Kofax: ¿Cada vez menos que capturar o soluciones de captura insuficientes?

Este mes Kofax ha anunciado una reducción de sus beneficios del 40,6% en el último semestre de 2011 y se espera que en el primer cuarto de año de 2012 continúe el descenso en las ganancias de la compañía.


Ahora Kofax planea mirar “más allá del mercado tradicional de captura” que parece tener pocas expectativas de crecimiento. Otros, sin embargo, no piensan lo mismo; según Harvey Spencer Associates Inc., se espera que en 2013 el mercado de soluciones de captura alcance los 3 billones de dólares. Además, según la AIIM las empresas continúan imprimiendo, copiando y enviando por fax un trillón de páginas cada año.

Si el mercado continua creciendo y las ventas disminuyen, la gente de Kofax tendrá que preguntarse si la solución está cumpliendo las expectativas del mercado. Algunos de los aspectos débiles de las aplicaciones de captura de Kofax son:

Limitaciones de compatibilidad

La mayoría de aplicaciones de Kofax han sido desarrolladas para correr bajo Windows. Si bien, es cierto que Windows absorbe un 84% del mercado en materia de Sistemas Operativos, queda aún un 16% de mercado que no trabaja con sistemas operativos privativos. En materia de servidores, el escenario cambia un poco; según W3Techs en 2011 el 63,90% de los servidores utilizaban un OS distinto de Windows. Kofax Capture 10 (lanzado el 08/31/11), la versión más reciente de este software de captura deja fuera la mayoría de las versiones de Windows Server anteriores a 2008, exceptuando algunas del 2003. En materia de navegadores, el Kofax FrontOffice, en su última versión, el 3.5.2 sólo trabaja con Internet Explorer 7, 8 y 9, aunque en 2011 Firefox y Chrome se llevaron más del 70% del mercado.

En cuanto a integración con otros gestores documentales, Kofax ofrece menos líos de compatibilidad. Oficialmente, Kofax soporta integraciones con ECM Documentum, IBM DB2, FileNet, OpenText y Oracle 10g y SharePoint (aunque algunos de sus partners hayan desarrollado otros conectores NO OFICIALES a los que Kofax no ofrece soporte directamente). Pero en Bases de Datos volvemos a encontrar dificultades: Prácticamente sólo se recomienda el uso de Windows SQL Server y Oracle.

A la hora de customizaciones, integraciones y desarrollos, más de lo mismo, sólo podemos hacerlo en C# o en Visual Basic.


Licencias Costosas

Kofax ofrece un sistema de licenciamiento de acuerdo al volumen de trabajo, a los equipos (o estaciones) que vayan a hacer uso de él, aunque también, licencias modulares por plugins o funcionalidades específicas. Los tipos de licenciamiento modulares suelen ser los más beneficiosos para el usuario, pues pagas por la nueva funcionalidad, sin importar quienes la usen o cuanto. Para hacernos una idea, vamos a ver cuanto puede costar un producto Kofax. El producto Kofax Express, que no ofrece clasificación de documentos, ni captura distribuida, ni varios tipos de documentos (lo que sigue suponiendo demasiado trabajo manual a realizar), pero que nos ayuda a escanear e indexar lotes de documentos; tiene 5 licencias distintas. Supongamos que elegimos la licencia para volumen medio de producción (que nos permite trabajar a 90ppm). En dólares, sólo por el derecho a usar el software nos cobrarán al rededor de los 5.100 dólares, pero además, es obligatorio contratar un mantenimiento que cuesta al año casi 1.100 dólares por estación de trabajo. Es decir, por dos workstations pagaremos al rededor de los 7.300 dólares sin contar con los costes de la integración con el DMS.

Software hecho por desarrolladores para desarrolladores

Aunque las últimas versiones de productos de Kofax han mejorado de manera considerable la experiencia del usuario a la hora de instalar la aplicación y ponerla a funcionar; este sigue siendo uno de los puntos débiles de la gama de soluciones de captura. Para que el software opere de la manera deseada se requiere la instalación de diversos módulos y para la instalación en sí misma se suele requerir soporte técnico o algún tipo de entrenamiento. Kofax Capture 10, ha aliviado mucho más el proceso de configuración inicial, como en su momento lo hizo la versión 9. Ahora podemos usar una instalación automática, que no obstante, va a requerir una serie de configuraciones en un fichero de inicialización. Kofax requiere instalaciones y configuraciones tanto en las estaciones de trabajo clientes como en los servidores, y si se escoge una base de datos diferente a la estándar (SQL Server 2008) la instalación se complica un poco más. De cualquier manera, volvemos a repetir, en este sentido Kofax ha avanzado pasos de gigante en estas dos últimas versiones con respecto a la facilidad de uso, instalación y configuración.

Para ver una comparativa entre Athento, Kofax y otras soluciones útiles en la digitalización de documentos, pincha aquí.

