jueves, 27 de diciembre de 2012

Por qué Sharepoint 2013 no es para ti

A continuación, traducimos para vosotros este artículo publicado por Mark Miller en CMSWire el pasado septiembre. Mark Miller es fundador de dos de las más grandes comunidades de Sharepoint en el mundo.

¿Por qué Sharepoint 2013 no es para ti?

Hay muchísimo ruido en la calle acerca del lanzamiento de Sharepoint 2013. En noviembre presenciaremos la conferencia más grande de Sharepoint este año en las Vegas, y todo este ruido sobre Sharepoint 2013 va a escucharse más alto. ¿Dónde deja todo este ruido al usuario final de Sharepoint? Me refiero a como estaban las cosas antes del anuncio del lanzamiento. Creo que al usuario final no le va a afectar en absoluto.


 ¿De dónde viene tanto ruido?

Si escuchas de cerca a la marejada, lo que vas a escuchar es toda una serie de conversación friki de desarrolladores acerca de Sharepoint2013. Por un lado está todo el ruido generado por el marketing de Microsoft y por otro, la conversación de la gente de a pie (desarrolladores y gente de los departamentos de IT), que están hablando de cómo configurar y optimizar la plataforma, y de cuan diferente es con respecto a Sharepoint2010.  Esto no tiene absolutamente nada que ver con la gente que utiliza Sharepoint a diario.

La charla de todos los días es una distracción para los usuarios finales de Sharepoint. En general, los usuarios no están interesados en tecnología, están interesados en las soluciones que la tecnología les puede proveer. (Tweetme!)
Esto no es nada nuevo, la misma situación la vivimos durante el lanzamiento de Sharepoint2010. En aquel entonces, yo pensaba lo mismo: Van a tener que pasar dos o tres años para que Sharepoint 2013 sea relevante para quien lo usa a diario.(Tweetme!)


La situación Actual

Sharepoint no es una plataforma que los usuarios puedan actualizar cada mes. Es una plataforma de desarrollo que provee soluciones de negocio. Grandes clientes que han usado Sharepoint2010 por los últimos 2 años, van a encontrar difícil justificar el pasarse a Sharepoint2013, a menos que puedan hallar  una razón de negocio que justifique el esfuerzo y el dinero necesarios para la transición.

En las conferencias en las que yo participo, suelo preguntarle a la gente qué versión de Sharepoint están usando. Durante el año pasado, la mayoría respondía que estaban usando Sharepoint2007. La mitad de estos clientes tenían implantado un híbrido entre Sharepoint2007 y Sharepoint2010.
Aquellos clientes que implementen Sharepoint por vez primera, empezaran con la versión 2010; pero aquellos que ya la están usando, seguirán con Sharepoint2010 hasta que encuentren una razón financiera o crítica de negocio para actualizarse a la versión 2013.


¿Entonces para quién es la versión 2013?

Con todo esto dicho, ¿quién debería estar interesado en Sharepoint2013? Los desarrolladores, ¡por supuesto!. La versión 2013 aún sigue en fase beta. Suficiente, para de leer y vuelve a tu trabajo. A menos que seas un desarrollador, un consultor o un formador IT ¿por qué tendrías que estar preocupado por Sharepoint2013?

No estoy bromeando. Creo que es una perdida de tiempo para los usuarios diarios de Sharepoint preocuparse por la nueva funcionalidad de Sharepoint 2013: Social Management, mejoras de My Sites, gestión de navegación, el market, etc. Porque pasarse a Sharepoint2013 es una decisión de negocio en la que el usuario final nada va a tener que decir. ¿Va a tener suficiente impacto en el negocio la actualización como para que valga la pena?


Mis últimas palabras

Mi consejo para la gente que usa actualmente Sharepoint es tener sus cabezas alejadas de la línea de fuego. Sharepoint2013 no es para ti. Por ahora, deja que los desarrolladores y expertos en tecnología exploren y vean que es lo que hay. Cuando tu empresa esté lista para pasarse a Sharepoint2013, te lo harán saber.

Nuestra opinión del artículo
Si bien es cierto que pasar de una versión a otra de Sharepoint no es tarea sencilla, es importante estar al tanto de las nuevas posibilidades que ofrece una plataforma tan extendida. En Yerbabuena, por ejemplo, seguimos de cerca las evoluciones y puntos frágiles de las principales soluciones de Enterprise Content Management del mercado, para ayudar a esos usuarios del día a día a mejorar sus plataformas ECM mediante la integración con  Athento.

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miércoles, 26 de diciembre de 2012

Migración de Documentum a Alfresco - ¿Por qué ahora?

A continuación, traducimos un post muy interesante que presenta algunas razones por las cuales muchas empresas se están pasando de Documentum a Alfresco. Esperamos os guste.
Publicado el 23 de octubre 2012 en el blog de Technology Services Group

En 2012, hemos visto un aumento del número de clientes, ya sea que migran o que se plantean una migración de Documentum a Alfresco. Con cambios significativos en los últimos dos años, hemos decidido actualizar nuestras publicaciones a partir de 2010, así como una entrevista de cliente en el año 2011, donde presentamos algunos detalles sobre la justificación de por qué pasar de Documentum a Alfresco. En este post se presentarán algunas de las razones por las que clientes toman esta decisión.

¿Qué encontrarás en este post?

