Jesús Javier Díaz Rodríguez
Socio Fundador y Director Comercial
El Reto
Conseguir digitalizar el proceso de gestión de expedientes de trámites de tráfico para ofrecer a sus casi 300 clientes un servicio telemático ágil.
Zady es una gestoría administrativa sevillana que cuenta con más de 16 años de experiencia y 10 empleados a su servicio. El grueso de su negocio es la gestión de trámites administrativos de vehículos nuevos y de ocasión.
Gestionar trámites de tráfico, significaba para dos de los empleados de Zady una gran cantidad de trabajo manual a realizar con documentos como DNIs, permisos de circulación, permisos de conducir, impuestos de circulación y otros documentos usados en 9 trámites distintos.
Hasta hace año y medio, toda esta documentación se enviaba y recibía en papel o mediante correos electrónicos. A pesar de tener un archivo organizado, encontrar documentos en papel llevaba tiempo y en cuanto a los documentos digitales, el Explorador de Windows ofrecía demasiadas limitaciones a la hora de buscar documentos. Compartir documentos tampoco era eficiente, pues medios como el e-mail o pen drives duplican la documentación y no permiten distinguir versiones de documentos.
Otro aspecto que Zady Gestores quería mejorar era el servicio. La gestoría quería ofrecer a sus clientes la posibilidad de consultar sus documentos, adjuntar nuevos y recibir avisos cuando se sube una nómina, un trámite está gestionado o hay que preparar las declaraciones trimestrales del IVA. Esto no podía conseguirse sin digitalizar los procesos de la gestoría.
La Solución
Digitalizar 3104 expedientes de tráfico e implantar Athento como sistema de gestión documental inteligente encargado de dar respaldo a los servicios de su Oficina Virtual.
Con un escáner sin especiales características, en Zady comenzaron a digitalizar los expedientes. Al tratarse de más de 100 documentos día, era importante que pudieran escanearse por lotes. Ésta fue una de las razones por las que escogieron Athento, capaz de identificar el inicio y el final de un expediente cuando recibe desde el escáner un lote de ellos. Para el caso concreto de los expedientes de tráfico, Athento sabe que un expediente empieza con una hoja de resumen; así que una vez identificado este tipo de documento, Athento separa el expediente del lote, lo nombra, extrae la información más relevante y lo almacena. Además, Athento les permitía extraer de los documentos la matricula del vehículo, que era el distintivo de cada expediente. Si el número de matrícula ya estaba asociado a un expediente se adjuntaba la nueva documentación al expediente antiguo. De esta manera, Athento garantiza que no se dupliquen los expedientes y que no haya que pedirle a los clientes la misma documentación una y otra vez.
Zady ofrece a sus clientes el uso de una Oficina Virtual, que se sirve de los datos proporcionados por Athento, de manera que la información se mantiene siempre actualizada y disponible para aquellas personas y organismos que así lo requieran. Además, los clientes pueden enviar documentación vía e-mail que el gestor recibe directamente y la almacena.
El Resultado
2 de los empleados de Zady se han liberado de las tareas de archivado, ahora se dedican a lo importante: Atender a los clientes y gestionar sus trámites.
Se calcula que el archivado de un documento tiene un coste de 0.41 euros. 3000 expedientes digitalizados actualmente, de en promedio 6.5 documentos cada uno, nos genera un coste de archivado de 7995 euros. Sólo con los ahorros generados en la gestión de estos 3000 documentos Zady ha recuperado el 82% de la inversión en el proyecto. Otro de los aspectos clave, ha sido la reducción de tiempo de búsqueda de documentos. Buscar un documento cuesta a una empresa 0.42 euros. Cada día en Zady se buscan al menos 20 documentos por persona. El tiempo que dedicaban los dos empleados de Zady a la búsqueda de expedientes VN y VO costaba a la empresa 336 euros al mes. Athento lleva ya trabajando en Zady 18 meses, en los que sólo en búsquedas de documentos Zady ya se ha ahorrado 6048 euros. Con estos ahorros, sabemos que en un poco menos de 13 meses Zady ha recuperado su inversión total.
Conseguir digitalizar el proceso de gestión de expedientes de trámites de tráfico para ofrecer a sus casi 300 clientes un servicio telemático ágil.