Descubre en qué consiste una Captura de documentos rápida, eficiente y sencilla. 

Contáctanos ahora! Podemos ayudarte y mejorar la gestión documental de tu empresa.

CASO DE ÉXITO: Athento convierte a la Diputación de Málaga en la Nube de las Administraciones Locales

La Diputación Provincial de Málaga es la encargada del gobierno y administración de la provincia malagueña, colaborando con la gestión de la actividad de los 101 municipios y 9 comarcas que componen la provincia y que dan cobertura a más de 1.600.000 ciudadanos.

De estos municipios, 87 tienen menos de 25.000 habitantes y sus ayuntamientos carecen de la infraestructura tecnológica para cumplir con el reto de la eAdministración.

Para la Diputación era clave poder ofrecer la estructura tecnológica a los ayuntamientos y el respaldo del servicio de gestión, ofreciéndoles backups diarios, el manejo de la información de los ciudadanos de acuerdo a la LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos), facilidades para la adaptación al Esquema Nacional de Interoperabilidad y todo esto sin perder el control sobre la capacidad de almacenamiento de la documentación de cada ayuntamiento.

Hace 4 años la Diputación eligió Nuxeo como su repositorio documental, pero ha sido Athento el encargado de añadir a Nuxeo 5.3.0 la funcionalidad necesaria que evoluciona las capacidades del gestor documental para satisfacer las necesidades de la Administración Pública.

Athento permite a Nuxeo ofrecer la integración con firma digital (con la plataforma @Firma), una trazabilidad más detallada, integración de escritorio con WebDAV, autoetiquetado de documentos, integración con flujos de trabajo y la plataforma eCO (sistema de Comunicaciones
interiores y Oficios usado por la Junta de Andalucía) y acceso mediante dispositivos móviles, entre otras funcionalidades. Sin embargo, se requería un mecanismo que permitiera a Diputación asignar un espacio de almacenamiento a demanda de cada ayuntamiento.

Para ello se desarrolló Quotas, una funcionalidad de Athento que asigna a usuarios y grupos una capacidad máxima de almacenamiento de documentos en el gestor y que genera notificaciones, informes de utilización, etc. configurables por administrador del sistema, lo que
permite a la Diputación anticiparse a los usuarios. Así, los servidores de la Diputación albergarían todas la infraestructura necesaria que permitiera a los ayuntamientos el disfrute de aplicaciones encargadas de operaciones internas de gestión y aplicaciones de trámite electrónico integradas con el repositorio documental al tiempo que se controlaba la porción de espacio solicitada por cada ayuntamiento.

El resultado:
Un ahorro estimado de 1.827.000 euros a los municipios malagueños

Contar con un sistema de gestión documental con estas características le costaría a un ayuntamiento alrededor de 21.000 euros, entre hardware y software, sin contar con el soporte anual que este tipo de sistemas requieren. 21.000 euros por cada uno de los ayuntamientos que
necesitan de esta estructura significa una inversión de 1.827.000 euros.

La Diputación les ofrecerá a estos ayuntamientos esta prestación del servicio dentro del plan de Concertación 2013, en el cual la Diputación ofrece unos servicios a los ayuntamiento y estos seleccionan del total de los servicios aquellos que les interesa recibiendo la compensación económica el servicio que presta el servicio. De esta forma, obliga a que el servicio que se preste sea no solo bueno, sino también que esté en precios de mercado, ya que de lo contrario el ayuntamiento podría elegir que se le abonarán las cantidades y realizar la contratación directamente con otro proveedor de servicios.

Para leer el Caso de Éxito completo descárgatelo gratis desde nuestra web. Aquí te dejamos el enlace.

Contáctanos ahora! Podemos ayudarte y mejorar la gestión documental de tu empresa.

Ventajas de estar en Silicon Valley para nuestra empresa

Publican en Malaga Hoy este artículo sobre las ventajas y desventajas de Silicon Valley.

"Es la cuna de todas las grandes empresas tecnológicas y hay que estar allí para ser competitivos. Aprender qué hacen y cómo crecen", explica José Luis de la Rosa, director general de Yerbabuena.

En algo más de un año ya han conseguido que una compañía estadounidense les financie el desarrollo de un software, llamado Athento, especializado en la informatización y automatización de documentos y que comercializarán directamente en EEUU. "Estará disponible en tres meses y lo lanzaremos al mercado", explica De la Rosa.

"Hay que estar allí al menos un año para que las empresas confíen en ti y vean que no te vas a ir y dejarlos colgados en cualquier momento. En EEUU las referencias son muy importantes, llegas sin nada y hay que hacer contactos", afirma.

Podéis consultar aquí el resto del artículo.

Contáctanos ahora! Podemos ayudarte y mejorar la gestión documental de tu empresa.

¡Por fin gestión documental inteligente para todos!

