Pensábamos los apasionados de la gestión documental hace unos 5 años que en el futuro se entendería mejor la importancia de la disciplina y que todas las empresas abrazarían la idea de abandonar los grandes archivos físicos porque su ineficiencia estaría totalmente probada en una época con herramientas tecnológicas suficientes para dar ese paso.
A lo mejor trasmitimos la idea incorrecta: que el enemigo era única y exclusivamente el papel. Impulsada esta idea por los gurúes de los sistemas de información empresariales y quizás también por la facilidad que tienen los contenidos electrónicos para reproducirse, los documentos digitales pronto se convirtieron en la panacea a la problemática de la gestión documental.
Entonces nos entró la prisa por digitalizar y escaneamos todo lo que pudimos, y nos pasamos al mundo digital y fue allí donde empezaron a nacer los equivalentes a los grandes cuartos de archivo en los que guardábamos todos nuestros documentos: primero nuestros propios ordenadores, pero se nos quedaron pequeños y entonces vinieron empresas inteligentes que vieron una oportunidad de negocio en liberarnos de tener que almacenar nosotros mismos nuestros documentos. Allí aparecieron estos grandes almacenes virtuales de nuestra documentación que hoy conocemos como Dropbox, Box.net, SugarSync, etc. La falta de políticas claras de gestión documental facilita en las empresas que los empleados usen herramientas como estas para compartir y almacenar documentos.
Pero si estás herramientas facilitan compartir y almacenar documentos, ¿por qué no considerarlas gestión documental?
El ciclo del ECM tiene 5 fases: Captura, Gestión, Almacenamiento, Conservación y Distribución (Capture, Manage, Store, Preserve, Deliver).
Captura
En cuanto a digitalización no hay mucho que decir con respecto a estas herramientas, pues no ofrecen ninguna funcionalidad al respecto. Nada de OCR, ICR ni reconocimiento de marcas. No hay indexación, y la integración con aplicaciones de terceros es nula. Esto se traduce para los usuarios en dificultad para encontrar documentos y mucho trabajo manual a la hora de extraer información de los documentos.
Gestión
Aquí la única funcionalidad que nos ofrecen es la de permitirnos organizar en estructuras de ficheros; pero de historial de todos los sucesos asociados a un documento, nada. Gestión de versiones, tampoco es una funcionalidad disponible. Los problemas para el usuario y para el sistema: escaso control sobre información importante, pérdida de trabajo realizado al no poder por ejemplo volver a una versión de un documento cuando se necesite.
En la gestión es quizás en dónde más funcionalidad ofrecen este tipo de herramientas, sobretodo en el aspecto de la colaboración, pues han facilitado y simplificado la manera en que compartimos documentos, aunque a costa del control. Un gestor documental ofrece a los equipos de trabajo la posibilidad de trabajar coordinadamente mediante flujos de trabajo manteniendo un control estricto sobre cambios en la documentación.
Almacenamiento
Esta es la función que da origen a las cajas virtuales, permitiendo a los usuarios liberarse de tener que ocupar espacio en sus propios discos duros. Pero, por supuesto, estos sistemas no están hechos para almacenar un número elevado de documentos, y una vez sobrepasado cierto nivel, la recuperación de un documento determinado se puede convertir en una pesadilla.
Conservación
Términos como “largo plazo” y backups cobran gran importancia aquí. Aquí no entraremos en lo que ofrece cada proveedor, desde luego, para cumplir ciertos requerimientos de calidad y legales que afectan a algunos tipos de documentos, estas cajas virtuales no parece un buena opción.
Distribución
Se trata de llevar documentos desde nuestro sistema documental o otros sistemas externos o externos a la empresa. Integración con intranets, extranets, u otras aplicaciones. DropBox tiene una REST API que permite a desarrolladores que puedan desarrollar integraciones. En el caso particular de Dropbox existen diversas integraciones hechas por terceros, aunque Dropbox no da soporte a ellas por si mismo. Los gestores documentales en este punto tienen una trayectoria más larga, con integraciones oficiales orientadas al mundo empresarial.
A nuestro juicio, la moraleja del asunto:
Para las empresas: Gestionar documentación de la empresa con una de estas herramientas es un gran sacrificio en términos de control, de rapidez a la hora de encontrar y recuperar documentos, a la hora de trabajar en equipo sin correr el riesgo de perder esfuerzos.
Para los desarrolladores de ECM: Si este tipo de soluciones se convierten en populares dentro de entornos profesionales, algo debe de estar pasando con el software tradicional de gestión documental. Simplicidad y sencillez las claves que estas herramientas han sabido potenciar al máximo. En Athento nos hemos dado cuenta de ello, y estamos trabajando para mostraros muy pronto que un gestor documental no tiene que ser algo complicado.
