PASO 2: Estimar los Beneficios del Nuevo Sistema
Haz una estimación de los beneficios que obtendríais con el nuevo sistema de digitalización.
Recuerda que para escoger el sistema que mejor se adecue a las necesidades de tu empresa deberás considerar múltiples factores, como el tipo de documentos que pretende digitalizar (estructurados o no estructurados), la posibilidad que le brinda su solución de captura de trabajar con lotes de documentos, qué procesos pretende automatizar y la tasa de precisión que la herramienta de digitalización ofrece.
Para saber más sobre como escoger una buena solución de captura te recomendamos leer:
Vamos a suponer que la empresa del ejemplo elige un sistema como Athento para almacenamiento y captura de toda su documentación, junto con un escáner Fujitsu fi6130 capaz de digitalizar de 40 a 80 páginas por minuto.
| CARACTERÍSTICAS DE ATHENTO EN MATERIA DE CAPTURA | |
| Autoclasificación de documentos (Tasa de Acierto) | 98,00% |
| Extracción de datos (Tasa de Acierto) | 98,00% |
Con el nuevo sistema, el proceso para gestionar cada nuevo documento recibido sería el siguiente:
- Una persona se encarga de poner los documentos en el escáner
- Athento recibe los documentos en una carpeta monitorizada
- Athento aplica tecnología semántica y otras para reconocer cada documento en la carpeta.
- Athento extrae la información relevante de cada tipo de documento
- Athento guarda de manera digital el documento en el sitio que le corresponda según su tipología.
Como ves, en el caso de Athento, la intervención de una persona en el proceso de gestión de un nuevo documento se limita a colocarlo en el escáner. Este es uno de los beneficios cruciales que hay entonces que cuantificar. Otro factor fundamental son las tasas de acierto, pues si el sistema no es capaz de reconocer un documento o extraer sus datos, una persona tendrá que hacer el proceso de manera manual.
Calculemos pues, en primer lugar, el tiempo que van a utilizar con el nuevo sistema los dos empleados gestionando documentos:
| COSTOS DERIVADOS DEL TRABAJO | |
| PRECIO SEGUNDO DE TRABAJO | 0,00116666666666667 |
| NUMERO DE DOCUMENTOS DIARIOS GESTIONADOS | 100 |
| TIEMPO QUE SE TARDA UNA PERSONA EN COLOCAR DOCUMENTOS EN EL ESCANER* (SEG) | 0,375 |
| TIEMPO DIARIO UTILIZADO ESCANEANDO DOCUMENTOS (SEG) | 37,5 |
| COSTE DIARIO DE ESCANEAR DOCUMENTOS | 0,04 € |
| TASA DE ACIERTO DEL SISTEMA EXTRAYENDO DATOS | 98,00% |
| DOCUMENTOS CUYOS DATOS EXTRAIDOS TENDRÁN QUE SER REVISADOS POR UNA PERSONA (2%) | 2 |
| TIEMPO EMPLEADO PARA REINGRESAR DATOS DE DOCUMENTO (MIN) | 1,5 |
| TIEMPO DIARIO EMPLEADO EN REINGRESAR DATOS (SEG) | 180 |
| COSTE DIARIO DE REINGRESAR DATOS | 0,21 € |
| TASA DE ACIERTO DEL SISTEMA CLASIFICANDO DOCUMENTOS | 98,00% |
| DOCUMENTOS QUE TENDRÁN QUE SER CLASIFICADOS POR UNA PERSONA (2%) | 2 |
| TIEMPO EMPLEADO CLASIFICANDO UN DOCUMENTO DE MANERA MANUAL (SEG) | 25 |
| TIEMPO DIARIO EMPLEADO EN CLASIFICAR DOCUMENTOS | 50 |
| COSTE DE CLASIFICAR DOCUMENTOS | 0,06 € |
| COSTE DIARIO DE ESCANEAR DOCUMENTOS (220 DIAS POR AÑO) | 9,63 € |
| COSTE DIARIO DE REINGRESAR DATOS | 46,20 € |
| COSTE DE CLASIFICAR DOCUMENTOS | 12,83 € |
| TOTAL COSTES DERIVADOS DEL TRABAJO CON EL NUEVO SISTEMA | 68,66 € |
*Este tiempo está calculado para 80 documentos que en el caso del ejemplo es el número de documentos máximo que procesa el escáner. Una persona se tarda 30 segundos colocando un lote de 80 documentos en un escáner.