"Desde hace dos semanas os venimos anunciando un cambio en la gestión documental, hoy os la entregamos y os contamos por qué Athento va a revolucionar la manera en la que pensamos actualmente en la gestión documental"

1. Porque por fin dejará de ser cosa de grandes presupuestos

Una integración con OCR suele costar a una empresa que ya tiene un gestor documental al rededor de 6.000 euros por integración. No tenerlo, por supuesto, le cuesta mucho más a una empresa porque no puede acceder a toda la información dentro de sus documentos. En Athento SaaS tienes el OCR funcionando desde primer momento y desde 15 euros al mes. Esto es sólo un ejemplo, pero de hecho, un gestor documental, ha resultado privativo hasta el momento para muchas empresas...hasta hoy.

2. Porque por fin podrás disfrutar de características de gestión documental de nueva generación

• Capacidad para llevar al menos 1.000.000 de documentos contigo, a donde vayas y para trabajar como te gusta.

• Autoetiquetado de documentos (para sacar la información más relevante de tus documentos)

• Trabaja con tus documentos desde casa, desde la oficina, desde el tren...desde dónde quieras. Nosotros te damos las aplicaciones gratis para que accedas desde tu móvil o tu tablet. Tú procura sólo conducir y NO consultar documentos a la vez!

• Toda la funcionalidad de un gestor documental de toda la vida: versionado de documentos, registros e históricos sobre la actividad en tus documentos, revisión de documentos, autenticación de usuarios, búsquedas, etc.

3. Porque te quitas preocupaciones

• No necesitas comprar un servidor

• Ni esperar a que llegue el técnico

• Ni saber cuando hiciste la última copia de seguridad

4. Porque hemos reducido meses de implantación a 15 minutos. Sin periodos de implantación, sin espera, sin pelearte con ningún técnico.

5. Porque disfrutas de todo lo nuevo sin pagar más

En Yerbabuena tenemos pasión por la Gestión Documental y hemos hecho el Gestor Documental que queríamos utilizar, Athento. Por eso vamos a estar continuamente mejorándolo para tí.

Lo que está por venir en Athento:

• Integración con Google Docs!

• Una nueva interfaz, más rápida, más ligera, más sencilla e intuitiva!

• Integración con las principales redes sociales!

• Calendario para documentar eventos!

Contáctanos ahora! Podemos ayudarte y mejorar la gestión documental de tu empresa.

4 Claves Para Cumplir Con Las Normas Técnicas de Interoperabilidad

Durante el 22 y 23 de este mes se llevará a cabo la segunda edición del “Congreso Nacional de Interoperabilidad y Seguridad”. El congreso busca reunir a los expertos sobre este tema que cada vez cobra más importancia impulsado por normativas como la Ley 11/2007, el Esquema Nacional de Interoperabilidad y las Normas Técnicas de Interoperabilidad.

Administraciones públicas, consultores y empresas se darán cita para aportar luz sobre este tema. Entre la agenda del congreso se encuentra una charla de especial relevancia: “4 Claves Para Cumplir Con Las Normas Técnicas De Interoperabilidad”. Como sabréis las Administraciones Públicas españolas están obligadas a cumplir durante los próximos años con las NTI, que incluyen temas como el documento electrónico, el expediente electrónico, digitalización y otros temas que afectan de manera directa el campo de la gestión documental. Durante esta charla, se explicará la problemática que representa para las Administraciones públicas el cumplimiento de la normativa debido a las condiciones técnicas actuales presentes en muchas instituciones; así como la manera en la que las entidades del estado pueden sortear estas dificultades.

Os dejamos los datos de la charla:

23 de Febrero

Congreso Nacional De Interoperabilidad

11:00 am Sala de Comunicaciones

Fabrica Nacional de Moneda y Timbre

Madrid

Para asistir al congreso, debe efectuarse una inscripción previa. Para las administraciones públicas existen un número reducido de plazas gratuitas.

El periodo de inscripción se cierra el día 17 de febrero.

Otro de los eventos destacados del congreso es la mesa redonda en la que participará la Diputación Provincial de Málaga, que contará su caso y explicará de qué manera, 87 pequeños ayuntamientos de la provincia han conseguido mediante la diputación la estructura tecnológica necesaria para hacer frente al reto de la e-Administración.

Aquí tienes un Listado de Recursos como Whitepapers, Comparativas, etc. que puedes descargar de forma gratuita:

• Whitepaper: Gestión Documental Inteligente en la Empresa y la Administración
  


• Comparativa: Comparativa Soluciones De Captura de Documentos
  
  
• Whitepaper: 6 pasos para la Digitalización
  
  
• Informe: ¿Es el Cloud (la nube) una buena opción para mi empresa?
  
