miércoles, 9 de noviembre de 2011

El ROI De Mi Proyecto De Digitalización: Paso 3

"Ahora que ya sabes cuánto cuesta a tu empresa el sistema actual y los posibles beneficios del nuevo sistema, estamos listos para calcular el ROI"

Paso 3: Saber Cuándo Se Recuperará La Inversión





Ya estamos cerca de poder calcular el ROI de nuestro proyecto de digitalización; pero antes, por supuesto, necesitamos saber cuál es la inversión que vamos a llevar a cabo.



INVERSION


PAQUETE ATHENTO IDM 20.000,00 €
SOFTWARE
IMPLANTACIÓN
FORMACIÓN
SOPORTE PRIMER AÑO


HARDWARE 3.197,90 €
ESCANER FUJITSU fi6130 1.197,90 €
SERVIDOR CON LOS REQUERIMIENTOS NECESARIOS 2.000,00 €


INVERSIÓN PRIMER AÑO* 23.197,90 €


*No es obligatorio, pero si aconsejable contratar un servicio de soporte por los años siguientes al de la inversión. Estos precios son aproximados y podrán variar según componentes añadidos o requerimientos de desarrollos específicos.

Una vez sepamos la cuantía de la inversión, podremos proseguir a calcular la tasa de retorno de la inversión. Vamos a hacerlo con un límite temporal de 5 años.




ROI Año: 1 2 3 4 5 Total
Ref Descripción













1 Ahorros generados por el proyecto













1,1 REDUCCIÓN DE COSTES POR TIEMPOS AHORRADOS EN TRABAJO DEL PERSONAL 7.918,93 € 9.050,20 € 9.050,20 € 9.050,20 € 9.050,20 € 44.119,73 €
1,2 REDUCCIÓN DE COSTES POR ALMACENAMIENTO 280,90 € 321,03 € 321,03 € 321,03 € 321,03 € 1.565,02 €
1,3 REDUCCIÓN DE COSTES POR BÚSQUEDAS DE DOCUMENTOS 4.682,56 € 5.351,50 € 5.351,50 € 5.351,50 € 5.351,50 € 26.088,56 €









Total Ahorros generados por el proyecto 12.882,39 € 14.722,73 € 14.722,73 € 14.722,73 € 14.722,73 € 71.773,31 €
















2 Costes del proyecto













2.1 PAQUETE ATHENTO IDM 20.000,00 €



20.000,00 €
2.2 ESCANER FUJITSU fi6130 1.197,90 €



1.197,90 €
2.3 SERVIDOR CON LOS REQUERIMIENTOS NECESARIOS 2.000,00 €



2.000,00 €
2.4 SOPORTE 0,00 € 3.800,00 € 3.800,00 € 3.800,00 € 3.800,00 € 15.200,00 €









Total costes generados por el proyecto 23.197,90 € 3.800,00 € 3.800,00 € 3.800,00 € 3.800,00 € 38.397,90 €

















Flujo de Caja -10.315,51 € 607,22 € 11.529,95 € 22.452,68 € 33.375,41 € 66.750,82 €



Para estos cálculos se ha considerado que se tarda un mes y medio para poner Athento en pleno rendimiento, por lo tanto, durante el primer año sólo se generan ahorros 10,5 meses. En estos datos se puede observar como, a partir del 2 año la inversión se ha recuperado al completo.



Resultados








Total Ahorros generados por el proyecto


71773
Total costes generados por el proyecto


-38398










ROI (Retorno de la Inversión – A 5 años)


86,9%





Año de retorno de la inversión (Payback)


Año 2



Un ROI de un 87% significa que hemos hecho una gran inversión, no sólo recuperando el dinero invertido, sino también produciendo beneficios


La Solución Que Escoja Si Afecta Mi ROI

Por último, queremos hacer hincapié en que no todos los proyectos de digitalización devolverán los mismos resultados. Son múltiples los factores que afectarán los rendimientos del proyecto, y uno de ellos es sin duda, las decisiones que hagamos en materia de adquisiciones tecnológicas. Pero no tanto como porque distintas soluciones software o hardware tienen distintos precios, sino porque (en especial en temas de software) no todas las herramientas son igual de eficientes.

Por ejemplo, si hubiésemos elegido un gestor documental como Nuxeo junto con una aplicación de captura como Captiva, buscando un documento del que no sabemos sus datos exactos, nos tardaríamos 45 segundos más y el proceso de autoclasificación tiene una tasa de eficiencia del 75%. Si consideramos que todos los demás factores se mantienen constantes (costes del sistema anterior, precio, tiempo de implantación, etc.), los beneficios se verían reducidos. Vamos a verlo.