Este post no está escrito con la intención incentivarles a  pasarse de Documentum a Alfresco,  se trata  más bien  de una descripción de por qué algunos clientes están considerando esta medida. TSG fue un colaborador activo de Documentum desde 1996 hasta 2010, y sigue estando muy comprometido con la plataforma. Además nuestras soluciones se integran tanto con Documentum como con Alfresco.
Tal como se presenta a continuación, la decisión de elegir una plataforma u otra es bastante compleja e implica la consideración de razones técnicas profundas, esfuerzo en el desarrollo, costes de software, costes de mantenimiento, y otros aspectos.

Relación con los proveedores de Documentum – De la ingeniería a las ventas.

Muchos de los clientes antiguos de Documentum no están contentos con su relación con los proveedores durantes los últimos 5 años o más. La base de estos problemas en la relación con los proveedores de Documentum, tiene que ver con el gran cambio que se ha producido pasando de una cultura orientada a la ingeniería, a una nueva orientación a las ventas impulsada por Documentum.

Algunos de los indicadores del movimiento hacia las ventas son:

  • Agresiva revisión de licencias - Empezamos detallando los problemas de los clientes con auditorías sobre sus licencias en 2005. Dados los cambios en el modelo de precios de Documentum, incluso los clientes que están atentos a mantener sus licencia correctas, pueden ser sometidos a auditorías de tipo “te he pillado”. El enfoque de los software de auditoría agresivos parece estar más en las ventas para un trimestre que para largo plazo. Las auditorías de licencias han dejado a muchos clientes buscando otras alternativas.
  • Modelo de precios – Muy vinculado a la auditoría de software. El basar las licencias en numero de usuarios,  puede hacer que sea difícil expandir el uso de Documentum a más usuarios, así como a los usuarios a tiempo parcial internos o externos. La confusión a veces generada deliberadamente con los diferentes modelos precios de Documentum, puede ser significativa en comparación con el modelo simple de precios de mantenimiento por CPU de Alfresco.
  • Compromiso con la Investigación y el Desarrollo - En los últimos años, los retrasos en lanzamientos de productos, así como la externalización de desarrollo de producto principal, han dejado a los usuarios frustrados por la falta de innovación y/o actualización de los componentes del producto de Documentum. Algunos productos, como D2, han sido vistos como una estrategia para que los representantes de ventas vendan más productos nuevos a los clientes actuales, en lugar de mejorar los productos existentes.
  • División de consultoría - Documentum ha dejado de ser una empresa de software con una actividad comercial única. Ahora parece una compañía con la única pretensión de maximizar ingresos, incorporando servicios como la consultoría. Esto puede ser necesario cuando se trabaja con el SharePoint Development Framework. Como resultado, ahora Documentum compite con sus partners, consumiendo recursos que podrían ser dedicados a la innovación y o a servicios de integración.

La orientación a la ingeniería de Alfresco es muy similar a la de Documentum en los años 1990. Algunas de nuestras observaciones sobre cómo esto afecta la relación con los clientes incluyen:

  • Investigación y Desarrollo - En su esencia, Alfresco es una empresa de ingeniería. Esto se puede ver en su equipo de dirección, en donde el CTO, el Chief Product Officer y el Chief Architect juegan un papel fundamental.
  • Modelo de precios basado en matenimientos por CPU – Con Alfresco solo hay compromiso de pagar el mantenimiento, no existe compra de software. Como John Newton solía decir, "Tenemos que justificar los costes a nuestros clientes todos los años". La motivación "compra este trimestre"  o una auditoría de software destruiría la relación a largo plazo.
  • Partners haciendo I+D- Alfresco no presta servicios de  consultoría. Se centra exclusivamente en el desarrollo de los socios innovadores que amplían la plataforma desarrollando módulos, en lugar de competir por las ventas de consultoría con los asociados.

¿Por qué no SharePoint?

Hace dos años, nos preguntamos cómo encajar Sharepoint en relación con Documentum. Tanto Alfresco como SharePoint pueden considerarse disruptores frente a Documentum.

En ese momento, pensamos qué razones importantes hacían que SharePoint y Alfresco fueran ganando terreno en el mercado de ECM,  Documentum se moviera hacia el módelo de precios actual, Alfresco tuviera su módelo de precios de mantenimiento por CPU, o porque muchas organizaciones ya  contaban con SharePoint.

En los dos últimos años, un número de factores ha dado lugar a que nuestros clientes no consideren SharePoint como una alternativa. No es que  SharePoint no pueda sustituir a Documentum, la pregunta es si debería. Algunos de estos factores son:

  • Colaboración frente Records Management / Gestión de documentos – El que Sharepoint sea esencialmente una plataforma de colaboración puede hacer que sea difícil para muchos clientes poder verlo como una opción para su Records Management o Gestión Documental.
  • Capacidades reducidas - Los usuarios experimentados de Documentum simplemente no encuentran todas las funciones que necesitan en SharePoint, que sí que están incluidas entre las funcionaldiades core de  Documentum. Por ejemplo, siempre hemos tenido problemas con la incapacidad de SharePoint para almacenar una versión PDF, algo que Alfresco y Documentum abarcan fácilmente, debido a su enfoque en formatos de Microsoft. (Hemos de guardarlos en formato Word).
  • No es el momento de Microsoft - El éxito del Open Source, así como Apple y Google en el mercado de consumo, hace más y más difícil de justificar la mentalidad de mercado de Microsoft. A los clientes les gusta tener la posibilidad de elegir  plataformas que no sean de Microsoft y formatos que sean soportados en cualquier dispositivo (filosofía BYOD), una tendencia en informática de consumo / empresa. Cada vez más, vemos una innovación creciente en el mundo del código abierto Java a diferencia de los entornos de desarrollo controlados por Microsoft.