  
• Caso práctico: El ROI De Mi Proyecto De Digitalización
  
  
• Whitepaper: La nube simplicidad inmediatez y eficiencia
  
  
• Whitepaper Análisis de Seguridad: ¿Podemos fiarnos de la nube?
  
  

Contáctanos ahora! Podemos ayudarte y mejorar la gestión documental de tu empresa.

8 Razones para usar Cloud Computing

1 - Es más seguro de lo que piensas.

Cuando se transfieren grandes cantidades de documentos importantes en los servidores virtuales, la seguridad es una preocupación común. Una "nube" no suena fuerte, suena como que cualquier persona puede llegar al interior y tomar lo que quiera.

La gente piensa que ya que algo tan intangible no puede ser impenetrable, que los servidores on-premise (en las oficinas de la empresa) son un riesgo menor. Puedes verlos, tocarlos, y les han puesto candados en ellos. ¿Qué podría ser más seguro?

Redes de nubes, por ejemplo. La realidad es que sus medidas de seguridad con frecuencia superan a las de la infraestructura IT de la empresa tradicional. Simplemente porque no ves donde está tu información no quiere decir que esté en un lugar peligroso: Los servidores virtuales pueden ser tan seguros como los físicos-y más seguros.

2 - Es más flexible de lo que piensas.

Las plataformas de Cloud te proporcionan capacidad de ampliación, que se traduce en flexibilidad, eficiencia, y en última instancia, menores gastos. Cuando se necesita más capacidad, se obtiene más y cuando se necesita menos, se recibe menos y sólo pagas por lo que usas.

Imagina un mundo donde cada negocio necesita su propia fuente de generación de energía. En lugar de obtener electricidad a partir de la infraestructura de la ciudad, el edificio tendría su propio generador, con todos los dolores de cabeza que vienen con él. Necesitarás un lugar para poner el generador (que será grande y ruidoso), a alguien para ejecutarlo, y también tendrás que comprar periódicamente las piezas y el combustible. También tendrás que gestionar las actualizaciones periódicas. ¿Suena familiar?

Y olvídate de escalabilidad: el generador sólo va a producir la energía para la que fue diseñado. Si hay momentos en los que no necesitas tanta capacidad-o, peor, momentos en que necesitas más capacidad- no hay nada que hacer.

Tiene sentido que la electricidad es un servicio. Y de la misma forma la computación. Cualquier red de cloud será mucho más sensible a sus necesidades que un servidor casero tradicional. Te ahorrará tiempo, molestias y dinero.

3 - Esto significa más libertad para todos.

El Cloud destruye las barreras de la tecnología. No importa si son barreras en la distancia o el tiempo: el uso del Cloud en su máxima flexibilidad, puede almacenar y transmitir datos desde los servidores repartidos por todo el mundo. Es decir, los servidores suelen estar en tu región, pero pueden ser en otros países si lo deseas. Al mismo tiempo, estos servidores actúan como las ubicaciones cercanas para tus usuarios finales. Esto ahorra el tiempo de todos. También mejora la latencia y la seguridad.

Integrarte en una red mundial de servidores a través de la nube impulsará las comunicaciones y te permitirá gestionar y controlar mejor tu negocio.

4 - Se le da el poder de hacer mundos.

Gracias a los avances en la tecnología, ahora puedes usar la nube como una extensión de tu red actual, crear tu propia nube privada virtual donde tienes control total sobre la creación de subredes, mayor control sobre la configuración de seguridad de puertas de enlace de red y mucho más.

La nube se convierte en el pegamento que mantiene tu empresa en conjunto. Sin embargo, en lugar de ser rígida, tu empresa tendrá más libertad, más flexibilidad y más control sobre los recursos dentro de su nube.

5 - Es robusto.

Algunas personas se preocupan de que los archivos en la nube se perderán si los servidores se caen. Por lo menos, piensan, la información no se podrá acceder durante algún tiempo. Tampoco es el caso, en realidad, y con todas las funciones incorporadas en la plataforma de nube, es realmente la manera más segura y confiable para almacenar sus documentos.

Sistemas de clouds proporcionan la capacidad para almacenar tus archivos de forma redundante, por lo que es 400 veces más seguro que si estuvieran en una unidad de disco en el servidor de tu empresa. Además, también puedes guardar tus documentos en servidores múltiples en diferentes zonas, lo cual te protege de un corte de energía en cualquier lugar reemplaza automáticamente los nodos que fallan.

Con el uso de estas estrategias, tus documentos en la nube siempre estarán seguros y accesible casi todo el tiempo.

6 - Es más seguro de lo que piensas, una vez más.

Poner los documentos sensibles en la nube se convertirá en cada vez más popular. Al utilizar registros médicos y contratos gubernamentales, los proveedores de cloud computing utilizan la última tecnología y funcionalidades de seguridad. Esto incluye servidores de seguridad, identificación de múltiples factores, claves SSH, administración de identidades y acceso, y grupos de seguridad. En este caso, la flexibilidad de los sistemas de cloud se traduce en respuestas rápidas y mejoras en las defensas tan pronto como haya disponibles actualizaciones de seguridad.

