David vs Goliath en el mundo del ECM

O como la rapidez y resolutividad es, a veces, la mejor arma en tiempos de aguerrida competencia con grandes players.  La siguiente experiencia que relataré sucedió en la primavera de 2011. El cliente era el tercer grupo bancario italiano (Gruppo Monte dei Paschi di Siena), donde yo trabajaba como consultor técnico ECM externo dentro del departamento “Aplicaciones y Sistemas Distribuidos”.

Por motivos históricos el grupo bancario aún utilizaba para el entorno aplicativo que estamos tratando aquí un sistema de Gestión Documental propietario (se trata del IBM Content Manager OnDemand versión 7.1) configurado para usar un repositorio basado en un sistema de almacenamiento con cintas magnéticas.

El problema principal era que si bien los metadatos asociados a cada documento estaban contenidos en una base de datos Oracle y eso posibilitaba la búsqueda de documentos a través de esos metadatos, aunque no de manera muy eficiente ya que sólo estaban indexados ciertos metadatos, era imposible realizar búsquedas por el contenido de los documentos en sí.

Dicho problema se veía agravado aún más teniendo en cuenta algunas de las cifras del repositorio:

• 4 bancos distintos
• 22.000 clases documentales aproximadamente
• Históricos de varios años (según el tipo de documento podía haber hasta más de 10 años)
• El nº de páginas por documento varía desde 1-2 hasta centenares.
• 160.000 nuevos documentos por mes aproximadamente

Para intentar “solucionar” dicho problema el cliente había decidido implementar años atrás el siguiente sistema de búsquedas: se realizaba una primera búsqueda delimitando el rango de los documentos sobre los que buscar valorizando ciertos metadatos (en realidad había básicamente 2 disponibles: la fecha del documento y el tipo de éste); una vez que se tenía un rango delimitado de documento se le pedía al usuario el término a buscar en el contenido de los documentos y se procedía a la descarga UNO A UNO de los documentos para poder después hacer una búsqueda textual del término. Recordemos que algunos de ellos (los más antiguos) estaban almacenados en cintas magnéticas con lo que el tiempo de recuperación del documento físico era altísimo, llegando incluso a los 10 minutos por documento (el robot tenía que montar las cintas magnéticas en discos virtuales para poder descargar posteriormente los documentos). Los lectores podrán imaginar fácilmente que la cantidad de tiempo empleado por los usuarios en realizar una búsqueda era algo insoportable.

Una vez que el cliente decidió buscar una solución real al problema, en primer lugar contactó el fabricante del producto de ECM (IBM), el cual les propuso un nuevo producto llamado IBM Omnifind Enterprise Edition, obviamente con el pago de nuevas licencias, no precisamente baratas, que se encontraba en fase beta (de hecho el grupo bancario habría sido el primer cliente en el mundo) con escasas pruebas en ambientes de producción reales, aún en fase de desarrollo y con un tiempo de implantación de varios meses. La integración de dicho producto con el actual aplicativo debía ser realizada por mi equipo de trabajo.

Cuando mi empresa entendió que el hipotético escenario que se planteaba era, desde un punto de vista técnico, poco atractivo por la inmadurez del producto y, desde el punto de vista comercial, nada conveniente por el hecho de fortalecer a un competidor directo (IBM también ofrecía consultorías y servicios además de proveer los productos) decidimos tomar parte de manera proactiva en la decisión que tenía que tomar el cliente.

La estrategia que preparamos era clara y precisa: el equipo de desarrollo que yo dirigía tenia que dar respuestas rápidas y certeras, preparando una presentación de un piloto que cubriese las necesidades del grupo bancario y en tiempo récord.

Las necesidades del cliente eran básicamente disponer de una herramienta que realizase la descarga de los documentos, el indexado asíncrono y en background de éstos y proveer a los usuarios la posibilidad de búsqueda full-text sobre el contenido de los documentos antes mencionados, todo ello integrado en una arquitectura distribuida y de alta disponibilidad que tenía que interoperar con ambientes .Net y Java. Decidimos que la mejor herramienta que teníamos a disposición era la combinación SOLR/Lucene, librerías opensource en Java con una grandísima comunidad de desarrolladores detrás, y que además, siendo Java, coincidía con la decisión estratégica que había adoptado recientemente la banca de migrar la mayoría de sus sistemas al mundo Java, prescindiendo de tecnologías Microsoft.

Las principales dificultades para el equipo eran el reducido espacio de tiempo con el que contábamos para presentar un piloto mejor antes de la competencia y la disponibilidad muy limitada de recursos humanos (en realidad éramos 2 personas, una de ellas a tiempo parcial en el proyecto) en comparación con la magnitud del centro de excelencia de IBM de Alemania. Pero teníamos 3 armas que ningún coloso podría igualar: el conocimiento máximo del cliente y de sus sistemas, la rapidez de reacción de un equipo pequeño y empatizado al máximo con el cliente y, sobre todo, el desafío que suponía para nosotros el reto de batir a un gigante en su propio terreno de juego.

Fueron días duros pero muy satisfactorios: trabajar en algo nuevo y excitante, no sé si más por el hecho de creer que nos lo planteamos como un reto que ganar o porque estábamos plenamente convencidos que con nuestra solución íbamos a cambiar completamente, desde el punto de vista de la usabilidad, el sistema de gestión documental que había existido en el grupo bancario durante los últimos 20 años. Ahora que ha pasado algún tiempo creo que la conjunción de esos dos factores fueron el alimento que le dio la fuerza necesaria al brazo con que manejaba la honda David.

No os relataré los dolores de cabeza y la cantidad de horas de nuestro tiempo libre que empleamos en ello, entre otras cosas porque no suelo tener buena memoria para esas cosas; pero lo que nunca olvidaré fue la cara que el cliente puso cuando nos presentamos en el despacho del jefe del Área de Arquitecturas y Sistemas Distribuidos, después de aproximadamente 10 días, con un piloto que hacía exactamente lo que llevaban años deseando y ya integrado con sus sistemas..

Mientras tanto en algún lugar de Alemania nuestra competencia seguía intentando lanzar una versión beta de su (caro) producto...

 
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