¿Por qué aplicar Semántica a la Gestión Documental?

"La Semántica comienza a vislumbrarse como la aliada de la gestión documental para hacer frente a la sobre población digital que vivimos"

Hoy en día trabajamos y compartimos toda clase de información digital. Buscamos cuanto necesitamos en internet, tenemos información disponible por doquier. Con tanta información comienza a ser más difícil cada vez más encontrar lo que estamos buscando. Según un estudio de McAfee en 10 países distintos y con una muestra de 3000 usuarios de las nuevas tecnologías, en promedio cada una de esas personas tiene 2777 archivos digitales almacenados en al menos un dispositivo.

Si multiplicamos esta cifra por ejemplo por los empleados de una empresa de 50 trabajadores, ya tenemos un volumen de 138850 ficheros. Los sistemas DMS o ECM nos ayudan a mantenerlos organizados, a no perderlos, a deshacernos del papel, pero la verdad, cada vez se hace más difícil encontrar de manera rápida aquello que necesitamos, y peor, cada vez es más difícil sacar provecho de la información contenida en los documentos de las empresas, pues son tantos que es difícil construir conocimiento a partir de ellos.

Tampoco es fácil hoy en día encontrar un documento o archivo usando los datos tradicionales por los cuales lo identificamos, como su nombre, autor o fecha de creación, pues estos no son precisamente datos que las personas recordemos con precisión.

Es para ayudarnos a solventar todas estas dificultades que aparece la semántica. Definiendo descripciones sobre documentos o entidades como personas, empresas, países, o simplemente, cualquier dato relevante dentro de los documentos, y consiguiendo asociar dichos documentos porque comparten esas entidades o contenido similar, podemos mejorar drásticamente los mecanismos que tenemos para recuperar documentos o encontrar información acerca de algo que necesitemos.

Vamos a verlo con un ejemplo, en la siguiente imagen se pueden ver dos mecanismos distintos para encontrar un documento. 

La imagen de la derecha es un formulario tradicional que nos pide que recordemos datos precisos, como título, descripción o rango de fechas de creación. En la parte derecha vemos una nube de tags. Si pinchamos en un término de esa nube de tags iremos a un conjunto de documentos cuyo contenido se encuentra relacionado con dicho término. 

¿Cuál método es más efectivo? Bueno, depende de si sabemos con precisión todos los datos del documento, lo malo es que no siempre sabemos todos esos datos de nuestros 2777 archivos en promedio por persona. ¿Cuál método es más rápido? Un clic siempre va a ser más rápido, por supuesto, que rellenar un formulario. 

Pero el secreto no está en el mecanismo de búsqueda utilizado, eso no es un ejemplo de semántica, la mayoría de sistemas gestores de documentos nos ofrecen la posibilidad de etiquetar documentos; la diferencia viene cuando es el propio sistema el que logra entender el contenido de los documentos e identificar en él la información que es relevante, para luego, relacionar todos aquellos documentos que tratan sobre ese mismo contenido. Ahí está la semántica, cuando el sistema logra entender que un documento trata sobre “innovación” y que debe agruparlo con otros que también tratan el tema.

La semántica pues, en este ejemplo concreto, nos ahorra trabajo como tener que pensar cuales son las palabras que resumen el contenido del documento y nos ayuda a encontrar más rápido aquellos otros documentos que también podríamos querer revisar porque tratan la misma temática.

Este es sólo un ejemplo de semántica aplicado a la gestión documental (Autotagging en Athento iDM), pero comienzan a desarrollarse otras muchas aplicaciones que poco a poco irán consiguiendo que nos sea menos complicado movernos entre tanta información.

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