1.Dinero
Tal como lo hemos demostrado en posts anteriores, el uso de un sistema documental basado en papel cuesta dinero y mucho. En una empresa que maneje sólo 100 documentos diarios estos costes al año no bajarán de los 15.000 euros. Con un sistema de las características de Athento, este coste del sistema documental se reduciría a sólo el 1,85% de esta cifra.
2.Tiempo
Los costes más importantes que genera el papel están relacionados con el tiempo que los empleados dedican a archivar, buscar o procesar información de documentos. Un sistema digital de gestión documental reduce considerablemente el tiempo que nos tardamos por ejemplo en guardar un documento en su correcta ubicación. Pero un sistema de gestión documental inteligente dobla este beneficio ¿por qué? Porque evita que muchas de las tareas que puede hacer el sistema por si mismo las haga una persona. Por ejemplo, un sistema de gestión documental nos evita tener que introducir nosotros mismos datos importantes sobre el documento en el sistema, o nos ayuda a encontrar en menos de la mitad del tiempo lo que estamos buscando mediante el uso de etiquetas.
3.Dolores de Cabeza
La pérdida de documentos no es como para tomársela a la ligera. Se habla de que volver a generar un sólo documento perdido cuesta 220 dólares, y perder un documento en papel no es nada complicado. Pero manejar documentos en papel no sólo nos hace más susceptibles a perder documentos, sino que también nos dificulta garantizar la confidencialidad de documentación crítica y garantizar la preservación e integridad de toda la información de nuestra empresa.
4.Clientes, Proveedores y terceros insatisfechos
Cuando automatizamos tareas mediante un sistema de gestión documental inteligente lo que hacemos en realidad es reducir el tiempo que necesitan los procesos para completarse. Es decir, automatizando conseguimos procesos de facturación, atención de incidencias y quejas, pedidos, etc. más rápidos, lo que a su vez se traduce en respuestas más rápidas a clientes y otros. Un buen ejemplo de esto es la Administración Pública, ¿cuantas veces tenemos que presentar el mismo documento al mismo organismo simplemente porque es un trámite distinto? Un sistema de gestión documental inteligente hace que ese documento esté accesible y el funcionario no tenga que solicitarlo una vez más al ciudadano.
5.Recursos de la empresa y recursos de la humanidad
Además de tiempo, los documentos en papel requieren espacio dónde almacenarse, así como mobiliario donde guardarse. Hablar de papel significa también hablar de imprimir, e imprimir significa hablar de consumo de tinta, lo cual a su vez significa 4 litros de petróleo por tóner producido. Y por último lo más obvio, el consumo de papel mundial que sigue incrementándose, significa también una necesidad creciente de la industria papelera de más madera.
Contáctanos ahora! Podemos ayudarte y mejorar la gestión documental de tu empresa.
No hay comentarios:
Publicar un comentario