Según lo expuesto, de media las empresas dedican un 15% de su espacio a almacenar papel, llegando a ser este porcentaje incluso mayor (>35% del espacio) en un número bastante significativo de ellas. ¿Qué nos impide el paso a una verdadera oficina sin papeles? En esta investigación de AIIM han afrontado varios de los puntos del ECM en los que se podría mejorar y, como consecuencia, ahorrar significativamente en papel.
Captura de imágenes
A la vista de los resultados de la encuesta es un proceso aún muy verde, acometido frecuentemente para archivar imágenes y, en escasas ocasiones, para extraer datos y usarlos con otros propósitos y en otros procesos. ¿A qué se debe esto último? ¿Falta de herramientas o de hábito? Es curioso, pero para el 32% de las organizaciones, de media el 30.6% de las facturas llegan en formato pdf y en general el 77% de ellas son imprimidas. Con un gestor documental capaz de reconocer e identificar símbolos o caracteres a partir de una imagen y almacenarla en forma de datos, esto no sería necesario. Podemos buscar contenido, clasificar esa factura, etc…
Correo entrante
El 20% de las organizaciones escanean la mitad o más de los correos entrantes, fundamentalmente para archivarlos y usarlos en otros procesos. Sin embargo, las empresas empiezan a ser conscientes de la pérdida de productividad que esto supone y piensan que si de alguna forma se pudiera automatizar, el 61% de dichas entidades creen que incrementarían en un 25% su rendimiento.
Externalización
Por otro lado, en cuanto a la externalización de servicios ECM, a nivel global más del 50% de organizaciones piensan que no les reporta ningún beneficio adicional con respecto a la implementación in-house. Sólo el 15% dicen que ahorran. Sin embargo, a nivel de Europa sí que se observa un incremento significativo en cuanto a la planificación futura de outsourcing.
Dispositivos móviles
Fundamentalmente comerciales, ejecutivos en tránsito, transportistas y personal de logística son los mayores usuarios móviles de ECM. El 38% de los empleados aseguran usar sus dispositivos portátiles para capturar imágenes. De ellos, sólo el 6% emplean sus smart-phones, con un porcentaje muy reducido - 4%- integrando el software OCR. Y es que el reconocimiento de imágenes y la auto clasificación de ellas es señalada en otro apartado del estudio como una de las estrategias a mejorar a corto plazo.
Dentro de este apartado, cuanto menos significativo, es que más del 30% de los encuestados afirman todavía realizar la firma de documentos de forma física mientras que el 21% ya sí firman de forma digital.
Entre los problemas que se han encontrado los usuarios de dispositivos portátiles están fundamentalmente aspectos de seguridad, pérdida física de dispositivos y cobertura. Mientras que los mayores beneficios están relacionados con proyectos de captura móvil, accesibilidad a datos, mayor precisión y supresión de la necesidad de papel de por medio.
Cloud ECM
La concepción de la nube es un concepto aún poco entendible por las empresas y sólo el 12% de ellas muestra un compromiso a incorporarla en sus estrategias para el medio plazo. En este sentido, las grandes organizaciones, de más de 5000 empleados, van a la cabeza.
La oficina sin papeles, ¿sueño o realidad? En todo caso, a punto de despertar.
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