La extracción de datos y clasificación manual, se calculan a partir de las tasas de acierto, si el sistema hace bien su trabajo sólo un 98% de las veces, en el 2% de las veces una persona tendrá que llevar a cabo el trabajo de manera manual.
| BENEFICIOS | |
| REDUCCIÓN DE COSTES POR TIEMPOS AHORRADOS EN TRABAJO DEL PERSONAL | 8.981,54 € |
Sigamos considerando otros beneficios, esta vez aquellos costes que nos ahorramos eliminando gastos de almacenamiento físico.
| COSTOS DERIVADOS DEL ALMACENAMIENTO | |
| METROS CUADRADOS OCUPADOS POR ARMARIO ARCHIVADOR* | 0,3075 |
| NUMERO DE ARMARIOS ARCHIVADORES | 0 |
| PRECIO ALQUILER PROMEDIO DEL METRO CUADRADO OFICINAS (MENSUAL)* | 29,00 € |
| COSTO MENSUAL DE ALMACENAMIENTO | 0,00 € |
| COSTO ANUAL ALMACENAMIENTO | 0,00 € |
* Al almacenarse de manera digital la información los costes de alquiler de espacio se reducen a 0
| BENEFICIOS | |
| REDUCCIÓN DE COSTES POR TIEMPOS AHORRADOS EN TRABAJO DEL PERSONAL | 8.981,54 € |
| REDUCCIÓN DE COSTES POR ALMACENAMIENTO | 321,03 € |
Athento posee una característica denominada autottaging que reduce el tiempo de búsqueda de documentos manteniéndolos accesibles agrupados mediante categorías en una nube de tags. Encontrar documentos mediante este mecanismo reduce el tiempo de búsqueda a 15 segundos por documento (en promedio). Vamos a calcular el beneficio usando esta herramienta de búsqueda de documentos.
| COSTOS DERIVADOS DEL BÚSQUEDAS DE DOCUMENTOS | |
| NUMERO DE PERSONAS QUE TIENEN QUE BUSCAR DOCUMENTOS AL DIA | 5 |
| NUMERO DE DOCUMENTOS EN PROMEDIO BUSCADOS POR DIA | 10 |
| TIEMPO QUE SE TARDA EN ENCONTRAR UN DOCUMENTO (SEG) | 15 |
| TIEMPO TOTAL DESTINADO A ENCONTRAR DOCUMENTOS AL DIA (SEG) | 750 |
| PROMEDIO DE DOCUMENTOS PERDIDOS AL MES | 0 |
| TIEMPO QUE SE TARDA EN ENCONTRAR UN DOCUMENTO PERDIDO (MIN) | 10 |
| TIEMPO MENSUAL DESTINADO A ENCONTRAR DOCUMENTOS PERDIDOS | 0 |
| COSTO DEL SEGUNDO DE TRABAJO | 0,00116666666666667 |
| COSTE DIARIO DE BUSCAR DOCUMENTOS | 0,88 € |
| COSTE ANUAL DE BUSCAR DOCUMENTOS (220 DIAS DE TRABAJO AL AÑO) | 192,50 € |
| COSTE MENSUAL DE BUSCAR DOCUMENTOS PERDIDOS | 0,00 € |
| COSTE ANUAL DE BUSCAR DOCUMENTOS PERDIDOS | 0,00 € |
| COSTE TOTAL DERIVADO DE BUSQUEDAS DE DOCUMENTOS | 192,50 € |
| BENEFICIOS | |
| REDUCCIÓN DE COSTES POR TIEMPOS AHORRADOS EN TRABAJO DEL PERSONAL | 9.050,20 € |
| REDUCCIÓN DE COSTES POR ALMACENAMIENTO | 321,03 € |
| REDUCCIÓN DE COSTES POR BÚSQUEDAS DE DOCUMENTOS | 5.351,50 € |
| BENEFICIOS TOTALES POR REDUCCIÓN ANUAL DE COSTES OPERATIVOS | 14.722,73 € |
“Con el nuevo sistema documental sobre Athento, la empresa del ejemplo gastaría 14.722,73 euros menos”
Paso 1: Estimar Los Costes Del Sistema En Papel
Paso 2: Estimar Los Beneficios Del Nuevo Sistema
Paso 3: Saber Cuándo Se Recuperará La Inversión
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