mails?
Athento iDM y en general todos los productos de la familia Athento incluyen una funcionalidad llamada PopMail Input. PopMail Input es básicamente un componente de Athento que nos ayuda en la gestión de correos electrónicos de dos formas:
Subiendo al gestor documentos adjuntos mediante su envío a una cuenta de correo electrónico. La plataforma recibe el documento adjunto y lo almacena llevando a cabo su indexación.
Documentando nuestros correos electrónicos: PopMail Input puede convertir un correo electrónico recibido en un documento PDF, incluyendo toda la información contenida en él (remitente, hora, fecha, asunto, cuerpo, etc.) identificarlo con un código único y almacenarlo en el gestor no permitiendo su posterior modificación.
¿Podéis darme ejemplos de su utilidad?
Esperamos haber clarificado un poco más esta funcionalidad de nuestro Athento. No obstante, seguimos disponibles para cualquier duda o consulta.
Más rapidez a la hora de encontrar documentos: Sobra decir que los mecanismos de búsqueda de Nuxeo son más potentes que los ofrecidos por Moodle, de manera que a largo plazo o en cursos con gran cantidad de material es más fácil encontrar algún documento en particular que si lo guardásemos todo en un DropBox o en un disco duro. El encontrar de manera eficiente documentos fomenta la reutilización de recursos lo que se traduce en un aumento global de la eficiencia.
Al integrar Moodle con Nuxeo mediante CMIS, nos acercamos un poco más a conseguir que esta sea una capacidad del propio Athento, independientemente del gestor documental que se utilice como repositorio.
Pronto liberaremos el código de la integración para que podáis disfrutar de los beneficios de Moodle y Nuxeo.
Contáctanos ahora! Podemos ayudarte y mejorar la gestión documental de tu empresa.
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Cada día es más frecuente que las empresas empiecen a preocuparse por la gestión de la información contenida en correos electrónicos. Según la AIIM en su informe “Estado de la Industria ECM 2010”, junto con la implementación de un sistema de Records Management y la integración con múltiples repositorios, la gestión de los correos electrónicos (como records) es una de las principales prioridades en materia de ECM en la actualidad. El mismo informe nos dice que de 65.000 empresas entrevistadas, el 56% muestra serías dudas acerca de la capacidad que tienen sus empresas de registrar y recuperar la información contenida en correos electrónicos.
Los correos electrónicos son un tipo especial de contenidos, que tienen la particularidad de records en el sentido en que una vez enviados y/o recibidos no deben ser modificados. Por otro lado, al ser cada vez más usados por los empleados de las empresas en su trabajo diario, la información contenida en ellos comienza a ser en muchos casos de carácter crítico. Según Radicati Group, el usuario corporativo promedio envía y recibe al día cerca de 110 correos electrónicos. Sin duda, con estos datos, no suena raro que hoy en día comience a considerarse a los e-mails en diversos países como documentos probatorios. Las regulaciones en este sentido, al menos en España no se encuentran muy avanzadas y no existe una descripción de los requisitos exigibles a un correo electrónico; pero ya son admitidos en juicios.
¿Cómo puede Athento iDM ayudarte en la gestión de la información contenida en tus e-mails?
Athento iDM y en general todos los productos de la familia Athento incluyen una funcionalidad llamada PopMail Input. PopMail Input es básicamente un componente de Athento que nos ayuda en la gestión de correos electrónicos de dos formas:
Subiendo al gestor documentos adjuntos mediante su envío a una cuenta de correo electrónico. La plataforma recibe el documento adjunto y lo almacena llevando a cabo su indexación.
Documentando nuestros correos electrónicos: PopMail Input puede convertir un correo electrónico recibido en un documento PDF, incluyendo toda la información contenida en él (remitente, hora, fecha, asunto, cuerpo, etc.) identificarlo con un código único y almacenarlo en el gestor no permitiendo su posterior modificación.
¿Podéis darme ejemplos de su utilidad?
- Ejemplo de uso para gestión de alertas farmacológicas en una Farmacia Hospitalaria: Las Farmacias de los hospitales suelen recibir alertas Agencia Española de Medicamentos y Productos Sanitarios en las que se informa de carácter urgente defectos o riesgos potenciales para la salud que pueden ser producidos por medicamentos. El problema con este tipo de documentos es que suelen llegar por varias vías al personal de farmacia y como resultado, la información se duplica. Con PopMail Input, se centraliza la recepción de alertas en una única cuenta y la plataforma evalúa que alertas ya se encuentran en el sistema para no volver a ser creadas.
- Ejemplo de uso en procesos de incidencias, negociaciones con clientes: Imagine que alguien del Departamento Comercial de su empresa llega a un acuerdo de precio y condiciones con determinado cliente mediante correo electrónico. Por alguna razón, el comercial que llegó al acuerdo con el cliente se marcha de la empresa y dicho cliente es asignado a un nuevo comercial. Este comercial no tiene acceso a los correos del anterior comercial, o simplemente, entre tantos correos es realmente difícil dar con el correo en el que se cerraron las condiciones de venta y servicio. Por fortuna, el comercial anterior era un tío listo que envió el correo al cliente con copia a una cuenta de correo que permite a PopMail documentar cualquier correo electrónico. El nuevo comercial sólo tendrá que buscar en el repositorio en el que ya existe una carpeta con el nombre del cliente y todas las ofertas comerciales que se le han hecho llegar y las respuestas del cliente a su vez. La recuperación de un documento en un repositorio es casi inmediata.
Esperamos haber clarificado un poco más esta funcionalidad de nuestro Athento. No obstante, seguimos disponibles para cualquier duda o consulta.
Más rapidez a la hora de encontrar documentos: Sobra decir que los mecanismos de búsqueda de Nuxeo son más potentes que los ofrecidos por Moodle, de manera que a largo plazo o en cursos con gran cantidad de material es más fácil encontrar algún documento en particular que si lo guardásemos todo en un DropBox o en un disco duro. El encontrar de manera eficiente documentos fomenta la reutilización de recursos lo que se traduce en un aumento global de la eficiencia.
Al integrar Moodle con Nuxeo mediante CMIS, nos acercamos un poco más a conseguir que esta sea una capacidad del propio Athento, independientemente del gestor documental que se utilice como repositorio.
Pronto liberaremos el código de la integración para que podáis disfrutar de los beneficios de Moodle y Nuxeo.
Contáctanos ahora! Podemos ayudarte y mejorar la gestión documental de tu empresa.
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