En base a los puntos anteriores, realmente no vemos que este sea el momento en el  que los clientes vayan a elegir SharePoint como alternativa a Documentum.

lunes, 24 de diciembre de 2012

¡Feliz Navidad y Próspero Año Nuevo!

Hoy queremos haceros llegar todo nuestro cariño. Gracias por acompañarnos y leernos durante todo 2012. Esperamos poder seguir contando con vosotros en este año nuevo que está por llegar.

Aprovechamos también para infundir mucho positivismo de cara a este 2013 que, seguramente vendrá cargado de nuevas aventuras, crecimiento e ilusión.

¡Feliz navidad y próspero año nuevo!

 





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viernes, 21 de diciembre de 2012

Autotagging con el 95% de descuento sólo hoy

Hoy termina nuestra campana One Day- One Gift y la cerramos con uno de nuestros productos estrella a precio de regalo: El Autotagging para Nuxeo.

Como hemos explicado en posts anteriores, el Autotagging utiliza tecnología semántica para etiquetar de manera automática documentos con términos que son claves dentro de su contenido y que le describen. Esto nos permite encontrar con facilidad documentos relacionados por sus contenido.

Otras de las funcionalidades de este plugin son:

  • Definición de listas negras. (Palabras que no deben ser consideradas tags)
  • Ontologías customizables
  • Definición de sinónimos (Palabras que deben ser reemplazadas por un tag que significa lo mismo)
  • Definición de tipos de documentos de acuerdo a las etiquetas contenidas.

Así terminamos pues nuestra campaña navideña 2012, pero no dejéis de visitar el Athento Marketplace, que siempre está cargado de novedades.
 


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jueves, 20 de diciembre de 2012

Output Management y el problema de intercambiar información

Cada vez hay más necesidad de resolver problemáticas más específicas dentro del Enterprise Content Management (ECM). Hemos visto aparecer soluciones que cubren sólo un componente del ECM (Capture, Manage, Store, Preserve y Deliver). Hoy queremos hablaros del Output Management, una categoría relativamente nueva que tiene su centro en el componente Deliver (Distribución).

El OM surge por dos razones fundamentales:
  • Cada vez existe más información en el mundo empresarial que necesita ser compartida.
  • No hay manera de llegar a un acuerdo sobre un formato universal de fichero con el que todas las aplicaciones de negocio y dispositivos puedan trabajar.

Durante mucho tiempo, el OM ha sido relacionado con la impresión, pues en sus inicios no existían tantas necesidades de compartir información entre aplicaciones, ni tantos formatos digitales, ni tantos dispositivos como hoy en día.


¿Cómo soluciona el Output Management estos problemas?


  • Consigue separar la creación del documento de su entrega. Por ejemplo, si aplicaciones BIS (Banking Information System) generan informes XML, las aplicaciones OM deben ser capaces de transformar esos XMLs a, por ejemplo, CSVs para enviarlos a una aplicación contable, o a un excel para que la impresora pueda imprimirlo, o a un PDF para que pueda ser consultado desde un iPad.
  • Prepara el documento para que pueda ser entregado. El documento no debe ser preparado sólo a nivel de formato, además, debe ser enriquecido con información como por ejemplo, metadatos. Esta información extra que acompaña al documento, ayuda a que otras aplicaciones puedan hacer uso de él.

Esta imagen de Canon nos da una idea aproximada del papel que juega el OM dentro del flujo de la información que involucra documentos.



A pesar de que las soluciones de OM ganan fuerza en el mercado, también es cierto que las soluciones horizontales ECM y gestores documentales están trabajado para incorporar funcionalidad de cambios de formato y exportación de documentos que haga más fácil compartir información entre dispositivos y/o aplicaciones.

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miércoles, 19 de diciembre de 2012

Sólo hoy 'Athento Send to a Friend' por menos de 1€


Los que trabajáis con Nuxeo sabéis que compartir documentos por e-mail podría ser mucho más fácil. Pues eso es precisamente lo que hace 'Athento Send to a Friend', te facilita esta tarea.

Con este plugin- que hoy te cuesta sólo 79 céntimos- podrás enviar un documento por correo electrónico con un sólo clic y evitarte el trabajo de descargarlo de Nuxeo y adjuntarlo en el e-mail.

Recuerda que en la era de la Colaboración es vital para el trabajo en equipo que los documentos puedan ser fácilmente compartidos.

Aprovéchate de esta oferta de hoy y recuerda que el viernes termina nuestra campaña del Athento Marketplace, One Day-One Gift.



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lunes, 17 de diciembre de 2012

Un OCR para tu Nuxeo

Un OCR (Optical Character Recognition) es una aplicación software que te permite leer caracteres dentro de imágenes (archivos jpeg, png, pdf, etc) que contienen textos. Tener OCR facilita muchas tareas, por ejemplo:

  • Encontrar documentos por palabras incluidas en   su contenido.
  • Encontrar datos específicos para almacenarlos como metadatos, por ejemplo, números de facturas o  DNIs.
 Los usuarios de Nuxeo pueden encontrar de forma permanente un plugin de OCR para su DMS en nuestro Marketplace.

