Paso 3: Saber Cuándo Se Recuperará La Inversión
Ya estamos cerca de poder calcular el ROI de nuestro proyecto de digitalización; pero antes, por supuesto, necesitamos saber cuál es la inversión que vamos a llevar a cabo.
| INVERSION | |
| PAQUETE ATHENTO IDM | 20.000,00 € |
| SOFTWARE | |
| IMPLANTACIÓN | |
| FORMACIÓN | |
| SOPORTE PRIMER AÑO | |
| HARDWARE | 3.197,90 € |
| ESCANER FUJITSU fi6130 | 1.197,90 € |
| SERVIDOR CON LOS REQUERIMIENTOS NECESARIOS | 2.000,00 € |
| INVERSIÓN PRIMER AÑO* | 23.197,90 € |
*No es obligatorio, pero si aconsejable contratar un servicio de soporte por los años siguientes al de la inversión. Estos precios son aproximados y podrán variar según componentes añadidos o requerimientos de desarrollos específicos.
Una vez sepamos la cuantía de la inversión, podremos proseguir a calcular la tasa de retorno de la inversión. Vamos a hacerlo con un límite temporal de 5 años.
| ROI Año: | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | Total | |
| Ref | Descripción | ||||||
| 1 | Ahorros generados por el proyecto | ||||||
| 1,1 | REDUCCIÓN DE COSTES POR TIEMPOS AHORRADOS EN TRABAJO DEL PERSONAL | 7.918,93 € | 9.050,20 € | 9.050,20 € | 9.050,20 € | 9.050,20 € | 44.119,73 € |
| 1,2 | REDUCCIÓN DE COSTES POR ALMACENAMIENTO | 280,90 € | 321,03 € | 321,03 € | 321,03 € | 321,03 € | 1.565,02 € |
| 1,3 | REDUCCIÓN DE COSTES POR BÚSQUEDAS DE DOCUMENTOS | 4.682,56 € | 5.351,50 € | 5.351,50 € | 5.351,50 € | 5.351,50 € | 26.088,56 € |
| Total Ahorros generados por el proyecto | 12.882,39 € | 14.722,73 € | 14.722,73 € | 14.722,73 € | 14.722,73 € | 71.773,31 € | |
| 2 | Costes del proyecto | ||||||
| 2.1 | PAQUETE ATHENTO IDM | 20.000,00 € | 20.000,00 € | ||||
| 2.2 | ESCANER FUJITSU fi6130 | 1.197,90 € | 1.197,90 € | ||||
| 2.3 | SERVIDOR CON LOS REQUERIMIENTOS NECESARIOS | 2.000,00 € | 2.000,00 € | ||||
| 2.4 | SOPORTE | 0,00 € | 3.800,00 € | 3.800,00 € | 3.800,00 € | 3.800,00 € | 15.200,00 € |
| Total costes generados por el proyecto | 23.197,90 € | 3.800,00 € | 3.800,00 € | 3.800,00 € | 3.800,00 € | 38.397,90 € | |
| Flujo de Caja | -10.315,51 € | 607,22 € | 11.529,95 € | 22.452,68 € | 33.375,41 € | 66.750,82 € |
Para estos cálculos se ha considerado que se tarda un mes y medio para poner Athento en pleno rendimiento, por lo tanto, durante el primer año sólo se generan ahorros 10,5 meses. En estos datos se puede observar como, a partir del 2 año la inversión se ha recuperado al completo.
| Resultados | ||||
| Total Ahorros generados por el proyecto | 71773 | |||
| Total costes generados por el proyecto | -38398 | |||
| ROI (Retorno de la Inversión – A 5 años) | 86,9% | |||
| Año de retorno de la inversión (Payback) | Año 2 |
Un ROI de un 87% significa que hemos hecho una gran inversión, no sólo recuperando el dinero invertido, sino también produciendo beneficios
La Solución Que Escoja Si Afecta Mi ROI
Por último, queremos hacer hincapié en que no todos los proyectos de digitalización devolverán los mismos resultados. Son múltiples los factores que afectarán los rendimientos del proyecto, y uno de ellos es sin duda, las decisiones que hagamos en materia de adquisiciones tecnológicas. Pero no tanto como porque distintas soluciones software o hardware tienen distintos precios, sino porque (en especial en temas de software) no todas las herramientas son igual de eficientes.
Por ejemplo, si hubiésemos elegido un gestor documental como Nuxeo junto con una aplicación de captura como Captiva, buscando un documento del que no sabemos sus datos exactos, nos tardaríamos 45 segundos más y el proceso de autoclasificación tiene una tasa de eficiencia del 75%. Si consideramos que todos los demás factores se mantienen constantes (costes del sistema anterior, precio, tiempo de implantación, etc.), los beneficios se verían reducidos. Vamos a verlo.