Cuando se crea una red privada virtual, aprovechar al máximo las capacidades de la nube te dará mayor seguridad, tan fuerte que cumple con creces los estándares de los Departamentos de Estado, Energía, Agricultura y del Tesoro en Estados Unidos.

7 - Te saca de la caja.

A algunas personas no les gusta la idea de usar el cloud como una base para nuevas aplicaciones. Piensan que los sistemas de cloud no son tan estables como los sistemas de infraestructura tecnológica local-cuando realmente son incluso más estables.

Además, con la nube que no tienes que derribar los cimientos cada vez que cambie algo. Ya no vas a tener que aguantar con las limitaciones de software estandarizado: ahora eres libre para crear aplicaciones personalizadas y flujos de trabajo complejos que se doblan a tus necesidades, en lugar de al revés.

8 - Está aquí para quedarse.

Más y más compañías están adoptando la nube por todas las razones anteriores. Cada vez más personas se sienten atraídas por su seguridad, su escalabilidad y su efecto transformador en las empresas.

Los sistemas de clouds proporcionan soluciones rentables que permiten ahorrar dinero en el equipo, los contratos de servicios, personal, y la electricidad. Poner toda su información en la nube puede parecer un gran salto, pero esa es la forma en que el viento está soplando. La revolución ha comenzado, la industria de TI está cambiando, y por lo que debe. Ahora es el momento para saltar a la nube.

Post publicado en Digital Landfill por Matthew Jackson.

Contáctanos ahora! Podemos ayudarte y mejorar la gestión documental de tu empresa.

Tecnología + cultura o cómo superar el código

Lo que reza esta pintada lo he aprendido con el tiempo y yo mismo y la sociedad en la que vivo (con todas nuestras imperfecciones compartidas) creo que somos ejemplo de ello. Entiendan el mensaje de un modo irónico o al pie de la letra, ambas me valen ;) Hemos sido absorbidos por soluciones sencillas a necesidades complejas, nos invade la simplificación y esto no sería un problema (yo soy apóstol del design thinking) sino fuera porque generamos compartimentos-estanco que nos impiden progresar.

Hace poco viajé a Finlandia en el marco de un programa de estudios que lideran Mondragon Unibertsitatea (España) y University of Jyväskylä (Finlandia) junto con sendos nodos internacionales de Team Academy en Euskadi y Finlandia. Ambas instituciones educativas están colaborando y apostando de forma puntera por lo que yo creo que es el futuro tanto de la educación superior como de las relaciones laborales: evolucionar de las estructuras formativos tradicionales (basadas en el fomento de la individualidad, la teoría, la disciplina y la memoria) hacia entornos de aprendizaje con altas dosis de innovación y emprendimiento (basados en el gen del aprendizaje en equipo, el learning by doing, la creatividad y la síntesis).

Durante el viaje interioricé la importancia de la inteligencia colectiva y de la innovación abierta como bases para el cambio hacia un mercado basado en narraciones (discursos, servicios o experiencias) que pueden dar lugar a conversaciones (oportunidades, beneficios). Y ahora toca entornar el mea culpa en mi frecuente creencia de que los casos de fracaso son tanto o más importantes que los de éxito. Durante años he estado trabajando en el lado opuesto del río, he estado vendiendo soluciones tecnológicas bajo demanda e implantando proyectos en grandes y medianas organizaciones sin contar con la cultura. Se trataba básicamente de colocar tecnología allá donde hubiera una necesidad de cambio y a menudo sin tener en cuenta una gestión del cambio y una educación del cliente que me parecían fundamentales. De hecho todo el sistema de las grandes organizaciones se sigue basando en eso: concursos públicos o invitaciones a concursos para responder a una demanda y no a una necesidad realmente estudiada. En el último eslabón del diseño del cambio, llegábamos nosotros -los consultores- y asumíamos lo que ya estaba decidido para construir algo que se aproximase lo máximo posible en el menor tiempo a esa decisión.

Hace dos años me cuestioné si lo que estaba haciendo era coherente con una visión profesional de mi servicio. Me preguntaba si estaba ayudando realmente a las organizaciones a ser más eficientes y a responder mejor ante los retos de la gestión de la información o el conocimiento. Estaba claro que yo no podía responder solo a esa pregunta. Por eso me puse en contacto con algunos clientes y antiguos compañeros de equipo y les pedí su opinión sincera. Aunque no todas las respuestas fueron negativas, en general el resultado fue un duro golpe sobre la línea de flotación de mis principios. Lo bueno es que en ese momento, como Groucho Marx, yo tenía otros. De hecho me había estado formando en esos otros porque realmente creía -y sigo creyendo- que eran el futuro.

