La información invisible

Mis colegas están cansados de oirme repetir que me encanta el roadmap de AIIM para la gestión de contenidos empresariales. Siempre que quiero pensar hacia donde irá el mercado o qué necesidades puede tener uno de mis clientes, le echo un vistazo a este gran poster del ECM. En la parte superior derecha del roadmap veis una rotonda que distribuye una pequeña parte del negocio (necesidades VS soluciones) y cuyo nombre es Enterprise Search. Pues bien, esta pequeña rotonda ya está ampliándose enormemente y cada vez los profesionales de información buscamos herramientas de recuperación de información más ágiles y dinámicas. Como comentaba en Reeducar en gestión documental y en My mainstream ECM. Posicionamiento la captura y el almacenamiento robusto de la información son claves para un buen sistema de gestión de la información. Son dos de las patas clave a la que debemos añadir una tercera: el acceso distribuido y seguro a los contenidos de nuestro ámbito de trabajo. Y para ello debemos establecer nuestro foco en recuperar de forma ágil e inteligente la información, en construir un concepto de lupa lo suficientemente grande como para poder analizar y extraer el valor-conocimiento de nuestra empresa. Una vez hemos realizado el arduo trabajo de unificar la información disponible en la organización, la pregunta es ¿cómo podemos generar valor a partir de esa información?. La respuesta estratégica es clara: a través de una política corporativa de gestión del conocimiento, y la respuesta tecnológica pasa -entre otras- por un buscador potente que nos ayude a recuperar todos los contenidos generados (documentos ofimáticos, multimedia, formatos web,...).

Después de evangelizar a los usuarios en la fe de compartir y crear, nos llega la hora a los profesionales de garantizar que esos mismos usuarios puedan tener un acceso sencillo y limpio a la información. Esta función técnica es una tarea de back-end ya que el proceso y la ingeniería son transparentes para el usuario. No ocurre lo mismo con la función estratégica que debe ser consensuada funcional y orgánicamente con los miembros de la organización, conocedores reales del negocio. En este último punto una recomendación: no reinventemos la rueda, existen cientos de experiencias exitosas con las que un consultor puede acompañar a una organización en la creación de un nuevo modelo de conocimiento.

Últimamente me he dedicado a explorar el mercado de los buscadores para actualizar visión y compartir el futuro del sector ante ciertas voces catastrofistas en la web que manifiestan la muerte del SEO o de la propia web en favor de las aplicaciones. Mis colegas de Yerbabuena conocen de buena mano la problemática de los buscadores web y organizan eventos encaminados a la difusión y reflexión de la importancia de nuestra famosa "rotonda" Enterprise Search. Ellos como yo saben que el comportamiento del motor de búsqueda es clave a la hora de decantarse por una u otra tecnología. Hace ya dos años que este mismo blog recogía una comparativa Alfresco VS Nuxeo y hacían un comentario hace más de 4 años en La accesibilidad y la RSC sobre una reflexión de Andy Hagans en materia de Enterprise Search, SEO y accesibilidad. Como veis todos los profesionales tenemos presente desde hace mucho la importancia de la recuperación de la información. Es sin embargo ahora, cuando el discurso de compartir ha cuajado desde hace años y los empleados han estado generando información en los sistemas de información de las empresas sin descanso, cuando la ingente cantidad de datos satura a las organizaciones. De hecho esta obsesión por recuperar la información nos ha atareado a los profesionales de la información desde hace milenios. Durante años me he formado y aprendido de las experiencias de archiveros y bibliotecarios que categorizaban y organizaban su información de forma extremadamente rigurosa. Pues bien, ahora tan solo tenemos que hacer exactamente eso en digital.

