Hemos querido creer que "el papel" es parte de nuestro pasado. Los ordenadores se han hecho parte de nuestras vidas, de nuestra movilidad. Hasta el punto de que muchos podemos darnos el lujo de llevar la oficina a cuestas: en el móvil, en el tablet, en el portátil. Esta era de evolución tecnológica nos ha reforzado esa idea del papel como un obstáculo superado.
¿Pero por todos? No, esta claro que no. Hay negocios y sectores que por su propia naturaleza, siguen siendo intensivos en papel y probablemente, lo sigan siendo muchos años más. Empresas de seguros, gobiernos, etc.
Para la muestra, una infografía de The Economist:
La gestión administrativa de la Unión Europea dispara el uso del papel en Bélgica. ¿Os sorprende? Esta no es sólo la realidad para las Administraciones Públicas.
El paso intermedio para este tipo de sectores y organizaciones entre el infierno del papel y el sueño del "paperless" pasa por la captura, o lo que es lo mismo, la digitalización de todos esos documentos que no logran generar en formato digital desde el principio.
¿Por qué tanto interés en software de captura de documentos?
- El almacenamiento del papel genera costos
- Documentos en papel son más susceptibles de ser extraviados o perdidos.
- Gestionar un documento en papel es más costoso en tiempo
¿Se trata sólo de escanear?
No, por desgracia. Escanear documentos sólo consigue que tengamos el mismo caos documental, pero en digital. La verdad, es que cuando escaneas un documento lo único que obtienes es una imagen. Y las imágenes no nos dicen mucho. No podemos buscar en sus contenidos, no podemos saber de qué se trata un documento, ni si está relacionado con otros.
Todos los gestores documentales pueden ofrecernos almacenamiento de estas imágenes, aunque guardarlas en el lugar correcto es otra cosa y recuperarlas otra aún peor.
¿Están preparados los gestores documentales actuales para dar un paso adelante?
La respuesta de nuevo es no. Ir más allá del almacenamiento de imágenes capturadas desde un escáner no es tradicionalmente una funcionalidad out-of-the-box de gestores documentales, y esto se hace más patente cuando comenzamos a desmenuzar lo que significa ir más allá de simplemente escanear documentos.
Guía sobre los pasos mínimos a seguir a la hora de emprender un proyecto de digitalización de éxito que
verdaderamente permita a tu empresa prescindir del papel.
- Poder leer nuestras imágenes: Por extraño que parezca, ni Sharepoint, ni Nuxeo, ni Alfresco ni muchos otros de los gestores documentales vienen con OCR por defecto. Para los usuarios, no obstante, OCR significa poder buscar en los textos de sus documentos escaneados, es decir, que su gestor pueda leer esas imágenes que provienen de un documento escaneado. Por fortuna, en la mayoría de los casos sólo se necesita un técnico con conocimiento del sistema para lograr integrar el OCR como una funcionalidad más del sistema. De cualquier manera, con Athento, hemos querido ahorrarte el técnico.
- Entender nuestras imágenes: Esto significa que no sólo extraemos el texto de los documentos, también entendemos dónde hay datos claves que son importantes para un documento (un número de factura, por ejemplo), como se estructura nuestro documento (texto, imágenes, códigos de barras, tablas, etc). ¿Y para qué? Básicamente para que los gestores documentales no necesiten un usuario que le indique qué tipo de documento está almacenando y dónde debería almacenarlo, o para obtener información vital con la que podamos nutrir otros sistemas (software financiero, CRM, software de gestión de personal, etc). Tal como están las cosas en el mercado, podemos esperar 3 cosas de nuestro gestor documental:
- Que necesitemos desarrollos (y grandes para obtener este tipo de funcionalidades)
- Que necesitemos integrar el gestor con soluciones de terceros
- Y sobre todo, que nos cueste mucho dinero.
Quisimos solucionar estos problemas con Athento, desarrollando módulos del propio gestor que pueden añadir funcionalidad como Autoclasificación de documentos, o un nuevo módulo de captura inteligente del que os hablaremos dentro de poco. - Permitir que las personas correctas tengan obtengan la documentación que necesitan: Los procesos de las empresas se nutren de documentos. En ellos está la información que se necesita en el flujo de muchas actividades diarias empresariales, y en ellos la razón más frecuente por la que estas actividades se retrasan. Esto es especialmente cierto en el caso de las Administraciones Públicas, que tienen que lidiar a diario con tramitaciones. Es frecuente que durante los trámites los documentos se extravíen, o que tarden en llegar a las manos adecuadas más de la cuenta. No sólo se necesita pues que el documento sea identificado y almacenado, también se necesita que el gestor sea capaz de hacer llegar este nuevo documento a quién lo necesita dentro de la empresa. Flujos de trabajo BPM (Business Process Management), es este paso más. El direccionamiento de los documentos una vez capturados hacía los usuarios adecuados. La mayoría de gestores vienen con flujos de trabajo básicos, que no responden a las necesidades complejas de las empresas. Ante este panorama, la solución más recurrida es la de hacer desarrollos sobre el gestor. El reto, el próximo paso, es que los usuarios puedan configurar sus propios flujos de trabajo sin una línea de código.
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