5 Mitos sobre la Automatización de Documentos

Todas las organizaciones producen documentos, algunas incluso cientos o miles por día. La información contenida en estos documentos es a menudo vital para la empresa - de la producción de presupuestos de ventas, políticas y procedimientos a contratos de trabajo o de ámbito comercial. Mientras que algunos contenidos en estos documentos cambia, otros aspectos, tales como su estructura y la forma en que se le da formato, no puede. En otras palabras, muchos documentos contienen contenido repetitivo que cambia poco de un documento al siguiente y el contenido variable debe ser personalizado con precisión.  La automatización de documentos puede simplificar la creación del documento empresarial más simple o complejo, pero muchas empresas están confundidos en cómo hacerlo. A continuación se presentan cinco  mitos que las organizaciones tienen que pensar a la hora de considerar cómo manejan la creación de documentos.

Mito # 1: la automatización de documentos es sólo Word Merge (combinar con Word).

Realidad: Microsoft ® Word mail merge (combinación de correo) es una aplicación de escritorio que permite a los usuarios crear grandes volúmenes de documentos llenando de "merge fields" (campos de fusión) las plantillas de extracción de datos de fuentes externas, tales como hojas de cálculo Microsoft Excel, bases de datos Microsoft Access o de otro tipo de recursos estándares como OLE DB / ODBC. Como no es una aplicación de servidor (aplicación web) de combinación de correspondencia, se procesa en el escritorio del usuario final y los documentos resultantes se guardan en el escritorio, en un sistema de archivo o se imprimen directamente por el usuario final. El rendimiento de la aplicación también está limitado por la máquina del usuario y puede "petar" su equipo durante largos períodos de tiempo. Más importante aún, no se puede lograr escalabilidad. La funcionalidad de combinación de correspondencia sólo puede ser mejorada mediante el uso de scripts VB (Visual Basic) a medida para cada aplicación / plantilla  de mail merge. Esto puede aumentar los costes de creación y mantenimiento de plantillas, así como que las propias plantilla sean más complejas. Además de esto, si las plantillas están sujetas a un flujo de trabajo, una aplicación adicional se deben implementar para gestionar las necesidades de edición, auditoría y aprobación. Microsoft Word no es por lo tanto ideal para la producción de documentos de alto volumen automático debido a las limitaciones en las capacidades de escalabilidad y producción de documentos no tripulados.

En general, Microsoft Word mail merge satisface las necesidades de producción de documentos de un individuo o pequeña empresa / departamento, de la misma manera que Microsoft Word como editor de texto permite una personalización completa de los documentos. Sin embargo, su implementación como una solución corporativa para la creación de documentos es cuestionable como la edición manual de documentos y la personalización mediante el uso de campos complejos en las plantillas es propenso a errores, algo que no es aceptable cuando los documentos se crean de cara al cliente.

Mito # 2: Mi contratos / presupuestos son perfectos.

Realidad: Lo que sucede como normal en los sistemas de gestión documental corporativos es a menudo una "barra libre" de procedimientos rotos, bypass de controles y números inexactos. Los documentos creados a través de todos estos procesos, tan comunes como los contratos por ejemplo, a menudo dejan a las empresas abiertas a penalizaciones y responsabilidad legal. La causa no es la negligencia, sino la tecnología inadecuada.

La mayoría de las empresas tienen reglas de negocio en torno a la preparación de documentos para minimizar su exposición al riesgo. Muy pocas tienen un sistema cohesionado para la aplicación de normas cuando los documentos son creados en realidad en los escritorios de los empleados. Las reglas y procedimientos están bien, pero cuando no hay manera de expresarlas a través de los sistemas de tecnología utilizados para crear documentos, son fáciles de eludir - deliberada o accidentalmente. Al final, la mayoría de las empresas tienen un control más eficaz sobre sus procesos para la compra de suministros de oficina que para la creación de documentos jurídicamente vinculantes.

Esta falta de control en el front-end (zona frontal, comienzo) del proceso de gestión de documentos - la creación del documento actual - deja a las empresas abiertas al riesgo. Como cualquier persona involucrada en la creación de documentos sabe, una frase equivocada puede costar millones a la empresa. Una automatización de documentos insuficiente o inexistente aumenta las probabilidades de que la frase equivocada termine en el contrato. Las empresas responden al riesgo de dos maneras. Quienes son serios sobre la reducción de su exposición al riesgo buscan productos que mejoren su front-end de preparación de documentos. Quienes no, tratan de reducir su exposición emitiendo más notas y  más procedimientos para tener una negación plausible si algo sale mal, algo que ocurre a menudo.