COSTOS DERIVADOS DEL TRABAJO


PRECIO SEGUNDO DE TRABAJO 0,00116666666666667


NUMERO DE DOCUMENTOS DIARIOS GESTIONADOS 100
TIEMPO QUE SE TARDA UNA PERSONA EN COLOCAR DOCUMENTOS EN EL ESCANER* (SEG) 0,375
TIEMPO DIARIO UTILIZADO ESCANEANDO DOCUMENTOS (SEG) 37,5
COSTE DIARIO DE ESCANEAR DOCUMENTOS 0,04 €


TASA DE ACIERTO DEL SISTEMA EXTRAYENDO DATOS 98,00%
DOCUMENTOS CUYOS DATOS EXTRAIDOS TENDRÁN QUE SER REVISADOS POR UNA PERSONA (2%) 2
TIEMPO EMPLEADO PARA REINGRESAR DATOS DE DOCUMENTO (MIN) 1,5
TIEMPO DIARIO EMPLEADO EN REINGRESAR DATOS (SEG) 180
COSTE DIARIO DE REINGRESAR DATOS 0,21 €


TASA DE ACIERTO DEL SISTEMA CLASIFICANDO DOCUMENTOS 75,00%
DOCUMENTOS QUE TENDRÁN QUE SER CLASIFICADOS POR UNA PERSONA (15%) 15
TIEMPO EMPLEADO CLASIFICANDO UN DOCUMENTO DE MANERA MANUAL (SEG) 25
TIEMPO DIARIO EMPLEADO EN CLASIFICAR DOCUMENTOS 375
COSTE DE CLASIFICAR DOCUMENTOS 0,44 €


COSTE DIARIO DE ESCANEAR DOCUMENTOS (220 DIAS POR AÑO) 9,63 €
COSTE DIARIO DE REINGRESAR DATOS 46,20 €
COSTE DE CLASIFICAR DOCUMENTOS 96,25 €
TOTAL COSTES DERIVADOS DEL TRABAJO CON EL NUEVO SISTEMA 152,08 €


COSTOS DERIVADOS DEL BÚSQUEDAS DE DOCUMENTOS


NUMERO DE PERSONAS QUE TIENEN QUE BUSCAR DOCUMENTOS AL DIA 5
NUMERO DE DOCUMENTOS EN PROMEDIO BUSCADOS POR DIA 10
TIEMPO QUE SE TARDA EN ENCONTRAR UN DOCUMENTO (SEG) 60
TIEMPO TOTAL DESTINADO A ENCONTRAR DOCUMENTOS AL DIA (SEG) 3000


PROMEDIO DE DOCUMENTOS PERDIDOS AL MES 0
TIEMPO QUE SE TARDA EN ENCONTRAR UN DOCUMENTO PERDIDO (MIN) 10
TIEMPO MENSUAL DESTINADO A ENCONTRAR DOCUMENTOS PERDIDOS 0




COSTO DEL SEGUNDO DE TRABAJO 0,00116666666666667
COSTE DIARIO DE BUSCAR DOCUMENTOS 3,50 €
COSTE ANUAL DE BUSCAR DOCUMENTOS (220 DIAS DE TRABAJO AL AÑO) 770,00 €
COSTE MENSUAL DE BUSCAR DOCUMENTOS PERDIDOS 0,00 €
COSTE ANUAL DE BUSCAR DOCUMENTOS PERDIDOS 0,00 €


COSTE TOTAL DERIVADO DE BUSQUEDAS DE DOCUMENTOS 770,00 €





ROI Año: 1 2 3 4 5 Total
Ref Descripción













1 Ahorros generados por el proyecto













1,1 REDUCCIÓN DE COSTES POR TIEMPOS AHORRADOS EN TRABAJO DEL PERSONAL 7.785,86 € 8.898,13 € 9.050,20 € 9.050,20 € 9.050,20 € 43.834,59 €
1,2 REDUCCIÓN DE COSTES POR ALMACENAMIENTO 280,90 € 321,03 321,03 321,03 321,03 1.565,02 €
1,3 REDUCCIÓN DE COSTES POR BÚSQUEDAS DE DOCUMENTOS 4.177,25 € $4.774 5544 5544 5544 25.583,25 €









Total Ahorros generados por el proyecto 12.244,01 € 13.993,16 € 14.915,23 € 14.915,23 € 14.915,23 € 70.982,86 €
















2 Costes del proyecto













2.1 PAQUETE ATHENTO IDM 20.000,00 €



20.000,00 €
2.2 ESCANER FUJITSU fi6130 1.197,90 €



1.197,90 €
2.3 SERVIDOR CON LOS REQUERIMIENTOS NECESARIOS 2.000,00 €



2.000,00 €
2.4 SOPORTE 0,00 € 3.800,00 € 3.800,00 € 3.800,00 € 3.800,00 € 15.200,00 €









Total costes generados por el proyecto 23.197,90 € 3.800,00 € 3.800,00 € 3.800,00 € 3.800,00 € 38.397,90 €

















Flujo de Caja -10.953,89 € -760,73 € 10.354,50 € 21.469,73 € 32.584,96 € 65.169,91 €



Resultados








Total Ahorros generados por el proyecto


70983
Total costes generados por el proyecto


-38398










ROI (Retorno de la Inversión – A 5 años)


84,9%





Año de retorno de la inversión (Payback)


Año 3


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