De modo que tracé una estrategia para aplicarlos que sigue estando vigente y se basa en establecer una relación honesta con mis futuros clientes. Lo he llamado consultoría simbiótica y se fundamenta en el mutuo beneficio de las partes más allá del mero contrato mercantil. Aunque sigo rediseñando el contrato simbiótico, está basado en tres ejes vertebrales: COOPETIR (competir+cooperar), mi RED de personas, mi CONOCIMIENTO y la construcción de nuevas EXPERIENCIAS (más allá de proyectos o servicios). Mi foco de actuación en adelante estará basado en una ecuación que me resulta mucho más sostenible que lo que ya hay. La ecuación es la siguiente:

TECNOLOGÍA + CULTURA = ACTITUD

En esta ecuación, como veis, no se habla de invertir solamente en nuevos recursos (p.e. el desarrollo de un programa de gestión documental, la licencia del mismo o las horas de cargabilidad asociadas) sino en invertir además en los que ya tenemos para capitalizar el valor que actualmente permanece oculto. Esta segunda inversión tiene un ROI a medio plazo pero creo sinceramente que bajo este prisma es donde se producen auténticos ahorros y donde se construye una nueva forma de hacer (muy relacionada con el learning by doing). Este nuevo valor -creánme, lo he comprobado- está en las personas. Solamente hay que descubrirlo y poner lo necesario para que fluya. Y aquí viene lo bueno :)

En estos momentos la gestión documental -que es de lo que habla este blog gracias al estupendo trabajo de Verónica, Rubén y Antonio- corre el riesgo (si no lo ha hecho ya) de convertirse en una commodity gracias al enorme abanico de posibilidades que nos brinda el mercado. Necesitamos establecer un valor añadido a los servicios para definir una experiencia, superando la economía de servicios al modo en el que el gráfico de Joe Pine -que también rondaba por Finlandia ;)- lo define más arriba. En este blog hace años yo mismo leía extraordinarias comparaciones entre productos ECM que podían ser una herramienta para el cliente a la hora de tomar una decisión sobre la tecnología a implantar. También había -y sigue habiendo- grandes cuadrantes "mágicos", informes de producto, workshops a los que acudíamos con fruición y buenos despliegues de marketing para presentación de nuevas versiones software. En ese mundo nos movíamos realmente bien. Los consultores tomábamos en cuenta a diferentes proveedores y agentes y asesorábamos al cliente para luego ayudarle a implantar ese producto. Pero la realidad exige reinventar la rueda porque como bien dice mi amigo Dioni Nespral, el listo no es el que inventó la rueda, sino el que inventó las otras tres. El problema es que a medida que pasa el tiempo y a medida que tenemos más experiencias en la mochila, nos hemos dado cuenta de que no basta solo con construir un buen proyecto tecnológico (una rueda) y de que a menudo todos nos olvidamos de la cultura de cambio (las otras tres ruedas). A día de hoy la elección adecuada de la tecnología es fundamental porque en nuestro caso no todo es gestión documental y porque debemos separar el grano de la paja. Pero además es necesario un cambio en la manera de entender nuestro trabajo porque hay algo claro que he aprendido tras estos años: la tecnología nunca condiciona al individuo ni favorece de forma intrínseca las buenas prácticas. El individuo se ve influido por la cultura en la que participa y la cultura es a menudo un cambio estratégico y una nueva visión sobre lo que hacíamos y lo que haremos.

La aplicación de este nuevo modelo integrador, en el caso específico de la gestión de la información se me ocurre que la forma tecnológica más depurada (p.e. la Gestión Documental Inteligente, basada en gestionar de la manera más eficiente posible la información) sumada al canal cultural mejor desarrollado (podemos llamarlo la Gestión Documental Estratégica, basada en reeducar, desaprender y motivar el cambio) serán sin duda los punteros de futuro para lograr una nueva Actitud eficiente y sostenible en las organizaciones que favorezca lograr los objetivos. No estoy inventando nada nuevo, está demostrado que todo proyecto exitoso en ECM tiene en cuenta la solución tecnológica y la estratégica. Lo demás es un insano derroche de dinero y esfuerzo. Y lo he vivido. La nueva gestión de la información (en cloud, móvil y como servicio o plataforma -palabras que añado y/o reitero en 2012 a la previsión que realicé para el año 2011 en ECM-) exige principios que las organizaciones desconocían por completo, principios de los que os hablaba al principio de este artículo: transparencia, equipos multidisciplinares, capacidad de síntesis, inteligencia social,...