Mito # 3: Está bien si mi comercial pasa cuatro horas con la creación de un presupuesto (cotización).

Realidad:  De acuerdo con Gartner Group, los documentos consumen hasta el 60 por ciento del tiempo de oficina de los trabajadores y representan hasta el 45 por ciento de costos de mano de obra - demasiado tiempo centrado en tareas mundanas y rutinarias frente a centrarse en el núcleo y en proporcionar ingresos. Para conocer el tiempo malgastado en su propia organización considere estas preguntas: ¿Cómo son los documentos creados en su negocio? Copiar y pegar? Construídos desde cero cada vez? O, construídos a partir de plantillas de usuario poco amigables donde se introduce toda la información a mano (incluso si ya la tienes en otro sistema) y no puede ser validado o repetido (por lo que si el nombre de un cliente aparece dos veces, tienes que ponerlo dos veces) o tienes reglas de negocio y lógica aplicada? Ninguno de estos métodos es eficaz y preciso. Consumen mucho tiempo, son propensos a errores, y casi garantizan crear más problemas en el futuro. Los costes de las entradas se incrementan, y sufre la productividad. Al automatizar el proceso se logra tener una creación de documentos más eficiente y precisa. Los enfoques de copiar y pegar, y construir desde cero son eliminados.

Mito # 4: Mis documentos son demasiado complejos para ser automatizado.

Realidad: Muchos de los documentos se vuelven más complejos cuando se introduce información desde fuera de la aplicación que los crea. La información sobre precios debe ser buscada en una hoja de cálculo Excel, sistema de gestión financiera o ERP, mientras que detalles de direcciones de clientes se encuentran en un sistema CRM, por ejemplo. Pero el software de automatización de documentos aprovecha las últimas tecnologías XML para permitir documentos inteligentes "activos" que se pueden producir de forma automática. Incluyen herramientas como formularios guiados por un asistente (wizard) que sustituyen a las macros y enfoques tradicionales con plantillas para realizar tareas repetitivas en Word. Pueden acceder sin problemas a fuentes de datos externas y repositorios de datos basados ​​en texto que sea relevante para el documento de Word a crear, eliminando la necesidad de copiar y pegar. Y debido a que la información proviene de fuentes vivas, siempre está al día, sin importar la complejidad de los datos o el documento resultante.

Mito # 5: La automatización de Documentos es Gestión Documental.

Realidad: La tecnología de automatización de documentos es confundida a menudo con el software de gestión documental común en la mayoría de las industrias.  El software de gestión documental no está diseñado para ayudar a las empresas a evita problemas de creación de contratos. Su propósito es mantener la integridad de un documento una vez que se completó mediante la restricción de acceso y privilegios de edición y gestión de registros de auditoría sobre quién revisa, modifica y aprueba los documentos. Si el documento está viciado, para empezar, el sistema de gestión de documentos no puede ayudar a la empresa arreglarlo. Además, los sistemas de gestión documental a menudo se mantienen en el nivel departamental. Un gerente de cuentas o gestor de proyectos pueden no tener acceso directo a los últimos contenidos legales o financieros. Tienen que depender de los departamentos para enviar contenido actualizados - un proceso a menudo poco fiable.
Los sistemas de automatización de documentos son aplicaciones que utilizan flujos de trabajo integrados en la creación de la estructura del documento. Sustituyen a las aplicaciones de procesamiento de textos como la principal herramienta para crear documentos. Eso es un cambio crucial en el proceso de gestión de documentos. Los procesadores de texto no permiten a las empresas hacer cumplir las reglas de negocio. El refuerzo de su aplicación es todo manual y externo al proceso de creación de documentos. Los sistemas de automatización de documentos permiten a las empresas expresar y hacer valer sus reglas de negocio desde el principio del proceso.

Conclusión

Gracias a una mejor comprensión de la creación automatizada de documentos y sus beneficios sobre los enfoques actuales, las organizaciones pueden tener la seguridad de que los documentos que producen son consistentes y de alta calidad, y cumplir con todos los estándares corporativos. Estos beneficios se puede lograr rápidamente al tiempo que se reducen  costes de mantenimiento y formación y se garantiza que la organización puede aprovechar la propiedad intelectual, mejorar la productividad del personal y ofrecer un servicio más eficiente a los clientes.

Este texto es traducción del post: "5 Myths Regarding Document Automation", extraído aún "calentito" del blog de la AIIM, organización a la que pertenecemos.
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