Todos conocemos a fondo cuando pensamos en la elección de un software de gestión documental que hay ciertos requisitos técnicos y de funcionalidad de los que no queremos ni podemos prescindir: control de versiones, facilidades de exportación en diversos formatos, histórico de actividades (logs) sobre nuestros documentos, etc.
Lo que muchas veces se pasa por alto a la hora de escoger un software de gestión documental es la forma en que el producto se adecúa a las necesidades particulares de nuestra organización, y no sólo en el momento en el que pensamos emprender el proyecto de gestión documental, sino también en el mañana. La Escalabilidad es un factor que frecuentemente resulta subestimado o totalmente ignorado y que resulta crucial a la hora de determinar el éxito de un proyecto de Gestión Documental.
El crecimiento del sistema (Escalabilidad) juega un papel fundamental, especialmente en empresas grandes y multinacionales, en las que las decisiones suelen depender en buena manera de un organismo central, pero las directivas de las sucursales también tienen algo que decir. Por ejemplo, es frecuente encontrar en este tipo de empresas que entre sucursales se utilicen diferentes aplicaciones de gestión de contenidos o documentos y resulte realmente ineficiente compartir información entre las distintas sedes, o que tarde o temprano, estas sucursales sean obligadas a migrar sus documentos a una determinada aplicación software impuesta por la central.
Guía sobre los pasos mínimos a seguir a la hora de emprender un proyecto de digitalización de éxito que
verdaderamente permita a tu empresa prescindir del papel.
Resulta complicado que las empresas tomen en cuenta la escalabilidad en un modo integral a la hora de abordar proyectos ECM debido a las diferentes aristas que tiene el concepto. Podemos entender escalabilidad en muchas maneras:
- Capacidad del sistema de manejar volúmenes crecientes de documentos, ya que un determinado volumen de datos puede causar serias sobrecargas en el sistema.
- Capacidad de que el sistema pueda crecer a nivel de hardware, añadiendo más servidores o memoria, por ejemplo para reducir el tiempo de respuesta del sistema cuando se llevan a cabo gran número de consultas concurrentes.
- Capacidad del sistema de integrarse con otras aplicaciones de negocio que requieran consultar o almacenar documentos.
¿Cómo planificar el crecimiento del sistema y saber si el sistema continuará siendo útil mañana?
- Cuantificar el número de documentos que se espera que el sistema maneje en el futuro. ¿Qué tasa de crecimiento tienen los documentos del sistema?
- Cuantificar el número de usuarios que se espera tener en el futuro. Y cuando hablamos de usuarios, también debe pensarse en los usuarios que utilizan el sistema indirectamente, mediante otras aplicaciones que consultan el gestor documental.
- Cuantificar el número de diferentes centros de trabajo físicos en los que el sistema será utilizado, sean sedes, sucursales, oficinas, países, etc.
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