La clave de futuro en mi opinión es saber que la tecnología nunca es suficiente pero que siempre es necesaria. Aunque el código sea fuente, de él no fluye todo el éxito. Es un instrumento para lograr nuestros objetivos y debemos cuidarlo y trabajarlo pero ese instrumento debe servirse de previos y paralelos canales de actuación. Bajo esta perspectiva holística, que huye del inmediato plazo y de las prisas, estoy construyendo mi futuro profesional más inmediato. Lo voy a hacer con ayuda de mi red y en compañía de los mejores profesionales del mercado, aquellos a los que he admirado y de los que sigo aprendiendo grandes cosas y aquellos que me van a ayudar a conformar esta nueva estrategia de cambio, una estrategia más humana y por tanto MÁS REAL.

Yerbabuena Software va a participar en una experiencia de rediseño de nuestra realidad inmediata a partir de la puesta en común de la trayectoria de diferentes actores y agentes sociales en muy diversos ámbitos. El día 9 de Febrero se va a celebrar el segundo #vorparoom que reunirá en Madrid (y en la red a través de microbloging) a importantes talentos en materias como la gestión de la información, la estrategia, la innovación y los nuevos modelos de relaciones. Construiremos un escenario de ideas donde poder establecer relaciones honestas y concretar una visión colectiva de futuro. En la nueva visión se encuentra un juicio crítico sobre hacia dónde estamos yendo en el mercado y hacia dónde realmente nos interesa seguir a todos, ya seamos proveedores, integradores, clientes, prestadores de servicios, educadores o ideólogos.

Solo una última cosa para este 2012 que ya ha empezado: además de sectorializarse para atender a nichos específicos, el conocimiento tecnológico debe descentralizarse. Algunos tienen enorme miedo a que los clientes sepan qué es aquello que tienen entre manos, en cierta medida se perdería cierto oligopolio del que se han beneficiado durante estos últimos 20 años. El problema es que la gente quiere saber, el problema es que la gente ya no se conforma con que le den todo hecho en una caja negra y quiere poder participar de ese nuevo learning by doing, quiere al menos tener la opción de hacerlo. Y para este nuevo escenario que lleva viniendo desde hace un par de años también hay nuevos ecosistemas y modelos y algunos nos preocupamos en diseñarlos. Y también hay precursores que llevan trabajando en esta línea mucho tiempo y su experiencia tendrá un valor inestimable. De entre los que llevan trabajando mucho tiempo destaco dos tipos: aquellos que trabajaban a un 80 o un 90% de esfuerzos (ideas, inversión real, filosofía de empresa e implicación efectiva) en hacer las cosas como siempre y aquellos que trabajaban prácticamente a tiempo completo en hacer las cosas como nunca. Éstos últimos que -como decía T.H.Lawrence- soñaron despiertos, tendrán en mi humilde opinión su recompensa. Toda crisis es una velada oportunidad de cambio y ellos son el cambio :)

David Criado es consultor independiente y fundador de la iniciativa vorpalina. Acompaña y orienta a organizaciones y personas en materia de estrategia, talento, tecnología, gestión de la información y cultura red.

Contáctanos ahora! Podemos ayudarte y mejorar la gestión documental de tu empresa.

Málaga Valley: Mapa de Empresas

Hace unos días se publicaba en la web de Open for Business un mapa tecnológico sobre las empresas del "Málaga Valley".
Junto con multinacionales como Oracle o la china Huawei, empresas de mediano tamaño como AT4Wireless, Novasoft y de startups como ARPA Solutions, Aenea o nuestra Yerbabuena Software.

El mapa es del estilo del de Silicon Valley, del que hay varias ediciones, calendarios etc.
Realmente se trata de un ecosistema que debemos promocionar, con una Universidad potente y unas infraestructuras superiores a las de Silicon Valley, con mucha diferencia en cuanto al sistema ferroviario, que es un desastre en el Valle del Silicio.
Un entorno ilusionante, con mucho potencial y del que Yerbabuena está orgullosa de formar parte.

Contáctanos ahora! Podemos ayudarte y mejorar la gestión documental de tu empresa.

4 motivos por los que escanear un folio no es Gestión Documental

Apunte 1: lo que parece obvio a veces no lo es.

Apunte 2: Todo el debate posterior gira en torno a dar un servicio de Gestión Documental a la PYME.


Editado: añadido vídeo con la intervención en el evento:

Ayer tuvimos la suerte de ser invitados por los compañeros de muy Pymes a una mesa debate sobre Gestión Documental.

En la mesa se debatieron cantidad de temas muy interesantes como la tendencia de llevarse la gestión documental hacia la nube, la importancia del canal como herramienta de venta, la figura fundamental del asesor comercial para animar a las PYMEs a usar la gestión documental, pero no pude dejar de sorprenderme en como mis compañeros de mesa se centraban continuamente en los sistemas de captura...