Hoy, continuando con nuestra campaña "One Day-One Gift", te lo ponemos más fácil, sólo tendrás que pagar el 20% del precio del producto.
¡No te lo pierdas!

El parque tecnológico de Andalucía gestiona sus documentos con Athento

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viernes, 14 de diciembre de 2012

Athento Zip Folder ¡a precio de regalo!

Hoy es viernes y, como ya sabes, en Athento estamos viviendo la Navidad a lo grande, ofreciendo cada día (del 11 de diciembre hasta el 21 de diciembre) una nueva promoción de los mejores productos de nuestro Marketplace.

Pues bien, vamos por el Día 4 y otra fantástica oferta no puede faltar:

Comprime y exporta y olvídate de descargar documento por documento con Athento Zip folder, ¡todo el contenido de una carpeta en un Zip con un sólo clic y a un precio regalado de 19,80 €!

¡Date prisa! Que solo tienes 24h para ahorrarte un 80% en esta funcionalidad para Nuxeo 5.4.2... ¡Disfrútala aquí!

Y recuerda estar muy pendiente al Marketplace de Athento donde encontrarás fantásticas promociones a diario.


¡Feliz fin de semana!







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miércoles, 12 de diciembre de 2012

Mercado ECM 2012-2016

El grupo Radicati realizó durante el segundo trimestre de  este año (2012) un estudio de las tendencias del mercado de soluciones ECM a nivel global.

Según este estudio, durante el presente año, el mercado ECM ha alcanzado un tamaño de $4.4 billones (Un equivalente a 3.38€ billones). Los investigadores de Radicati estiman que en 2016 el mercado alcanzará un tamaño de $7.5 billones; es decir, experimentará un crecimiento del 15%.



El estudio arroja otras conclusiones llamativas:

  • Recomienda el uso de Microsoft Sharepoint sólo como plataforma de base, sobre la cual se integren soluciones ECM que aporten funcionalidad más avanzada.  Un buen ejemplo de esto puede ser, integrar Athento Capture sobre Sharepoint 2013 para cubrir las necesidades de captura que no puede proveer Sharepoint por sí mismo, evitando un proceso de desarrollo sobre esta plataforma que puede llegar a ser largo y frustrante.
  • Las implantaciones On-premise (tus propios servidores) seguirán prevaleciendo frente a las Cloud. A pesar de la adopción de la nube en otras tecnologías, las empresas siguen siendo recelosas y desconfiadas en cuanto al almacenamiento y gestión de sus documentos y/o contenidos.
  • Las empresas han dejado de confiarle todos los componentes de su sistema ECM a un único proveedor. Por esta razón, cada vez es más determinante la capacidad de integración de las soluciones ECM.



Registro de Entrada con Athento

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lunes, 10 de diciembre de 2012

Preparados... listos... ¡arranca la Navidad de Athento!

La Navidad se va acercando, las luces están encendidas en las calles y la ilusión y los turrones empiezan a entrar en nuestras empresas.

Somos conscientes de que los tiempos que corren hacen que desde algunos sectores, esta bonita época del año no se viva como debería. Pero, en Athento, queremos pintar la realidad de otro color:

Desde el 11 hasta el 21 de diciembre podréis adquirir cada día un producto disponible en nuestro Marketplace ¡con hasta un 99% de descuento!

Para saber cuál es la maravillosa oferta que os tenemos preparada para ese día, tan solo tenéis que suscribiros desde el blog, desde cualquier formulario de nuestra web o visitando nuestro Marketplace, y recibiréis un e-mail de confirmación. Sencillo, práctico y ¡gratis!

En el caso de que ya nos conozcamos y utilices Nuxeo-5.4.2 o Athento, solo debéis descargar e instalar el plug-in del Marketplace y comprar desde la plataforma Nuxeo. Además, cada plug-in que compréis se instala automáticamente. Así de fácil.

Recuerda que solo disponéis de 24h para adquirir la oferta del día, aunque vais a quererlas todas...

11 de diciembre 2012 → Integración entre Nuxeo 5.5 y Moodle 2.1  (¡Descuento del 90%!)
12 de diciembre 2012 → Funcionalidad Mailroom para Nuxeo 5.4.2 (¡Descuento del 85%!)
13 de diciembre 2012 → Nuxeo 5.4.2 y Google Docs integración (¡ofertón, paga 99 menos%!)
14 de diciembre 2012 → Funcionalidad de descarga en formato ZIP para Nuxeo 5.4.2 (¡oferta del 80%!)
17 de diciembre 2012 → Motor OCR para Nuxeo 5.4.2 (¡oferta del -80%!)
18 de diciembre 2012 → Envia documentos a otros usuarios utilizando solo un botón en Nuxeo 5.4.2 (¡ofertón del -99%!)
19 de diciembre 2012 → Completa la implementación CMIS de Nuxeo 5.4.2 (¡oferta del 90%!)
20 de diciembre 2012 → Funcionalidad de Hot Folder para Nuxeo 5.4.2 (¡oferta del 85%!)
21 de diciembre 2012 → Autoetiquetado semántico para tus documentos en Nuxeo 5.4.2 (¡oferta del 90%!)


¡Os esperamos!


Feliz Navidad y Próspero Año 2013

  Prueba 30 días gratis Athento

miércoles, 5 de diciembre de 2012

Caso de Éxito: La aeronaútica CRISA aumenta su eficiencia con Athento

Puedes leer este post sobre el caso de éxito de gestión Documental en Crisa en nuestro blog in english!