Contáctanos ahora! Podemos ayudarte y mejorar la gestión documental de tu empresa.A lo mejor trasmitimos la idea incorrecta: que el enemigo era única y exclusivamente el papel. Impulsada esta idea por los gurúes de los sistemas de información empresariales y quizás también por la facilidad que tienen los contenidos electrónicos para reproducirse, los documentos digitales pronto se convirtieron en la panacea a la problemática de la gestión documental.
Entonces nos entró la prisa por digitalizar y escaneamos todo lo que pudimos, y nos pasamos al mundo digital y fue allí donde empezaron a nacer los equivalentes a los grandes cuartos de archivo en los que guardábamos todos nuestros documentos: primero nuestros propios ordenadores, pero se nos quedaron pequeños y entonces vinieron empresas inteligentes que vieron una oportunidad de negocio en liberarnos de tener que almacenar nosotros mismos nuestros documentos. Allí aparecieron estos grandes almacenes virtuales de nuestra documentación que hoy conocemos como Dropbox, Box.net, SugarSync, etc. La falta de políticas claras de gestión documental facilita en las empresas que los empleados usen herramientas como estas para compartir y almacenar documentos.
Pero si estás herramientas facilitan compartir y almacenar documentos, ¿por qué no considerarlas gestión documental?
El ciclo del ECM tiene 5 fases: Captura, Gestión, Almacenamiento, Conservación y Distribución (Capture, Manage, Store, Preserve, Deliver).
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| ECM 101- AIIM |
Captura
En cuanto a digitalización no hay mucho que decir con respecto a estas herramientas, pues no ofrecen ninguna funcionalidad al respecto. Nada de OCR, ICR ni reconocimiento de marcas. No hay indexación, y la integración con aplicaciones de terceros es nula. Esto se traduce para los usuarios en dificultad para encontrar documentos y mucho trabajo manual a la hora de extraer información de los documentos.
Gestión
Aquí la única funcionalidad que nos ofrecen es la de permitirnos organizar en estructuras de ficheros; pero de historial de todos los sucesos asociados a un documento, nada. Gestión de versiones, tampoco es una funcionalidad disponible. Los problemas para el usuario y para el sistema: escaso control sobre información importante, pérdida de trabajo realizado al no poder por ejemplo volver a una versión de un documento cuando se necesite.
En la gestión es quizás en dónde más funcionalidad ofrecen este tipo de herramientas, sobretodo en el aspecto de la colaboración, pues han facilitado y simplificado la manera en que compartimos documentos, aunque a costa del control. Un gestor documental ofrece a los equipos de trabajo la posibilidad de trabajar coordinadamente mediante flujos de trabajo manteniendo un control estricto sobre cambios en la documentación.
Almacenamiento
Esta es la función que da origen a las cajas virtuales, permitiendo a los usuarios liberarse de tener que ocupar espacio en sus propios discos duros. Pero, por supuesto, estos sistemas no están hechos para almacenar un número elevado de documentos, y una vez sobrepasado cierto nivel, la recuperación de un documento determinado se puede convertir en una pesadilla.
Conservación
Términos como “largo plazo” y backups cobran gran importancia aquí. Aquí no entraremos en lo que ofrece cada proveedor, desde luego, para cumplir ciertos requerimientos de calidad y legales que afectan a algunos tipos de documentos, estas cajas virtuales no parece un buena opción.
Distribución
Se trata de llevar documentos desde nuestro sistema documental o otros sistemas externos o externos a la empresa. Integración con intranets, extranets, u otras aplicaciones. DropBox tiene una REST API que permite a desarrolladores que puedan desarrollar integraciones. En el caso particular de Dropbox existen diversas integraciones hechas por terceros, aunque Dropbox no da soporte a ellas por si mismo. Los gestores documentales en este punto tienen una trayectoria más larga, con integraciones oficiales orientadas al mundo empresarial.
A nuestro juicio, la moraleja del asunto:
Para las empresas: Gestionar documentación de la empresa con una de estas herramientas es un gran sacrificio en términos de control, de rapidez a la hora de encontrar y recuperar documentos, a la hora de trabajar en equipo sin correr el riesgo de perder esfuerzos.
Para los desarrolladores de ECM: Si este tipo de soluciones se convierten en populares dentro de entornos profesionales, algo debe de estar pasando con el software tradicional de gestión documental. Simplicidad y sencillez las claves que estas herramientas han sabido potenciar al máximo. En Athento nos hemos dado cuenta de ello, y estamos trabajando para mostraros muy pronto que un gestor documental no tiene que ser algo complicado.
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