Gestión Documental en la Nube: Comparativa

"La gestión documental como servicio en Cloud, toma fuerza. Hemos querido llevar a cabo una comparativa objetiva sobre sus principales proveedores"

Las empresas de esta comparativa, han sido elegidas no sólo por su renombre, en el caso de los grandes del mercado como Alfresco y Nuxeo, sino también, por la relevancia que les otorga Google cuando a proveedores de Gestión Documental en la Nube se refiere.

La primera parte de esta comparativa pretende presentar a los productos evaluados y/o proveedores evaluados, mientras que en la segunda, se ha realizado un análisis en tres campos:
Funcionalidad básica ofrecida, funcionalidad avanzada y otras prestaciones como soporte y precios.



1. Soluciones Consideradas



Navegadoc (Quantyca)

Orientado a la gestión de documentos financieros, no llega a ser un gestor documental como tal, más bien una herramienta que permite el almacenamiento, la recuperación, y el indexado de documentos como facturas, impuestos, recibos y otros documentos de similar carácter. Tampoco es un sistema totalmente en la nube, es el servicio de OCR lo que se encuentra en la nube. Los documentos que se deseen procesar, como facturas, se suben a la nube para que se obtengan datos como fechas, importes, etc.



Logicaldoc

Una solución bastante completa en funcionalidades básicas de gestión documental, pero cuyas funcionalidades avanzadas resultan bastantes costosas. Al rededor de 1800 euros al año. Por otro lado, crecer en número de usuarios y en capacidad se escapa a muchos bolsillos.
Con sus servidores en Holanda, LogicalDoc es una de las soluciones a tener en cuenta, aunque su puesta en marcha es uno de los puntos más débiles, pues desaprovecha una de las ventajas de la nube: la rapidez a la hora de disfrutar del servicio.



Abox (Adapting)

En funcionalidades básicas de gestión documental los productos Abox son bastante completos, aunque no podemos decir lo mismo en materia de funcionalidades avanzadas, en donde se queda muy a la cola. Otro punto débil de estos productos de Adapting es que ahora mismo el proceso de contratación del servicio no se puede realizar de forma autónoma (directamente desde la web), y para probar el producto también existe una lista de espera. Suponemos que esto se solucionará pronto, dado que en realidad, el producto no se encuentra actualmente en funcionamiento. Al parecer para verano ya estará operativo.


Nuxeo Cloud
Es el rey en funcionalidad básica, una solución de gestión documental que no se toma el control de la documentación a la ligera. Sin embargo, mucha de la funcionalidad avanzada de la aplicación la alcanza mediante integraciones con terceros y en su versión cloud estas integraciones no se encuentran disponibles. Por ejemplo, una funcionalidad tan imprescindible hoy en día como OCR no se encuentra disponible en la versión cloud. Algo que si debe reconocerse a Nuxeo, porque una vez que esté implementado dará muchas posibilidades a sus usuarios, es el MarketPlace. Una vez Nuxeo cuente con un mayor número de plug-ins en su MarketPlace, los usuarios podrán crecer sus aplicaciones en la nube a su gusto.
Sin embargo, los precios de Nuxeo son bastante elevados, constituyendo una de las soluciones más costosas.

Alfresco Cloud Beta
Un proceso de compra simple y rápido, que es una característica nada despreciable cuando lo que se quiere es contar en el menor tiempo posible con una solución de gestión documental funcionando. Otro de los puntos fuertes de Alfresco es su interfaz, bastante fácil de usar y limpia. Sin embargo, ahora mismo sólo tenemos Alfresco Beta, que deja por fuera funcionalidades avanzadas de gestión documental. Tendremos que esperar unos meses más a que estén disponibles sus versiones Team y Enterprise en la nube. Actualmente, los usuarios pueden disfrutar hasta 10GB gratis de almacenamiento, pero esto es bastante poco para el trabajo real de una empresa, por supuesto. Se espera que los precios de Alfresco Team estén al rededor de 50 euros mes, pero tendremos que esperar unos meses más para verlo.

Athento Cloud

La principal fortaleza de Athento (modalidad SaaS) es que pone a disposición de los usuarios funcionalidad avanzada por precios bastante asequibles. Todos los productos cloud de Athento cuentan con funcionalidad como OCR dentro de su funcionalidad base. Por otro lado, disfrutar de Athento se tarda no mucho más de 5 minutos. Pero sobretodo, además de las características actuales, Athento Cloud es una apuesta por el futuro. Con un roapmap extenso y completo, Athento dentro de poco contará con nuevas funcionalidades como integración con las principales redes sociales, nueva interfaz y un MarketPlace en el que los usuarios podrán escalar sus aplicaciones a medida.

2. Análisis de Soluciones

Funcionalidad Básica

En este apartado se consideran características que debería tener un Sistema de Gestión Documental, independientemente de si se presta en modalidad SaaS u OnPremise.

Funcionalidad Avanzada

Este apartado pretende considerar el valor agregado o añadido que ofrecen estos productos de Gestión Documental y ECM.

Soportes y Precios

Uno de los aspectos más importantes a considerar lo constituye el soporte, dado que la Gestión Documental en la Nube es un servicio, y un servicio que debe hacer frente a las situaciones en el que el cliente no consiga la satisfacción de sus necesidades en la plataforma. Por su parte, los precios van a jugar un papel importante, puesto que estos sistemas tienden a funcionar mediante suscripciones y pagos mensuales. Debe garantizarse que a largo plazo el pago continuado por el servicio sea viable para la empresa. Del mismo modo, antes de contratar este tipo de servicios, debe analizarse cuál es el sistema de precios que más conviene a la compañía, si por volumen de usuarios, por capacidad, por número de documentos o por combinaciones de los mismos.

Esperamos que esta comparativa haya sido de utilidad.

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