“Hemos conseguido aumentar el control de la documentación en circulación, además de beneficios económicos derivados de la no impresión en papel.”

Así es como la gente de CRISA, una de las empresas españolas más importantes en el campo de la ingeniería aeroespacial describe la ayuda que Athento les ha prestado.

CRISA hace parte del grupo Astrium S.L, una subsidiaria de la European Aeronautic Defense and Space Company (EADS) que da trabajo a 15.000 personas en sus sedes de Francia, Alemania, Reino Unido, Holanda y España y que tiene un volumen de negocio de 4.8 billones de euros.

Para fabricar toda clase de material aeronáutico, como satélites, CRISA necesita someter a sus procesos de fabricación a un estricto control. Este control pasa por la revisión y aprobación de documentos técnicos como planos y otros.

Antes de 2011, este trabajo de revisión se realizaba en papel. La documentación técnica era impresa, revisada y en ella se estampaban las firmas de los responsables de aprobar estos documentos. Una vez firmados, la primera página se escaneaba y se adjuntaba al documento digital original.

Este proceso en papel era susceptible de errores, además, significaba costes en impresión de papel que podían ser eliminados. Eso fue lo que hizo Athento.

Se crearon en Athento flujos de revisión y aprobación para la documentación técnica. Al final de estos flujos, los documentos pueden ser firmados de manera completamente electrónica.

¿Qué ganó CRISA con Athento?

  • Mayor control sobre su documentación técnica
  • Procesos automatizados más eficientes
  • Ahorros de más de 14.000€ en impresión de papel cada año
Si quieres saber todos los detalles de este proyecto, puedes descargarte el caso de éxito de forma totalmente gratuita, desde aquí o desde nuestra web.


lunes, 3 de diciembre de 2012

¿Valió la pena comprar este gestor documental?

Puedes ver este post en nuestro english blog, here!

Este último año, he estado en contacto con muchos empresarios o directivos IT, pidiéndoles que me contaran su experiencia con Athento y con otras soluciones del mismo sector, preguntándoles qué los había llevado a adquirir una herramienta de gestión documental o ECM.

Me atrevería a decir que el 99% de ellos, tiene claro que necesitaban y necesitan un sistema de gestión documental, y haya salido bien o mal su experiencia con las soluciones adquiridas, el camino que tomarán siempre es hacía adelante, ninguno piensa en quedarse sin un software ECM. Por el contrario, a quienes les ha ido mal, buscan otro proveedor (razón por la cual tengo la oportunidad de conocerlos) y a los que les ha ido bien, buscan la manera de seguir ampliando y mejorando su solución.

Estos directivos no encuentran dificultad alguna en enumerar las ventajas que aporta implantar un sistema de Gestión Documental en sus organizaciones. Un 90% de ellos menciona sin titubear entre estas ventajas “ahorros en costes”. El problema, está cuando les preguntas cuánto. ¿Cuánto dinero te has ahorrado con el uso del gestor documental? Al menos un 40% de ellos no pueden contestar a esta pregunta.

Entonces viene cuando les mostramos en cuanto tiempo se han reducido o se pueden reducir sus procesos, cuanto han dejado o van a dejar de gastarse imprimiendo papeles, guardándolos, archivándolos. Las cantidades resultan sorprendentes, para mi y para el propio cliente. Por que ellos estaban convencidos de que algún ahorro tenía que haber, pues piensan que un SGD hace el trabajo más eficiente, pero no son capaces de cuantificarlo en cifras de ahorro..

La fe y la certeza de que la tecnología hace mejor los procesos de la empresa han guiado por mucho tiempo las decisiones de inversión tecnológica en muchas empresas, pero cada vez más, las directivas se preguntan por resultados cuantificables desde el principio.

Y yo lo veo bien, de hecho, lo veo excelente. Antes de pagar debes tener claro si el dinero que te cuesta la herramienta es un gasto o una inversión. Mi experiencia me demuestra objetivamente que es una inversión, pero cuanto reporta esa inversión varia de cliente a cliente y de solución a solución. Saber exactamente, a quién vas a darle tu dinero pasa por saber quién será el primero en devolvértelo.

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jueves, 29 de noviembre de 2012

Top 5 Razones para digitalizar según la UNESCO


Puedes leer este post en nuestro blog in english here!

A medida que pasa el tiempo, las empresas y organizaciones acumulan gran cantidad de documentos de diferentes tipos que se acaban convirtiendo en un problema a la hora de organizar las tareas y llevar a cabo el trabajo.

Hacer los procesos más rápidos y menos costosos  resulta complicado trabajando con documentos en papel. Tweetme!

Por ello, digitalizar se hace imprescindible.

Hoy compartiremos las 5 principales razones por las que la UNESCO recomienda digitalizar:

  • Aumentar el acceso: En formato digital podemos compartir los documentos cuantas veces queramos, un ejemplar físico sólo puede ser consultado por una persona a la vez.
  • Reducir la manipulación de material original:  Importante para documentos que necesitan ser conservados a través del tiempo o que son utilizados muy a menudo. 
  • Copia de seguridad: La digitalización permite crear una “copia de seguridad” de los recursos deteriorados.
  • Oportunidad Financiera: Si invertimos en digitalización, seremos capaces de obtener beneficios cuantificables producto de mejoras de eficiencia en los procesos.
  • Mejora de infraestructura técnica y de personal: El uso de tecnología otorga valor a las empresas y empuja a la formación y capacitación del personal que cada vez estará mejor cualificado.