Sinceramente, se me ocurren (como ya expuse en la mesa) como mínimo 4 motivos por los que no podemos centrar el discurso de la gestión documental solamente en el sistema de captura. De esta forma mis compañeros se conformaban con que la gestión documental fuera un mero módulo de un ERP, sin estar convencidos de que la gestión documental aporta y mucho a las empresas, aquí os enumero 4 claves que nos ayudarán a saber "que puede hacer la gestión documental por mi":

1. La Definición 

Un Sistema de Gestión Documental como mínimo tiene que cubrir 5 grandes áreas, la primera es la captura de la información desde un escáner, el escritorio de nuestro ordenador, un formulario web o una aplicación de terceros.
Después está la capa de Gestión, donde podríamos enmarcar las tareas habituales flujos de trabajos, el versionado de documentos, procesos de edición, etc.
La tercera es el  almacenamiento de información, indexación de contenidos, metadatos, cuadro de clasificación.
Luego está el área de publicación que enmarca las notificaciones, integración con aplicaciones de terceros, publicación de contenidos.
Por último, la preservación de la información, archivado de los documentos, calendarios de conservación, entre otros. No se puede entender un sistema de Gestión Documental sin estas 5 áreas pero hay más valor que aporta un sistema de Gestión Documental mas allá de su definición.

2. Valor añadido

Otro motivo por los que si nos centramos en el escanéo estaremos relegando a la gestión documental a ser una mera rémora de un contaplus, o cualquier programa de gestión de nuestra PYME, es el valor que nos aporta: gestión del conocimiento, poder metadatar la información, autoetiquetarla, crear relaciones entre documentos, definir reglas, relacionar la información, firma digital, flujos de revisión, compartir documentos con clientes y proveedores.


 ¿De verdad todavía estáis haciendo el ROI sólo con el ahorro de papel? ¿no creéis que nos merecemos estas funcionalidades? No pensáis que nuestra empresa sería mas competitiva con un gestor documental... de verdad.

3. Origen de la Información

Si nos empeñamos y nos emcabezonamos en que la mayor parte de la información nos llega en papel estaremos condenados al fracaso, plantearos la siguiente pregunta ¿me llega más información relevante por mail o por carta?, ¿de verdad creemos que podemos ignorar los documentos que nunca han sido ni serán papel? 

4. Facilitar la integración

Lo siento por los que llegados a este punto todavía centran el discurso en su escáner pero no sería maravilloso que mi sistema pudiera tener la edición on line de Google Docs, la posibilidad de que una inmobiliaria compartiera las fotos de los pisos en twitter y facebook, integrar mi gestor de emails para que los más relevantes se suban al gestor y se clasifiquen de forma automática...

La conclusión

Los tiempos están cambiando, el mundo de la PYME cambia, pero si los actuales líderes de gestión documental (Canon, Fujitsu, Documentum, FileNet, ...) no arriesgan y son capaces de darle a sus clientes esta tecnología, estas ventajas competitivas, si lo mejor que les pueden ofrecer es un escáner, un servidor y un par de campos indexados y les niegan el resto de maravillas y ventajas que nos aporta la gestión documental... si los proveedores se excusan en que todo es muy caro... en Yerbabuena tendremos que inventarlo #iscoming.

Contáctanos! Podemos ayudarte y mejorar la gestión documental de tu empresa.

Las aplicaciones de gestión de contenidos retornan 6.12 dólares por dólar invertido

-->El pasado enero se publicó un interesante estudio en Estados Unidos acerca del retorno de la inversión de proyectos de ECM. El estudio fue realizado por Nucleus Research.

Nucleus Research destaca como las aplicaciones ECM no sólo generan una recuperación de la inversión a través del ahorro de costes, sino que también lo hace mediante aumentos de productividad y otros beneficios indirectos. Según esta investigación, el 62% de los retornos producidos por este tipo de software provienen de beneficios directos, como la eliminación del papel o la liberación de mano de obra en muchos procesos. El otro 38% de los retornos son consecuencia de beneficios indirectos como la productividad. Por cada dólar invertido en un proyecto de gestión de contenidos empresariales, una empresa obtiene $6,12 dólares.

Otro de los aspectos que destaca el estudio, es que en los próximos años, tanto pequeñas como medianas y grandes empresas continuaran invirtiendo en software de gestión de contenidos, ya que fenómenos como Cloud Computing están haciendo cada vez más accesible la adquisición de este tipo de soluciones.

“Existen empresas grandes que aún no han hecho ninguna inversión en software de gestión de contenidos electrónicos. Tanto medianas como grandes empresas pueden obtener beneficios de iniciativas de ECM en la nube que habrían sido en épocas anteriores demasiado costosas como para justificar la implementación y alojamiento del proyecto en modo OnPremise ” cuenta Rebecca Wetteman, Vicepresidenta de investigación en Nucleus Research.

Como ya os habíamos enseñado en post anteriores, los proyectos de gestión documental y de contenidos resultan una importante inversión para empresas que quieren mejorar sus procesos y obtener reducciones de costes.

Contáctanos ahora! Podemos ayudarte y mejorar la gestión documental de tu empresa.