4 motivos por los que escanear un folio no es Gestión Documental

Apunte 1: lo que parece obvio a veces no lo es.

Apunte 2: Todo el debate posterior gira en torno a dar un servicio de Gestión Documental a la PYME.


Editado: añadido vídeo con la intervención en el evento:

Ayer tuvimos la suerte de ser invitados por los compañeros de muy Pymes a una mesa debate sobre Gestión Documental.

En la mesa se debatieron cantidad de temas muy interesantes como la tendencia de llevarse la gestión documental hacia la nube, la importancia del canal como herramienta de venta, la figura fundamental del asesor comercial para animar a las PYMEs a usar la gestión documental, pero no pude dejar de sorprenderme en como mis compañeros de mesa se centraban continuamente en los sistemas de captura...

Sinceramente, se me ocurren (como ya expuse en la mesa) como mínimo 4 motivos por los que no podemos centrar el discurso de la gestión documental solamente en el sistema de captura. De esta forma mis compañeros se conformaban con que la gestión documental fuera un mero módulo de un ERP, sin estar convencidos de que la gestión documental aporta y mucho a las empresas, aquí os enumero 4 claves que nos ayudarán a saber "que puede hacer la gestión documental por mi":

1. La Definición 

Un Sistema de Gestión Documental como mínimo tiene que cubrir 5 grandes áreas, la primera es la captura de la información desde un escáner, el escritorio de nuestro ordenador, un formulario web o una aplicación de terceros.
Después está la capa de Gestión, donde podríamos enmarcar las tareas habituales flujos de trabajos, el versionado de documentos, procesos de edición, etc.
La tercera es el  almacenamiento de información, indexación de contenidos, metadatos, cuadro de clasificación.
Luego está el área de publicación que enmarca las notificaciones, integración con aplicaciones de terceros, publicación de contenidos.
Por último, la preservación de la información, archivado de los documentos, calendarios de conservación, entre otros. No se puede entender un sistema de Gestión Documental sin estas 5 áreas pero hay más valor que aporta un sistema de Gestión Documental mas allá de su definición.

2. Valor añadido

Otro motivo por los que si nos centramos en el escanéo estaremos relegando a la gestión documental a ser una mera rémora de un contaplus, o cualquier programa de gestión de nuestra PYME, es el valor que nos aporta: gestión del conocimiento, poder metadatar la información, autoetiquetarla, crear relaciones entre documentos, definir reglas, relacionar la información, firma digital, flujos de revisión, compartir documentos con clientes y proveedores.


 ¿De verdad todavía estáis haciendo el ROI sólo con el ahorro de papel? ¿no creéis que nos merecemos estas funcionalidades? No pensáis que nuestra empresa sería mas competitiva con un gestor documental... de verdad.

3. Origen de la Información

Si nos empeñamos y nos emcabezonamos en que la mayor parte de la información nos llega en papel estaremos condenados al fracaso, plantearos la siguiente pregunta ¿me llega más información relevante por mail o por carta?, ¿de verdad creemos que podemos ignorar los documentos que nunca han sido ni serán papel? 

4. Facilitar la integración

Lo siento por los que llegados a este punto todavía centran el discurso en su escáner pero no sería maravilloso que mi sistema pudiera tener la edición on line de Google Docs, la posibilidad de que una inmobiliaria compartiera las fotos de los pisos en twitter y facebook, integrar mi gestor de emails para que los más relevantes se suban al gestor y se clasifiquen de forma automática...

La conclusión

Los tiempos están cambiando, el mundo de la PYME cambia, pero si los actuales líderes de gestión documental (Canon, Fujitsu, Documentum, FileNet, ...) no arriesgan y son capaces de darle a sus clientes esta tecnología, estas ventajas competitivas, si lo mejor que les pueden ofrecer es un escáner, un servidor y un par de campos indexados y les niegan el resto de maravillas y ventajas que nos aporta la gestión documental... si los proveedores se excusan en que todo es muy caro... en Yerbabuena tendremos que inventarlo #iscoming.

Contáctanos! Podemos ayudarte y mejorar la gestión documental de tu empresa.