En definitiva, se debe superar la barrera tecnológica que, en ocasiones, separa a las organizaciones del éxito y el crecimiento empresarial. Hay que lanzarse, por fin, a la piscina digital de la que solo se obtienen beneficios. Tweetme!


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lunes, 26 de noviembre de 2012

BPM y ECM

Puedes leer este post sobre ECM y BPM en nuestro blog in english here!

Business Process Management es aquel enfoque que busca la mejora continua de los procesos de negocio de una organización. Implica definir claramente:

  • Procesos core del negocio, 
  • Flujos de trabajo necesarios para realizar los procesos de negocio de manera más eficiente y controlada, 
  • Tareas y/o actividades que compondrán nuestros flujos.

Las herramientas de gestión documental o Enterprise Content Management suelen darnos la oportunidad de definir flujos de trabajo, es decir, nos permiten definir una serie de actividades para completar porciones de procesos de negocio. Pero hacer Business Process Management significa mirar el paisaje desde más arriba, y no centrarnos sólo en una fracción específica. Significa alinear toda la organización (departamentos, métodos de trabajo, sus sistemas de información, etc ) en la búsqueda de un objetivo común. El software ECM puede ayudarnos a controlar pequeñas porciones de ese gran paisaje que es la organización, pero sólo implementar flujos de trabajo en nuestro gestor creyendo que hacemos BPM es dejar aquellos flujos sin contexto.

Hacer verdadero BPM significa integrar las posibilidades de nuestras herramientas ECM dentro de un marco mucho más grande, en el que haya verdadera comunicación entre el software ECM, las herramientas BPM y otras herramientas utilizadas dentro de los procesos de negocio. Lograr esta conexión, indudablemente pasa también por establecer un vehículo de comunicación entre las aplicaciones que se utilizan a través de toda la empresa, es aquí en donde los Enterprise Service Buses hacen su aparición para conectar BPM y ECM.



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jueves, 22 de noviembre de 2012

Reducción de Costes: Motivo Fundamental Para Implantar Software ECM

Puedes ver este post en ingles, dentro de nuestro blog de ECM in english!

En 2011 según la AIIM,  los principales 5 motivos que llevaban a una empresa a invertir en software ECM eran:
  1. Mejora de la eficiencia
  2. Optimización de procesos de negocio
  3. Cumplir con la legislación
  4. Reducción de costes
  5. Mitigación del riesgo
En la siguiente gráfica se puede observar el orden de relevancia de estos factores para 650 miembros de la AIIM en 2011.


Sin embargo, el panorama casi finalizado 2012 parece haber cambiado. Según recientes estudios, la Reducción de Costes se ha convertido en el factor más crucial a la hora de decidir si invertir en software de Gestión de Contenidos Empresariales.

Este cambio en el mercado es fácilmente explicable si pensamos en la coyuntura mundial por la que atravesamos.  En tiempos de crisis,  hacer el negocio más rentable mediante la disminución de costes es un motor importante en la toma de estas decisiones.

Es bastante probable que durante todo 2013, la Reducción de Costes continúe entre los motivos más importantes para iniciar un proyecto ECM.


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lunes, 19 de noviembre de 2012

Enterprise Search: Preocupación creciente en el mundo ECM


Puedes ver este post in english dentro de nuestro corporate ECM Software blog.

Las empresas generan y trabajan con datos, documentos, contenidos e información que se almacena en diversos sistemas a lo largo de la empresa. Si todo ese conjunto de recursos informativos no se encuentra fácilmente accesible, pierde cualquier valor como información.

El Enterprise Search son todas aquellas herramientas software y motores de búsqueda capaces de ayudarnos a encontrar información a través de todo el sistema informativo de la empresa, compuesto por otras herramientas software como: gestores documentales, sistemas de ficheros, intranets, bases de datos, etc.

Lo ideal por supuesto, sería que las compañías tuviesen centralizados todos sus contenidos; pero lo cierto, es que hoy en día los equipos de trabajo siguen trabajando con sistemas de on-line storage (como Box, Dropbox, Synplicity, etc.), teniendo un repositorio documental por cada aplicación de negocio, bases de datos desconectadas de sus contenidos, e intranets sin conexión con el software ECM, etc.

Con tanto recurso de contenidos es difícil encontrar con rapidez aquello que se busca en el momento en que se busca. 

El trabajo de los proveedores de sistemas de Gestión de Contenidos Empresariales empieza a ser integrar todos esos recursos de contenidos bajo la gestión del software ECM (en un único repositorio) de manera que pueda ofrecerse un sistema de Enterprise Search centralizado desde él  (O tal vez, que la necesidad  del software de Enterprise Search desaparezca tal y como le conocemos). Esta es probablemente una de las principales motivaciones (junto con la mejora del trabajo colaborativo) para que cada vez más escuchemos de integraciones como la de EMC y Synplicity, Athento y Box, Alfresco y DropBox, etc.


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jueves, 15 de noviembre de 2012

Integración del Box y Autotagging de Athento

Athento pronto llevará sus funcionalidades avanzadas de gestión documental inteligente a cualquier repositorio documental, aunque no sea uno perteneciente a un gestor documental o software ECM.

Los servicios disponibles en el corazón de Athento, Athento Manager, estarán disponibles en la nube a través WebServices, RESTlet, CMIS, etc y podrán ser utilizados e integrados con aplicaciones que manejen documentos mediante sus APIS.

