A lo largo de 3 post diferentes, iremos mostrando paso por paso mediante un ejemplo cómo calcular el Retorno de la Inversión de tu proyecto de digitalización.
Para explicar los cálculos que deben llevarse a cabo, iremos proponiendo algunos datos que aunque de carácter demostrativo tratan de ser lo más ajustadas a la realidad posible.
Tamaño de la empresa: 50 personasDocumentos gestionados al día: 100 documentosNúmero de Armarios archivadores: 3Dimensiones de Armarios archivadores: Ancho 41cm, Fondo 50cm, Altura 104cmPersonas que se necesitan para la gestión de este número de documentos: 2
Personas que necesitan encontrar documentos para la realización de su labor diaria: 10
(Todos los trabajadores del ejemplo cobrarán el Salario Mínimo legal Vigente en España 641,10 euros)
Paso 1: Calculo de Costes del Sistema Actual
Determina los costes reales de mantener tu sistema documental en papel, para ello, ten en cuenta costes como los siguientes:| COSTOS DERIVADOS DEL TRABAJO | |
| SALARIO BASE MENSUAL | 641,10 € |
| PRORRATA 2 PAGAS EXTRAS ANUALES | 106,85 € |
| BASE DE CONTINGENCIAS COMUNES | 747,95 € |
| COSTE SEGURIDAD SOCIAL (32% sobre BCC) | 239,34 € |
| TOTAL COSTE DE UN TRABAJADOR AL MES | 987,29 € |
| PRECIO HORA DE TRABAJO | 4,11 € |
| PRECIO MINUTO DE TRABAJO | 0,07 € |
| NUMERO DE DOCUMENTOS DIARIOS GESTIONADOS | 100 |
| TIEMPO PROMEDIO DE GESTIÓN DE UN DOCUMENTO (MINUTOS)* | 6 |
| COSTO EN MANO DE OBRA POR LA GESTIÓN DE UN DOCUMENTO | 0,41 € |
| COSTO DIARIO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS | 41,14 € |
| COSTO ANUAL DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS (220 DÍAS LABORADOS AL AÑO) | 9.050,20 € |
*La persona del ejemplo se encuentra cobrando el salario mínimo legal vigente (SMLV)
*El coste de las contribuciones a la SS en España según la normativa vigente puede variar de un 32 a un 35%
* Según estudio de PriceWaterhouse Coopers (Tiempo estimado que se tarda una persona archivando un documento en un sistema de archivo de documentos en papel bien estructurado )
| COSTOS DERIVADOS DEL ALMACENAMIENTO | |
| METROS CUADRADOS OCUPADOS POR ARMARIO ARCHIVADOR* | 0,3075 |
| NUMERO DE ARMARIOS ARCHIVADORES | 3 |
| PRECIO ALQUILER PROMEDIO DEL METRO CUADRADO OFICINAS (MENSUAL)* | 29,00 € |
| COSTO MENSUAL DE ALMACENAMIENTO | 26,75 € |
| COSTO ANUAL ALMACENAMIENTO | 321,03 € |
* En el calculo de los metros cuadrados necesitados se toma en cuenta también el espacio requerido para abrir los cajones del armario
* En Madrid en 2010 según Cushman & Wakefield Consultora Inmobiliaria
| COSTOS DERIVADOS DEL BÚSQUEDAS DE DOCUMENTOS | |
| NUMERO DE PERSONAS QUE TIENEN QUE BUSCAR DOCUMENTOS AL DÍA | 5 |
| NUMERO DE DOCUMENTOS EN PROMEDIO BUSCADOS POR DÍA | 10 |
| TIEMPO QUE SE TARDA EN ENCONTRAR UN DOCUMENTO (MIN) | 6 |
| TIEMPO TOTAL DESTINADO A ENCONTRAR DOCUMENTOS AL DÍA (MIN) | 300 |
| PROMEDIO DE DOCUMENTOS PERDIDOS AL MES | 6 |
| TIEMPO QUE SE TARDA EN ENCONTRAR UN DOCUMENTO PERDIDO (MIN) | 10 |
| TIEMPO MENSUAL DESTINADO A ENCONTRAR DOCUMENTOS PERDIDOS | 60 |
| COSTO DEL MINUTO DE TRABAJO | 0,07 € |
| COSTE DIARIO DE BUSCAR DOCUMENTOS | 21,00 € |
| COSTE ANUAL DE BUSCAR DOCUMENTOS (220 DÍAS DE TRABAJO AL AÑO) | 4.620,00 € |
| COSTE MENSUAL DE BUSCAR DOCUMENTOS PERDIDOS | 4,20 € |
| COSTE ANUAL DE BUSCAR DOCUMENTOS PERDIDOS | 924,00 € |
| COSTE TOTAL DERIVADO DE BÚSQUEDAS DE DOCUMENTOS | 5.544,00 € |
Para simplificar los cálculos de costes, hemos obviado el coste de tener que volver en muchos casos a generar o recuperar un documento perdido (por ejemplo, ponerse en contacto con un proveedor para ver si puede enviar una copia de la factura, volver a elaborar un informe extraviado, etc). No obstante, sería interesante hacer una aproximación más completa de lo que puede significar en términos de dinero la pérdida de documentos.
Incluyendo al menos estos costes, ya podemos hacer una estimación bastante cercana de cuanto le cuesta a nuestra empresa seguir trabajando con un sistema documental en papel.
| COSTE TOTAL DE MANTENER EL SISTEMA ACTUAL | |
| COSTO ANUAL DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS (220 DIAS LABORADOS AL AÑO) | 9.050,20 € |
| COSTO ANUAL ALMACENAMIENTO | 321,03 € |
| COSTE TOTAL DERIVADO DE BUSQUEDAS DE DOCUMENTOS | 5.544,00 € |
| TOTAL COSTE ANUAL DEL SISTEMA ACTUAL EN PAPEL | 14.915,23 € |
“Gestionar documentos en papel tiene para esta empresa un coste estimado de 14.915,23 euros al año”
Como se observa, una cifra nada despreciable que tu empresa debe soportar año tras año. No te pierdas nuestro próximo post en el que estimaremos los beneficios del nuevo sistema.
Paso 1: Estimar Los Costes Del Sistema En Papel
Paso 2: Estimar Los Beneficios Del Nuevo Sistema
Paso 3: Saber Cuándo Se Recuperará La Inversión
Contáctanos ahora! Podemos ayudarte y mejorar la gestión documental de tu empresa.
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