Zady es una gestoría administrativa sevillana que cuenta con más de 16 años de experiencia y 10 empleados a su servicio. El grueso de su negocio es la gestión de trámites administrativos de vehículos nuevos y de ocasión.
Gestionar trámites de tráfico, significaba para dos de los empleados de Zady una gran cantidad de trabajo manual a realizar con documentos como DNIs, permisos de circulación, permisos de conducir, impuestos de circulación y otros documentos usados en 9 trámites distintos.
Hasta hace año y medio, toda esta documentación se enviaba y recibía en papel o mediante correos electrónicos. A pesar de tener un archivo organizado, encontrar documentos en papel llevaba tiempo y en cuanto a los documentos digitales, el Explorador de Windows ofrecía demasiadas limitaciones a la hora de buscar documentos. Compartir documentos tampoco era eficiente, pues medios como el e-mail o pen drives duplican la documentación y no permiten distinguir versiones de documentos.
Otro aspecto que Zady Gestores quería mejorar era el servicio. La gestoría quería ofrecer a sus clientes la posibilidad de consultar sus documentos, adjuntar nuevos y recibir avisos cuando se sube una nómina, un trámite está gestionado o hay que preparar las declaraciones trimestrales del IVA. Esto no podía conseguirse sin digitalizar los procesos de la gestoría.
La Solución
Digitalizar 3104 expedientes de tráfico e implantar Athento como sistema de gestión documental inteligente encargado de dar respaldo a los servicios de su Oficina Virtual.
Con un escáner sin especiales características, en Zady comenzaron a digitalizar los expedientes. Al tratarse de más de 100 documentos día, era importante que pudieran escanearse por lotes. Ésta fue una de las razones por las que escogieron Athento, capaz de identificar el inicio y el final de un expediente cuando recibe desde el escáner un lote de ellos. Para el caso concreto de los expedientes de tráfico, Athento sabe que un expediente empieza con una hoja de resumen; así que una vez identificado este tipo de documento, Athento separa el expediente del lote, lo nombra, extrae la información más relevante y lo almacena. Además, Athento les permitía extraer de los documentos la matricula del vehículo, que era el distintivo de cada expediente. Si el número de matrícula ya estaba asociado a un expediente se adjuntaba la nueva documentación al expediente antiguo. De esta manera, Athento garantiza que no se dupliquen los expedientes y que no haya que pedirle a los clientes la misma documentación una y otra vez.
Zady ofrece a sus clientes el uso de una Oficina Virtual, que se sirve de los datos proporcionados por Athento, de manera que la información se mantiene siempre actualizada y disponible para aquellas personas y organismos que así lo requieran. Además, los clientes pueden enviar documentación vía e-mail que el gestor recibe directamente y la almacena.
El Resultado
2 de los empleados de Zady se han liberado de las tareas de archivado, ahora se dedican a lo importante: Atender a los clientes y gestionar sus trámites.
Se calcula que el archivado de un documento tiene un coste de 0.41 euros. 3000 expedientes digitalizados actualmente, de en promedio 6.5 documentos cada uno, nos genera un coste de archivado de 7995 euros. Sólo con los ahorros generados en la gestión de estos 3000 documentos Zady ha recuperado el 82% de la inversión en el proyecto. Otro de los aspectos clave, ha sido la reducción de tiempo de búsqueda de documentos. Buscar un documento cuesta a una empresa 0.42 euros. Cada día en Zady se buscan al menos 20 documentos por persona. El tiempo que dedicaban los dos empleados de Zady a la búsqueda de expedientes VN y VO costaba a la empresa 336 euros al mes. Athento lleva ya trabajando en Zady 18 meses, en los que sólo en búsquedas de documentos Zady ya se ha ahorrado 6048 euros. Con estos ahorros, sabemos que en un poco menos de 13 meses Zady ha recuperado su inversión total.
Pero para Zady, los resultados más importantes del proyecto han sido los que no se pueden cuantificar, pero que se muestran en la actitud de sus clientes y empleados. Liberar a sus trabajadores de las labores de archivo y agilizar la recuperación de documentos ha permitido a Zady que sus empleados se centren en lo importante: atender y gestionar los expedientes de los clientes.
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