La semana pasada hablamos acerca de las ventajas que podría aportar la nube a la gestión documental en pequeñas y medianas empresas. En nuestro grupo de LinkedIn, “Gestión Documental Inteligente” comentamos el tema con algunos contertulios.
La sorpresa fue que lejos de hablar de la alta rentabilidad que presentaba un proyecto de este tipo, terminamos hablando de si existían en Cloud Computing las garantías necesarias para que las empresas se decidieran por ella a la hora de llevar a la nube su gestión documental. Trataré de trasladar aquí algunas de las dudas de nuestros amigos de LinkedIn.
¿Es la nube un lugar seguro para los datos de mi empresa?
El problema con Cloud Computing para la mayoría de personas es que no saben exactamente dónde se encuentran sus datos. ¿Eso los hace más vulnerables que los datos dentro de su propia empresa, dónde en la mayoría de los casos los servidores no están sujetos a ningún tipo de seguridad más que la de la cerradura de la oficina en la que se encuentran?
Los proveedores de Cloud utilizan no sólo estrictos protocolos de seguridad, sino que cuentan además con una infraestructura de seguridad de primera, con la que una empresa promedio no podría contar nunca por razones de rentabilidad. Además de los redundant back up a múltiples niveles, la mayoría de proveedores ofrecen mantenimiento de back ups en distintas ubicaciones geográficas, encriptación de datos y alta tendencia a utilizar procesos automatizados (que reducen el numero de humanos implicados).
Ningún sistema es totalmente a prueba de fallos, la pregunta que deben hacerse las empresas cuando piensen en seguridad es si ellas mismas pueden ofrecer a sus datos mejores condiciones que las que ofrecen proveedores de Cloud Computing.
De cualquier manera, antes de escoger un proveedor, es bueno preguntar por: Políticas de seguridad y de responsabilidad del proveedor, además de si cumplen o no con la normativa actual del país en materia de seguridad de datos.
¿Qué nivel de contingencia tendré?
No hay sistemas perfectos, por ello los planes de contingencia son necesarios y una responsabilidad de cada empresa. A pesar de que opciones como contratar una arquitectura Cloud redundante nos protegen en un alto porcentaje, cada empresa que decida poner sus datos en la nube debería tener un plan de contingencia; pero también cada empresa que tenga en sus servidores en sus instalaciones.
Cosas como incendios, fallos de hardware, robos y otro tipo de contingencias pueden poner en peligro nuestros sistemas aunque se encuentren “protegidos” en la seguridad del seno de nuestras instalaciones.
Los proveedores de Cloud Computing, por supuesto, también tienen un plan de contingencia y unas SLAs (Service Level Agreements), pero estos difícilmente podrán adaptarse a las necesidades particulares de cada cliente que comparte la nube; por ello, es vital desarrollar nuestro propio plan.
¿Tendré Ancho de banda suficiente?
Facebook utiliza el servicio Amazon EC2 y S3 para alojar juegos que son usados por 50 millones de jugadores mensuales. Seguro que un proveedor como Amazon no tendrá problemas en ofrecer ancho de banda suficiente para empresas más pequeñas.
Finalmente, os voy a dejar con un ejemplo de lo que dice la US-CERT (United States Computer Emargency Readiness Team) en su ISIMC Guidelines for the Secure Use of Cloud Computing V0.10 :
Ventajas del Cloud Computing:
- Eficiencia,
- Ahorros en costes
- Cloud es green computing
El US-CERT admite también que hay riesgos, estos son:
- Criminales organizados que buscan dinero
- Ciber piratas
- Contaminación de internet.
Pero anima a las diferentes organizaciones que componen el gobierno americano a que se sumen al uso del Cloud Computing siguiendo unos lineamientos que les permitan adoptar esta posibilidad de manera segura. US-CERT recomienda a las Agencias americanas a tener en cuenta y controlados puntos claves como:
- Marcos de arquitectura de cloud bien definidos.
- Planes de contingencia propios.
- Uso de servicios que provean encriptación de datos.
- Uso de mecanismos fuertes de autenticación.
- Preferir proveedores que sigan estándares.
Una buena soluccion por la gestion documental en la nube podria ser LogicalDOC.
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