| COSTOS DERIVADOS DEL TRABAJO | |
| PRECIO SEGUNDO DE TRABAJO | 0,00116666666666667 |
| NUMERO DE DOCUMENTOS DIARIOS GESTIONADOS | 100 |
| TIEMPO QUE SE TARDA UNA PERSONA EN COLOCAR DOCUMENTOS EN EL ESCANER* (SEG) | 0,375 |
| TIEMPO DIARIO UTILIZADO ESCANEANDO DOCUMENTOS (SEG) | 37,5 |
| COSTE DIARIO DE ESCANEAR DOCUMENTOS | 0,04 € |
| TASA DE ACIERTO DEL SISTEMA EXTRAYENDO DATOS | 98,00% |
| DOCUMENTOS CUYOS DATOS EXTRAIDOS TENDRÁN QUE SER REVISADOS POR UNA PERSONA (2%) | 2 |
| TIEMPO EMPLEADO PARA REINGRESAR DATOS DE DOCUMENTO (MIN) | 1,5 |
| TIEMPO DIARIO EMPLEADO EN REINGRESAR DATOS (SEG) | 180 |
| COSTE DIARIO DE REINGRESAR DATOS | 0,21 € |
| TASA DE ACIERTO DEL SISTEMA CLASIFICANDO DOCUMENTOS | 75,00% |
| DOCUMENTOS QUE TENDRÁN QUE SER CLASIFICADOS POR UNA PERSONA (15%) | 15 |
| TIEMPO EMPLEADO CLASIFICANDO UN DOCUMENTO DE MANERA MANUAL (SEG) | 25 |
| TIEMPO DIARIO EMPLEADO EN CLASIFICAR DOCUMENTOS | 375 |
| COSTE DE CLASIFICAR DOCUMENTOS | 0,44 € |
| COSTE DIARIO DE ESCANEAR DOCUMENTOS (220 DIAS POR AÑO) | 9,63 € |
| COSTE DIARIO DE REINGRESAR DATOS | 46,20 € |
| COSTE DE CLASIFICAR DOCUMENTOS | 96,25 € |
| TOTAL COSTES DERIVADOS DEL TRABAJO CON EL NUEVO SISTEMA | 152,08 € |
| COSTOS DERIVADOS DEL BÚSQUEDAS DE DOCUMENTOS | |
| NUMERO DE PERSONAS QUE TIENEN QUE BUSCAR DOCUMENTOS AL DIA | 5 |
| NUMERO DE DOCUMENTOS EN PROMEDIO BUSCADOS POR DIA | 10 |
| TIEMPO QUE SE TARDA EN ENCONTRAR UN DOCUMENTO (SEG) | 60 |
| TIEMPO TOTAL DESTINADO A ENCONTRAR DOCUMENTOS AL DIA (SEG) | 3000 |
| PROMEDIO DE DOCUMENTOS PERDIDOS AL MES | 0 |
| TIEMPO QUE SE TARDA EN ENCONTRAR UN DOCUMENTO PERDIDO (MIN) | 10 |
| TIEMPO MENSUAL DESTINADO A ENCONTRAR DOCUMENTOS PERDIDOS | 0 |
| COSTO DEL SEGUNDO DE TRABAJO | 0,00116666666666667 |
| COSTE DIARIO DE BUSCAR DOCUMENTOS | 3,50 € |
| COSTE ANUAL DE BUSCAR DOCUMENTOS (220 DIAS DE TRABAJO AL AÑO) | 770,00 € |
| COSTE MENSUAL DE BUSCAR DOCUMENTOS PERDIDOS | 0,00 € |
| COSTE ANUAL DE BUSCAR DOCUMENTOS PERDIDOS | 0,00 € |
| COSTE TOTAL DERIVADO DE BUSQUEDAS DE DOCUMENTOS | 770,00 € |
| ROI Año: | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | Total | |
| Ref | Descripción | ||||||
| 1 | Ahorros generados por el proyecto | ||||||
| 1,1 | REDUCCIÓN DE COSTES POR TIEMPOS AHORRADOS EN TRABAJO DEL PERSONAL | 7.785,86 € | 8.898,13 € | 9.050,20 € | 9.050,20 € | 9.050,20 € | 43.834,59 € |
| 1,2 | REDUCCIÓN DE COSTES POR ALMACENAMIENTO | 280,90 € | 321,03 | 321,03 | 321,03 | 321,03 | 1.565,02 € |
| 1,3 | REDUCCIÓN DE COSTES POR BÚSQUEDAS DE DOCUMENTOS | 4.177,25 € | $4.774 | 5544 | 5544 | 5544 | 25.583,25 € |
| Total Ahorros generados por el proyecto | 12.244,01 € | 13.993,16 € | 14.915,23 € | 14.915,23 € | 14.915,23 € | 70.982,86 € | |
| 2 | Costes del proyecto | ||||||
| 2.1 | PAQUETE ATHENTO IDM | 20.000,00 € | 20.000,00 € | ||||
| 2.2 | ESCANER FUJITSU fi6130 | 1.197,90 € | 1.197,90 € | ||||
| 2.3 | SERVIDOR CON LOS REQUERIMIENTOS NECESARIOS | 2.000,00 € | 2.000,00 € | ||||
| 2.4 | SOPORTE | 0,00 € | 3.800,00 € | 3.800,00 € | 3.800,00 € | 3.800,00 € | 15.200,00 € |
| Total costes generados por el proyecto | 23.197,90 € | 3.800,00 € | 3.800,00 € | 3.800,00 € | 3.800,00 € | 38.397,90 € | |
| Flujo de Caja | -10.953,89 € | -760,73 € | 10.354,50 € | 21.469,73 € | 32.584,96 € | 65.169,91 € |
| Resultados | ||||
| Total Ahorros generados por el proyecto | 70983 | |||
| Total costes generados por el proyecto | -38398 | |||
| ROI (Retorno de la Inversión – A 5 años) | 84,9% | |||
| Año de retorno de la inversión (Payback) | Año 3 |
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