Muy en la línea de recuperar la información, se encuentra una corriente de trabajo relacionada con la visualización de la información que fue iniciada por Robert McKim (1973) y su Visual Thinking y fue continuada por Rolf Faste (1980) mediante su famoso Design Thinking. Una explicación muy sencilla de esta teoría es la siguiente: a menudo no es tan importante lo que generamos sino la sencillez que consigamos a la hora de recuperar, interpretar e interactuar con esa información. Ese es y será el verdadero valor de nuestra empresa: el conocimiento, la forma en la que hacemos que la información invisible sea visible y de resultados. Empresas como Xplane, liderada por David Gray, se dedican a implantar este tipo de pensamiento en las organizaciones. Esta forma de entender la realidad, basada en el protagonismo de lo visual, en la agilidad derivada de la combinación de items diferentes, tiene mucho que ver con lo que se está cociendo en los hornos de la semántica actual. Hace unos días tuve la ocasión de conocer al Doctor Sinuhe Arroyo, un joven emprendedor español que ha fundado Playence a partir de su investigación y experiencia en el mercado de los buscadores semánticos. Sinuhe es una referencia internacional en semántica, ha colaborado en la elaboración de WSMO, una ontología para describir aspectos de los servicios web semánticos, algo así como un intento por normalizar la recuperación de información favoreciendo el intercambio y la comunicación a través de ontologías. Ambos estuvimos hablando del enorme potencial de las ontologías y las interfaces visuales de combinación de resultados que ofrecía su producto. Ha sido consultor UOC y ha tutorizado un trabajo muy bueno sobre semántica de Ricardo García que a los dos días pude encontrar en la red. Curiosamente la evolución de Playence como empresa ha sido similar a la de Yerbabuena. Ambas nacieron del trabajo de investigación en universidades españolas y ambas exploran en la actualidad el mercado de posibilidades de Sillicon Valley y latinoamerica.

Por mi trabajo, me veo obligado a ver casuísticas muy diferentes dentro de las organizaciones pero hay un hilo conductor en todas ellas: todas quieren un Google :-) La razón más inmediata de esta necesidad se encuentra en lo que comentábamos: sencillez, potencia de búsqueda en gran cantidad de fuentes (back-end muy trabajado), y un acceso único a la información. El concepto de Ventanilla Única ha sido muy explotado durante los últimos años en España debido que poseemos un marco legal muy riguroso de administración electrónica (la Ley 11/2007) que exige el acceso abierto de los ciudadanos a los datos y trámites que les afecten o sean de su interés. La Ventanilla Única también tiene mucho que ver con la forma en la que recuperamos la información y la presentamos al usuario, y con la googlelización de la estrategia de búsqueda del usuario. La idea es simplificar el acceso para facilitar el ejercicio demócratico de los derechos del ciudadano. Esta idea curiosamente se está extendiendo y trasciende desde hace dos años el ámbito de la administración pública para entrar a formar parte de los planes operativos de las direcciones de sistemas de muchas compañías privadas. El buscador único corporativo se perfila como la nueva panacea de las empresas y amigos como Playence y otros comienzan a hacerse hueco en el mercado. En materia de administración y gestión electrónica en España son las empresas las que están aprendiendo del sector público a raíz del alto grado de desarrollo de estos sistemas en proyectos como el DNI electrónico, la modernización del sistema tributario o la automatización de los procesos judiciales, en algunos de cuyos proyectos he participado en algún momento de mi vida anterior ;-)

Otro último punto a considerar en el aprovechamiento de la información es la forma en la que el cerebro humano procesa dicha información. Aquí destaco dos teorías contrapuestas personalizadas en las figuras de Nicholas Carr (¿Google nos está volviendo estúpidos?) y de Steven Johnson que aboga por la influencia positiva del hipertexto en nuestra vida diaria. El debate está genialmente explicado por Sergio Parra en Divulgación 2.0: Ventajas y desventajas de la ciencia en internet en la revista Mètode. Personalmente estoy devorando los libros y artículos de Johnson y Carr en la red y en papel y compruebo que ambos tienen razón porque sus argumentos son más que válidos. Sin duda el campo de la recuperación de información está pendiente de este y otros debates actuales porque no solo se trata ya de hacer visible lo invisible ( y desaprovechado) dentro de las organizaciones, sino de que entendamos realmente nuestra forma de aprender y relacionarnos con la información.

David Criado es consultor independiente y fundador de la iniciativa vorpalina Acompaña y orienta a organizaciones y personas en materia de estrategia, talento, tecnología, gestión de la información y cultura red..

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