1. COMPRENDA LOS VERDADEROS BENEFICIOS Y COMPARTALOS

Paso 1: Determine los costos actuales de trabajar con papel y cómo digitalizar la documentación de la empresa podría reducirlos. |
2. HAGA QUE OTROS DEJEN SUS MIEDOS

Paso 2: Disipe los miedos de la directiva. Utilice datos y leyes como argumentos |
3. DEFINA UNAS REGLAS DE JUEGO CLARAS

Paso 3: Defina los límites y características del proyecto |
4. ESTUDIE SU SISTEMA EN CONJUNTO: DIGITALIZAR NO ES SIMPLEMENTE USAR UN ESCÁNER

Trate también de garantizar que los documentos originales tienen un mínimo de calidad, pues esto va a evitarle muchos problemas si decide emplear software de reconocimiento de textos.
¿Captura distribuida o centralizada? Con sistemas de captura centralizada tendremos que trasladar los documentos desde todas las sedes de la empresa hasta dónde se va a llevar a cabo la captura. La digitalización o captura distribuida es sin duda la mejor opción, cada sede escanea su propio material pero al final toda la documentación va a parar a un único repositorio (o repositorios compartidos).
Paso 4: Tenga en cuenta los siguientes factores antes de tomar una decisión sobre hardware y software a adquirir.
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5. ESCOJA UNA SOLUCIÓN DE CAPTURA ADECUADA

Debemos pensar además, según la clase de documentos que manejemos (documentos manuscritos, documentos impresos por computadores, documentos con marcas de textos), qué características técnicas del software nos permitirá extraer la información (OCR, ICR o OMR).
En cuanto a OCR, debemos considerar no sólo que nos estén ofreciendo un motor de OCR con una tasa alta de precisión sino que al mismo tiempo es preciso que sepamos qué tipo de OCR necesitamos y esto va a depender de nuevo de las características de los documentos con los que trabajamos. Si solemos trabajar con documentos bien estructurados un OCR zonal es la mejor opción. La mala noticia es que no siempre nuestra documentación será estructurada y nos vamos a encontrar con documentos en los que no sepamos dónde podemos encontrar lo que necesitamos. Este tipo de documentos suelen requerir que el OCR se aplique al documento al completo.
Por último, es importante considerar que el software ofrezca reconocimiento y clasificación de documentos pues va a ahorrarle muchos costes a su empresa. Es este caso deberá tener en cuenta el grado de precisión que la herramienta tiene en el proceso de autoclasificación.
Una cosa más, si va a trabajar con un volumen masivo de documentación, necesitará que la herramienta de captura trabaje recibiendo lotes de documentos escaneados y que pueda dividir esos lotes en documentos individuales.
Para mayor información sobre herramientas de captura vea “Comparativa de Soluciones de Captura”
Paso 5: Estudie cuidadosamente los siguientes aspectos antes de elegir una solución de Captura
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6. INTEGRE SU PERSONAL EN EL PROCESO

Paso 6: Consiga implicar al personal en el nuevo proyecto y distribuya la carga de tareas monótonas relacionadas con el proceso de digitalización. |
Esperamos haber sido de ayuda en estas líneas; pero recuerde que siempre estaremos encantados de ayudarle personalmente.
Contáctanos ahora! Podemos ayudarte y mejorar la gestión documental de tu empresa.

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