O
como la rapidez y resolutividad es, a veces, la mejor arma en tiempos
de aguerrida competencia con grandes players.
La
siguiente experiencia que relataré sucedió en la primavera de 2011.
El cliente era el tercer grupo bancario italiano (Gruppo Monte dei
Paschi
di Siena), donde yo trabajaba como consultor técnico ECM externo
dentro del departamento “Aplicaciones y Sistemas Distribuidos”.
Una
vez que el cliente decidió buscar una solución real al
problema, en primer lugar contactó el fabricante del producto de ECM
(IBM), el cual les propuso un nuevo producto llamado IBM Omnifind
Enterprise Edition,
obviamente con el pago de nuevas licencias, no precisamente baratas,
que se encontraba en fase beta (de hecho el grupo bancario habría
sido el primer cliente en el mundo) con escasas pruebas en ambientes
de producción reales, aún en fase de desarrollo y con un tiempo de
implantación de varios meses. La integración de dicho producto con
el actual aplicativo debía ser realizada por mi equipo de trabajo.
Cuando mi empresa entendió que el hipotético escenario que se planteaba era, desde un punto de vista técnico, poco atractivo por la inmadurez del producto y, desde el punto de vista comercial, nada conveniente por el hecho de fortalecer a un competidor directo (IBM también ofrecía consultorías y servicios además de proveer los productos) decidimos tomar parte de manera proactiva en la decisión que tenía que tomar el cliente.
Por
motivos históricos el grupo bancario aún utilizaba para el entorno
aplicativo que estamos tratando aquí un sistema de Gestión
Documental propietario (se trata del IBM Content Manager OnDemand
versión 7.1)
configurado para usar un repositorio basado en un sistema de
almacenamiento con cintas magnéticas.
El
problema principal era que si bien los metadatos asociados a
cada documento estaban contenidos en una base de datos Oracle y eso
posibilitaba la búsqueda de documentos a través de esos metadatos,
aunque no de manera muy eficiente
ya que sólo estaban indexados ciertos metadatos, era
imposible realizar búsquedas por el contenido de los
documentos en sí.
Dicho
problema se veía agravado aún más teniendo en cuenta algunas de
las cifras del repositorio:
- 4 bancos distintos
- 22.000 clases documentales aproximadamente
- Históricos de varios años (según el tipo de documento podía haber hasta más de 10 años)
- El nº de páginas por documento varía desde 1-2 hasta centenares.
- 160.000 nuevos documentos por mes aproximadamente
Para
intentar “solucionar” dicho problema el cliente había decidido
implementar años atrás el siguiente sistema de búsquedas: se
realizaba una primera búsqueda delimitando el rango de los
documentos sobre los que buscar valorizando ciertos metadatos (en
realidad había básicamente 2 disponibles: la fecha del documento y
el tipo de éste); una vez que se tenía un rango delimitado de
documento se le pedía al usuario el término a buscar en el
contenido de los documentos y se procedía a la descarga UNO A UNO de
los documentos para poder después hacer una búsqueda textual del
término. Recordemos que algunos de ellos (los más antiguos) estaban
almacenados en cintas magnéticas con lo que el tiempo de
recuperación del documento físico era altísimo, llegando incluso a
los 10 minutos por documento (el robot tenía que montar las
cintas magnéticas en discos virtuales para poder descargar
posteriormente los documentos). Los lectores podrán imaginar
fácilmente que la cantidad de tiempo empleado por los usuarios en
realizar una búsqueda era algo insoportable.

Cuando mi empresa entendió que el hipotético escenario que se planteaba era, desde un punto de vista técnico, poco atractivo por la inmadurez del producto y, desde el punto de vista comercial, nada conveniente por el hecho de fortalecer a un competidor directo (IBM también ofrecía consultorías y servicios además de proveer los productos) decidimos tomar parte de manera proactiva en la decisión que tenía que tomar el cliente.
La
estrategia que preparamos era clara y precisa: el equipo de
desarrollo que yo dirigía tenia que dar respuestas rápidas y
certeras, preparando una presentación de un piloto que cubriese las
necesidades del grupo bancario y en tiempo récord.
Las
necesidades del cliente eran básicamente disponer de una
herramienta que realizase la descarga de los documentos, el indexado
asíncrono y en background de éstos y proveer a los usuarios la
posibilidad de búsqueda full-text sobre el contenido de los
documentos antes mencionados, todo ello integrado en una arquitectura
distribuida y de alta disponibilidad que tenía que interoperar con
ambientes .Net y Java. Decidimos que la mejor herramienta que
teníamos a disposición era la combinación SOLR/Lucene, librerías
opensource en Java con una grandísima comunidad de desarrolladores
detrás, y que además, siendo Java, coincidía con la decisión
estratégica que había adoptado recientemente la banca de migrar la
mayoría de sus sistemas al mundo Java, prescindiendo de tecnologías
Microsoft.
Las
principales dificultades para el equipo eran el reducido
espacio de tiempo con el que contábamos para presentar un piloto
mejor antes de la competencia y la disponibilidad muy limitada de
recursos humanos (en realidad éramos 2 personas, una de ellas a
tiempo parcial en el proyecto) en comparación con la magnitud del
centro de excelencia de IBM de Alemania. Pero teníamos 3 armas que
ningún coloso podría igualar: el conocimiento máximo del cliente y
de sus sistemas, la rapidez de reacción de un equipo pequeño y
empatizado al máximo con el cliente y, sobre todo, el desafío que
suponía para nosotros el reto de batir a un gigante en su propio
terreno de juego.
Fueron
días duros pero muy satisfactorios: trabajar en algo nuevo y
excitante, no sé si más por el hecho de creer que nos lo planteamos
como un reto que ganar o porque estábamos plenamente convencidos que
con nuestra solución íbamos a cambiar completamente, desde el punto
de vista de la usabilidad, el sistema de gestión documental que
había existido en el grupo bancario durante los últimos 20 años.
Ahora que ha pasado algún tiempo creo que la conjunción de esos dos
factores fueron el alimento que le dio la fuerza necesaria al brazo
con que manejaba la honda David.
No
os relataré los dolores de cabeza y la cantidad de horas de nuestro
tiempo libre que empleamos en ello, entre otras cosas porque no suelo
tener buena memoria para esas cosas; pero lo que nunca olvidaré fue
la cara que el cliente puso cuando nos presentamos en el despacho del
jefe del Área de Arquitecturas y Sistemas Distribuidos, después de
aproximadamente 10 días, con un piloto que hacía exactamente lo que
llevaban años deseando y ya integrado con sus sistemas..
Mientras
tanto en algún lugar de Alemania nuestra competencia seguía
intentando lanzar una versión beta de su (caro) producto...
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