Hoy vamos a ver un ejemplo concreto de cómo podemos usar el servicio semántico de autoetiquetado (Autotagging) desde Box, un gestor de archivos online similar a Dropbox.

En este vídeo, mediante tecnología semántica, el servicio de Autoetiquetado de Athento etiqueta un documento almacenado en Box con los términos que son relevantes dentro de su contenido.





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martes, 13 de noviembre de 2012

Caso de éxito: El CEDER La Serena recupera sus documentos en sólo 3,5 seg. en la nube con Athento


El CEDER tenía un reto: Reducir los tiempos de búsqueda de registros y asegurar la sostenibilidad de un sistema con más de 34.200 documentos y en constante crecimiento. Athento le ayudó a conseguirlo.


El Consorcio Centro de Desarrollo Rural (CEDER) “La Serena” agrupa a los ayuntamientos y agentes económicos y sociales de 19 municipios de la comarca de La Serena en la provincia de Badajoz (Extremadura,España). La entidad juega un papel fundamental para la región, ya que es el organismo encargado de la gestión de los fondos FEADER de la Unión Europea dentro del programa de Desarrollo Rural de Extremadura 2007-2013.
El CEDER “La Serena” lleva ya más de 20 años con la tarea de distribuir progreso en la comarca gracias a estos Fondos Estructurales de la U.E.

Desde la fundación del CEDER “La Serena”, en el año 1992, se gestionan cada año entre 1.000 y 2.000 oficios de remisión, con su correspondiente documentación adjunta. Más de 30.000 documentos, con un carácter crítico y que necesitan ser manejados con absoluta seguridad y ser recuperados en cualquier momento.

¿Cómo Athento les ayudó?

Se migraron 30GB de documentos a Athento Cloud Company. El correo pasó a ser gestionado con un módulo de Athento y el CEDER se mudó a la nube.

Para la gestión de la correspondencia se empleó el módulo Athento Mail Manager que contiene un tipo de documento “correspondencia” con sus metadatos especiales e incorpora una adaptación del formulario de búsqueda avanzada a ese tipo documental.


Otra de las características importantes del nuevo sistema es su Digital Mail Room o Athento Popmail, que captura documentos adjuntos en correos electrónicos y los almacena automáticamente en el gestor.

Athento Cloud Company ofrece al CEDER “La Serena” otras funcionalidades destacadas como: acceso víamóviles, edición on-line de documentos mediante su integración con Google Docs, soporte para firma digital, autoetiquetado automático de documentos y workflows.

¿Qué obtuvo El CEDER "La Serena"?

Ahora tienen mayor velocidad de acceso a los registros. Con Athento, el tiempo de espera accediendo a documentos se redujo a 3 segundos y medio. Los documentos además, se acceden desde una interfaz más amigable, lo que hace que los trabajadores usen ahora el gestor todos los días.

Según Manuel Fernández, director del CEDER, “...esta herramienta [Athento] podría ser de gran utilidad para Grupos de Desarrollo Rural, empresas, Administraciones Locales y cualquier tipo de entidad en un ámbito rural como el nuestro.”
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jueves, 8 de noviembre de 2012

Software ECM y Social Management

Puedes ver este post sobre ECM y Social Media Management en nuestro blog en ingles

¿Por qué el software ECM debe considerar el Social Management?

Nos disponemos a explicar el porqué considerar las interacciones sociales como contenido a controlar, archivar y preservar. Es decir, vamos a estudiar algunas razones por las que el software ECM debe ofrecer funcionalidad para el tratamiento de este tipo de contenido.

  • Control sobre la Reputación Empresarial: Años atrás era complicado buscar referencias antes de adquirir un producto software. De hecho, era el vendedor quien proveía dichas referencias, con la dificultad de que, al ser el vendedor, proveía siempre referencias clientes contentos. Hoy en día, usando herramientas como Twitter, es fácil monitorizar qué se dice de un producto o empresa, ¡incluidas las malas referencias!
  • Control sobre actividades de soporte: Existen empresas que están llevando a cabo respuestas de soporte usando Twitter. La respuesta que se de a un cliente con  problemas debería quedar registrado en algún lado como atención al cliente.
  • Control sobre nuevos posibles clientes: Para empresas que venden productos o prestan servicios a otras empresas, redes sociales como LinkedIn comienzan a ser vitales a la hora de encontrar nuevas oportunidades de negocio y prospectos de clientes. Aunque esto pareciera más competencia de software CRM, es importante que podamos acceder cuando queramos a interacciones de nuestro personal de Ventas, Marketing o Community Manager que están abiertas a ser vistas por un número incalculable de personas.
  • Posibilidades de trabajo colaborativo: Las redes sociales están haciendo más fácil el intercambio de ideas entre los equipos de trabajo y el que estos se mantengan siempre conectados. Además, el uso de otras herramientas que aunque no califican como redes sociales si que tienen un amplio caracter social (como GoogleDocs, Doodle, etc) y permiten el trabajo colaborativo sobre contenidos empresariales.





La Inteligencia de Athento Libera del Papel al Proceso de Contratación de Empleados





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martes, 6 de noviembre de 2012

Athento Platform: Interoperabilidad pura

View this post in english here:
http://blog.yerbabuenasoftware.com/2012/11/athento-manager-pure-interoperability.html

Por desgracia, la mayoría de las aplicaciones usadas por las empresas (BPM, CRM, Human Resources, etc) no pueden compartir datos ni reglas de negocio con los repositorios documentales. Muchos de los datos arrojados, utilizados o manejados por estas aplicaciones tienen su soporte en documentos. La no comunicación entre aplicaciones y gestores documentales, sólo puede generar duplicidad de datos, duplicidad de documentación, y procesos imposibles de ser automatizados. (Tweeteame!)

Grandes empresas, como BBVA o la DGT hacen frente a este tipo de dificultades; pero encontraron una respuesta en Athento. El secreto de que Athento se pueda comunicar con con aplicaciones de negocio y con repositorios documentales está en su corazón: Athento Platform.

Athento Platformes la plataforma de gestión de la comunicación, presentación e implementación de servicios que aúna repositorios y servicios que presentan varios gestores documentales y de contenido empresarial. 

Athento Platform contiene una serie de componentes que le permiten prestar cierta funcionalidad (captura, semántica, mailroom) de gestión documental independientemente de los repositorios en los que se guarden los documentos.

Los componentes pueden ser desarrollados y añadidos a la plataforma (ya que Athento Platform es también un framework!) mediante bundles o archivos jar.



Un bundle puede contener uno o varios componentes que agrupan una serie de servicios, o funcionalidad que permite que se lleve a cabo tareas con documentos.



Por ejemplo, tenemos dos repositorios Sharepoint y Alfresco a los que queremos añadirle funcionalidad de captura: Captura de documentos desde un escáner, desde cuentas de e-mail, clasificar los documentos según su tipología, extraer sus datos y enviarlos a una aplicación de contabilidad y a otra de RRHH.
Tenemos dos opciones:

Opción A 

Nos buscamos una aplicación que haya sido construida sobre Sharepoint o una que sea compatible (en ambos casos, debemos tener un presupuesto elevado). Tendremos que realizar adaptaciones y ajustes sobre Sharepoint, Alfresco, sobre la aplicación de captura y sobre cada una de las aplicaciones que vayan a ser receptoras de los datos arrojados.

Opción B

Athento Platform gracias a su componente Athento Capture,  ahorrará hasta un 36% implantando este tipo de soluciones. (Tweeteame!)

Cómo Funciona?
A Athento Platform le añadimos su componente de captura, Athento Capture. Athento Capture define servicios, puntos de extensión y contribuciones a otros componentes. Los servicios, es lo que más nos importa, porque es la manera en que podemos ejecutar determinada operación sobre documentos, por ejemplo, obtenerlo de un escáner. Para obtenerlo de un escáner. El componente Athento Capture usa el servicio Twain connection to scanner. Así mismo, para el resto de funcionalidades que llevará a cabo, por ejemplo la extracción de datos, usará otros servicios, uno de ellos podría ser la aplicación de OCR sobre el documento. Pero y ¿cómo es que después de poner en ejecución esos servicios no tiene problemas en compartir datos con el software de Recursos Humanos? Gracias a que todo en Athento Platform sigue una estructura especial.
 



En el caso del componente Athento Capture, este tiene su propia interfaz (capa de presentación), desde la cual es posible digitalizar desde el escáner usando para ello el servicio de conexión Twain. Dado que los gestores documentales más modernos del mercado implementan el estándar CMIS, podemos almacenar en ellos los documentos capturados desde el escáner y los datos extraídos de manera fácil (capa de Interoperabilidad). Después de hacer uso de una buena cantidad de servicios, Athento Capture habrá extraído los datos de los documentos digitalizados y ahora tendrá que enviarlos a las aplicaciones de RRHH y contabilidad, para ello utilizará unos conectores disponibles para la ejecución de los servicios y transmitirá dichos datos haciendo uso de ellos. Estos conectores de salida, para el caso del ejemplo, podrían ser REST, EJB3, Atom, Web Services o CMIS. Athento Platform es tan potente, que ofrece todas las herramientas de un framework para seguir construyendo sobre él componentes o aplicaciones que puedan ofrecer funcionalidad particular a la problemática de cada organización.


Capa de presentación de Athento Capture

Capa de presentación Athento Capture



Athento Ayuda a las Sociedades Agrarias de Transformación con la Gestión de Subvenciones y Reclamaciones








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lunes, 29 de octubre de 2012

Captura de documentos: más allá del papel


Tradicionalmente relacionamos captura de documentos con digitalización; pero en realidad, la captura de documentos es una dimensión aún más complejo dentro del ciclo ECM. Capturar documentos es ponerlos dentro de un repositorio en su versión digital partan o no estos de una versión original en papel.

A parte de papel, ¿qué otras cosas entran dentro de la captura de documentos?

  • Emails: La sensibilidad de la información contenida en emails obliga a las empresas a almacenar ya sea como documento o como records la información contenida en e-mails. También es frecuente que hoy en día, flujos de documentos procedentes del exterior de la compañía y enviados como datos adjuntos en emails sean capturados por software ECM.

  • Faxes: Es posible evitar un paso intermedio de digitalización con los documentos recibidos vía fax si conectamos el fax con el gestor documental. 

  • Flujo de contenidos en redes sociales: Este es el aspecto menos considerado aún de la captura. No obstante, con el auge de las redes sociales y el valor que adquieren para las marcas temas como la “reputación”, es bastante probable que dentro de poco veamos un aumento en funciones de captura que busquen documentar la información maneja por las compañías en sus perfiles de redes sociales.

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